Используйте Vault для поиска в Google Drive, Meet и других сайтах.

Google Vault предназначен для администраторов и юристов. Прежде чем вы сможете использовать Vault, администратор вашей рабочей области Google должен настроить вашу учетную запись. Кто мой администратор?

В рамках проектов по электронному поиску данных в Google Workspace вы можете использовать Google Vault для поиска элементов в Google Drive, включая общие диски, записи Google Meet и новые сайты Google Sites. Вы можете искать по заголовкам и содержимому поддерживаемых типов файлов. Вы также можете просматривать элементы и экспортировать результаты поиска.

Перед началом поиска рекомендуем ознакомиться со списком поддерживаемых типов данных для Диска, Встречи и Сайтов, а также с разделом часто задаваемых вопросов о поиске в Хранилище .

Какие данные ищутся?

Поиск:

  • Поиск по текстовому содержимому и метаданным файлов на дисках пользователей и общих дисках.
  • Внешние файлы, предоставленные вашим пользователям.

Поиск не проводился:

  • Зашифрованное содержимое
  • Связанные файлы
  • Макеты электронных писем
  • Содержимое видео, аудио, изображений, ZIP-архивов или бинарных файлов.
  • Видео автоматически синхронизируются из учетной записи Google Currents пользователя.

Поисковый контент и метаданные

Для всех элементов можно выполнить поиск по названию, владельцу, дате последнего изменения и другим метаданным.

Для поддерживаемых типов файлов вы можете искать слова и фразы в содержимом файлов. Google индексирует первые 100 страниц текстовых файлов и первые 10 страниц текста в PDF-файлах с изображениями.

Вы можете осуществлять поиск текста в следующих типах файлов:

Для получения более подробной информации перейдите в раздел «Поддерживаемые сервисы и типы данных » (разделы для Google Диска, Meet и Sites).

Как работает поиск по учетной записи, организационному подразделению или общим дискам?

Файлы, которые Vault ищет, зависят от типа поиска:

тип поиска Поиск файлов
Конкретные счета
или
Организационная единица

Поиск в хранилище:

  • Файлы, принадлежащие этой учетной записи.
  • Файлы, предоставленные непосредственно в общий доступ к учетной записи, включая файлы, принадлежащие пользователям за пределами вашей организации, а также файлы на общих дисках.
  • Файлы в папках, предоставленных непосредственно в общий доступ к учетной записи, включая папки на общих дисках.
  • Файлы, предоставленные в общий доступ группе Google с числом участников менее 200, если учетная запись являлась участником этой группы Google на момент предоставления ей доступа к файлам и на момент поиска.
  • Файлы, которыми поделились с группой Google, насчитывающей более 200 участников, в которой состоит данная учетная запись, если учетная запись открыла файл и впоследствии не потеряла к нему доступ.
  • Файлы, которыми поделились все сотрудники организации или которые стали общедоступными с помощью этой учетной записи.
  • Файлы, которыми поделились с группой Google, насчитывающей 200 и более участников, в которой состоит учетная запись, или со всеми участниками организации, независимо от того, открывала ли учетная запись файл, если это вообще происходило. файл был одновременно предоставлен непосредственно учетной записи или группе Google, насчитывающей менее 200 участников, и при этом учетная запись впоследствии не потеряла доступ к файлу.

(Необязательно) Файлы на общих дисках

Vault выполняет поиск только файлов, предоставленных непосредственно учетной записи, или файлов в папках, предоставленных непосредственно учетной записи. Общие диски в противном случае не включаются в поиск, если вы не решите добавить их в поиск. Если вы включаете общие диски в поиск (при поиске по учетной записи или по организационному подразделению), Vault выполняет поиск на общих дисках, к которым принадлежит искомая учетная запись. Файлы, предоставленные непосредственно пользователю и находящиеся на общем диске, членом которого является пользователь, не включаются в поиск, если не установлен флажок «Включить общие диски» .

Общие диски Vault выполняет поиск по всем доступным для поиска файлам на выбранных общих дисках.

Примечание: поиск в хранилище не включает папки или ярлыки Google Диска.

