Usa Vault para buscar en Google Drive, Meet y Sites

Google Vault es para administradores y personal jurídico. Antes de que puedas usar Vault, el administrador de Google Workspace debe configurar tu cuenta. ¿Quién es mi administrador?

Como parte de tus proyectos de detección electrónica de datos de Google Workspace, puedes usar Google Vault para buscar elementos en Google Drive, incluidas las unidades compartidas, las grabaciones de Google Meet y los sitios de la versión nueva de Google Sites. Puedes buscar títulos y el contenido de los tipos de archivos admitidos. También puedes obtener una vista previa de los elementos y exportar los resultados de la búsqueda.

Antes de realizar la búsqueda, te recomendamos que revises los tipos de datos admitidos para Drive, Meet y Sites, y las preguntas frecuentes sobre la Búsqueda de Vault.

Qué datos se buscan

Búsqueda:

  • Contenido y metadatos de texto de los archivos de las unidades de los usuarios y de las unidades compartidas que se pueden buscar
  • Archivos externos compartidos con tus usuarios

No se buscó lo siguiente:

  • Contenido encriptado
  • Archivos vinculados
  • Diseños de correos electrónicos
  • Contenido de archivos de video, audio, imagen, ZIP o binarios
  • Videos que se sincronizan automáticamente desde la cuenta de Google Currents de un usuario

Contenido y metadatos aptos para búsquedas

En todos los elementos, puedes buscar el título, el propietario, la fecha de la última modificación y otros metadatos.

En el caso de los tipos de archivos compatibles, puedes buscar palabras y frases en el contenido de los archivos. Google indexa las primeras 100 páginas de los archivos de texto y las primeras 10 páginas de texto en los archivos PDF de imágenes.

Puedes buscar texto en los siguientes tipos de archivos:

Para obtener más detalles, consulta Servicios y tipos de datos admitidos (secciones de Drive, Meet y Sites).

¿Cómo funcionan las búsquedas por cuenta, unidad organizativa o unidades compartidas?

Los archivos en los que Vault realiza la búsqueda dependen del tipo de búsqueda:

Tipo de búsqueda Archivos en los que se realizó la búsqueda
Cuentas específicas
o
Unidad organizativa

Búsquedas en Vault:

  • Archivos propiedad de la cuenta
  • Archivos compartidos directamente con la cuenta, incluidos los archivos que pertenecen a usuarios ajenos a tu organización y los archivos de unidades compartidas
  • Archivos en carpetas compartidas directamente con la cuenta, incluidas las carpetas en unidades compartidas
  • Archivos compartidos con un grupo de Google que tiene menos de 200 miembros, si la cuenta era miembro del grupo de Google en el momento en que se otorgó acceso a los archivos y en el momento de la búsqueda
  • Archivos compartidos con un grupo de Google con más de 200 miembros del que la cuenta es miembro, si la cuenta abrió el archivo y no perdió el acceso a él posteriormente
  • Archivos compartidos con todos los miembros de la organización o de forma pública que abrió la cuenta
  • Archivos compartidos con un grupo de Google con 200 o más miembros del que la cuenta es miembro, o con todas las personas de la organización, independientemente de si la cuenta abrió el archivo, si en algún momento se compartió de forma simultánea con la cuenta directamente o con un grupo de Google de menos de 200 miembros, y la cuenta no perdió el acceso al archivo posteriormente.

(Opcional) Archivos en unidades compartidas

Vault solo busca archivos que se compartieron directamente con una cuenta o archivos en carpetas que se compartieron directamente con una cuenta. De lo contrario, no se incluyen, a menos que decidas agregarlas a tu búsqueda. Si incluyes unidades compartidas en una búsqueda (cuando buscas por cuenta o por unidad organizativa), Vault buscará las unidades compartidas a las que pertenece la cuenta buscada. Los archivos que se comparten directamente con un usuario y que se encuentran en una unidad compartida de la que el usuario es miembro no se incluyen, a menos que se habilite la casilla Incluir unidades compartidas.
Unidades compartidas Vault busca todos los archivos en los que se puede realizar búsquedas en las unidades compartidas seleccionadas.

Nota: La búsqueda de Vault no incluye carpetas ni accesos directos de Drive.

