Använd Arkiv för att söka i Google Drive, Meet och Sites

Google Arkiv är för administratörer och juridisk personal. Innan du kan använda Arkiv måste din Google Workspace-administratör konfigurera ditt konto. Vem är min administratör?

Som en del av dina Google Workspace-data eDiscovery-projekt kan du använda Google Arkiv för att söka efter objekt i Google Drive, inklusive delade enheter, Google Meet-inspelningar och nya Google Sites-webbplatser. Du kan söka efter titlar och innehåll i filtyper som stöds. Du kan också förhandsgranska objekt och exportera dina sökresultat.

Innan du söker rekommenderar vi att du granskar de datatyper som stöds för Drive, Meet och Sites samt vanliga frågor om sökning i Arkiv .

Vilka data söks igenom

Sökte:

  • Sökbart textbaserat innehåll och metadata för filer i användarnas Drives och delade enheter
  • Externa filer som delas med dina användare

Inte sökt:

  • Krypterat innehåll
  • Länkade filer
  • E-postlayouter
  • Innehåll i video-, ljud-, bild-, ZIP- eller binärfiler
  • Videor synkroniseras automatiskt från en användares Google Currents-konto

Sökbart innehåll och metadata

För alla objekt kan du söka efter titel, ägare, datum för senaste ändring och andra metadata.

För filtyper som stöds kan du söka efter ord och fraser i filernas innehåll. Google indexerar de första 100 sidorna med textfiler och de första 10 sidorna med text i bild-PDF:er.

Du kan söka text inom följande filtyper:

För mer information, gå till Tjänster och datatyper som stöds (avsnitt för Drive, Meet och Sites).

Hur fungerar sökningar efter konto, organisationsenhet eller delade enheter?

Vilka filer som söks i Vault beror på söktypen:

Söktyp Sökta filer
Specifika konton
eller
Organisationsenhet

Sökningar i arkivet:

  • Filer som ägs av kontot
  • Filer som delas direkt med kontot, inklusive filer som ägs av användare utanför din organisation och filer på delade enheter
  • Filer i mappar som delas direkt med kontot, inklusive mappar på delade enheter
  • Filer som delas med en Google-grupp med färre än 200 medlemmar, om kontot var medlem i Google-gruppen vid den tidpunkt då Google-gruppen beviljades åtkomst till filerna och vid tidpunkten för sökningen.
  • Filer som delas med en Google-grupp med fler än 200 medlemmar där kontot är medlem, om kontot öppnade filen och inte senare förlorade åtkomsten till filen.
  • Filer som delat med alla i organisationen eller offentligt som kontot öppnat
  • Filer som delas med en Google-grupp med 200 eller fler medlemmar där kontot är medlem, eller med alla i organisationen, oavsett om kontot öppnade filen, om det vid någon tidpunkt gjorde det. samtidigt delat med kontot direkt eller med en Google-grupp med färre än 200 medlemmar, och kontot förlorade inte senare åtkomsten till filen.

(Valfritt) Filer på delade enheter

Vault searches only files directly shared with an account or files in folders directly shared with an account. Shared drives are otherwise not included unless you choose to add them to your search. If you include shared drives in a search (when you search by account or by organizational unit), Vault searches the shared drives that the searched account belongs to. Files shared directly with a user and which are in a shared drive to which the user is a member are not included unless the Include Shared Drives box is enabled.

Delade enheter Arkivet söker igenom alla sökbara filer på de valda delade enheterna.

Obs! Sökning i valv inkluderar inte mappar eller Drive-genvägar.

