שימוש ב-Vault לחיפוש ב-Google Drive, ב-Meet וב-Sites

‫Google Vault מיועד לאדמינים ולצוותים משפטיים. כדי להשתמש ב-Vault, האדמין שלכם ב-Google Workspace צריך להגדיר את החשבון שלכם. איך יודעים מי האדמין?

במסגרת פרויקטים של eDiscovery בנתונים של Google Workspace, אתם יכולים להשתמש ב-Google Vault כדי לחפש פריטים ב-Google Drive, כולל באחסון שיתופי, בתוצרי הפגישה של Google Meet ובאתרים בגרסה החדשה של Google Sites. אתם יכולים לחפש שמות ותוכן של סוגי קבצים נתמכים. אתם יכולים גם לראות תצוגה מקדימה של פריטים ולייצא את תוצאות החיפוש.

לפני שאתם מחפשים, מומלץ לעיין בסוגי הנתונים הנתמכים ב-Drive, ב-Meet וב-Sites ובשאלות הנפוצות בנושא חיפוש ב-Vault.

אילו נתונים נכללים בחיפוש

חיפשת:

  • תוכן מבוסס-טקסט ומטא-נתונים של קבצים בתיקיות ה-Drive של המשתמשים ובאחסון השיתופי
  • קבצים חיצוניים ששותפו עם המשתמשים

לא נכללו בחיפוש:

  • תוכן מוצפן
  • קבצים מקושרים
  • פריסות אימייל
  • תוכן של סרטונים, אודיו, תמונות, קובצי ZIP או קבצים בינאריים
  • סרטונים שמסונכרנים באופן אוטומטי מחשבון Google Currents של המשתמש

תוכן ומטא-נתונים שאפשר לחפש

בכל הפריטים, אפשר לחפש את הכותרת, הבעלים, תאריך השינוי האחרון ומטא-נתונים אחרים.

בסוגי קבצים נתמכים, אפשר לחפש מילים וביטויים בתוכן של הקבצים. ‫Google מוסיפה לאינדקס את 100 הדפים הראשונים של קובצי טקסט ואת 10 הדפים הראשונים של טקסט בקובצי PDF של תמונות.

אתם יכולים לחפש טקסט בסוגי הקבצים הבאים:

פרטים נוספים זמינים במאמר שירותים נתמכים וסוגי נתונים ב-Google Vault (בקטעים לגבי Drive,‏ Meet ו-Sites).

איך פועלים חיפושים לפי חשבון, יחידה ארגונית או תיקיות אחסון שיתופי?

הקבצים ש-Vault מחפש תלויים בסוג החיפוש:

סוג חיפוש קבצים שנבדקו
חשבונות ספציפיים
או
יחידה ארגונית

חיפושים ב-Vault:

  • קבצים בבעלות החשבון
  • קבצים ששותפו ישירות עם החשבון, כולל קבצים שבבעלות משתמשים מחוץ לארגון וקבצים בתיקיות אחסון שיתופי
  • קבצים בתיקיות ששותפו ישירות עם החשבון, כולל תיקיות באחסון שיתופי
  • קבצים ששותפו עם קבוצת Google שכוללת פחות מ-200 חברים, אם החשבון היה חבר בקבוצת Google בזמן שניתנה לקבוצת Google גישה לקבצים ובזמן החיפוש
  • קבצים ששותפו עם קבוצת Google שיש בה יותר מ-200 חברים, והחשבון הוא חבר בקבוצה, אם החשבון פתח את הקובץ ולא איבד את הגישה אליו בהמשך
  • קבצים ששותפו עם כולם בארגון או באופן ציבורי, שהחשבון פתח
  • קבצים ששותפו עם קבוצה ב-Google שיש בה 200 חברים או יותר, שהחשבון הוא חבר בה, או עם כל המשתמשים בארגון, בלי קשר לשאלה אם החשבון פתח את הקובץ, אם בשלב כלשהו הוא שותף בו-זמנית עם החשבון ישירות או עם קבוצה ב-Google שיש בה פחות מ-200 חברים, והחשבון לא איבד את הגישה לקובץ מאוחר יותר.

