برای تنظیم قرنطینه ایمیل، باید به عنوان مدیر ارشد وارد سیستم شوید.
قرنطینه ایمیل یکی از ویژگیهای ابزار مدیریت فضای کاری گوگل (Google Workspace Moderation Tool) است. با قرنطینه ایمیل، مدیران فضای کاری گوگل میتوانند تنظیماتی ایجاد کنند که ایمیلهای ورودی و خروجی را قبل از تحویل به گیرندگان، به قرنطینه ارسال کند. درباره ابزار مدیریت بیشتر بدانید.
وقتی پیامهای ایمیل قرنطینه میشوند، شما و سایر افراد سازمانتان میتوانید آنها را قبل از تحویل به گیرندگان بررسی کنید. قرنطینه ایمیل به جلوگیری از هرزنامه کمک میکند، از دست دادن دادهها را به حداقل میرساند و از اطلاعات محرمانه محافظت میکند. قرنطینه ایمیل همچنین به شما در مدیریت پیوستهای پیام کمک میکند، بنابراین افراد سازمان شما چیزی را که نباید باز یا ارسال نمیکنند.
به عنوان مدیر، تنظیمات سفارشی را در کنسول گوگل ادمین خود اضافه کنید که مشخص کند کدام پیامها قرنطینه شوند. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید پیامهای خروجی حاوی اطلاعات محرمانه، پیامهای ورودی دارای لینکها یا پیوستهای مشکوک یا همه پیامهای دارای اطلاعات شخصی یا حساس مانند شماره کارت اعتباری یا شماره شناسایی مالیاتدهندگان را قرنطینه کنید.
وقتی پیامی قرنطینه میشود، میتوانید هر یک از این اقدامات را روی پیام انجام دهید:
- تنظیماتی که پیام را به قرنطینه فرستاده است را شناسایی کنید.
- پیام را از قرنطینه خارج کنید تا به گیرنده اصلی برسد.
- از رسیدن پیام به گیرنده جلوگیری کنید و در صورت تمایل به فرستنده اطلاع دهید که مسدود شده است.
پیامهای قرنطینهشده تا زمانی که یکی از اقدامات انجام شود، ذخیره میشوند. اگر هیچ اقدامی روی پیام قرنطینهشده انجام نشود، پیام پس از 30 روز بهطور دائم حذف میشود. برای اطلاعات بیشتر به مدیریت پیامهای قرنطینهشده مراجعه کنید.
ویژگیها و محدودیتهای قرنطینه
این بخش، رفتار و محدودیتهایی را که باید هنگام استفاده از قرنطینه ایمیل با آنها آشنا باشید، شرح میدهد.
دوره نگهداری قرنطینه
پیامهای قرنطینهشده تا ۳۰ روز پس از ارسال در قرنطینه ذخیره میشوند. پیامها پس از ۳۰ روز بهطور خودکار و دائمی حذف میشوند. پیامهای حذفشده از قرنطینه توسط مدیران یا کاربران قابل بازیابی نیستند.
اگر از فضای ذخیرهسازی ایمیل اضافی با دوره نگهداری طولانیمدت، مثلاً Google Vault، استفاده میکنید، پیامهای قرنطینهشده قدیمیتر از 30 روز تا زمان انقضای دوره نگهداری در فضای ذخیرهسازی اضافی موجود هستند. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد دورههای نگهداری Vault، به بخش «نگهداری پیامهای Gmail با Vault» مراجعه کنید.
قرنطینه پیشفرض
حساب Google Workspace شما با یک قرنطینه از قبل تنظیم شده ارائه میشود. این قرنطینه، قرنطینه پیشفرض نامیده میشود. قرنطینههایی که ایجاد میکنید ، قرنطینههای سفارشی نامیده میشوند. اگر تنظیمی اضافه کنید که پیامها را قرنطینه کند ، اما قرنطینه سفارشی را در تنظیمات مشخص نکنید، پیامهای قرنطینه شده توسط این تنظیم به قرنطینه پیشفرض ارسال میشوند.
اگر یک قرنطینه سفارشی که حاوی پیامهای قرنطینهشده است را حذف کنید، پیامهای موجود در قرنطینه حذفشده به قرنطینه پیشفرض منتقل میشوند.