Sök efter Meet-inspelningar och tillhörande chatt, närvaro, frågestunder, omröstningsloggar och mötesanteckningar

  • Inspelningar – Du kan söka efter mötestitel och metadata, till exempel ägare, mötes-ID och inspelningens starttid. Om textning är aktiverad för mötet söker Vault igenom innehållet i textningen. För att begränsa din sökning till endast videor kan du använda söktermen type:video .
  • Chattloggar — Sparas som en SBV-fil. Chattloggar innehåller tidsstämplar för meddelanden relaterade till inspelningens starttid, avsändares för- och efternamn och meddelandetext. Du kan söka efter filnamn, text i loggen och metadata (t.ex. när filen skapades).
    Obs ! Möteschattloggar som använder kontinuerlig chatt betraktas som chattutrymmen och omfattas av chattpolicyer. Mer information finns i Spara Google Chat-meddelanden med Arkiv .
  • Närvaro — Sparas som en Google Sheets-fil. Loggarna innehåller deltagarnas namn, e-postadresser och hur länge de var med i samtalet. Du kan söka efter filnamn, text i loggen och metadata, till exempel när filen skapades.
  • Fråge- och svarsloggar och omröstningsloggar – Sparas som en Sheets-fil. Loggarna innehåller frågor, svar och deltagare. Du kan söka efter filnamn, text i loggen och metadata, till exempel när filen skapades.
  • Anteckningar – Sparas som en Google Doc-fil och skapas när du använder Ta mötesanteckningar i Google Kalender. Du kan söka efter filnamn, text i anteckningarna och metadata, till exempel när filen skapades.

Läs mer om Meet-inspelningar

Hur söker jag efter webbplatser?

Om du vill begränsa dina sökresultat till webbplatser som skapats i nya Sites anger du söktermen type:site . Om du vill exkludera webbplatser anger du söktermen -type:site eller NOT type:site .

Vilka filtyper kan jag förhandsgranska med Arkiv för Drive?

Du kan förhandsgranska följande filtyper:

  • Filer skapade med Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites och Teckningar
  • Uppladdade filer som .docx, .pdf och .xlsx
  • När du förhandsgranskar en webbplats kan du även förhandsgranska externa länkar. Du kan förhandsgranska inbäddade filer om de stöds förhandsgranskning, till exempel ett inbäddat ark eller dokument, och du har åtkomstbehörighet till filen. Om du inte har åtkomstbehörighet måste du söka efter den inbäddade filen direkt.

Du kan inte förhandsgranska krypterade filer, videor eller innehållet i ZIP-filer.

Sök i en fils revisionshistorik

You can search only the most recent version of a file. However, you can enter a version date as part of your search. When you enter a version date, Vault searches the current version of the file, but you preview and export the contents of the last version saved before 12:00 AM on the specified date. You set the time zone in the query. Google Drive retains versions of files created with Google Docs, Sheets, Slides, Sites, Drawings, Vids, and Pics.

Tidiga versioner av mycket stora filer – förutom de som är föremål för en spärr – kan slås samman för att spara lagringsutrymme. Om du söker i Arkiv med Drive kan du inte komma åt de tidiga versionerna. Istället får du den tidigaste tillgängliga sammanslagna versionen.

Vissa egenskaper rapporteras för den aktuella versionen, oavsett vilket versionsdatum du anger. Dessa egenskaper inkluderar titeln, vem den delades med, när den senast ändrades, godkännare och godkännandestatus samt annan data i Vaults metadata.xml-fil .

Versionsbilder inkluderar kommentarer, med förbehåll för följande kriterier:

  • Öppna kommentarer inkluderas endast om din organisation har kommentars- eller redigeringsåtkomst till dokumentet. Kommentarer inkluderas inte om du bara har läsåtkomst.
  • En öppen individuell kommentar (en utan svar) inkluderas om: 1) kommentaren skapades per versionsdatumet, och 2) den kommenterade texten fanns i den versionen (även om den kommenterade texten nu är borttagen). En kommentar inkluderas inte i versioner från innan kommentaren skapades.
  • An open comment thread (one with replies) is included in its entirety if: 1) the first comment was created as of the version date, and 2) the commented text existed in that version (even if the commented text is now deleted). For example, if a comment thread has two messages that were created on October 1 and October 5, a search with the version date of October 2 contains both comments even though the October 5 comment didn't exist at the time.
  • Redigerade kommentarer inkluderas som de ser ut just nu, inte som de såg ut vid versionstillfället.
  • Lösta eller borttagna kommentarer inkluderas inte i en version, även om kommentaren var öppen vid versionstillfället.

