استخدام أداة Vault للبحث في بيانات Google Drive وMeet و& "مواقع Google"

Google Vault هو أداة مخصّصة للمشرفين والموظفين القانونيين. قبل أن تتمكّن من استخدام Vault، يجب أن يعدّ مشرف Google Workspace حسابك. مَن هو مشرفي؟

في إطار مشاريع "جمع الأدلة الإلكترونية" للبيانات في Google Workspace، يمكنك استخدام Google Vault للبحث عن الملفات في Google Drive، بما في ذلك مساحات التخزين السحابي المشتركة وتسجيلات Google Meet والإصدار الجديد من "مواقع Google". يمكنك البحث في العناوين ومحتوى الملفات ذات الأنواع المتوافقة. يمكنك أيضًا معاينة الملفات وتصدير نتائج البحث.

أمور ينبغي معرفتها قبل البحث

قبل البحث، ننصحك بمراجعة أنواع البيانات المتوافقة في Drive وMeet و"مواقع Google" والأسئلة الشائعة حول البحث في Vault.

البحث عن الملفات في Drive

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية. يتم البحث عن البيانات داخل المسائل القانونية، وهي عبارة عن مساحات عمل لمشاريع Vault. تتيح لك المسائل القانونية تجميع عمليات البحث وتجميد البيانات وعمليات التصدير ذات الصلة معًا. لا تؤثّر المسائل القانونية في البيانات التي يمكنك البحث فيها، ويمكنك البحث عن جميع البيانات المسموح لك بالوصول إليها من أي مسألة قانونية.

3. إذا كانت المسألة القانونية المطلوب تشغيل طلب البحث بها متوفّرة، انقر عليها لفتحها. بخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:

   1. انقر على إنشاء.
   2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
   3. انقر على إنشاء.

   يتم فتح علامة التبويب بحث.

4. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Drive.

5. اختَر البيانات المصدر المطلوب البحث فيها:

   • جميع البيانات: للبحث في جميع الرسائل في مؤسستك.
   • البيانات المُجمّدة: للبحث في الرسائل المُجمّدة فقط للمسألة القانونية.

6. اختَر الكيان المطلوب البحث فيه:

   • حسابات مُحدّدة: يمكنك إدخال ما يصل إلى 5000 عنوان بريد إلكتروني للحسابات.

   • الوحدة التنظيمية: للبحث في جميع الحسابات التابعة إلى وحدة تنظيمية مُحدَّدة. في مربع الحوار الذي يظهر، اختَر وحدة تنظيمية.

     في حال اختيار وحدة تنظيمية تتضمّن وحدات تنظيمية فرعية، سيتم أيضًا البحث في الحسابات داخل الوحدات التنظيمية الفرعية. ويجب أن تضم الوحدة التنظيمية أقل من 5,000 عضو، بما في ذلك الوحدات التنظيمية الفرعية.

   • مساحات التخزين السحابي المشتركة: يمكنك البحث في مساحة تخزين سحابي مشتركة واحدة أو أكثر. اختَر مساحات التخزين السحابي المشتركة وانقر على إضافة. في حال كان لديك العديد من مساحات التخزين السحابي المشتركة وتم تقسيم القائمة على عدّة صفحات، سيتم الاحتفاظ باختيارك أثناء تغيير الصفحات. في حال وضع علامة في المربّع اختيار الكل في أعلى القائمة، سيؤدي ذلك إلى اختيار الصفحة الحالية فقط. يمكنك أيضًا البحث في القائمة حسب البريد الإلكتروني للعضو أو حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة.

     1. لفلترة القائمة حسب عنوان البريد الإلكتروني لأحد الأعضاء، اتّبِع الخطوات التالية:
        1. انقر على البحث حسب البريد الإلكتروني للعضو.
        2. أدخِل حسابًا واحدًا أو أكثر.
        3. انقر على بحث.

     2. لفلترة القائمة حسب اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة (إذا كانت مؤسستك تضم أقل من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:

        1. انقر على الفلترة حسب الاسم وأدخِل أحرفًا في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. على سبيل المثال، يطابق الحرفان pr نتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل أسماء مشاريع المبيعات ومشاريع التسويق وإدارة المنتجات، ولكن لا يطابقا الإصلاحات.

           يتم تعديل القائمة المقسّمة على عدّة صفحات تلقائيًا عند إضافة أحرف.

        2. ضَع علامة في المربّع أو المربّعات انقر على Enter.

     3. للعثور على مساحة التخزين السحابي المشتركة حسب الاسم (إذا كانت مؤسستك تضم أكثر من 1,000 مساحة تخزين سحابي مشتركة)، اتّبِع الخطوات التالية:

        1. انقر على البحث باستخدام اسم مساحة تخزين سحابي مشترَكة.
        2. أدخِل كلمة واحدة أو أكثر في اسم مساحة التخزين السحابي المشتركة. ملاحظة: يجب أن تكون الكلمات مطابقة تمامًا وكاملة. على سبيل المثال، يطابق الحرفان marketing, projects نتائج مساحات التخزين السحابي المشتركة التي تحمل الأسماء "مشاريع التسويق للربع الرابع من عام 2022" و"مشاريع التسويق". لا يتطابق هذا النص مع اسم "أرشيف مشروع التسويق" في مساحة تخزين سحابي مشتركة لأنّ كلمة "مشروع" لا تنتهي بحرف "س". وبالمثل، لا تتطابق ma مع أي من مساحات التخزين السحابي المشتركة هذه لأنّها جزء من كلمة فقط، وليس الكلمة الكاملة.
        3. انقر على بحث.