(אופציונלי) קבצים בתיקיות אחסון שיתופי

Vault מחפש רק קבצים ששותפו ישירות עם חשבון או קבצים בתיקיות ששותפו ישירות עם חשבון. אחרת, תיקיות האחסון השיתופי לא ייכללו בחיפוש, אלא אם תבחרו להוסיף אותן לחיפוש. אם אתם כוללים בחיפוש תיקיות אחסון שיתופי (כשאתם מחפשים לפי חשבון או לפי יחידה ארגונית), Vault מחפש בתיקיות האחסון השיתופי שהחשבון שחיפשתם שייך אליהן. קבצים ששותפו ישירות עם משתמש ונמצאים באחסון שיתופי שהמשתמש חבר בו לא נכללים, אלא אם התיבה כולל תיקיות אחסון שיתופי מופעלת.
תיקיות אחסון שיתופי ‫Vault מחפש בכל הקבצים שניתנים לחיפוש בתיקיות האחסון השיתופי שנבחרו.

הערה: החיפוש ב-Vault לא כולל תיקיות או קיצורי דרך ב-Drive.

חיפוש הקלטות של פגישות ב-Meet ויומנים משויכים של צ'אטים, נוכחות, שאלות ותשובות, סקרים וסיכומי פגישות

  • הקלטות – אפשר לחפש לפי שם הפגישה ומטא-נתונים כמו הבעלים, פרטי הפגישה ושעת ההתחלה של ההקלטה. אם הכתוביות מופעלות בפגישה, Vault מחפש את התוכן של הכתוביות. כדי להגביל את החיפוש לסרטונים בלבד, אפשר להשתמש במונח החיפוש type:video.
  • יומני צ'אטים – נשמרים כקובץ SBV. יומני הצ'אט מכילים את חותמות הזמן של ההודעות ביחס לשעת ההתחלה של ההקלטה, את השמות הפרטיים ושמות המשפחה של השולחים ואת הטקסט של ההודעות. אתם יכולים לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים (כמו מתי הקובץ נוצר).
    הערה: יומני צ'אט של פגישות שבהן נעשה שימוש בצ'אט מתמשך נחשבים למרחבים ב-Chat וכפופים למדיניות של Chat. פרטים נוספים זמינים במאמר שמירת הודעות צ'אט ב-Google Chat באמצעות Vault.
  • נוכחות – נשמרת כקובץ Google Sheets. היומנים מכילים את שמות המשתתפים, כתובות האימייל שלהם ומשך הזמן שהם היו בשיחה. אתם יכולים לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים, כמו מתי הקובץ נוצר.
  • יומני שאלות ותשובות וסקרים – נשמרים כקובץ Sheets. היומנים מכילים את השאלות, התשובות והמשתתפים. אתם יכולים לחפש לפי שם הקובץ, טקסט ביומן ומטא-נתונים, כמו מתי הקובץ נוצר.
  • סיכומים – נשמרים כמסמך ב-Google Docs ונוצרים כשמשתמשים באפשרות סיכום פגישה ביומן Google. אפשר לחפש לפי שם הקובץ, טקסט בהערות ומטא-נתונים, כמו מועד יצירת הקובץ.

מידע נוסף על הקלטות ב-Meet

איך מחפשים אתרים?

כדי להגביל את תוצאות החיפוש לאתרים שנוצרו בגרסה החדשה של Google Sites, מזינים את מונח החיפוש type:site. כדי להחריג אתרים, מזינים את מונח החיפוש -type:site או NOT type:site.

אילו סוגי קבצים אפשר לראות בתצוגה מקדימה ב-Vault for Drive?

אפשר לצפות בתצוגה מקדימה של סוגי הקבצים הבאים:

  • קבצים שנוצרו באמצעות Google Docs,‏ Sheets,‏ Slides,‏ Sites ו-Drawings
  • קבצים שהועלו, כמו ‎ .docx‏, ‎.pdf‏, ו-‎ .xlsx
  • כשאתם צופים בתצוגה מקדימה של אתר, אתם יכולים גם לצפות בתצוגה מקדימה של קישורים חיצוניים. אתם יכולים לראות תצוגה מקדימה של קבצים מוטמעים אם הם נתמכים בתצוגה מקדימה, כמו גיליון או מסמך מוטמעים, ויש לכם הרשאות גישה לקובץ. אם אין לכם הרשאות גישה, אתם צריכים לחפש את הקובץ המוטמע ישירות.

אי אפשר להציג בתצוגה מקדימה קבצים מוצפנים, סרטונים או את התוכן של קובצי ZIP.