Buscar grabaciones de Meet y registros asociados de chat, asistencia, preguntas y respuestas, encuestas y notas de la reunión

  • Grabaciones: Puedes buscar por el título de la reunión y los metadatos, como el propietario, el ID de la reunión y la hora de inicio de la grabación. Si los subtítulos están activados para la reunión, Vault busca el contenido de los subtítulos. Para limitar la búsqueda solo a videos, puedes usar el término de búsqueda type:video.
  • Registros de chat: Se guardan como un archivo SBV. Los registros de chat contienen marcas de tiempo de los mensajes relativas a la hora de inicio de la grabación, los nombres y apellidos de los remitentes, y el texto de los mensajes. Puedes buscar por nombre de archivo, texto en el registro y metadatos (como la fecha de creación del archivo).
    Nota: Los registros del chat de la reunión que usan el chat continuo se consideran espacios de Chat y están sujetos a las políticas de Chat. Para obtener más información, consulta Cómo retener mensajes de Google Chat con Vault.
  • Asistencia: Se guarda como un archivo de Hojas de cálculo de Google. Los registros contienen los nombres y correos electrónicos de los participantes, y el tiempo que permanecieron en la llamada. Puedes buscar por nombre de archivo, texto en el registro y metadatos, como la fecha de creación del archivo.
  • Registros de preguntas y respuestas y encuestas: Se guardan como un archivo de Hojas de cálculo. Los registros contienen las preguntas, las respuestas y los participantes. Puedes buscar por nombre de archivo, texto en el registro y metadatos, como la fecha de creación del archivo.
  • Notas: Se guardan como un archivo de Documentos de Google y se crean cuando usas la opción Tomar notas de la reunión en el Calendario de Google. Puedes buscar por nombre de archivo, texto en las notas y metadatos, como la fecha de creación del archivo.

Más información sobre las grabaciones de Meet

¿Cómo busco sitios?

Para limitar los resultados de la búsqueda a los sitios creados en la nueva versión de Sites, ingresa el término de búsqueda type:site. Para excluir sitios, ingresa el término de búsqueda -type:site o NOT type:site.

¿Qué tipos de archivos puedo obtener una vista previa con Vault para Drive?

Puedes obtener una vista previa de los siguientes tipos de archivos:

  • Archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos de Google, y con Google Sites
  • Archivos subidos, como .docx, .pdf y .xlsx
  • Cuando obtienes una vista previa de un sitio, también puedes obtener una vista previa de los vínculos externos. Puedes obtener una vista previa de los archivos incorporados si se admiten vistas previas, como una hoja o un documento incorporados, y si tienes privilegios de acceso al archivo. Si no tienes privilegios de acceso, debes buscar el archivo incorporado directamente.

No puedes obtener una vista previa de los archivos, los videos ni el contenido de los archivos ZIP encriptados.

Cómo buscar en el historial de revisiones de un archivo

Solo puedes buscar la versión más reciente de un archivo. Sin embargo, puedes ingresar una fecha de versión como parte de tu búsqueda. Cuando ingresas la fecha de una versión, Vault busca en la versión actual del archivo, pero el contenido que exportas y del que obtienes una vista previa es el de la última versión guardada antes de las 12:00 a.m. de la fecha especificada. Estableces la zona horaria en la consulta. Google Drive conserva las versiones de los archivos creados con Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos, Vids y Pics de Google.

Es posible que las versiones anteriores de archivos muy grandes, excepto las que están sujetas a una suspensión, se combinen para ahorrar espacio de almacenamiento. Si buscas en Vault con Drive, no podrás acceder a las versiones anteriores. En cambio, obtendrás la versión combinada disponible más antigua.

Algunas propiedades se informan para la versión actual, sin importar la fecha de la versión que especifiques. Estas propiedades incluyen el título, con quién se compartió, cuándo se modificó por última vez, los aprobadores y el estado de aprobación, y otros datos en el archivo metadata.xml de Vault.

