به عنوان مدیر جیمیل، میتوانید یک راهکار بایگانی شخص ثالث برای بایگانی پیامهای دفتر خاطرات جیمیل تنظیم کنید. این راهکار میتواند برای موارد زیر مفید باشد:
- الزامات ایمیل، مانند قانون SEC 17a-4 را رعایت کنید
- ادامه استفاده از یک راهکار بایگانی شخص ثالث
- دسترسی کاربر به بایگانیها را مجاز کنید
نحوهی یکپارچهسازی
برای ادغام Gmail با یک راهکار بایگانی شخص ثالث، یک آدرس ایمیل مشخص کنید که پیامهای ژورنال به آن ارسال شوند. اگر بیش از یک آدرس ایمیل مشخص کنید، پیامهای ژورنال به همه آدرسهای ایمیل ارسال میشوند.
توصیه میکنیم هنگام استفاده از یک راهکار بایگانی شخص ثالث، انطباق با TLS را تنظیم کنید. این کار تضمین میکند که Gmail هنگام ارسال ایمیل به راهکار بایگانی شخص ثالث، به رمزگذاری TLS نیاز دارد.
یک راهکار بایگانی شخص ثالث راهاندازی کنید
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل مسیریابی .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- (اختیاری) در سمت چپ، سازمان را انتخاب کنید.
- در بخش مسیریابی ، به بایگانی ایمیل شخص ثالث بروید یا در فیلد جستجو، بایگانی ایمیل شخص ثالث را وارد کنید.
- آدرس ایمیل جایی که میخواهید پیامهای ژورنال را ارسال کنید، وارد کنید.
- روی افزودن تنظیم کلیک کنید.
- در پایین، روی ذخیره کلیک کنید.
نحوه مدیریت پیامها
نسخههایی از پیامهایی که ثبت شدهاند
مهم : پیامهای ثبتشده در دفترچه یادداشت از سیاستهای جیمیل که پیامهای حاوی ویروسهای احتمالی و نرمافزارهای مضر را رد میکنند، مستثنی نیستند. برای اطلاعات بیشتر، به انواع فایلهای مسدود شده توسط جیمیل مراجعه کنید.
- پیامهای ورودی - نسخهای از پیام که توسط کاربر دریافت میشود، همان نسخهای است که در دفتر ثبت شده است. برای مثال، اگر یک سیاست انطباق با محتوا، پیوست را فعال و حذف کند، نسخه دفتر ثبت، پیوست را نخواهد داشت.
- پیامهای خروجی - نسخه پیام ارسالی توسط کاربر در دفتر ثبت میشود. برای مثال، اگر یک سیاست انطباق با محتوا، پیوست را فعال و حذف کند، نسخه دفتر ثبت، پیوست را حفظ خواهد کرد.
- پیامهای داخلی — برای پیامهای ارسالی درون دامنه شما ، مانند یک پیام ورودی برای گیرنده و یک پیام خروجی برای فرستنده عمل میکند.
پیامهایی که به قرنطینههای مدیریتی ارسال میشوند
- پیامهای ورودی — اگر یک پیام ورودی به قرنطینههای مدیریتی ارسال شود، نسخه ژورنال تا زمانی که پیام از قرنطینه خارج نشود، ارسال نمیشود. اگر یک پیام قرنطینهشده رد شود، کاربر هرگز پیام را نمیبیند و بنابراین بایگانی نمیشود.
- پیامهای خروجی — اگر یک پیام خروجی به قرنطینههای مدیر ارسال شود، صرف نظر از اینکه پیام قرنطینه شده باشد یا خیر، وقتی کاربر روی ارسال کلیک کند، یک نسخه از ژورنال ارسال میشود.
پیامهایی با چندین گیرنده
گاهی اوقات وقتی پیامی برای چندین گیرنده ارسال میشود، به دلیل سیاستهای انطباق یا مسیریابی، یک گروه میتواند نسخه متفاوتی از پیامها را دریافت کند.
- پیامهای ورودی - یک نسخه جداگانه از ژورنال با نسخه پیام مربوطه، مربوط به هر گیرنده ارسال میشود. برای تعیین اینکه آیا چندین گیرنده پیام یکسانی را دریافت کردهاند یا خیر، راهکار بایگانی باید از منطق حذف دادههای تکراری استفاده کند.
- پیامهای خروجی - نسخه ارسال شده توسط فرستنده در دفتر ثبت میشود.
- پیامهای داخلی — گیرندگان داخلی همچنان در پیام باقی میمانند. اگرچه ممکن است برخی از گیرندگان داخلی به دلیل رعایت محتوا یا سایر سیاستها، پیام را دریافت نکنند، اما تحویل به برخی یا همه گیرندگان ثبت میشود.
پیامهایی با گیرندگان ناشناس
برای پیامهایی که برای گیرندگان ناشناس ارسال میشوند، یادداشتهای روزانه ارسال نمیشود. برای یادداشت روزانه برای یک کاربر خاص، آن کاربر باید ثبتنام کرده باشد.
مکانیزم تلاش مجدد برای کدهای خطای SMTP
اگر پیامی با موفقیت به آدرس ژورنال ارسال نشود و میزبان پروتکل انتقال ایمیل ساده (SMTP) خطای موقت (4xx) را برگرداند، Gmail سعی میکند پیامها را به مدت 8 روز دوباره ارسال کند. اگر میزبان SMTP خطای دائمی (5xx) را برگرداند، Gmail سعی نمیکند پیام را دوباره ارسال کند.
ملاحظات امنیتی
توصیه میکنیم بایگانی شخص ثالث را طوری پیکربندی کنید که پیامهایی را که با «چارچوب خطمشی فرستنده» (SPF) و «نامههای شناساییشده با کلید دامنه» (DKIM) امضا نشدهاند، رد کند. گوگل از امضای DKIM به دو روش استفاده میکند:
- کلید گوگل از طرف مشتری (اگر مشتری تنظیمات را انجام نداده باشد)
- کلید مشتری
توصیه میکنیم برای ایمنسازی اتصال به راهکارهای بایگانی شخص ثالث، انطباق با TLS را تنظیم کنید.