أسئلة شائعة حول البحث في Vault

ملاحظة مهمة: قد تؤدي عملية البحث إلى نتائج غير متوقعة في بعض المناطق الزمنية.

قد تكون نتائج عمليات التصدير والبحث غير مكتملة أو قد تتضمن بيانات خارج نطاق بحثك عند تحديد فوارق توقيت غرينيتش التالية: GMT–3:30 وGMT+10:30. لضمان أن توفر أداة Vault جميع البيانات ذات الصلة، يمكنك توسيع نطاق البحث ليشمل يومًا إضافيًا في بداية البحث ونهايته عند استخدام فوارق توقيت غرينيتش هذه.

يمكنك تحديد منطقة زمنية عند البحث عن البيانات. وسيستند Vault إلى هذه المنطقة من أجل تحديد النطاق الزمني لعرض النتائج وتصديرها.

نظرًا لطريقة تخزين الرسائل والوصول إليها على خوادم Google، يُقرَّب وقت إرسال الرسائل من Gmail والمجموعات إلى أقرب ساعة، ويتم تضمين أي رسالة مُرسَلة مثلاً، في الساعة 11:30 مساءً في يوم 31 ديسمبر في عملية بحث Vault التي تبدأ يوم 1 يناير، ولا يؤثر هذا التقريب على عمليات البحث التابعة لك في Drive.

إذا كان البحث يتضمن تواريخ، تكون حدود البحث كالتالي:

وفي حالة عدم اختيار منطقة زمنية لبحثك، يستخدم Vault المنطقة الزمنية التي تم رصدها في جهاز الكمبيوتر التابع لك.

نظام التوقيت الصيفي

قد تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لمراعاة تغييرات نظام التوقيت الصيفي. على سبيل المثال، إذا كنت تبحث عن ملفات أنشأها مستخدم في نيويورك، اختَر أيًّا مما يلي:

• ‫GMT-5 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 ديسمبر حتى 31 يناير (ينطبق التوقيت الرسمي)
• ‫GMT-4 لجميع الملفات التي تم إنشاؤها من تاريخ 1 يونيو حتى 31 يوليو (ينطبق نظام التوقيت الصيفي)

قد يؤدي وجود منطقة زمنية غير صحيحة إلى نتائج بحث غير صحيحة

قد تغيّر المنطقة الزمنية التي اخترتها نتائج البحث. مثلاً، إذا كنت تبحث عن رسائل من موظف في فرنسا (GMT+1)، ولكن بحثك يستخدم توقيت المحيط الهادي (GMT-8)، يكون نطاق بحثك الفعلي من الساعة 4:00 مساءً في اليوم السابق لتاريخ البدء إلى الساعة 3:59 مساءً من تاريخ الانتهاء.

وبناءً على احتياجات مؤسستك وأي متطلبات قانونية يجب استيفاؤها من خلال بحثك، ننصحك بأخذ النقاط التالية في الاعتبار:

• إجراء عمليات بحث متعددة إذا كانت البيانات التي تبحث عنها قد أنشأها مستخدمون في مناطق زمنية متعددة
• استخدام المنطقة الزمنية التي يقع فيها المقر الرئيسي للمؤسسة إذا كان المستخدم يجري البحث من منطقة زمنية مختلفة
• استخدام المنطقة الزمنية المُحدَّدة في أمر محكمة أو أي مستند قانوني آخر متعلق بالبحث
• تحديد الوقت من السنة وما إذا كنت تحتاج إلى ضبط المنطقة الزمنية لمراعاة نظام التوقيت الصيفي

تم عرض الأمثلة أعلاه لتوضيح مدى تأثير المنطقة الزمنية على نتائج البحث. ويجب أن تحدّد مؤسستك استراتيجياتها في البحث لمراعاة تأثير المنطقة الزمنية ونظام التوقيت الصيفي على نتائج البحث.

في بعض الأحيان، تظهر أخطاء في عملية البحث، مثلاً:

• لا يمكن لأداة Vault البحث في الحساب أثناء مزامنة بياناته. ويعتبر ذلك مشكلة مؤقتة، ويُفترض أن تتم إتاحة البيانات في خلال حوالي 10 دقائق. وإذا ظلّت الحسابات غير متاحة، يمكنك التواصل معنا للحصول على مساعدة.
• لن تعرض Vault نتائج البحث عندما يطابق عامل تشغيل بحث حرف بدل 100 كلمة أو أكثر في حساب المستخدم. وإذا حدث ذلك، يُرجى تحسين عبارات البحث لجعل بحثك أكثر تحديدًا. على سبيل المثال، إذا نتج عن المصطلح subj:foo* تطابقات كثيرة، يمكنك محاولة البحث عن المصطلح subj:food* (للعثور على "food") والمصطلح subj:foot* (للعثور على "foot" و "football").

استخدِم ميزة الاحتساب لتقييم نطاق طلب البحث قبل تنفيذه في Gmail. أدخِل عبارات البحث وانقر على احتساب.

يمكن أن يتم احتساب الرسائل مرتين. على سبيل المثال، إذا أرسل alex@example.com رسالة إلى dana@example.com، يحتـسب Vault هذه الرسالة مرتين لأنها تتواجد في كلا صندوقي البريد الإلكتروني. وعندما يُرسِل المستخدم رسالة إلى مستخدم آخر خارج النطاق، تُحتسَب هذه الرسالة مرة واحدة فقط.