Las instantáneas de versiones incluyen comentarios, sujetos a los siguientes criterios:

  • Los comentarios abiertos solo se incluyen si tu organización tiene acceso de edición o comentario al documento. Los comentarios no se incluyen si solo tienes acceso de lectura.
  • Se incluye un comentario individual abierto (uno sin respuestas) si 1) el comentario se creó a partir de la fecha de la versión y 2) el texto comentado existía en esa versión (incluso si el texto comentado ahora se borró). Los comentarios no se incluyen en las versiones anteriores a la creación del comentario.
  • Se incluye un hilo de comentarios abierto (uno con respuestas) en su totalidad si se cumplen las siguientes condiciones: 1) El primer comentario se creó a partir de la fecha de la versión y 2) el texto comentado existía en esa versión (incluso si el texto comentado ahora se borró). Por ejemplo, si un hilo de comentarios tiene dos mensajes que se crearon el 1 y el 5 de octubre, una búsqueda con la fecha de versión del 2 de octubre contendrá ambos comentarios, aunque el comentario del 5 de octubre no existía en ese momento.
  • Los comentarios editados se incluyen tal como existen actualmente, no como estaban en el momento de la versión.
  • Los comentarios resueltos o borrados no se incluyen en una versión, incluso si el comentario estaba abierto en el momento de la versión.

¿Puedo buscar la unidad organizativa superior de mi organización?

No. No puedes buscar en la unidad organizativa superior. Selecciona una unidad organizativa secundaria o cuentas individuales. Puedes buscar en Drive hasta 5,000 cuentas en total (como cuentas individuales o miembros de unidades organizativas).

La fecha de creación y de modificación de un archivo subido depende de la fuente del archivo

Cuando se sube un archivo a Google Drive por primera vez, se le asigna una fecha de creación y una fecha de modificación. Estas fechas coinciden con la fecha de creación, la fecha de modificación o la fecha de carga del archivo local, según cómo se haya agregado el archivo a Drive.

En la siguiente tabla, se muestra qué hora se usa para diferentes fuentes:

  • Subida: Es la marca de tiempo en la que se subió el archivo a Drive.
  • Local: Es la marca de tiempo de la creación del archivo original o la hora de la última modificación en el dispositivo o servicio de origen.

Nota: Después de que se suba el archivo a Google Drive, la fecha de modificación seguirá cambiando cada vez que se modifique el archivo.

Fuente del archivo (cliente) Fecha de creación Hora de modificación
App web Subir

Antes del 8 de abril de 2020:
Subir

Después del 8 de abril de 2020:
Local
Google Drive para computadoras Subir Local
Copia de seguridad y sincronización Subir Local
iOS Subir Subir
Android Subir Subir
Google Workspace Migrate Local Local
API de Drive El llamador puede establecerlo El llamador puede establecerlo
  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Buscas datos en asuntos, que son espacios de trabajo para tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar conservaciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar. Todos los datos a los que tienes acceso se pueden buscar desde cualquier asunto.

  3. Si existe el asunto en el que deseas ejecutar la búsqueda, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:

    1. Haz clic en Crear.
    2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abrirá la pestaña Buscar.

  4. En el servicio, selecciona Drive.

  5. Selecciona los datos de origen para buscar:

    • Todos los datos: Busca todos los mensajes de tu organización.
    • Datos retenidos: Busca solo los mensajes retenidos para el asunto.

  6. Selecciona la entidad que deseas buscar:

    • Cuentas específicas: Ingresa hasta 5,000 direcciones de correo electrónico de cuentas.

    • Unidad organizativa: Busca todas las cuentas de una unidad organizativa específica. En el diálogo que se abre, selecciona una unidad organizativa.

      Si eliges una unidad organizativa con unidades organizativas secundarias, también se buscarán las cuentas de las unidades organizativas secundarias. La unidad organizativa debe tener menos de 5,000 miembros, incluidas las unidades organizativas secundarias.

    • Unidades compartidas: Busca una o más unidades compartidas. Selecciona las unidades compartidas y haz clic en Agregar. Si tienes muchas unidades compartidas y la lista está paginada, tu selección se conservará a medida que cambies de página. Si marcas la casilla Seleccionar todo en la parte superior de la lista, se seleccionará solo la página actual. También puedes buscar en la lista por el correo electrónico de un miembro o por el nombre de la unidad compartida.

      1. Para filtrar la lista por la dirección de correo electrónico de un miembro, haz lo siguiente:
        1. Haz clic en Buscar por correo electrónico de miembro.
        2. Ingresa una o más cuentas.
        3. Haz clic en Encontrar.

      2. Para filtrar la lista por el nombre de la unidad compartida (si tu organización tiene menos de 1,000 unidades compartidas), sigue estos pasos:

        1. Haz clic en Filtrar por nombre y, luego, ingresa letras del nombre de la unidad compartida. Por ejemplo, pr coincide con las unidades compartidas llamadas "Proyectos de ventas", "Proyectos de marketing" y "Administración de productos", pero no con "Reparaciones".

