Als Gmail-beheerder kunt u een archiveringsoplossing van een derde partij instellen om Gmail-logboekberichten te archiveren. Deze oplossing kan handig zijn voor:
- Voldoe aan de e-mailvereisten, zoals SEC-regel 17a-4.
- Blijf gebruikmaken van een archiveringsoplossing van derden.
- Geef gebruikers toegang tot archieven.
Hoe integratie werkt
Om Gmail te integreren met een archiveringsoplossing van een derde partij, moet u een e-mailadres opgeven waarnaar de logboekberichten worden doorgestuurd. Als u meerdere e-mailadressen opgeeft, worden de logboekberichten naar al deze e-mailadressen verzonden.
We raden u aan TLS-compatibiliteit in te stellen wanneer u een archiveringsoplossing van derden gebruikt. Dit zorgt ervoor dat Gmail TLS-versleuteling vereist bij het verzenden van e-mail naar de archiveringsoplossing van derden.
Stel een archiveringsoplossing van een derde partij in.
Ga in de Google Admin-console naar Menu.
Apps Google Werkruimte Gmail Routering .Hiervoor is beheerdersrechten voor de Gmail-instellingen vereist.
- (Optioneel) Selecteer aan de linkerkant de organisatie.
- Scrol onder Routering naar E-mailarchivering door derden of typ 'E-mailarchivering door derden' in het zoekveld.
- Voer het e-mailadres in waarnaar u de berichten van het dagboek wilt verzenden.
- Klik op Instelling toevoegen .
- Klik onderaan op Opslaan .
Hoe berichten worden beheerd
Versies van de berichten die zijn vastgelegd in het logboek.
Belangrijk : Berichten in je dagboek zijn niet uitgezonderd van het Gmail-beleid dat berichten met potentiële virussen en schadelijke software weigert. Zie voor meer informatie over geblokkeerde bestandstypen van Gmail .
- Inkomende berichten — De versie van het bericht die de gebruiker ontvangt, is de versie die in het logboek wordt vastgelegd. Als bijvoorbeeld een beleid voor inhoudsconformiteit wordt geactiveerd en de bijlage wordt verwijderd, zal de kopie in het logboek de bijlage niet bevatten.
- Uitgaande berichten — De versie van het bericht die door de gebruiker is verzonden, wordt in een logboek opgeslagen. Als bijvoorbeeld een beleid voor inhoudsconformiteit wordt geactiveerd en de bijlage wordt verwijderd, blijft de bijlage in de logboekkopie behouden.
- Interne berichten — Voor berichten die binnen uw domein worden verzonden , fungeert dit als een inkomend bericht voor de ontvanger en als een uitgaand bericht voor de afzender.
Berichten die naar de beheerdersquarantaine worden gestuurd
- Inkomende berichten — Als een inkomend bericht in beheerdersquarantaine wordt geplaatst, wordt de kopie van het logboek pas verzonden nadat het bericht uit de quarantaine is vrijgegeven. Als een bericht in quarantaine wordt geweigerd, ziet de gebruiker het bericht nooit en wordt het dus niet gearchiveerd.
- Uitgaande berichten — Als een uitgaand bericht naar beheerdersquarantaine wordt verzonden, wordt er een kopie van het logboek verzonden wanneer de gebruiker op 'Verzenden' klikt, ongeacht of het bericht in quarantaine is geplaatst.
Berichten met meerdere ontvangers
Soms, wanneer een bericht naar meerdere ontvangers wordt verzonden, kan het voorkomen dat één groep een andere versie van het bericht ontvangt als gevolg van nalevings- of routeringsbeleid.
- Inkomende berichten — Voor elke ontvanger wordt een aparte kopie van het logboek met de relevante berichtversie verzonden. Om te bepalen of meerdere ontvangers hetzelfde bericht hebben ontvangen, moet de archiveringsoplossing gebruikmaken van deduplicatielogica.
- Uitgaande berichten — De kopie die door de afzender wordt verzonden, wordt in het logboek vastgelegd.
- Interne berichten — Interne ontvangers blijven op de hoogte van het bericht. Hoewel sommige interne ontvangers het bericht mogelijk niet daadwerkelijk ontvangen vanwege inhoudelijke richtlijnen of ander beleid, wordt de bezorging aan sommige of alle ontvangers wel geregistreerd.
Berichten met onbekende ontvangers
Er worden geen logboekvermeldingen verzonden voor berichten die bestemd zijn voor onbekende ontvangers. Om een logboekvermelding voor een specifieke gebruiker te maken, moet die gebruiker geregistreerd zijn.
Herhalingsmechanisme voor SMTP-foutcodes
Als een bericht niet succesvol wordt afgeleverd op het journaladres en de SMTP-host een tijdelijke fout (4xx) retourneert, probeert Gmail het bericht gedurende 8 dagen opnieuw te verzenden. Als de SMTP-host een permanente fout (5xx) retourneert, probeert Gmail het bericht niet opnieuw te verzenden.
Veiligheidsaspecten
We raden aan om het archief van derden zo te configureren dat berichten die niet zijn ondertekend met Sender Policy Framework (SPF) en DomainKeys Identified Mail (DKIM) worden geweigerd. Google gebruikt DKIM-ondertekening op twee manieren:
- Google-sleutel namens de klant (indien de klant deze niet heeft ingesteld)
- Klantsleutel
Wij raden u aan TLS-compatibiliteit in te stellen om de verbinding met archiveringsoplossingen van derden te beveiligen.