Найдите записи встреч, а также связанные с ними сообщения в чате, информацию о посещаемости, вопросы и ответы, журналы опросов и заметки о встречах.

  • Записи — Вы можете искать по названию собрания и метаданным, таким как владелец, идентификатор собрания и время начала записи. Если для собрания включены субтитры, Vault будет искать по содержимому субтитров. Чтобы ограничить поиск только видеозаписями, вы можете использовать поисковый запрос type:video .
  • Журналы чата — сохраняются в виде файла SBV. Журналы чата содержат временные метки сообщений относительно времени начала записи, имена и фамилии отправителей, а также текст сообщения. Вы можете осуществлять поиск по имени файла, тексту в журнале и метаданным (например, времени создания файла).
    Примечание : Журналы чата совещаний, использующие непрерывный чат, считаются пространствами чата и подпадают под действие правил чата. Для получения подробной информации перейдите по ссылке «Сохранение сообщений чата Google с помощью Vault» .
  • Учет посещаемости — сохраняется в виде файла Google Sheets. Журналы содержат имена участников, их электронные адреса и продолжительность участия в звонке. Вы можете осуществлять поиск по имени файла, тексту в журнале и метаданным, например, по дате создания файла.
  • Журналы вопросов и ответов и опросов — сохраняются в виде файла Sheets. Журналы содержат вопросы, ответы и участников. Вы можете осуществлять поиск по имени файла, тексту в журнале и метаданным, например, по дате создания файла.
  • Заметки — сохраняются как файл Google Docs и создаются при использовании функции «Составлять заметки к совещаниям» в Google Календаре. Вы можете осуществлять поиск по имени файла, тексту в заметках и метаданным, например, по дате создания файла.

Узнайте больше о записях Meet.

Как мне искать сайты?

Чтобы ограничить результаты поиска сайтами, созданными в новой группе сайтов, введите поисковый запрос type:site . Чтобы исключить сайты, введите поисковый запрос -type:site или NOT type:site .

Какие типы файлов можно предварительно просмотреть с помощью Vault для Google Диска?

Вы можете предварительно просмотреть следующие типы файлов:

  • Файлы, созданные с помощью Google Docs, Sheets, Slides, Sites и Drawings.
  • Загруженные файлы, такие как .docx, .pdf и .xlsx.
  • При предварительном просмотре сайта вы также можете просмотреть внешние ссылки. Вы можете просмотреть встроенные файлы, если они поддерживают предварительный просмотр, например, встроенные таблицы или документы, и у вас есть права доступа к файлу. Если у вас нет прав доступа, вам необходимо выполнить поиск встроенного файла напрямую.

Предварительный просмотр зашифрованных файлов, видео или содержимого ZIP-архивов невозможен.

Поиск в истории изменений файла

Вы можете искать только в самой последней версии файла. Однако вы можете указать дату версии в качестве параметра поиска. При вводе даты версии Vault выполняет поиск в текущей версии файла, но вы можете просмотреть и экспортировать содержимое последней версии, сохраненной до 00:00 указанной даты. Часовой пояс задается в запросе. Google Drive сохраняет версии файлов, созданных с помощью Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings и Vids.

Ранние версии очень больших файлов — за исключением тех, на которые наложен запрет на доступ — могут быть объединены для экономии места на диске. Если вы выполняете поиск в хранилище через Google Диск, вы не сможете получить доступ к ранним версиям. Вместо этого вы получите самую раннюю доступную объединенную версию.

Некоторые свойства отображаются для текущей версии, независимо от указанной даты версии. К таким свойствам относятся заголовок, кому был предоставлен доступ, дата последнего изменения, утверждающие лица и статус утверждения, а также другие данные из файла metadata.xml хранилища Vault.