          La lista paginada se actualiza automáticamente a medida que agregas letras.

        2. Marca las casillas y luego haz clic en Intro.

      3. Para encontrar la unidad compartida por su nombre (si tu organización tiene más de 1,000 unidades compartidas), sigue estos pasos:

        1. Haz clic en Buscar por nombre de unidad compartida.
        2. Ingresa una o más palabras del nombre de la unidad compartida. Nota: Las palabras deben ser exactas y completas. Por ejemplo, marketing, projects coincide con las unidades compartidas llamadas "Proyectos de marketing del cuarto trimestre de 2022" y "Proyectos para marketing". No coincide con una unidad compartida llamada "Archivo de proyectos de marketing" porque "proyectos" no termina con una "s". Del mismo modo, ma no coincide con ninguna de estas unidades compartidas porque solo es parte de una palabra, no la palabra completa.
        3. Haz clic en Encontrar.

    • Sitios: Busca sitios por URL.

      1. En el diálogo que se abre, ingresa una o más URLs de sitios publicados, separadas por comas. El formato de la URL es sites.google.com/dominio/nombre-del-sitio. Nota: No puedes buscar por URL de página, solo por URL de sitio. No puedes buscar por URL de sitio los sitios compartidos por organizaciones externas.
      2. Haz clic en Encontrar.
      3. En la lista de sitios, selecciona los que deseas incluir en tu búsqueda y haz clic en Agregar.

    • ID de documento de Drive:Usa los IDs de documentos de Drive para exportar archivos desde Drive.

  7. (Opcional) Si buscas cuentas o una unidad organizativa, puedes incluir ciertos elementos de las unidades compartidas.

    • No incluido: Excluye cualquier elemento de las unidades compartidas.
    • Los recursos se incluyen solo si los documentos se comparten directamente (no si la cuenta es miembro de la unidad compartida): Incluye elementos que se comparten con la cuenta, pero solo si la cuenta no es miembro de la unidad compartida.
    • Incluido: Incluye elementos de unidades compartidas.
    Criterios (archivo en una unidad compartida) En los resultados con el control seleccionado
    Se compartió directamente con la cuenta La cuenta es miembro de la unidad compartida No incluido Los recursos se incluyen solo si los documentos se comparten directamente (no si la cuenta es miembro de la unidad compartida) Incluido
    ✖ ✖ No No No
    ✔ ✖ No Sí Sí
    ✖ ✔ No No Sí
    ✔ ✔ No No Sí

  8. Selecciona una zona horaria (opcional).

  9. Ingresa un rango para Fecha de modificación (opcional).

    • Si ingresas una fecha de inicio, Vault devolverá todos los elementos modificados a partir de esa fecha.
    • Si ingresas una fecha de finalización, Vault devolverá todos los elementos modificados en esa fecha o antes.

  10. (Opcional) En Términos, ingresa uno o más términos de búsqueda:

    • Para buscar una o más palabras clave en el contenido, el título o los metadatos, ingresa las palabras separadas por espacios. Por ejemplo, project goals.
    • Para buscar una frase, escribe las palabras entre comillas. Por ejemplo, "project goals".
    • Para buscar por cuenta, uso compartido, nombre del elemento, tipo de artículo o fecha de modificación, usa operadores de búsqueda.

    Los términos de búsqueda no pueden superar los 2,000 caracteres.

  11. (Opcional) Para recuperar versiones de archivos creados en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos, Vids y Pics de Google que se guardaron en una fecha específica, ingresa una Fecha de versión. Para obtener más información, consulta la sección sobre el historial de versiones en esta página.

    1. (Opcional) Para buscar solo archivos encriptados del cliente o excluirlos de la búsqueda, haz clic en Opciones de búsqueda avanzada y selecciona los archivos que deseas buscar (de forma predeterminada, se buscan todos los archivos). Nota: Esta opción solo está disponible si la encriptación del cliente de Google Workspace está activada.

  12. Haz clic en una de las siguientes opciones:

    • Search: Ejecuta tu búsqueda y muestra una lista de elementos que coinciden con tu consulta.
    • Exportar: Exporta directamente los resultados de la búsqueda y omite la vista previa de los resultados. Obtén más información sobre las exportaciones.