חיפוש בהיסטוריית הגרסאות של קובץ

אפשר לחפש רק בגרסה העדכנית ביותר של הקובץ. עם זאת, אפשר להזין תאריך גרסה כחלק מהחיפוש. כשמזינים תאריך גרסה, Vault מחפש את הגרסה הנוכחית של הקובץ, אבל הגרסה שמוצגת לך בתצוגה המקדימה היא של הגרסה האחרונה שנשמרה לפני השעה 12:00 בתאריך שהזנת. גם התוכן לייצוא הוא של הגרסה הזו. אתם מגדירים את אזור הזמן בשאילתה. ב-Google Drive נשמרות גרסאות של קבצים שנוצרו באמצעות Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Sites, ‏Drawings, ‏Vids ו-Pics.

יכול להיות שגרסאות מוקדמות של קבצים גדולים מאוד ימוזגו כדי לחסוך בנפח אחסון, חוץ מקבצים שחלה עליהם החזקה לצורך משפטי. אם אתם מחפשים ב-Vault באמצעות Drive, אתם לא יכולים לגשת לגרסאות המוקדמות. במקום זאת, אתם מקבלים את הגרסה הממוזגת המוקדמת ביותר שזמינה.

חלק מהמאפיינים מדווחים לגבי הגרסה הנוכחית, לא משנה איזה תאריך גרסה אתם מציינים. המאפיינים האלה כוללים את הכותרת, מי שיתף את הקובץ, מתי הוא שונה לאחרונה, מי המאשרים ומה סטטוס האישור, ונתונים אחרים בקובץ metadata.xml של Vault.

תמונות מצב של גרסאות כוללות תגובות, בכפוף לקריטריונים הבאים:

  • תגובות פתוחות נכללות רק אם לארגון שלכם יש גישה לתגובה או לעריכה במסמך. אם יש לכם גישת צפייה בלבד, התגובות לא נכללות.
  • תגובה פתוחה של משתמש (תגובה ללא תשובות) נכללת אם: 1) התגובה נוצרה החל מתאריך הגרסה, ו-2) הטקסט שעליו הגיבו היה קיים בגרסה הזו (גם אם הטקסט שעליו הגיבו נמחק עכשיו). תגובה לא נכללת בגרסאות שנוצרו לפני שהתגובה נוצרה.
  • שרשור תגובות פתוח (עם תשובות) נכלל במלואו אם: 1) התגובה הראשונה נוצרה החל מתאריך הגרסה, ו-2) הטקסט שהגיבו עליו היה קיים בגרסה הזו (גם אם הטקסט שהגיבו עליו נמחק עכשיו). לדוגמה, אם בשרשור תגובות יש שתי הודעות שנוצרו ב-1 באוקטובר וב-5 באוקטובר, חיפוש עם תאריך הגרסה 2 באוקטובר יכלול את שתי התגובות, למרות שהתגובה מ-5 באוקטובר לא הייתה קיימת באותו זמן.
  • תגובות שנערכו נכללות כמו שהן כרגע, ולא כמו שהן היו בזמן הגרסה.
  • תגובות שטופלו או נמחקו לא נכללות בגרסה, גם אם התגובה הייתה פתוחה בזמן יצירת הגרסה.

האם אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה של הארגון שלי?

לא. אי אפשר לחפש ביחידה הארגונית ברמה העליונה. בוחרים יחידה ארגונית (OU) בת או חשבונות ספציפיים. אפשר לחפש ב-Drive עד 5,000 חשבונות בסך הכול (כחשבונות פרטיים או כחברים ביחידות ארגוניות).

זמן היצירה והשינוי של קובץ שהועלה תלוי במקור של הקובץ

כשמעלים קובץ ל-Google Drive בפעם הראשונה, מוקצים לו תאריך יצירה ותאריך שינוי. התאריכים האלה תואמים לתאריך היצירה או לתאריך השינוי של הקובץ המקומי, או לתאריך ההעלאה, בהתאם לאופן שבו הקובץ נוסף ל-Drive.

בטבלה הבאה מפורט הזמן שבו נעשה שימוש במקורות שונים:

  • העלאה: חותמת הזמן של העלאת הקובץ ל-Drive
  • מקומי – חותמת הזמן של היצירה המקורית של הקובץ או של הזמן האחרון שבו בוצעו שינויים בקובץ במכשיר או בשירות המקור

הערה: אחרי שהקובץ יועלה ל-Google Drive, תאריך השינוי ימשיך להשתנות בכל פעם שהקובץ ישתנה.