   • "مواقع Google": ابحث عن المواقع الإلكترونية باستخدام عنوان URL.

     1. في مربع الحوار الذي يظهر، أدخِل عنوان URL واحدًا أو أكثر من عناوين URL للمواقع المنشورة، مفصولة بفواصل. تنسيق عنوان URL هو sites.google.com/domain/site-name. ملاحظة: لا يمكنك البحث حسب عنوان URL الخاص بالصفحة، ولكن يمكنك البحث حسب عنوان URL الخاص بالموقع الإلكتروني. لا يمكنك البحث عن المواقع الإلكترونية التي تشاركها مؤسسات خارجية حسب عنوان URL للموقع الإلكتروني.
     2. انقر على بحث.
     3. في قائمة المواقع الإلكترونية، اختَر المواقع الإلكترونية التي تريد تضمينها في البحث وانقر على إضافة.

   • معرّف مستند Drive:يمكنك استخدام معرّفات مستندات Drive لتصدير الملفات من Drive.

7. (اختياري) في حال البحث في حسابات أو وحدة تنظيمية محددة، يمكنك اختيار تضمين ملفات معيّنة من مساحات التخزين السحابي المشتركة.

   • غير مضمَّنة: يمكنك استبعاد أي ملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة.
   • يتم تضمينها فقط إذا تمت مشاركة المستندات مباشرةً (وليس بسبب الاشتراك في مساحة التخزين السحابي المشتركة): لا يمكنك تضمين الملفات التي تمت مشاركتها مع الحساب إلا في حال لم يكن الحساب عضوًا في مساحة التخزين السحابي المشتركة.
   • مضمّنة: يمكنك تضمين الملفات في مساحات التخزين السحابي المشتركة.

   المعايير (ملف في مساحة تخزين سحابي مشتركة)		في النتائج التي تم اختيار عنصر تحكم لها
   تمت مشاركتها مباشرةً مع الحساب	حساب عضو في مساحة تخزين سحابي مشتركة	غير مُضمَّنة	يتم تضمينها فقط إذا تمت مشاركة المستندات مباشرةً (وليس بسبب الاشتراك في مساحة التخزين السحابي المشتركة)	مضمّنة
   ✖	✖	لا	لا	لا
   ✔	✖	لا	نعم	نعم
   ✖	✔	لا	لا	نعم
   ✔	✔	لا	لا	نعم

8. (اختياري) اختَر منطقة زمنية.

9. (اختياري) أدخِل نطاق تاريخ التعديل.

   • في حال إدخال تاريخ بدء، ستسترجع أداة Vault جميع الملفات التي تم تعديلها في أو بعد ذلك التاريخ.
   • في حال إدخال تاريخ انتهاء، ستسترجع أداة Vault جميع الملفات التي تم تعديلها في أو قبل ذلك التاريخ.

10. (اختياري) في العبارات، أدخِل عبارة بحث واحدة أو أكثر:

    • للبحث عن كلمة رئيسية واحدة أو أكثر في المحتوى أو العنوان أو البيانات الوصفية، أدخِل كلمات مفصولة بمسافات. على سبيل المثال، project goals.
    • للبحث عن عبارة، ضع الكلمات بين علامتَي اقتباس. على سبيل المثال، "project goals".
    • للبحث حسب الحساب أو المشاركة أو اسم الملف أو نوعه أو تاريخه، يمكنك استخدام عوامل تشغيل البحث.

    لا يمكن أن تزيد عبارات البحث عن 2000 حرف.

11. (اختياري) لاسترداد نُسخ الملفات التي تم إنشاؤها في "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google" وVids وPics المحفوظة في تاريخ محدد، أدخِل تاريخ النسخة. لمعرفة التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى القسم المتعلّق بسجلّ التعديلات في هذه الصفحة.

    1. (اختياري) للبحث فقط في الملفات المشفّرة من جهة العميل أو استبعادها من البحث، انقر على خيارات البحث المتقدِّمة واختَر الملفات التي تريد البحث فيها (الإعداد التلقائي هو جميع الملفات). ملاحظة: لا يتوفّر هذا الخيار إلا في حال تفعيل ميزة التشفير من جهة العميل في Google Workspace.

12. انقر على أحد الخيارات التالية:

    • بحث: لإجراء البحث وإرجاع قائمة بالملفات التي تطابق طلب البحث
    • تصدير: لتصدير نتائج البحث مباشرةً وتخطّي معاينة نتائج البحث مزيد من المعلومات عن عمليات التصدير.