Kan jag söka efter den översta organisationsenheten i min organisation?

Nej. Du kan inte söka i den översta organisationsenheten. Välj en underordnad organisationsenhet eller enskilda konton. Du kan söka i Drive efter upp till 5 000 konton totalt (som enskilda konton eller medlemmar i organisationsenheter).

Skapande- och ändringstiden för en uppladdad fil beror på filens källa

När en fil laddas upp till Google Drive för första gången tilldelas den ett skapandedatum och ett ändringsdatum. Dessa datum matchar den lokala filens skapandedatum, ändringsdatum eller uppladdningsdatum, beroende på hur filen lades till i Drive.

Följande tabell visar vilken tid som används för olika källor:

  • Uppladdning — Tidsstämpeln när filen laddades upp till Drive
  • Lokal — Tidsstämpeln för den ursprungliga filens skapande eller senaste ändringstid på källenheten eller -tjänsten.

Obs! När filen har laddats upp till Google Drive kommer ändringsdatumet att fortsätta ändras varje gång filen ändras.

Filkälla (klient) Skapandetid Ändringstid
Webbapp Ladda upp

Före 8 april 2020:
Ladda upp

Efter 8 april 2020:
Lokal

Google Drive för datorn Ladda upp Lokal
Säkerhetskopiering och synkronisering Ladda upp Lokal
iOS Ladda upp Ladda upp
Android Ladda upp Ladda upp
Google Workspace-migrering Lokal Lokal
Drive API Kan ställas in av uppringaren Kan ställas in av uppringaren
  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden . Du söker efter data i ärenden , vilka är arbetsytor för dina Arkiv-projekt. Ärenden låter dig gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter tillsammans. Ärenden begränsar inte vilka data du kan söka i – all data som du har åtkomst till är sökbar från alla ärenden.

  3. Om ärendet du vill köra sökfrågan i finns, klicka på det för att öppna det. Annars skapar du ett ärende:

    1. Klicka på Skapa .
    2. Ange ett namn för ärendet och, valfritt, en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa .

    Fliken Sök öppnas.

  4. För tjänsten väljer du Drive .

  5. Välj källdata att söka i:

    • All data – Sök i alla meddelanden i din organisation.
    • Lagrade data — Sök endast i meddelanden som är parkerade för ärendet.

  6. Välj den enhet du vill söka efter:

    • Specifika konton – Ange upp till 5 000 e-postadresser för konton.

    • Organisationsenhet — Sök bland alla konton i en specifik organisationsenhet. Välj en organisationsenhet i dialogrutan som öppnas.

      Om du väljer en organisationsenhet med underordnade organisationsenheter genomsöks även konton i de underordnade organisationsenheterna. Organisationsenheten får ha färre än 5 000 medlemmar, inklusive underordnade organisationsenheter.

    • Delade enheter – Sök efter en eller flera delade enheter. Markera de delade enheterna och klicka på Lägg till . Om du har många delade enheter och listan är sidnumrerad sparas ditt val när du byter sida. Om du markerar rutan Markera alla högst upp i listan väljs endast den aktuella sidan. Du kan också söka i listan efter en medlems e-postadress eller efter den delade enhetens namn.

      1. Så här filtrerar du listan efter en medlems e-postadress:
        1. Klicka på Sök efter medlemmens e-postadress .
        2. Ange ett eller flera konton.
        3. Klicka på Hitta .

      2. Så här filtrerar du listan efter namnet på den delade enheten (om din organisation har färre än 1 000 delade enheter):

        1. Klicka på Filtrera efter namn och ange bokstäver i namnet på den delade enheten. Till exempel matchar pr delade enheter med namnen "Försäljningsprojekt", "Marknadsföringsprojekt" och "Produkthantering", men inte "Reparationer".

