Si trabajas en el sector de servicios financieros (FSI) y debes seguir las reglas de la Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), puedes usar Google Workspace para exportar y archivar tus datos. En este artículo, se proporciona una descripción general de la configuración y las funciones que tú y otros administradores de Google Workspace pueden aplicar para respaldar el cumplimiento de la FINRA y otras reglamentaciones de servicios financieros.
Cumplimiento de la FINRA para Workspace
El cumplimiento de la FINRA requiere que se archiven los registros y se supervisen las comunicaciones. Las funciones compatibles de Workspace satisfacen los requisitos de registros electrónicos especificados por varios organismos reguladores para las instituciones de servicios financieros, incluidos los siguientes:
- Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC en 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- La FINRA en la regla 4511(c), que se remite a los requisitos de formato y medios de la regla 17a-4(f) de la SEC
- Commodity Futures Trading Commission (CFTC) en 17 CFR § 1.31(c)-(d)
Para obtener más información, visita el sitio web de FINRA.
Configuración del espacio de trabajo
Las exportaciones de Gmail, Calendario de Google y Google Chat capturan registros basados en comunicaciones que puedes configurar para que se exporten automáticamente a plataformas de terceros. Puedes activar o desactivar las siguientes funciones de Workspace para cumplir con los requisitos críticos de mantenimiento de registros, supervisión, vigilancia y supervisión.
- Gmail: Registra todos los correos electrónicos de una unidad organizativa específica o de un grupo en Grupos de Google en un buzón de correo electrónico de terceros a través de SMTP.
- Chat: Registra todos los eventos de chat de una unidad organizativa o un grupo específicos en un buzón de correo de terceros a través de SMTP.
- Calendario: Registra todos los eventos del calendario de los usuarios de una unidad organizativa o un grupo específicos en un buzón de correo electrónico externo a través de SMTP.
- Google Drive: Exporta todos los archivos de Drive etiquetados para el archivado de cumplimiento a un bucket de Google Cloud Storage (GCS) con la herramienta de exportación de datos.
- AODocs Compliance Archive, una solución de administración de registros de terceros de AODocs, Inc., archiva los registros de datos.
- Los registros de Drive se archivan con una solución de administración de registros de terceros llamada AODocs Compliance Archive de AODocs, Inc.
- El Archivo de cumplimiento de AODocs es un servicio avanzado de administración de contenido integrado en Workspace y GCS. Cumple con los requisitos de la industria de valores para conservar registros electrónicos en un formato que no se puede borrar ni escribir durante los períodos de retención aplicados y las suspensiones legales.
- Cuando usas la integración de AODocs, puedes etiquetar archivos de Drive para el archivado de cumplimiento. Estos registros están bloqueados, lo que significa que las listas de control de acceso (LCA) se quitan y se almacenan en un formato indexable en un bucket de GCS.
Todos los administradores de Workspace responsables de establecer los requisitos de archivo y vigilancia en las herramientas que se usan en una organización de FSI pueden completar estas tareas. Se espera que todos los administradores configuren, supervisen y operen las herramientas necesarias para cumplir con las reglamentaciones clave de las FSI (mencionadas anteriormente en esta página), incluida la FINRA.
Configura el cumplimiento de la FINRA para Gmail
Puedes configurar una solución de archivado de terceros para archivar mensajes de diario de Gmail. Para obtener instrucciones detalladas, consulta Cómo integrar Gmail con una solución de archivo de terceros.
Configura el cumplimiento de la FINRA para Chat
Configura una solución de terceros para archivar mensajes de Chat como archivos de diario de correo electrónico. Para obtener instrucciones detalladas, consulta Cómo integrar Chat con una solución de archivado de terceros.
Configura el cumplimiento de la FINRA para el Calendario
Configura una solución de terceros para archivar los eventos del Calendario y sus detalles como archivos de diario de correo electrónico. Para obtener más información, consulta Cómo integrar el Calendario con una solución de archivado de terceros.
Configura el cumplimiento de la FINRA para Meet
Como administrador, puedes adaptar la funcionalidad de Meet a las necesidades de cumplimiento de servicios financieros de tu organización. Para obtener más información, consulta Cómo administrar la configuración de Meet (para administradores).
Configura el cumplimiento de la FINRA para Drive
La integración entre Workspace y AODocs está diseñada para ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos de cumplimiento de la FINRA, específicamente para que los datos de Drive cumplan con los requisitos de la SEC 17a-4. Cuando los documentos de Drive se finalizan en AODocs y se les asigna una etiqueta, la herramienta de exportación de datos los exporta a un bucket de GCS propiedad del cliente con el almacenamiento de escritura única y lecturas múltiples (WORM) activado. Luego, AODocs indexa estos datos del bucket de exportación y los copia en sus propios buckets inmutables de GCS según las políticas de retención definidas, lo que permite realizar búsquedas para fines de cumplimiento.
Completa los siguientes pasos para configurar AODocs y Drive:
- Configura un módulo de archivo de cumplimiento en AODocs. Para obtener más información, visita el sitio web de AODocs.
- Programa una exportación complementaria de FINRA para Drive y exporta los datos de Drive de tu organización a un archivo de GCS. AODocs toma los datos de este almacén y los copia para indexarlos. Para obtener instrucciones, consulta Cómo configurar una exportación de datos que cumpla con la FINRA.
¿Necesitas más ayuda?
Si tienes preguntas sobre la configuración de Workspace para el cumplimiento de la FINRA, comunícate con tu representante de ventas de Google.
Google, Google Workspace y las marcas y los logotipos relacionados son marcas comerciales de Google LLC. Todos los demás nombres de productos y empresas son marcas comerciales de las empresas con las que se encuentran asociados.