13. بعد اكتمال البحث أو التصدير، يمكنك اتخاذ الإجراءات التالية:

    • لتعديل بيانات البحث، انقر على توسيع.
    • انقر على الملف لفتح نافذة المعاينة الخاصة به. ملاحظة: في قائمة النتائج، يظهر بجانب الملفات المشفّرة من جهة العميل رمز مشفّر.
    • لإنشاء عملية تصدير لنتائج البحث، انقر على تصدير. مزيد من المعلومات عن عمليات التصدير
    • لحفظ طلب البحث، انقر على حفظ. مزيد من المعلومات عن الطلبات المحفوظة
    • لمحو جميع الحقول وبدء بحث جديد، انقر على محو.

استخدام معرّفات مستندات Drive لتصدير الملفات من Drive

إذا كنت تعرف معرّف المستند الخاص بملف Drive، يمكنك استخدامه لتصدير الملفات من Drive. للعثور على المعرّف، افتح الملف في المتصفّح للاطّلاع على عنوان URL للملف. يمكن العثور على معرّفات مستندات Drive في البيانات الوصفية للتصدير أو تحديدها من عنوان URL للمستند.

تنطبق القيود التالية:

• المعاينات غير متاحة.
• لا تتيح عمليات التصدير المستندة إلى معرّف Drive إمكانية البحث.
• معرّفات المستندات المشفَّرة غير متوافقة.
• لا يتم تصدير المستندات الخارجية التي تتم مشاركتها من خارج نطاقك.
• لا يمكن إلا للمشرفين المتميّزين ومشرفي الوحدات التنظيمية الجذر الوصول إلى جميع ملفات تصدير الروابط التشعّبية في Drive. يمكن لمشرفي الوحدات التنظيمية الفرعية تنزيل الملفات فقط من عمليات تصدير الروابط التشعّبية في Drive التي سبق لهم إنشاؤها.

1. سجِّل الدخول إلى vault.google.com.
2. انقر على المسائل القانونية. يتم البحث عن البيانات داخل المسائل القانونية، وهي عبارة عن مساحات عمل لمشاريع Vault. تتيح لك المسائل القانونية تجميع عمليات البحث وتجميد البيانات وعمليات التصدير ذات الصلة معًا. لا تؤثّر المسائل القانونية في البيانات التي يمكنك البحث فيها، ويمكنك البحث عن جميع البيانات المسموح لك بالوصول إليها من أي مسألة قانونية.

3. إذا كانت المسألة القانونية المطلوب تشغيل طلب البحث بها متوفّرة، انقر عليها لفتحها. بخلاف ذلك، يمكنك إنشاء مسألة قانونية:

   1. انقر على إنشاء.
   2. أدخِل اسمًا للمسألة القانونية، ويمكنك إضافة وصف إذا رغبت في ذلك.
   3. انقر على إنشاء.

   يتم فتح علامة التبويب بحث.

4. بالنسبة إلى الخدمة، اختَر Drive.

5. بالنسبة إلى بيانات المصدر، اختَر جميع البيانات.

6. بالنسبة إلى الكيان، اختَر معرّف مستند Drive.

7. يمكنك إدخال ما يصل إلى 1,000 معرّف في قائمة قيم مفصولة بفاصلة.

8. انقر على "تصدير".

معاينة نتائج البحث

بعد إجراء بحث، يمكنك مراجعة العناصر التي تطابق طلب بحثك وتنزيلها.

تتوفّر ميزة المعاينة لملفات Google، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google" و"مواقع Google" و"رسومات Google"، وVids بالإضافة إلى أنواع شائعة أخرى من الملفات، مثل PDF وDOCX وXLSX. ولا يمكنك معاينة ملفات ZIP أو الملفات الثنائية أو ملفات الفيديو أو الملفات المشفّرة. في ملفات Google، لا يمكنك معاينة التعليقات أو التعديلات المُقترحة أو سجلّ النُسخ السابقة.

ملاحظة: يمكن أن تشير الدالة IMAGE في "جداول بيانات Google" إلى صورة حسب عنوان URL، مثل https://www.example.com/images/logo.jpg. عند معاينة جدول البيانات في Vault، يتم استرداد الصورة في الوقت الفعلي من المصدر. بالنسبة إلى الصور التي تم تحميلها أو إدراجها في جدول البيانات، تخزِّن أداة Vault الصورة المتاحة في التاريخ المُحدَّد في بحثك وتعرضها.

1. لمعاينة ملف، انقر عليه في قائمة نتائج البحث.
   • بالنسبة إلى أنواع الملفات المتوافقة، يتم فتح معاينة الملف.
   • بالنسبة إلى أنواع الملفات غير المتوافقة مع ميزة المعاينة، تعرض أداة Vault رسالة خطأ، لكن يظل بإمكانك تنزيل الملف.
2. لتنزيل عنصر من المعاينة، انقر على "المزيد" تنزيل.

إنّ Google وGoogle Workspace والعلامات والشعارات ذات الصلة هي علامات تجارية (TM) تابعة لشركة Google LLC. وجميع أسماء الشركات والمنتجات الأخرى هي علامات تجارية (TM) تملكها الشركات ذات الصلة بها.