Ondersteunde editie voor deze functie: Enterprise Plus met de add-ons Assured Controls en Assured Controls Plus .
Als u werkzaam bent in de financiële dienstverlening en moet voldoen aan de regels van de Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), kunt u Google Workspace gebruiken om uw gegevens te exporteren en te archiveren. Dit artikel geeft een overzicht van de instellingen en functies die u en andere Google Workspace-beheerders kunnen gebruiken om te voldoen aan de FINRA- en andere regelgeving voor de financiële dienstverlening.
FINRA-naleving voor Workspace
FINRA-naleving vereist dat gegevens worden gearchiveerd en communicatie wordt gemonitord. De ondersteunde Workspace-functies voldoen aan de eisen voor elektronische archivering die door diverse regelgevende instanties voor financiële dienstverleners worden gesteld, waaronder:
- Securities and Exchange Commission (SEC) in 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC in 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA in Regel 4511(c), die verwijst naar de formaat- en mediavereisten van SEC Regel 17a-4(f)
- Commodity Futures Trading Commission (CFTC) in 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Ga voor meer informatie naar de FINRA-website .
Werkruimteconfiguratie
Met de exportfuncties van Gmail, Google Agenda en Google Chat kunt u communicatiegegevens vastleggen die u automatisch kunt exporteren naar platforms van derden. U kunt de volgende werkruimtefuncties in- of uitschakelen om te voldoen aan essentiële vereisten voor archivering, toezicht, controle en monitoring.
- Gmail — Alle e-mails van een specifieke organisatie-eenheid of een groep in Google Groepen naar een externe mailbox verzenden met behulp van SMTP.
- Chat — Registreer alle chatgebeurtenissen voor een specifieke organisatie-eenheid of groep in een extern e-mailadres via SMTP.
- Agenda — Alle agenda-evenementen voor gebruikers in een specifieke organisatie-eenheid of -groep worden via SMTP naar een externe mailbox verzonden.
- Google Drive — Exporteer alle Drive-bestanden die zijn gemarkeerd voor archivering in verband met naleving van regelgeving naar een Google Cloud Storage (GCS)-bucket met behulp van de tool voor gegevensexport.
- Gegevensrecords worden gearchiveerd door AODocs Compliance Archive, een externe oplossing voor documentbeheer van AODocs, Inc.
- Schijfgegevens worden gearchiveerd door een externe oplossing voor gegevensbeheer genaamd AODocs Compliance Archive van AODocs, Inc.
- AODocs Compliance Archive is een geavanceerde contentmanagementservice die is geïntegreerd met Workspace en GCS. Het voldoet aan de eisen van de effectenbranche voor het bewaren van elektronische documenten in een niet-herschrijfbaar en niet-wisbaar formaat voor de geldende bewaartermijnen en wettelijke blokkeringen.
- Wanneer u de AODocs-integratie gebruikt, kunt u Drive-bestanden labelen voor archivering in het kader van compliance. Deze records zijn vergrendeld, wat betekent dat de toegangscontrolelijsten (ACL's) worden verwijderd en in een indexeerbaar formaat worden opgeslagen in een GCS-bucket.
Alle Workspace-beheerders die verantwoordelijk zijn voor het instellen van de archiverings- en bewakingsvereisten binnen de tools die in een FSI-organisatie worden gebruikt, kunnen deze taken uitvoeren. Van alle beheerders wordt verwacht dat zij de tools configureren, bewaken en bedienen die nodig zijn om te voldoen aan de belangrijkste FSI-regelgeving (eerder op deze pagina), waaronder FINRA.
Configureer FINRA-naleving voor Gmail
Je kunt een archiveringsoplossing van een derde partij instellen om Gmail-journaalberichten te archiveren. Ga voor gedetailleerde instructies naar Gmail integreren met een archiveringsoplossing van een derde partij .
Configureer FINRA-naleving voor Chat
Stel een oplossing van een derde partij in om chatberichten te archiveren als e-mailarchieven. Ga voor gedetailleerde instructies naar Chat integreren met een archiveringsoplossing van een derde partij .
Configureer FINRA-naleving voor Agenda
Stel een oplossing van een derde partij in om agenda-evenementen en hun details te archiveren als e-mailarchieven. Zie Agenda integreren met een archiveringsoplossing van een derde partij voor meer informatie.
Configureer FINRA-naleving voor Meet
Als beheerder kunt u de functionaliteit van Meet aanpassen aan de compliance-eisen van uw organisatie op het gebied van financiële dienstverlening. Ga voor meer informatie naar 'Meet-instellingen beheren (voor beheerders)' .
Configureer FINRA-naleving voor Drive.
De integratie tussen Workspace en AODocs is ontworpen om organisaties te helpen voldoen aan de FINRA-compliancevereisten, met name voor Drive-gegevens om te voldoen aan de SEC 17a-4-vereisten. Wanneer Drive-documenten in AODocs zijn afgerond en van een label zijn voorzien, exporteert de Data Export-tool deze naar een GCS-bucket van de klant met Write Once, Read Many (WORM)-opslag ingeschakeld. AODocs indexeert deze gegevens vervolgens vanuit de exportbucket en kopieert ze naar zijn eigen onveranderlijke GCS-buckets volgens gedefinieerde bewaarbeleidsregels, waardoor ze doorzoekbaar zijn voor compliance-doeleinden.
Volg de onderstaande stappen om AODocs en Drive in te stellen:
- Stel een compliance-archiveringsmodule in AODocs in. Ga voor meer informatie naar de AODocs-website .
- Plan een ondersteunende FINRA-export voor Drive om de Drive-gegevens van uw organisatie naar een GCS-archief te exporteren. AODocs haalt de gegevens uit deze opslag en kopieert ze voor indexering. Zie ' Een FINRA-compatibele gegevensexport instellen' voor instructies.
Heeft u meer hulp nodig?
Als u vragen hebt over het instellen van Workspace voor FINRA-naleving, neem dan contact op met uw Google-verkoopvertegenwoordiger .
Google, Google Workspace en aanverwante merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waaraan ze zijn verbonden.