          Den sidnumrerade listan uppdateras automatiskt när du lägger till bokstäver.

        2. Markera rutan eller rutorna och sedan klicka på Enter .

      3. Så här hittar du den delade enheten efter namn (om din organisation har fler än 1 000 delade enheter):

        1. Klicka på Sök efter namn på delad enhet .
        2. Enter one or more words in the name of the shared drive. Note: Words must be exact and complete. For example, marketing, projects matches shared drives named "Marketing projects Q4'22" and "Projects for marketing". It doesn't match a shared drive named "Marketing project archive" because "project" doesn't end with an "s". Similarly, ma doesn't match any of these shared drives because it's only part of a word, not the complete word.
        3. Klicka på Hitta .

    • Webbplatser – Sök efter webbplatser via URL.

      1. I dialogrutan som öppnas anger du en eller flera publicerade webbplats -URL:er, separerade med kommatecken. URL-formatet är sites.google.com/domän/webbplatsnamn. Obs ! Du kan inte söka efter sidans URL, bara webbplatsens URL. Du kan inte söka efter webbplatsens URL för webbplatser som delas av externa organisationer.
      2. Klicka på Hitta .
      3. I listan över webbplatser väljer du de webbplatser du vill inkludera i din sökning och klickar på Lägg till .

    • Drive-dokument-ID – Använd Drive-dokument-ID:n för att exportera filer från Drive .

  7. (Valfritt) Om du söker efter konton eller en organisationsenhet kan du välja att inkludera vissa objekt från delade enheter.

    • Ingår inte – Exkludera alla objekt på delade enheter.
    • Inkluderas endast om dokument delas direkt (inte på grund av medlemskap i den delade enheten) – Inkluderar objekt som delas med kontot, men endast om kontot inte är medlem i den delade enheten.
    • Inkluderat – Inkludera objekt i delade enheter.
    Kriterier (fil på en delad enhet) I resultat med kontroll vald
    Delas direkt med kontot Kontomedlem på delad enhet Ingår ej Ingår endast om dokument delas direkt (inte på grund av medlemskap i delad enhet) Ingår
    ✖ ✖ Inga Inga Inga
    ✔ ✖ Inga Ja Ja
    ✖ ✔ Inga Inga Ja
    ✔ ✔ Inga Inga Ja

  8. (Valfritt) Välj en tidszon .

  9. (Valfritt) Ange ett intervall för Datum ändrat .

    • Om du anger ett startdatum returnerar Vault alla objekt som ändrats på eller efter det datumet.
    • Om du anger ett slutdatum returnerar Vault alla objekt som ändrats på eller före det datumet.

  10. (Valfritt) I Söktermer anger du en eller flera söktermer:

    • För att söka efter ett eller flera nyckelord i innehållet, titeln eller metadata, ange ord separerade med mellanslag. Till exempel project goals .
    • För att söka efter en fras, sätt orden inom citationstecken. Till exempel "project goals" .
    • För att söka efter konto, delning, objektnamn, objekttyp eller ändringsdatum, använd sökoperatorer .

    Söktermer får inte överstiga 2 000 tecken.

  11. (Valfritt) För att hämta versioner av filer som skapats i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Webbplatser, Teckningar, Videor och Bilder och som sparats ett visst datum, ange ett versionsdatum . För mer information, gå till avsnittet om versionshistorik på den här sidan.

    1. (Valfritt) Om du bara vill söka i klientsideskrypterade filer eller exkludera dem från sökningen klickar du på Avancerade sökalternativ och väljer vilka filer du vill söka efter (standard är alla filer). Obs! Det här alternativet är endast tillgängligt om klientsideskryptering i Google Workspace är aktiverat.

  12. Klicka på ett av följande:

    • Sök — Kör din sökning och returnera en lista med objekt som matchar din fråga.
    • Exportera — Exportera sökresultaten direkt och hoppa över förhandsgranskningen av sökresultaten. Läs mer om exporter .