מקור הקובץ (לקוח) זמן היצירה זמן השינוי
אפליקציית אינטרנט העלאה

לפני 8 באפריל 2020:
העלאה

אחרי 8 באפריל 2020:
מקומי
Google Drive לשולחן העבודה העלאה מקומי
גיבוי וסנכרון העלאה מקומי
iOS העלאה העלאה
Android העלאה העלאה
Google Workspace Migrate מקומי מקומי
Drive API המתקשר יכול להגדיר את ההגדרה הזו המתקשר יכול להגדיר את זה
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. עניינים מאפשרים לכם לקבץ יחד פריטים קשורים של שמירה, חיפוש וייצוא. העניינים לא מגבילים את הנתונים שאפשר לחפש – אפשר לחפש את כל הנתונים שיש לכם הרשאת גישה אליהם מכל עניין.

  3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

    הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

  4. בוחרים באפשרות Drive.

  5. בוחרים את נתוני המקור לחיפוש:

    • כל הנתונים – חיפוש בכל ההודעות בארגון.
    • נתונים בהחזקה – חיפוש רק בהודעות שמוחזקות לצורך טיפול בעניין.

  6. בוחרים את הישות לחיפוש:

    • חשבונות ספציפיים – מזינים עד 5,000 כתובות אימייל של חשבונות.

    • יחידה ארגונית – חיפוש בכל החשבונות ביחידה ארגונית מסוימת. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, בוחרים יחידה ארגונית.

      אם בוחרים יחידה ארגונית עם יחידות צאצא ארגוניות, החיפוש מתבצע גם בחשבונות שביחידות הצאצא הארגוניות. ביחידה הארגונית צריכים להיות פחות מ-5,000 חברים, כולל יחידות צאצא ארגוניות.

    • תיקיות אחסון שיתופי –חיפוש בתיקיית אחסון שיתופי אחת או יותר. בוחרים את הכוננים השיתופיים ולוחצים על הוספה. אם יש לכם הרבה תיקיות אחסון שיתופי והרשימה מחולקת לדפים, הבחירה שלכם נשמרת כשאתם עוברים בין הדפים. אם מסמנים את התיבה Select all בחלק העליון של הרשימה, רק הדף הנוכחי נבחר. אפשר גם לחפש ברשימה לפי כתובת האימייל של המשתמש או לפי השם של האחסון השיתופי.

      1. כדי לסנן את הרשימה לפי כתובת האימייל של חבר בקבוצה:
        1. לוחצים על חיפוש לפי כתובת אימייל של חבר.
        2. מזינים חשבון אחד או יותר.
        3. לוחצים על Find (חיפוש).

      2. כדי לסנן את הרשימה לפי השם של האחסון השיתופי (אם בארגון יש פחות מ-1,000 תיקיות אחסון שיתופי):

        1. לוחצים על סינון לפי שם ומזינים אותיות בשם של האחסון השיתופי. לדוגמה, pr תואם לאחסון שיתופי בשם "פרויקטים של מכירות", "פרויקטים של שיווק" ו "ניהול מוצר", אבל לא ל "תיקונים".

          הרשימה עם החלוקה לדפים מתעדכנת אוטומטית כשמוסיפים אותיות.

        2. מסמנים את התיבה או התיבות ואז לוחצים על Enter.

      3. כדי למצוא את האחסון השיתופי לפי שם (אם בארגון יש יותר מ-1,000 תיקיות באחסון השיתופי):

        1. לוחצים על חיפוש לפי שם של אחסון שיתופי.
        2. מזינים מילה אחת או יותר בשם של האחסון השיתופי. הערה: המילים צריכות להיות מדויקות ומלאות. לדוגמה, marketing, projects מתאים לתיקיות באחסון השיתופי שנקראות 'Marketing projects Q4'22' ו-'Projects for marketing'. הוא לא תואם לאחסון שיתופי בשם "Marketing project archive" כי המילה "project" לא מסתיימת באות "s". באופן דומה, ma לא תואם לאף אחד מהאחסונים השיתופיים האלה כי הוא רק חלק ממילה, ולא המילה המלאה.
        3. לוחצים על Find (חיפוש).

    • אתרים –חיפוש אתרים לפי כתובת URL.

      1. בתיבת הדו-שיח שנפתחת, מזינים כתובת URL אחת או יותר של אתרים שפורסמו, ומוסיפים פסיקים בין הכתובות. הפורמט של כתובת ה-URL הוא sites.google.com/domain/site-name. הערה: אי אפשר לחפש לפי כתובת URL של דף, אלא רק לפי כתובת URL של אתר. אי אפשר לחפש לפי כתובת URL של אתרים ששותפו על ידי ארגונים חיצוניים.
      2. לוחצים על Find (חיפוש).
      3. ברשימת האתרים, בוחרים את האתרים שרוצים לכלול בחיפוש ולוחצים על הוספה.

