שימוש ב-Vault כדי לחפש ב-Google Chat

כדי לחפש הודעות ב-Google Chat ב-Chat, לחצו כאן.

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במסגרת פרויקטים של גילוי אלקטרוני של נתוני Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Vault כדי לחפש הודעות ב-Google Chat, לבדוק את תוכן ההודעות והמשתתפים, להוריד קבצים מצורפים וליצור ייצוא של תוצאות החיפוש.

מה חשוב לדעת לפני שמחפשים

לפני שמחפשים הודעות, מומלץ לעיין בהודעות ב-Chat שנתמכות ב-Vault ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

אילו נתונים אפשר לחפש ולייצא

חיפוש וייצוא:

  • ההודעות והקבצים המצורפים שנשלחו כשההיסטוריה פועלת
  • תוכן של קובץ מצורף מבוסס-טקסט
  • מטא-נתונים של הקובץ המצורף
  • הודעות ישירות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים למשתמשים שלכם
  • הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים של הארגון

לא נכללים בחיפוש או בייצוא:

  • הודעות שנשלחות כשההיסטוריה מושבתת
  • קבצים מקושרים
  • הודעות במרחבים חיצוניים ב-Chat
  • הודעות שהוצגו בתצוגה מקדימה
פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ובקטעים הבאים.

חיפוש הודעות ב-Chat לפי חשבונות ספציפיים, יחידה ארגונית או מרחבים ספציפיים ושיחות קבוצתיות

חיפוש לפי חשבון – חיפוש של הודעות שנשלחו לחשבונות ספציפיים או לכל החשבונות ביחידה ארגונית, או שהתקבלו מהם. כברירת מחדל, החיפוש מתבצע רק בצ'אטים ישירים ובצ'אטים קבוצתיים שנוצרו לפני תחילת דצמבר 2020. אפשר גם לכלול הודעות במרחבים ב-Chat שהחשבונות היו חברים בהם. מידע נוסף

חיפוש מבוסס-מרחבים ב-Chat – חיפוש הודעות בשיחות קבוצתיות שנוצרו אחרי תחילת דצמבר 2020 ובמרחבים. אי אפשר לחפש בכל המרחבים. כדי לבחור מרחבים ושיחות קבוצתיות, מזינים את החשבון של משתתף במרחב. מידע נוסף על ההבדלים בין צ'אטים קבוצתיים לבין מרחבים

שימוש במונחי חיפוש כדי לסנן את התוצאות

אפשר לסנן את החיפוש לפי תאריך השליחה, אזור הזמן ומונחים אחרים כמו מילות מפתח, סוג קובץ מצורף וסוג חדר. מידע נוסף על אופרטורים של חיפוש ב-Chat

‫Vault מתאים את תנאי החיפוש לכל הודעה. יוחזרו רק הודעות שתואמות לכל תנאי החיפוש. פרטים נוספים מופיעים בדוגמאות.

אי אפשר לחפש או לייצא חלק מהקבצים שמשויכים להודעות

אי אפשר לחפש או לייצא קבצים ששותפו באמצעות קישורים – כשמישהו משתף בהודעה קובץ שמאוחסן ב-Drive, מערכת Chat מוסיפה קישור במקום לצרף עותק של הקובץ להודעה. אפשר לחפש לפי כתובת ה-URL של הקובץ, אבל Vault לא יוצר אינדקס של הכותרת או התוכן של הקובץ. הקבצים לא נכללים כשמחפשים או מייצאים הודעות ב-Chat.

חיפוש וייצוא של קבצים שמצורפים להודעות – כשמצורפים קבצים להודעות צ'אט, מערכת Vault מוסיפה את שם הקובץ לאינדקס לצורך חיפוש. בנוסף, Vault יוצר אינדקס של התוכן של רוב סוגי הקבצים שמבוססים על טקסט (לדוגמה, קבצים עם הסיומות ‎ .pdf, ‏ ‎.xlsx ו-‎ .docx). הקבצים האלה נכללים כשמחפשים ומייצאים הודעות ב-Chat, והם כפופים לכללי השמירה וההחזקה לצורך משפטי ב-Chat.

תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות

אפשר לראות תצוגה מקדימה של עד 1,500 הודעות בתוצאות החיפוש, כולל ההודעות שמוצגות כדי לספק הקשר. פרטים על ההודעות ההקשריות מופיעים בקטע תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש בדף הזה.

חיפושים ב-Vault במרחבי Chat מבוססים על חברות

בחיפושים שמבוססים על חשבון, Vault מחפש במרחבי Chat שהחשבון שחיפשתם או כל חשבון ביחידה הארגונית חברים בהם. אם החשבון כבר לא חבר במרחב ב-Chat, ‏ Vault מחפש רק את ההודעות שנשלחו לפני שהמשתמש עזב את המרחב.

משתמשים ומרחבים ב-Chat עם משתמשים חיצוניים – אי אפשר לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים בארגון שלכם במרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי ארגון אחר.

אתם יכולים לחפש הודעות שנשלחו על ידי משתמשים חיצוניים במרחבים ב-Chat שנוצרו על ידי מישהו בארגון שלכם.

נתונים בהמתנה – אפשר להגביל את החיפוש לנתונים בהמתנה, כלומר הודעות שמשויכות לחשבון משתמש שמוחזק בהמתנה. במקרה כזה, Vault יחפש הודעות אם משתמש בהחזקה לצורך משפטי שתואם לפרמטרים של החיפוש היה חבר בקבוצה. אם כל המשתמשים שהוגדרה להם החזקה לצורך משפטי עוזבים את מרחב Chat, חיפוש של הודעות בהחזקה יחזיר רק הודעות שנשלחו לפני שהמשתמש האחרון שהוגדרה לו החזקה עזב.

מרחבים ב-Chat במצב העברה

מרחבים בצ'אט שנמצאים במצב העברה לא יופיעו בתוצאות החיפוש. אחרי שההעברה של המרחב מסתיימת, הוא מופיע בתוצאות כמו מרחבים רגילים.

דוגמאות לחיפוש ב-Chat

איך מונחי חיפוש חלים על הודעות במרחבים ב-Chat

לדוגמה, יש לכם מרחב שמכיל את ההתכתבות הבאה:

Participant 1: hi
Participant 2: hello

אם משתמשים במונחי חיפוש, תהליך החיפוש, התצוגה המקדימה והייצוא של ההודעות מתבצע באופן הבא:

מונח חיפוש התנהגות של חיפוש, תצוגה מקדימה וייצוא של מרחבים ב-Chat
hi

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

צפייה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות במרחב או בשרשור (בחדרים עם חלוקה לדיוני משנה) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hello

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

צפייה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 2 ואת כל ההודעות במרחב או בשרשור (בחדרים עם חלוקה לדיוני משנה) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi hello

לא מוחזרות או מיוצאות הודעות כי אף הודעה לא מכילה את שני מונחי החיפוש.
hi from:participant1@example.com

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 1 מוחזרת כי רק היא תואמת לשני מונחי החיפוש.

צפייה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 1 ואת כל ההודעות במרחב או בשרשור (בחדרים עם חלוקה לדיוני משנה) שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
hi from:participant2@example.com לא מוחזרות או מיוצאות הודעות כי אין הודעות ספציפיות שתואמות לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant1@example.com לא מוחזרות או מיוצאות הודעות מהשיחה לדוגמה כי אין הודעות ספציפיות שתואמות לשני מונחי החיפוש.
‑hi from:participant2@example.com

חיפוש: רק ההודעה ממשתתף 2 מוחזרת כי רק היא תואמת למונח החיפוש.

