اگر در صنعت خدمات مالی (FSI) فعالیت دارید و باید از قوانین سازمان تنظیم مقررات صنعت مالی (FINRA) پیروی کنید، میتوانید از Google Workspace برای صادر کردن و بایگانی دادههای خود استفاده کنید. این مقاله مروری بر تنظیمات و ویژگیهایی دارد که شما و سایر مدیران Google Workspace میتوانید برای پشتیبانی از انطباق با FINRA و سایر مقررات خدمات مالی اعمال کنید.
انطباق FINRA برای فضای کاری
انطباق با FINRA مستلزم بایگانی سوابق و نظارت بر ارتباطات است. ویژگیهای پشتیبانیشدهی Workspace، الزامات سوابق الکترونیکی مشخصشده توسط چندین نهاد نظارتی برای مؤسسات خدمات مالی را برآورده میکند، از جمله:
- کمیسیون بورس و اوراق بهادار (SEC) در 17 CFR § 240.17a-4(f)(2)
- SEC در 17 CFR § 240.18a-6(e)(2)
- FINRA در قانون ۴۵۱۱(c)، که به قالب و الزامات رسانهای قانون ۱۷a-۴(f) کمیسیون بورس و اوراق بهادار آمریکا (SEC) پایبند است.
- کمیسیون معاملات آتی کالا (CFTC) در 17 CFR § 1.31(c)-(d)
برای اطلاعات بیشتر، به وبسایت FINRA مراجعه کنید.
پیکربندی فضای کاری
خروجیهای Gmail، Google Calendar و Google Chat، رکوردهای مبتنی بر ارتباطات را ثبت میکنند که میتوانید تنظیم کنید تا به طور خودکار به پلتفرمهای شخص ثالث صادر شوند. میتوانید ویژگیهای Workspace زیر را فعال یا غیرفعال کنید تا الزامات مهم ثبت سوابق، نظارت، مراقبت و سرپرستی را برآورده کنید.
- Gmail — تمام ایمیلهای یک واحد سازمانی خاص یا یک گروه در Google Groups را با استفاده از SMTP به یک صندوق پستی شخص ثالث ارسال کنید.
- چت — تمام رویدادهای چت را برای یک واحد یا گروه سازمانی خاص با استفاده از SMTP در یک صندوق پستی شخص ثالث ثبت کنید.
- تقویم — تمام رویدادهای تقویم را برای کاربران در یک واحد یا گروه سازمانی خاص با استفاده از SMTP در یک صندوق پستی شخص ثالث ثبت کنید.
- گوگل درایو — تمام فایلهای درایو که برای بایگانی انطباق برچسبگذاری شدهاند را با استفاده از ابزار Data Export به یک مخزن ذخیرهسازی ابری گوگل (GCS) منتقل کنید.
- سوابق دادهها توسط AODocs Compliance Archive، یک راهکار مدیریت سوابق شخص ثالث از AODocs, Inc، بایگانی میشوند.
- سوابق درایو توسط یک راهکار مدیریت سوابق شخص ثالث به نام بایگانی انطباق AODocs توسط AODocs, Inc. بایگانی میشوند.
- بایگانی انطباق AODocs یک سرویس مدیریت محتوای پیشرفته است که با Workspace و GCS یکپارچه شده است. این سرویس الزامات صنعت اوراق بهادار برای حفظ سوابق الکترونیکی در قالب غیرقابل بازنویسی و غیرقابل پاک شدن برای دورههای نگهداری اعمال شده و مجوزهای قانونی را برآورده میکند.
- وقتی از ادغام AODocs استفاده میکنید، میتوانید فایلهای Drive را برای بایگانی انطباق برچسبگذاری کنید. این رکوردها قفل میشوند، به این معنی که لیستهای کنترل دسترسی (ACL) حذف شده و در قالبی قابل فهرستبندی در یک سطل GCS ذخیره میشوند.
همه مدیران فضای کاری که مسئول تنظیم الزامات بایگانی و نظارت در ابزارهای مورد استفاده در یک سازمان FSI هستند، میتوانند این وظایف را انجام دهند. از همه مدیران انتظار میرود ابزارهای مورد نیاز برای مطابقت با مقررات کلیدی FSI (که قبلاً در این صفحه آمده است)، از جمله FINRA، را پیکربندی، نظارت و راهاندازی کنند.
پیکربندی انطباق با FINRA برای Gmail
شما میتوانید یک راهکار بایگانی شخص ثالث برای بایگانی پیامهای دفتر خاطرات جیمیل تنظیم کنید. برای دستورالعملهای دقیق، به «ادغام جیمیل با یک راهکار بایگانی شخص ثالث» مراجعه کنید.
پیکربندی انطباق FINRA برای چت
یک راهکار شخص ثالث برای بایگانی پیامهای چت به عنوان بایگانی دفتر خاطرات ایمیل تنظیم کنید. برای دستورالعملهای دقیق، به «ادغام چت با یک راهکار بایگانی شخص ثالث» مراجعه کنید.
پیکربندی انطباق با FINRA برای تقویم
یک راهکار شخص ثالث برای بایگانی رویدادهای تقویم و جزئیات آنها به عنوان بایگانیهای ایمیلی دفتر خاطرات تنظیم کنید. برای جزئیات بیشتر، به «ادغام تقویم با یک راهکار بایگانی شخص ثالث» مراجعه کنید.
پیکربندی انطباق با FINRA برای Meet
به عنوان مدیر، میتوانید عملکرد Meet را با نیازهای انطباق خدمات مالی سازمان خود تنظیم کنید. برای جزئیات بیشتر، به مدیریت تنظیمات Meet (برای مدیران) بروید.
پیکربندی انطباق FINRA برای Drive
ادغام بین Workspace و AODocs به گونهای طراحی شده است که به سازمانها در برآورده کردن الزامات انطباق FINRA، به ویژه برای دادههای Drive جهت برآورده کردن الزامات SEC 17a-4، کمک کند. هنگامی که اسناد Drive در AODocs نهایی شده و برچسبگذاری میشوند، ابزار Data Export آنها را به یک سطل GCS متعلق به مشتری با قابلیت ذخیرهسازی یک بار بنویس، چند بار بخوان (WORM) روشن، صادر میکند. سپس AODocs این دادهها را از سطل صادرات فهرستبندی کرده و مطابق با سیاستهای نگهداری تعریفشده، آنها را در سطلهای GCS تغییرناپذیر خود کپی میکند و آنها را برای اهداف انطباق قابل جستجو میسازد.
برای تنظیم AODocs و Drive مراحل زیر را انجام دهید:
- یک ماژول بایگانی انطباق در AODocs راهاندازی کنید. برای جزئیات بیشتر، به وبسایت AODocs مراجعه کنید.
- یک خروجی FINRA پشتیبانیشده برای Drive برنامهریزی کنید تا دادههای Drive سازمان شما به آرشیو GCS صادر شود. AODocs دادهها را از این فروشگاه میگیرد و برای فهرستبندی کپی میکند. برای دستورالعملها، به «تنظیم خروجی دادههای سازگار با FINRA» بروید.
به کمک بیشتری نیاز دارید؟
اگر در مورد راهاندازی Workspace برای انطباق با FINRA سؤالی دارید، با نماینده فروش Google خود تماس بگیرید.
گوگل، گوگل ورکاسپیس و علامتها و لوگوهای مرتبط، علائم تجاری شرکت گوگل هستند. سایر نامهای شرکتها و محصولات، علائم تجاری شرکتهایی هستند که با آنها مرتبط هستند.