    • מזהה מסמך ב-Drive –שימוש במזהי מסמכים ב-Drive לייצוא קבצים מ-Drive.

  7. (אופציונלי) אם מחפשים חשבונות או יחידה ארגונית, אפשר לבחור לכלול פריטים מסוימים מתיקיות אחסון שיתופי.

    • לא כלול – לא לכלול פריטים בתיקיות אחסון שיתופי.
    • כלול רק אם המסמכים משותפים ישירות (לא במסגרת גישה לאחסון שיתופי) – כולל פריטים ששותפו עם החשבון, אבל רק אם החשבון לא חבר באחסון השיתופי.
    • כלול – כולל פריטים בתיקיות אחסון שיתופי.
    קריטריונים (קובץ באחסון שיתופי) בתוצאות עם פקד שנבחר
    שותף ישירות עם החשבון חבר/ה באחסון השיתופי לא כלול כלול רק אם המסמכים משותפים ישירות (לא במסגרת גישה לאחסון שיתופי) כלול
    ✖ ✖ לא לא לא
    ✔ ✖ לא כן כן
    ✖ ✔ לא לא כן
    ✔ ✔ לא לא כן

  8. (אופציונלי) בוחרים אזור זמן.

  9. (אופציונלי) מזינים טווח עבור תאריך השינוי.

    • אם מזינים תאריך התחלה, Vault מחזיר את כל הפריטים ששונו בתאריך הזה או אחריו.
    • אם מזינים תאריך סיום, Vault מחזיר את כל הפריטים ששונו בתאריך הזה או לפניו.

  10. (אופציונלי) בשדה מונחים, מזינים מונח חיפוש אחד או יותר:

    • כדי לחפש מילת מפתח אחת או יותר בתוכן, בשם או במטא-נתונים, מזינים מילים שמופרדות ברווחים. לדוגמה, project goals.
    • כדי לחפש ביטוי, צריך להוסיף מירכאות סביב המילים. לדוגמה, "project goals".
    • כדי לחפש לפי חשבון, שיתוף, שם פריט, סוג פריט או תאריך שינוי, משתמשים באופרטורי חיפוש.

    מונחי החיפוש לא יכולים לכלול יותר מ-2,000 תווים.

  11. (אופציונלי) כדי לאחזר גרסאות של קבצים שנוצרו ב-Google Docs, ‏Sheets, ‏Slides, ‏Sites, ‏Drawings, ‏Vids ו-Pics שנשמרו בתאריך מסוים, מזינים תאריך גרסה. פרטים נוספים מופיעים בקטע היסטוריית הגרסאות בדף הזה.

    1. (אופציונלי) כדי לחפש רק קבצים מוצפנים בצד הלקוח או להחריג אותם מהחיפוש, לוחצים על אפשרויות של חיפוש מתקדם ובוחרים אילו קבצים לחפש (ברירת המחדל היא כל הקבצים). הערה: האפשרות הזו זמינה רק אם ההצפנה מצד הלקוח ב-Google Workspace מופעלת.

  12. לוחצים על אחת מהאפשרויות הבאות:

    • חיפוש – הפעלת החיפוש והצגת רשימה של פריטים שתואמים לשאילתה.
    • ייצוא – ייצוא ישיר של תוצאות החיפוש בלי להציג תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש. מידע נוסף על ייצוא

  13. אחרי שהחיפוש או הייצוא מסתיימים, אפשר לבצע את הפעולות הבאות:

    • כדי לערוך את החיפוש, לוחצים על הרחבה.
    • כדי לפתוח תצוגה מקדימה של פריט, לוחצים עליו. הערה: ברשימת התוצאות, ליד קבצים שהוצפנו מצד הלקוח מופיע הסמל 'מוצפן'.
    • כדי לייצא את תוצאות החיפוש, לוחצים על ייצוא. מידע נוסף על ייצוא
    • כדי לשמור את השאילתה, לוחצים על שמירה. מידע נוסף על שאילתות שמורות
    • כדי לנקות את כל השדות ולהתחיל חיפוש חדש, לוחצים על ניקוי.

