Veelgestelde vragen over kluiszoekopdrachten

Belangrijk: Zoeken kan in sommige tijdzones onverwachte resultaten opleveren.

Zoekresultaten en exports kunnen onvolledig zijn of gegevens bevatten die buiten het bereik van uw zoekopdracht vallen wanneer u de volgende GMT-offsets opgeeft: GMT–3:30 , GMT+10:30 . Om er zeker van te zijn dat Vault alle relevante gegevens produceert, kunt u uw zoekopdracht uitbreiden met een extra dag aan het begin en einde wanneer u deze GMT-offsets gebruikt.

U kunt een tijdzone opgeven bij het zoeken naar gegevens. Vault gebruikt de tijdzone om de datumgrenzen te bepalen voor het weergeven en exporteren van resultaten.

Vanwege de manier waarop berichten op Google-servers worden opgeslagen en geopend, wordt de verzendtijd van berichten vanuit Gmail en groepen afgerond naar het dichtstbijzijnde uur. Een bericht dat bijvoorbeeld op 31 december om 23:30 uur wordt verzonden, wordt meegenomen in een Vault-zoekopdracht die op 1 januari begint. Deze afronding heeft geen invloed op uw zoekopdrachten in Drive.

Als uw zoekopdracht datums bevat, gelden de volgende zoekgrenzen:

Als u geen tijdzone selecteert voor uw zoekopdracht, gebruikt Vault de tijdzone die door uw computer wordt gerapporteerd.

Zomertijd

Mogelijk moet u de tijdzone aanpassen vanwege de overgang naar zomer- en wintertijd. Als u bijvoorbeeld zoekt naar bestanden die zijn gemaakt door een gebruiker in New York, kiest u een van de volgende opties:

• Kies GMT-5 voor alle bestanden die zijn aangemaakt tussen 1 december en 31 januari (standaardtijd is van toepassing).
• Kies GMT-4 voor alle bestanden die zijn gemaakt tussen 1 juni en 31 juli (zomertijd is van kracht).

Een onjuiste tijdzone kan leiden tot onjuiste zoekresultaten.

De gekozen tijdzone kan de zoekresultaten beïnvloeden. Als u bijvoorbeeld zoekt naar berichten van een medewerker in Frankrijk (GMT+1), maar uw zoekopdracht gebruikt de Pacific Time Zone (GMT-8), dan loopt uw ​​zoekopdracht effectief van 16:00 uur op de dag vóór uw startdatum tot 15:59 uur op uw einddatum.

Afhankelijk van de behoeften van uw organisatie en eventuele wettelijke vereisten waaraan uw zoekopdracht moet voldoen, kunt u de volgende punten in overweging nemen:

• Meerdere zoekopdrachten uitvoeren als de gezochte gegevens zijn gegenereerd door gebruikers in verschillende tijdzones.
• Als de gebruiker die de zoekopdracht uitvoert zich in een andere tijdzone bevindt, wordt de tijdzone van het hoofdkantoor van de organisatie gebruikt.
• Gebruik de tijdzone die is gespecificeerd in een gerechtelijk bevel of ander juridisch document met betrekking tot de huiszoeking.
• De tijd van het jaar en of u de tijdzone moet aanpassen in verband met de zomertijd.

Bovenstaande problemen dienen als voorbeelden om te illustreren hoe tijdzones de zoekresultaten kunnen beïnvloeden. Uw organisatie moet eigen zoekstrategieën ontwikkelen om rekening te houden met de impact van tijdzones en zomertijd op de zoekresultaten.

Soms levert een zoekopdracht fouten op, zoals de volgende:

• Vault kan geen account doorzoeken terwijl de gegevens worden gesynchroniseerd. Dit is een tijdelijk probleem en de gegevens zouden binnen ongeveer 10 minuten beschikbaar moeten zijn. Als accounts nog steeds niet beschikbaar zijn, neem dan contact met ons op voor hulp.
• Vault kan geen zoekresultaten weergeven wanneer een zoekterm met jokertekens overeenkomt met 100 of meer woorden in een gebruikersaccount. Als dit gebeurt, verfijn dan uw zoektermen om de zoekopdracht specifieker te maken. Als subj:foo* bijvoorbeeld te veel resultaten oplevert, kunt u proberen te zoeken naar subj:food* (om "food" te vinden) en subj:foot* (om bijvoorbeeld "foot" en "football" te vinden).

Gebruik de tel-functie om de reikwijdte van een zoekopdracht te beoordelen voordat u een Gmail-zoekopdracht verzendt. Voer uw zoektermen in en klik op 'Tellen' .