צפייה מקדימה וייצוא: כולל את ההודעה של משתתף 2 וגם את כל ההודעות במרחב שנשלחו 12 שעות לפני ו-12 שעות אחרי.
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. בעזרת עניינים אפשר לקבץ ביחד השהיות, חיפושים וייצואים שקשורים זה לזה. ב-Matters אין הגבלה על הנתונים שאפשר לחפש – כל הנתונים שיש לכם הרשאה לגשת אליהם ניתנים לחיפוש מכל Matter.
  3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:
    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה. הכרטיסייה חיפוש נפתחת אוטומטית.
  4. בוחרים את השירות Chat.
  5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:
    • כל הנתונים – חיפוש של כל ההודעות בארגון.
    • נתונים בהמתנה – חיפוש רק של הודעות בהמתנה שקשורות לנושא.
  6. בוחרים את הישות לחיפוש:
    • חשבונות ספציפיים – מזינים עד 5,000 כתובות האימייל בחשבון.
    • יחידה ארגונית – חיפוש חשבונות ביחידה ארגונית ספציפית ברמת צאצא.
      • אי אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה (כל הארגון). אם תבחרו ביחידה הזו, לא יוחזרו תוצאות.
      • אם ליחידה הארגונית יש יחידות צאצא ארגוניות, החיפוש יכלול גם חשבונות ביחידות הצאצא הארגוניות.
      • אם יש לכם מבנה ארגוני גדול, יכול להיות שלא יוצגו תוצאות אם תבחרו יחידה ארגונית ברמה העליונה. במקום זאת, צריך לבחור יחידת צאצא ארגונית ספציפית.
      • בכל יחידה ארגונית צריכים להיות פחות מ-5,000 חברים.
  • מרחבים ב-Chat – חיפוש במרחב אחד או יותר:
    1. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, מזינים כתובת אימייל אחת או יותר של משתתפים במרחבים שרוצים לחפש.
    2. לוחצים על Find (חיפוש).
    3. ברשימת המרחבים, בוחרים את המרחבים שרוצים לחפש בהם ולוחצים על הוספה.
  1. (אופציונלי) אם מחפשים חשבונות או יחידה ארגונית, כדי לכלול הודעות במרחבים, לוחצים על 'כולל הודעות במרחבי Chat' . ‫Vault מחפש במרחב רק אם החשבון שחיפשתם הוא חבר במרחב.
  2. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

  3. (אופציונלי) מזינים טווח עבור תאריך השליחה.

    הערה: אם מזינים תאריכים, Vault מחזיר את כל השיחות שכוללות הודעות בטווח התאריכים הזה ומתאימות למונחי השאילתה. יכול להיות שהתוצאות יכללו גם הודעות שתואמות למונחי החיפוש אבל לא נכללות בטווח התאריכים שהגדרתם.

    • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או אחריו.
    • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל ההודעות שנשלחו בתאריך הזה או לפניו.

  4. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

    מונחי החיפוש לא יכולים לחרוג מ-2,000 תווים.

    • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בהודעה, מזינים מילים שלפניהן מופיע סימן הפלוס (+) ומופרדות ברווחים. לדוגמה, +project +goals.
    • כדי לחפש ביטוי, מקיפים את המילים במירכאות ומוסיפים לפניהן סימן פלוס (+). לדוגמה, +"project goals".
    • כדי לחפש רק בצ'אטים ישירים, כותבים is:dm. כדי לחפש רק הודעות במרחבים, מזינים is:room.
    • כדי לחפש לפי חשבון, תאריך או מאפייני הודעה, משתמשים באופרטורים לחיפוש.
    • לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:
    • חיפוש – מריצים את החיפוש ומקבלים רשימה של הודעות שתואמות לשאילתה.
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש ללא תצוגה מקדימה. מידע נוסף על ייצוא

  5. אחרי שהחיפוש או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של ההודעה והשיחה שלה, לוחצים על ההודעה.
    • כדי ליצור ייצוא של תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

תצוגה מקדימה של הודעות בתוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק את ההודעות שתאמו לשאילתה, לבדוק את המשתתפים ולהוריד קבצים מצורפים.

כדי לראות תצוגה מקדימה של הודעה, לוחצים על ההודעה ברשימת תוצאות החיפוש. נפתחת רשימה של הודעות.

כדי לספק הקשר להודעות תואמות בצ'אטים ישירים, בצ'אטים קבוצתיים ובמרחבים עם שרשורים מוטבעים, Vault כולל הודעות שנשלחו 12 שעות לפני ההודעה התואמת ו-12 שעות אחריה. פרטים נוספים זמינים במאמר בנושא היקף החיפוש והייצוא של נתוני Chat ב-Vault.

הודעות עם הסמל כוללות קובץ מצורף אחד או יותר. כדי להוריד קובץ מצורף, מציגים תצוגה מקדימה של ההודעה ולוחצים על הורדה.