Снимки версий включают комментарии и соответствуют следующим критериям:

  • Открытые комментарии включаются только в том случае, если ваша организация имеет доступ к комментированию или редактированию документа. Комментарии не включаются, если у вас есть только доступ на просмотр.
  • Открытый индивидуальный комментарий (без ответов) включается, если: 1) комментарий был создан на дату версии, и 2) комментируемый текст существовал в этой версии (даже если сейчас этот текст удален). Комментарий не включается в версии, созданные до его появления.
  • Открытая ветка комментариев (с ответами) включается в поиск целиком, если: 1) первый комментарий был создан на дату версии, и 2) текст комментария существовал в этой версии (даже если текст комментария теперь удален). Например, если в ветке комментариев есть два сообщения, созданные 1 и 5 октября, поиск по дате версии 2 октября будет содержать оба комментария, даже если комментарий от 5 октября на тот момент еще не существовал.
  • Отредактированные комментарии включены в том виде, в котором они существуют сейчас, а не в том виде, в котором они были на момент выпуска версии.
  • Закрытые или удалённые комментарии не включаются в версию, даже если комментарий был открыт на момент создания версии.

Могу ли я выполнить поиск в высшем организационном подразделении моей организации?

Нет. Вы не можете выполнить поиск по верхнему организационному подразделению. Выберите дочернее организационное подразделение или отдельные учетные записи. Вы можете выполнить поиск в Google Диске по 5000 учетным записям (как по отдельным учетным записям, так и по членам организационных подразделений).

Время создания и изменения загруженного файла зависит от источника файла.

При первой загрузке файла в Google Диск ему присваиваются дата создания и дата изменения. Эти даты совпадают с датой создания, датой изменения или датой загрузки локального файла, в зависимости от способа добавления файла в Диск.

В следующей таблице показано, какое время используется для различных источников:

  • Загрузка — отметка времени загрузки файла на Google Диск.
  • Локальное время — метка времени создания или последнего изменения исходного файла на исходном устройстве или в службе.

Примечание: После загрузки файла на Google Диск дата изменения будет меняться при каждом последующем изменении файла.

Источник файла (клиент) Время создания Время модификации
Веб-приложение Загрузить

До 8 апреля 2020 года:
Загрузить

После 8 апреля 2020 года:
Местный

Google Диск для настольных компьютеров Загрузить Местный
Резервное копирование и синхронизация Загрузить Местный
iOS Загрузить Загрузить
Android Загрузить Загрузить
Миграция в Google Workspace Местный Местный
API для управления дисками Может быть установлено вызывающим абонентом Может быть установлено вызывающим абонентом
  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Нажмите «Дела» . Вы можете искать данные в делах , которые представляют собой рабочие пространства для ваших проектов Vault. Дела позволяют группировать связанные блокировки, поиски и экспорты. Дела не ограничивают поиск данных — все данные, к которым у вас есть доступ, можно искать из любого дела.

  3. Если интересующее вас дело уже существует, щелкните по нему, чтобы открыть. В противном случае создайте новое дело:

    1. Нажмите «Создать» .
    2. Введите название вопроса и, при желании, описание.
    3. Нажмите «Создать» .

    Открывается вкладка «Поиск» .

  4. Для доступа к сервису выберите «Диск» .

  5. Выберите исходные данные для поиска:

    • Все данные — Поиск по всем сообщениям в вашей организации.
    • Задержанные данные — Поиск только сообщений, находящихся на рассмотрении по данному вопросу.

  6. Выберите объект для поиска:

    • Конкретные учетные записи — введите до 5000 адресов электронной почты учетных записей.

    • Организационное подразделение — Поиск всех учетных записей в определенном организационном подразделении. В открывшемся диалоговом окне выберите организационное подразделение.

      Если вы выберете организационное подразделение с дочерними подразделениями, поиск будет также производиться в учетных записях этих дочерних подразделений. Организационное подразделение должно иметь менее 5000 участников, включая дочерние подразделения.

    • Общие диски — Найдите один или несколько общих дисков. Выберите общие диски и нажмите «Добавить» . Если у вас много общих дисков и список разбит на страницы, ваш выбор сохранится при переходе между страницами. Если вы установите флажок «Выбрать все» вверху списка, будет выбрана только текущая страница. Вы также можете выполнить поиск по электронной почте участника или по имени общего диска.

      1. Чтобы отфильтровать список по адресу электронной почты участника:
        1. Нажмите « Найти по электронной почте участника» .
        2. Введите одну или несколько учетных записей.
        3. Нажмите «Найти» .