Berichten kunnen dubbel geteld worden. Als bijvoorbeeld alex@example.com een ​​bericht stuurt naar dana@example.com, telt Vault dat bericht twee keer omdat het in beide mailboxen voorkomt. Wanneer een gebruiker een bericht stuurt naar iemand buiten het domein, wordt dat bericht slechts één keer geteld.

Na het voltooien van een telling toont Vault de volgende informatie:

• Aantal gezochte accounts
• De benodigde tijd om de zoekopdracht te voltooien.
• Aantal berichten dat overeenkomt met uw zoekopdracht
• Aantal accounts met overeenkomende berichten

U kunt een CSV-bestand (comma-separated values) downloaden met daarin de totalen voor accounts en berichten voor uw zoekopdracht. Het bestand bevat de volgende informatie:

• Datum en tijd
• Query die het aantal genereerde
• Aantal gezochte accounts en accounts die niet konden worden gevonden
• Aantal accounts met overeenkomende berichten
• E-mailadres en naam voor elk account met overeenkomsten
• Aantal overeenkomende berichten van elk account

Vault biedt volledige ondersteuning voor Google Chat . Vault ondersteunt ook klassieke Hangouts-chats die na 8 april 2015 hebben plaatsgevonden.

Je kunt chats die in de klassieke Hangouts-app zijn gemaakt met de chatgeschiedenis ingeschakeld, bewaren, vasthouden, doorzoeken en exporteren. Houd voor chats van vóór deze datum rekening met de volgende beperkingen:

• Alleen vastgelegde chatgesprekken kunnen worden doorzocht, geëxporteerd en in de wacht gezet.
• Bewaarbeleid wordt niet correct toegepast op klassieke Hangouts-berichten.

• Google Chat – Beheerders kunnen bepalen of de chatgeschiedenis is in- of uitgeschakeld . Vault kan alle klassieke Hangouts-chats die na 8 april 2015 hebben plaatsgevonden, bewaren met de chatgeschiedenis ingeschakeld.
• Google Talk – Alleen beheerders kunnen chats als 'vertrouwelijk' instellen en de chatgeschiedenis uitschakelen .

Het overschrijdt van de opslaglimiet van een gebruiker heeft geen gevolgen voor Vault. De gebruiker kan echter geen nieuwe e-mailberichten meer verzenden of ontvangen en kan in het algemeen problemen met de accountprestaties ondervinden.

Voor gegevens die recent zijn verwijderd, raden we aan om de Google Admin-console te gebruiken om de Google Drive- of Gmail-gegevens van een gebruiker te herstellen.

Zie voor meer informatie Verwijderde bestanden en mappen herstellen voor Drive-gebruikers en Permanent verwijderde e-mails van een gebruiker herstellen .

Om automatisch opgeslagen concepten uit te sluiten, voegt u de volgende operator toe aan uw zoektermen: -label:^r_ad

Om verwijderde concepten uit te sluiten, voegt u de volgende operator toe aan uw zoektermen: -(label:^deleted AND label:drafts)

Ja. Selecteer hiervoor 'Organisatie-eenheid' en vervolgens de organisatie-eenheid waarnaar u wilt zoeken.

Je kunt de hoogste organisatie-eenheid niet selecteren en je kunt geen individuele gebruikersaccounts toevoegen aan een zoekopdracht op basis van organisatie-eenheden. Je kunt ook een datumbereik en zoektermen opgeven.

Voeg de volgende operator toe aan je zoektermen: -label:^admin_quarantine . Zie Vault gebruiken om in Gmail te zoeken voor meer informatie.
Lees meer over beheerdersquarantaine .

Google Vault converteert bestanden zoals Docs, Sheets en Slides automatisch naar equivalente formaten, bijvoorbeeld Microsoft Office en PDF, om de toegankelijkheid en bruikbaarheid voor derden te garanderen.

Google Sites worden omgezet naar PDF om een ​​eenvoudig, visueel overzicht van de site-inhoud te bieden. Dit is praktischer en veel eenvoudiger om te bekijken dan wanneer klanten HTML-, CSS- en afbeeldingsbestanden moeten genereren.

De originele Google-bestanden zijn webgebaseerd en kunnen niet buiten het Google-ecosysteem (Google Cloud) worden benaderd. Het converteren van deze bestanden biedt de volgende voordelen:

• Universele toegang — Iedereen kan geëxporteerde bestanden openen en bekijken op elk standaardapparaat. Dit maakt handmatige conversies of het opnieuw uploaden van de gegevens naar een Google Workspace-account overbodig.
• Juridische en compliance-vereisten — Veel juridische teams maken gebruik van eDiscovery-tools van derden om Google Vault-exports te analyseren. Deze tools vereisen dat de bestanden in een niet-webgebaseerd formaat zijn om de Google-gegevens te kunnen lezen en verwerken.