  13. När din sökning eller export är klar kan du vidta följande åtgärder:

    • Om du vill redigera din sökning klickar du på Expandera .
    • För att öppna en förhandsgranskning av ett objekt klickar du på objektet. Obs ! I resultatlistan har klientsidans krypterade filer en krypterad ikonen bredvid dem.
    • För att skapa en export av dina sökresultat, klicka på Exportera . Läs mer om exporter .
    • För att spara din fråga, klicka på Spara . Läs mer om sparade frågor .
    • För att rensa alla fält och starta en ny sökning, klicka på Rensa .

Använd Drive-dokument-ID:n för att exportera filer från Drive

Om du känner till Drive-dokument-ID:t för en Drive-fil kan du använda detta för att exportera filer från Drive. För att hitta Drive-filens dokument-ID öppnar du filen i din webbläsare för att se filens URL. Drive-dokument-ID:na kan hittas i exportmetadata eller bestämmas från dokumentets URL .

Följande begränsningar gäller:

  • Förhandsvisningar stöds inte.
  • Drive ID-baserade exporter stöder inte sökning.
  • Krypterade dokument-ID:n stöds inte.
  • Externa dokument som delas från en annan domän exporteras inte.
  • Endast avancerade administratörer och administratörer för rotorganisationsenheter har åtkomst till alla Drive-hyperlänkexportfiler. Administratörer för underordnade organisationsenheter kan bara ladda ner filer från de Drive-hyperlänkexporter som de har skapat.
  1. Logga in på vault.google.com .
  2. Klicka på Ärenden . Du söker efter data i ärenden , vilka är arbetsytor för dina Arkiv-projekt. Ärenden låter dig gruppera relaterade spärrar, sökningar och exporter tillsammans. Ärenden begränsar inte vilka data du kan söka i – all data som du har åtkomst till är sökbar från alla ärenden.

  3. Om ärendet du vill köra sökfrågan i finns, klicka på det för att öppna det. Annars skapar du ett ärende:

    1. Klicka på Skapa .
    2. Ange ett namn för ärendet och, valfritt, en beskrivning.
    3. Klicka på Skapa .

    Fliken Sök öppnas.

  4. För tjänsten väljer du Drive .

  5. För källdata väljer du Alla data .

  6. För enheten väljer du Drive-dokument-ID .

  7. Ange upp till 1 000 dokument-ID:n i en kommaseparerad lista.

  8. Klicka på Exportera.

Förhandsgranska sökresultat

När du har gjort en sökning kan du granska och ladda ner de objekt som matchade din sökning.

Förhandsgranskning stöds för Google-filer som Dokument, Kalkylark, Presentationer, Webbplatser, Teckningar och Videor, samt andra vanliga typer som PDF, DOCX och XLSX. Du kan inte förhandsgranska ZIP-, binär-, video- eller krypterade filer. I Google-filer kan du inte förhandsgranska kommentarer, föreslagna redigeringar eller revisionshistorik.

Obs! Funktionen IMAGE i Google Sheets kan referera till en bild via URL , till exempel https://www.example.com/images/logo.jpg . När du förhandsgranskar kalkylarket i Arkiv hämtas bilden i realtid från källan. För bilder som laddats upp eller infogas i kalkylarket lagrar och visar Arkiv bilden som är tillgänglig vid det datum som angavs i din sökning.

  1. Om du vill förhandsgranska ett objekt klickar du på objektet i listan med sökresultat.
    • För filtyper som stöds öppnas en förhandsgranskning av objektet.
    • För filtyper som inte stöds i förhandsvisningen visar Vault ett felmeddelande, men du kan fortfarande ladda ner objektet.
  2. För att ladda ner ett objekt från förhandsgranskningen, klicka på Mer och sedan Ladda ner .


Google, Google Workspace och relaterade varumärken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är associerade med.