      2. Чтобы отфильтровать список по имени общего диска (если в вашей организации менее 1000 общих дисков):

        1. Нажмите «Фильтровать по имени» и введите буквы в имя общего диска. Например, pr соответствует общим дискам с названиями «Проекты продаж», «Маркетинговые проекты» и «Управление продуктами», но не «Ремонт».

          Постраничный список автоматически обновляется по мере добавления букв.

        2. Отметьте галочкой поле или поля а потом Нажмите Enter .

      3. Чтобы найти общий диск по имени (если в вашей организации более 1000 общих дисков):

        1. Нажмите «Найти по имени общего диска» .
        2. Введите одно или несколько слов в название общего диска. Примечание: слова должны быть точными и полными. Например, marketing, projects соответствует общим дискам с названиями «Marketing projects Q4'22» и «Projects for marketing». Оно не соответствует общему диску с названием «Marketing project archive», потому что слово «project» не заканчивается на «s». Аналогично, ma не соответствует ни одному из этих общих дисков, потому что это только часть слова, а не полное слово.
        3. Нажмите «Найти» .

    • Сайты — Поиск сайтов по URL.

      1. В открывшемся диалоговом окне введите один или несколько опубликованных URL-адресов сайтов, разделенных запятыми. Формат URL-адреса: sites.google.com/domain/site-name . Примечание : поиск по URL - адресу страницы невозможен, только по URL-адресу сайта. Поиск по URL-адресу сайта невозможен для сайтов , предоставленных внешними организациями.
      2. Нажмите «Найти» .
      3. В списке сайтов выберите те, которые хотите включить в поиск, и нажмите «Добавить» .

    • Идентификаторы документов Google Диска — Используйте идентификаторы документов Google Диска для экспорта файлов из Google Диска .

  7. (Необязательно) При поиске по учетным записям или организационному подразделению вы можете выбрать, какие элементы будут включены в поиск с общих дисков.

    • Не включено — Исключение составляют любые элементы на общих дисках.
    • Включать только документы, предоставленные в общий доступ напрямую (не в связи с членством в общем диске) — включать элементы, предоставленные в общий доступ для учетной записи, но только если учетная запись не является участником общего диска.
    • Включено — Добавить элементы на общие диски.
    Критерии (файл находится на общем диске) В результатах с выбранным контролем
    Передано напрямую в аккаунт Учетная запись является участником общего диска. Не включено Включается только в том случае, если документы были предоставлены напрямую (а не в связи с членством в общем доступе к диску). Включено
    ✖ ✖ Нет Нет Нет
    ✔ ✖ Нет Да Да
    ✖ ✔ Нет Нет Да
    ✔ ✔ Нет Нет Да

  8. (Необязательно) Выберите часовой пояс .

  9. (Необязательно) Укажите диапазон для даты изменения .

    • Если вы укажете начальную дату, Vault вернет все элементы, измененные в этот день или после него.
    • Если вы укажете конечную дату, Vault вернет все элементы, измененные в этот день или до него .

  10. (Необязательно) В поле «Термины» введите один или несколько поисковых запросов:

    • Для поиска одного или нескольких ключевых слов в содержимом, заголовке или метаданных введите слова, разделенные пробелами. Например, project goals .
    • Для поиска фразы заключите слова в кавычки. Например, "project goals" .
    • Для поиска по учетной записи, общему доступу, названию элемента, типу элемента или дате изменения используйте операторы поиска .

    Длина поисковых запросов не должна превышать 2000 символов.

  11. (Необязательно) Чтобы получить доступ к версиям файлов, созданных в Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings и Vids и сохраненных в определенную дату, введите дату версии . Подробную информацию см. в разделе «История версий» на этой странице.

    1. (Необязательно) Чтобы искать только файлы, зашифрованные на стороне клиента, или исключить их из поиска, нажмите «Расширенные параметры поиска» и выберите, какие файлы искать (по умолчанию — все файлы). Примечание: Эта опция доступна только в том случае, если в Google Workspace включено шифрование на стороне клиента .

  12. Выберите один из следующих вариантов:

    • Поиск — Выполните поиск и получите список элементов, соответствующих вашему запросу.
    • Экспорт — Прямой экспорт результатов поиска без предварительного просмотра. Подробнее об экспорте .