  13. Una vez que se complete la búsqueda o exportación, puedes realizar las siguientes acciones:

    • Para editar tu búsqueda, haz clic en Expandir.
    • Para abrir una vista previa de un elemento, haz clic en él. Nota: En la lista de resultados, los archivos con encriptación del cliente tienen un ícono de Encriptado junto a ellos.
    • Para crear una exportación de los resultados de la búsqueda, haz clic en Exportar. Obtén más información sobre las exportaciones.
    • Para guardar la consulta, haz clic en Guardar. Obtén más información sobre las consultas guardadas.
    • Para borrar todos los campos y comenzar una búsqueda nueva, haz clic en Borrar.

Usa los IDs de documentos de Drive para exportar archivos desde Drive

Si conoces el ID del documento de Drive de un archivo de Drive, puedes usarlo para exportar archivos desde Drive. Para encontrar el ID del documento del archivo de Drive, abre el archivo en tu navegador para ver la URL del archivo. Los IDs de los documentos de Drive se pueden encontrar en los metadatos de exportación o se pueden determinar a partir de la URL del documento.

Se aplican las siguientes limitaciones:

  • No se admiten las vistas previas.
  • Las exportaciones basadas en el ID de Drive no admiten la búsqueda.
  • No se admiten los IDs de documentos encriptados.
  • No se exportan los documentos externos que se comparten desde fuera de tu dominio.
  • Solo los administradores avanzados y los administradores de las unidades organizativas raíz pueden acceder a todos los archivos de exportación de hipervínculos de Drive. Los administradores de las unidades organizativas secundarias solo pueden descargar los archivos de las exportaciones de hipervínculos de Drive que hayan creado.
  1. Accede a vault.google.com.
  2. Haz clic en Asuntos. Buscas datos en asuntos, que son espacios de trabajo para tus proyectos de Vault. Los asuntos te permiten agrupar conservaciones, búsquedas y exportaciones relacionadas. Los asuntos no restringen los datos que puedes buscar. Todos los datos a los que tienes acceso se pueden buscar desde cualquier asunto.

  3. Si existe el asunto en el que deseas ejecutar la búsqueda, haz clic en él para abrirlo. De lo contrario, crea un asunto:

    1. Haz clic en Crear.
    2. Ingresa un nombre para el asunto y, de forma opcional, una descripción.
    3. Haz clic en Crear.

    Se abrirá la pestaña Buscar.

  4. En el servicio, selecciona Drive.

  5. En los datos fuente, selecciona Todos los datos.

  6. Para la entidad, selecciona ID del documento de Drive.

  7. Ingresa hasta 1,000 IDs de documentos en una lista separada por comas.

  8. Haz clic en Exportar.

Obtén una vista previa de los resultados de la búsqueda

Después de realizar una búsqueda, puedes revisar y descargar los elementos que coincidan con tu consulta.

La vista previa es compatible con los archivos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Sites, Dibujos y Vids, así como con otros tipos comunes, como PDF, DOCX y XLSX. No puedes obtener una vista previa de archivos ZIP, binarios, de video ni encriptados. En los archivos de Google, no puedes obtener una vista previa de los comentarios, las ediciones sugeridas ni el historial de revisiones.

Nota: La función IMAGE de Hojas de cálculo de Google puede hacer referencia a una imagen por URL, como https://www.example.com/images/logo.jpg. Cuando obtienes una vista previa de la hoja de cálculo en Vault, la imagen se recupera en tiempo real desde la fuente. En el caso de las imágenes subidas o insertadas en la hoja de cálculo, Vault almacena y muestra la imagen disponible en la fecha especificada en tu búsqueda.

  1. Para obtener una vista previa de un elemento, haz clic en él en la lista de resultados de la búsqueda.
    • En el caso de los tipos de archivo compatibles, se abrirá una vista previa del elemento.
    • En el caso de los tipos de archivos que no se admiten en la vista previa, Vault muestra un error, pero puedes descargar el elemento.
  2. Para descargar un elemento desde la vista previa, haz clic en Más y luego Descargar.


Google, Google Workspace y las marcas y los logotipos relacionados son marcas comerciales de Google LLC. Todos los demás nombres de productos y empresas son marcas comerciales de las empresas con las que se encuentran asociados.