بعد اكتمال العملية الحسابية، يعرض Vault المعلومات التالية:

• عدد الحسابات التي تم البحث فيها
• مدة الوقت اللازمة لإكمال البحث
• عدد الرسائل التي تطابق طلب بحثك
• عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة

يمكنك تنزيل ملف قيم مفصولة بفاصلة (CSV) يتضمن إجمالي الحسابات والرسائل لطلب البحث. ويشمل ذلك المعلومات التالية:

• التاريخ والوقت
• طلب البحث الذي أدى إلى ظهور العدد
• عدد الحسابات التي تم البحث فيها والحسابات التي تعذّر البحث فيها
• عدد الحسابات التي تحتوي على رسائل مطابقة
• عنوان البريد الإلكتروني واسم كل حساب يحتوي على نتائج مطابقة
• عدد الرسائل المطابقة في كل حساب

يتوافق Vault مع Google Chat بشكلٍ كامل. تتوفر أيضًا في Vault محادثات تطبيق Hangouts الكلاسيكي التي جرت بعد 8 أبريل 2015.

يمكنك الاحتفاظ بالمحادثات التي تتم على Hangouts الكلاسيكي، وتجميد بياناتها، والبحث فيها، وتصديرها عن طريق تفعيل السجلّ. بالنسبة إلى المحادثات التي جرت قبل هذا التاريخ، يُرجى التنبّه إلى القيود التالية:

• يمكن البحث عن المحادثات القابلة للحفظ فقط وتصديرها وتجميدها
• لا تُطبَّق سياسات الاحتفاظ بالبيانات بشكلٍ صحيح على رسائل تطبيق Hangouts الكلاسيكي

• Google Chat : يمكن للمشرفين اختيار تفعيل سجلّ المحادثات أو إيقافه، كما بإمكان Vault الاحتفاظ بجميع محادثات تطبيق Hangouts الكلاسيكي التي جرت بعد 8 أبريل 2015 عند تفعيل السجلّ.
• Google Talk : يمكن للمشرفين فقط طلب أن تكون المحادثات "غير قابلة للحفظ" ويمكنهم إيقاف سجل المحادثات.

ما مِن تأثير على Vault عندما يتجاوز المستخدم حد مساحة التخزين . مع ذلك، لن يتمكّن المستخدم من إرسال رسائل إلكترونية جديدة أو استلامها، وقد يتراجع أداء حسابه بشكلٍ عام.

بالنسبة إلى البيانات المحذوفة مؤخرًا، ننصحك باستخدام "وحدة تحكّم المشرف في Google" حتى تتمكن من استعادة بيانات المستخدم على Google Drive أو Gmail.

للاطّلاع على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى استرداد الملفات والمجلدات المحذوفة لمستخدمي Drive واستعادة الرسائل الإلكترونية المحذوفة نهائيًا للمستخدم.

لاستبعاد مسودات تم حفظها تلقائيًا، أضِف عامل التشغيل التالي إلى عبارات البحث: -label:^r_ad.

لاستبعاد المسودات التي تم تجاهلها، أضِف عامل التشغيل التالي إلى عبارات البحث: -(label:^deleted AND label:drafts).

نعم. ولإجراء ذلك، اختَر الوحدة التنظيمية، ثم اختَر الوحدة التنظيمية التي تريد البحث فيها.

لا يمكنك اختيار الوحدة التنظيمية العليا ولا يمكنك إضافة حسابات مستخدمين فرديين إلى عملية بحث مستندة إلى وحدة تنظيمية. يمكنك أيضًا اختيار نطاق زمني وعبارات بحث.

أضِف عامل التشغيل هذا إلى عبارات البحث: -label:^admin_quarantine. للحصول على التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى استخدام Vault للبحث في Gmail.
مزيد من المعلومات عن وحدة عزل المشرف.

يحوّل Google Vault تلقائيًا الملفات، مثل "مستندات Google" و"جداول بيانات Google" و"العروض التقديمية من Google"، إلى تنسيقات مكافئة، مثل Microsoft Office وPDF، لضمان سهولة الوصول إليها واستخدامها لتلبية احتياجات الجهات الخارجية.

ويتم تحويل "مواقع Google" إلى ملف PDF لتقديم مقتطف مرئي بسيط لمحتوى الموقع، ما يسهّل مراجعة الموقع مقارنةً بطلب عرض ملفات HTML وCSS وملفات الصور من العملاء.

ملفات Google الأصلية مستندة إلى الويب ولا يمكن الوصول إليها خارج منظومة Google المتكاملة (Google Cloud). ويوفّر تحويل الملفات المزايا التالية:

• إمكانية الوصول العام: يمكن لأي مستخدم فتح الملفات التي تم تصديرها ومراجعتها على أي جهاز عادي. يُغنيك ذلك عن عمليات التحويل اليدوية أو إعادة تحميل البيانات إلى حساب Google Workspace.
• الاحتياجات المتعلقة بالامتثال والقانون: يعتمد العديد من الفِرق القانونية على أدوات جمع الأدلة الإلكترونية الخارجية لتحليل عمليات التصدير من Google Vault. تتطلّب هذه الأدوات تنسيق ملفات غير مستند إلى الويب من أجل إتاحة قراءة بيانات Google ومعالجتها.