قرنطینههای سفارشی و محدود
مدیران ارشد میتوانند قرنطینههای سفارشی ایجاد کنند تا:
- پشتیبانی از نیازهای خاص کسب و کار. برای مثال، ممکن است بخواهید تمام پیامهای خروجی که حاوی عبارت «محرمانه شرکت» هستند را قرنطینه کنید.
- به گروههای خاصی از کاربران دسترسی قرنطینه بدهید. به این حالت قرنطینه محدود میگویند.
- وقتی دریافت پیامهای قرنطینهشدهی فرستندگان را مسدود میکنید، برای آنها اخطار رد ارسال کنید.
- ارسال اعلانهای خودکار به مدیران در مورد پیامهای قرنطینهشده.
ارسال پیام به چندین قرنطینه
شما میتوانید چندین قرنطینه سفارشی ایجاد کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید یک قرنطینه برای پیامهای خروجی حاوی محتوای حساس و یک قرنطینه متفاوت برای پیامهای ورودی حاوی پیوستهای بالقوه خطرناک ایجاد کنید.
پیامها میتوانند به بیش از یک قرنطینه ارسال شوند. این اتفاق زمانی میافتد که چندین قرنطینه و چندین تنظیمات داشته باشید که پیامها را به قرنطینههای مختلف ارسال میکنند. وقتی پیامی با بیش از یک تنظیمات قرنطینه مطابقت داشته باشد، به تمام قرنطینههای مشخص شده در تنظیمات منطبق ارسال میشود.
حذف قرنطینهها
شما نمیتوانید قرنطینههای سفارشی که در تنظیمات قرنطینه به آنها ارجاع داده شده است را حذف کنید. برای حذف این قرنطینهها، ابتدا تنظیماتی را که به قرنطینه ارجاع میدهد حذف کنید. یا تنظیمات ارسال پیام به قرنطینه دیگر را ویرایش کنید.
انواع پیامهای پشتیبانیشده
فقط میتوانید روی پیامهای قرنطینهشده به/از کاربرانی که در حساب Google Workspace شما ثبتنام کردهاند، اقدام کنید. این نوع پیامها را نمیتوان قرنطینه کرد:
- پیامهای ارسالی به گروهها
- پیامهای ارسالی یا دریافتی از حسابهای کاربری معلق یا غیرفعالشده
پیامهای خروجی
- پیامهای خروجی که قرنطینه میشوند در پوشهی «ارسالشدهها» ی فرستنده نمایش داده میشوند. حذف پیام از پوشهی «ارسالشدهها» هیچ تاثیری بر وضعیت قرنطینهی پیام ندارد.
- برای جلوگیری از ارسال تعداد زیادی پیام به قرنطینه، پیامهای خارجی را به فهرستهای ایمیل بزرگ ارسال نکنید. وقتی یک پیام گروهی یا فهرستی قرنطینه میشود، یک کپی از پیام برای هر گیرنده قرنطینه میشود. این میتواند منجر به تعداد زیادی پیام قرنطینه شده شود.
اعلانها
اعلانها را در تنظیمات قرنطینه روشن کنید:
- برای اطلاعرسانی به فرستندگان هنگام قرنطینه شدن پیامشان، از گزینه تنظیم قرنطینه «ارسال پیام رد پیشفرض» استفاده کنید.
- برای اطلاعرسانی دورهای به مدیران در مورد پیامهای تازه قرنطینهشده، از گزینه تنظیم قرنطینه با عنوان «اطلاعرسانی دورهای هنگام قرنطینه شدن پیامها» استفاده کنید.
گیرندگان هرگز از قرنطینه شدن پیام مطلع نمیشوند.
پیامهای S/MIME
- اگر فرستندهای برای پیام خروجی که با تنظیمات قرنطینه مطابقت دارد، درخواست رمزگذاری S/MIME کند، پیام رد میشود و به قرنطینه ارسال نمیشود.
- اگر مدیر، قوانین انطباق و مسیریابی را برای S/MIME برای پیامهای خروجی تنظیم کند، پیامهایی که با تنظیمات مطابقت دارند به قرنطینه ارسال میشوند.
قرنطینه ایمیل راهاندازی کنید
Google Workspace یک قرنطینه ایمیل پیشفرض دارد که میتوانید برای همه پیامهای قرنطینهشده از آن استفاده کنید. اگر سازمان شما نسبتاً کوچک است یا ایمیل زیادی ارسال یا دریافت نمیکند، قرنطینه پیشفرض ممکن است الزامات قرنطینه شما را برآورده کند.