  13. После завершения поиска или экспорта вы можете выполнить следующие действия:

    • Чтобы изменить параметры поиска, нажмите «Развернуть» .
    • Чтобы открыть предварительный просмотр элемента, щелкните по нему. Примечание : В списке результатов файлы, зашифрованные на стороне клиента, помечены как «Зашифровано». значок рядом с ними.
    • Чтобы экспортировать результаты поиска, нажмите «Экспорт» . Подробнее об экспорте см . здесь.
    • Чтобы сохранить запрос, нажмите «Сохранить» . Подробнее о сохраненных запросах .
    • Чтобы очистить все поля и начать новый поиск, нажмите кнопку «Очистить» .

Используйте идентификаторы документов Google Диска для экспорта файлов из Google Диска.

Если вам известен идентификатор документа файла в Google Диске, вы можете использовать его для экспорта файлов из Google Диска. Чтобы найти идентификатор документа файла в Google Диска, откройте файл в браузере и посмотрите URL-адрес файла. Идентификаторы документов в Google Диска можно найти в метаданных экспорта или определить по URL-адресу документа .

Действуют следующие ограничения:

  • Предварительный просмотр не поддерживается.
  • Экспорт данных с помощью идентификатора диска не поддерживает поиск.
  • Идентификаторы зашифрованных документов не поддерживаются.
  • Внешние документы, которыми делятся пользователи за пределами вашего домена, не экспортируются.
  • Доступ ко всем файлам экспорта гиперссылок Google Диска имеют только суперадминистраторы и администраторы корневых организационных подразделений. Администраторы дочерних организационных подразделений могут загружать файлы только из созданных ими экспортированных гиперссылок Google Диска.
  1. Войдите на vault.google.com .
  2. Нажмите «Дела» . Вы можете искать данные в делах , которые представляют собой рабочие пространства для ваших проектов Vault. Дела позволяют группировать связанные блокировки, поиски и экспорты. Дела не ограничивают поиск данных — все данные, к которым у вас есть доступ, можно искать из любого дела.

  3. Если интересующее вас дело уже существует, щелкните по нему, чтобы открыть. В противном случае создайте новое дело:

    1. Нажмите «Создать» .
    2. Введите название вопроса и, при желании, описание.
    3. Нажмите «Создать» .

    Открывается вкладка «Поиск» .

  4. Для доступа к сервису выберите «Диск» .

  5. Для выбора исходных данных выберите «Все данные» .

  6. Для объекта выберите идентификатор документа Google Drive .

  7. Введите до 1000 идентификаторов документов в виде списка, разделенного запятыми.

  8. Нажмите «Экспорт».

Предварительный просмотр результатов поиска

После выполнения поиска вы можете просмотреть и загрузить элементы, соответствующие вашему запросу.

Предварительный просмотр поддерживается для файлов Google, таких как Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings и Vids, а также для других распространенных типов, таких как PDF, DOCX и XLSX. Предварительный просмотр ZIP-архивов, бинарных файлов, видеофайлов или зашифрованных файлов недоступен. В файлах Google нельзя просмотреть комментарии, предлагаемые правки или историю изменений.

Примечание: Функция IMAGE в Google Sheets может ссылаться на изображение по URL-адресу , например, https://www.example.com/images/logo.jpg . При предварительном просмотре электронной таблицы в Vault изображение извлекается из источника в режиме реального времени. Для изображений, загруженных или вставленных в электронную таблицу, Vault сохраняет и отображает изображение, доступное на дату, указанную в вашем поиске.

  1. Для предварительного просмотра товара в списке результатов поиска щелкните по нему.
    • Для поддерживаемых типов файлов открывается предварительный просмотр элемента.
    • Для типов файлов, не поддерживаемых в режиме предварительного просмотра, Vault выдает ошибку, но вы все равно можете загрузить элемент.
  2. Чтобы загрузить элемент из предварительного просмотра, нажмите «Подробнее». а потом Скачать .


Google, Google Workspace, а также связанные с ними знаки и логотипы являются товарными знаками Google LLC. Все остальные названия компаний и продуктов являются товарными знаками компаний, с которыми они связаны.