שימוש במזהי מסמכים ב-Drive כדי לייצא קבצים מ-Drive

אם אתם יודעים מהו מזהה המסמך ב-Drive של קובץ ב-Drive, אתם יכולים להשתמש בו כדי לייצא קבצים מ-Drive. כדי למצוא את מזהה המסמך של הקובץ ב-Drive, פותחים את הקובץ בדפדפן ורואים את כתובת ה-URL של הקובץ. מזהי המסמכים ב-Drive מופיעים במטא-נתונים של הייצוא או שאפשר לזהות אותם לפי כתובת ה-URL של המסמך.

ההגבלות הבאות חלות:

  • אין תמיכה בתצוגות מקדימות.
  • אי אפשר לחפש בייצוא שמבוסס על מזהה ב-Drive.
  • אין תמיכה במזהי מסמכים מוצפנים.
  • מסמכים חיצוניים ששותפו מחוץ לדומיין לא מיוצאים.
  • רק סופר-אדמינים ואדמינים של יחידות ארגוניות ברמה הבסיסית יכולים לגשת לכל קובצי הייצוא של היפר-קישורים ב-Drive. אדמינים של יחידות צאצא ארגוניות יכולים להוריד קבצים רק מייצוא של היפר-קישורים ב-Drive שהם יצרו.
  1. נכנסים אל vault.google.com.
  2. לוחצים על עניינים. אתם מחפשים נתונים בעניינים, שהם סביבות עבודה לפרויקטים שלכם ב-Vault. עניינים מאפשרים לכם לקבץ יחד פריטים קשורים של שמירה, חיפוש וייצוא. העניינים לא מגבילים את הנתונים שאפשר לחפש – אפשר לחפש את כל הנתונים שיש לכם הרשאת גישה אליהם מכל עניין.

  3. אם העניין שבו רוצים להריץ את שאילתת החיפוש קיים, לוחצים עליו כדי לפתוח אותו. אחרת, יוצרים עניין:

    1. לוחצים על יצירה.
    2. מזינים שם לעניין, ואם רוצים מוסיפים גם תיאור.
    3. לוחצים על יצירה.

    הכרטיסייה חיפוש נפתחת.

  4. בוחרים באפשרות Drive בתור השירות.

  5. בקטע "נתוני המקור", בוחרים באפשרות כל הנתונים.

  6. בוחרים באפשרות מזהה מסמך ב-Drive עבור הישות.

  7. מזינים עד 1,000 מזהי מסמכים ברשימה מופרדת בפסיקים.

  8. לוחצים על "ייצוא".

תצוגה מקדימה של תוצאות החיפוש

אחרי שמריצים חיפוש, אפשר לבדוק ולהוריד את הפריטים שתואמים לשאילתה.

אפשר לצפות בתצוגה מקדימה בקובצי Google כמו Docs‏, Sheets‏, Slides‏, Sites‏, Drawings ו-Vids, ובסוגי קבצים נפוצים אחרים כמו PDF‏, DOCX ו-XLSX. אי אפשר להציג בתצוגה מקדימה קובצי ZIP, קבצים בינאריים, סרטונים או קבצים מוצפנים. בקבצים של Google, אי אפשר לראות תצוגה מקדימה של תגובות, הצעות עריכה או היסטוריית גרסאות.

הערה: הפונקציה IMAGE ב-Google Sheets יכולה להפנות לתמונה לפי כתובת URL, כמו https://www.example.com/images/logo.jpg. כשמציגים תצוגה מקדימה של הגיליון האלקטרוני ב-Vault, התמונה מאוחזרת בזמן אמת מהמקור. אם התמונות הועלו או הוכנסו לגיליון האלקטרוני, הן יישמרו ב-Vault ויוצגו בתאריך שצוין בחיפוש.

  1. כדי לצפות בתצוגה מקדימה של פריט, לוחצים עליו ברשימת תוצאות החיפוש.
    • אם סוג הקובץ נתמך, תצוגה מקדימה של הפריט תיפתח.
    • אם סוג הקובץ לא נתמך בתצוגה מקדימה, ב-Vault מוצגת שגיאה, אבל עדיין אפשר להוריד את הפריט.
  2. כדי להוריד פריט מהתצוגה המקדימה, לוחצים על סמל האפשרויות הנוספות ואז הורדה.


‫Google‏, Google Workspace וסימנים וסמלי לוגו קשורים הם סימנים מסחריים של Google LLC. כל שמות החברות והמוצרים האחרים הם סימנים מסחריים של החברות שאליהן הם משויכים.