مدیران میتوانند برای انعطافپذیری و مقیاسپذیری بیشتر، قرنطینههای سفارشی ایجاد کنند. شما میتوانید چندین قرنطینه سفارشی ایجاد کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید یک قرنطینه برای پیامهای خروجی حاوی محتوای حساس و یک قرنطینه متفاوت برای پیامهای ورودی حاوی پیوستهای بالقوه خطرناک ایجاد کنید.
با قرنطینههای سفارشی، میتوانید:
- به گروههای خاصی از کاربران دسترسی قرنطینه بدهید، که به آن قرنطینه محدود میگویند.
- وقتی از تحویل پیامهای قرنطینهشده خودداری میکنید، یک اخطار رد به فرستندگان ارسال کنید.
- ارسال خودکار پیام در صورت عدم دریافت پیامهای قرنطینهشده.
برای تنظیم قرنطینه ایمیل سفارشی، ابتدا یک قرنطینه جدید اضافه کنید، سپس تنظیماتی را اضافه کنید که پیامها را به قرنطینه ارسال کند.
مرحله ۱: اضافه کردن قرنطینه ایمیل
یک یا چند قرنطینه در کنسول گوگل ادمین خود تنظیم کنید.
این مرحله را قبل از افزودن تنظیمات به پیامهای قرنطینه انجام دهید، زیرا باید قرنطینه را در تنظیمات مشخص کنید.
برای اضافه کردن قرنطینه:
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل قرنطینهها را مدیریت کنید .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
- روی افزودن قرنطینه کلیک کنید.
- در کادر تنظیمات Add Quarantine ، این مراحل را دنبال کنید:
گزینه تنظیم چه باید کرد؟ نام یک نام برای قرنطینه وارد کنید. میتوانید از نامی استفاده کنید که نوع پیامهای ارسالی به این قرنطینه را توصیف کند، مثلاً «پیوستهای مشکوک» . این نام در کنار هر پیام در داشبورد قرنطینه نمایش داده میشود.
توضیحات (اختیاری) جزئیات بیشتری در مورد این قرنطینه اضافه کنید. این توضیحات در داشبورد قرنطینه نمایش داده میشود. گروه بررسی قرنطینه (اختیاری) میتوانید به افراد دیگر در سازمان خود اجازه دهید به این قرنطینه دسترسی داشته باشند. آنها باید در گروهی باشند که برای این منظور تنظیم کردهاید. اگر گروهی را انتخاب نکنید، دسترسی به این قرنطینه محدود به مدیران ارشد و مدیرانی است که امتیاز دسترسی به قرنطینه جیمیل به آنها اختصاص داده شده است.
برای ایجاد یک گروه جدید برای دسترسی به قرنطینه، در کادر افزودن قرنطینه ، روی مدیریت گروهها کلیک کنید. برای مراحل دقیقتر، به «اجازه دهید کاربران به قرنطینه ایمیل دسترسی داشته باشند» مراجعه کنید.
برای دسترسی دادن به یک گروه موجود به این قرنطینه:
- روی انتخاب گروهها کلیک کنید.
- در پنجره انتخاب گروهها ، برای یافتن یک گروه، اسکرول کنید یا جستجو کنید.
- برای انتخاب گروه، روی نام آن کلیک کنید.
- در سمت راست بالای پنجره انتخاب گروه ، روی X کلیک کنید تا پنجره بسته شود و گروه در تنظیمات قرنطینه ذخیره شود.
- برای دسترسی به گروههای بیشتر، مراحل الف تا د را تکرار کنید.
پیامد عدم پذیرش ورودی هنگام جلوگیری از تحویل پیامهای ورودی که توسط این تنظیم قرنطینه شدهاند، اقدامی را انتخاب کنید:
- حذف پیام: پیام به گیرندگان تحویل داده نمیشود و حذف میشود. فرستنده هیچ اعلانی در این مورد دریافت نمیکند.
- ارسال پیام رد پیشفرض: پیام به گیرندگان تحویل داده نمیشود و حذف میشود. یک پیام رد به فرستنده تحویل داده میشود.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد رفتار پیام رد، به بخش «استفاده از پیامهای پیشفرض رد» مراجعه کنید.
پیامد عدم پذیرش خروجی هنگام جلوگیری از تحویل پیامهای خروجی که توسط این تنظیم قرنطینه شدهاند، اقدامی را انتخاب کنید:
- حذف پیام: پیام به گیرندگان تحویل داده نمیشود و حذف میشود. فرستنده هیچ اعلانی در این مورد دریافت نمیکند.
- ارسال پیام رد پیشفرض: پیام به گیرندگان تحویل داده نمیشود و حذف میشود. یک پیام رد به فرستنده تحویل داده میشود.
برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد رفتار پیام رد، به بخش «استفاده از پیامهای پیشفرض رد» مراجعه کنید.
اطلاع رسانی دوره ای هنگام قرنطینه شدن پیام ها (اختیاری) این گزینه را انتخاب کنید تا هنگام قرنطینه شدن پیامها، اعلانهای خودکار دورهای به مدیران ارشد ارسال شود.
محتوای اعلان: اعلانها شامل تعداد پیامهای اضافه شده به هر قرنطینه و تعداد کل پیامهای قرنطینه شده در طول دوره اعلان هستند.
زمانبندی: اعلانها ظرف یک ساعت پس از قرنطینه شدن پیام ارسال میشوند. تعداد و زمانبندی اعلانها بر اساس تعداد دفعات قرنطینه شدن پیامهای جدید تعیین میشود. حداکثر ۱ اعلان در ساعت وجود دارد.
گیرندگان: اعلانها فقط برای مدیران ارشد ارسال میشوند. آنها برای کاربرانی که دارای امتیازات نقش مدیر قرنطینه دسترسی (Access Admin) هستند یا گروههایی که دارای امتیازات قرنطینه هستند، ارسال نمیشوند.
- در پایین کادر افزودن تنظیمات ، روی ذخیره کلیک کنید. قرنطینه جدید به جدول مدیریت قرنطینهها اضافه میشود.
تغییرات میتوانند تا ۲۴ ساعت طول بکشند اما معمولاً سریعتر اتفاق میافتند. اطلاعات بیشتر - برای افزودن قرنطینههای بیشتر، این مراحل را تکرار کنید.
برای حذف یا تغییر یک قرنطینه، در جدول مدیریت قرنطینهها ، اقدام مورد نظر را در ستون اقدامات انتخاب کنید.
استفاده از پیامهای رد پیشفرض
این بخش اطلاعات مهمی در مورد گزینه ارسال پیام رد پیشفرض در تنظیمات قرنطینه دارد.
- وقتی یک پیام گروهی ورودی را رد میکنید، پیامهای رد شده حذف میشوند (به فرستنده تحویل داده نمیشوند)، حتی اگر این گزینه در تنظیمات قرنطینه انتخاب شده باشد.
- هر بار که یک یا چند پیام را در یک اقدام واحد رد میکنید، فرستنده یک پیام رد دریافت میکند. برای مثال، اگر ۳ پیام از یک فرستنده انتخاب کنید و روی «رد کردن» کلیک کنید و سپس ۵ پیام از همان فرستنده انتخاب کنید و روی «رد کردن» کلیک کنید، فرستنده ۲ پیام رد دریافت میکند. برای به حداقل رساندن تعداد پیامهای رد به فرستندگان، همه پیامهای یک فرستنده را به طور همزمان انتخاب کنید، سپس روی «رد کردن» کلیک کنید. فرستنده یک پیام رد دریافت میکند که تمام پیامهای رد شده و گیرندگان آنها را فهرست میکند.
- پیامهای رد، موضوع پیام اصلی و قرنطینهشده را در متن پیام ذکر میکنند. بنابراین، اگر موضوع باعث قرنطینه شدن پیام اصلی شده باشد، پیام رد نیز در معرض خطر قرنطینه شدن قرار دارد. برای رفع این مشکل، تنظیمات قرنطینه را بهروزرسانی کنید تا پیامهای نوع خروجی یا داخلی - در حال ارسال، حذف شوند.
مرحله ۲: افزودن تنظیمات به پیامهای قرنطینه
پس از ایجاد یک یا چند قرنطینه، تنظیماتی را اضافه کنید که پیامهای قرنطینه شده را مشخص کند.
پیامها بر اساس تنظیماتی که در کنسول مدیریت گوگل خود اضافه میکنید، به قرنطینه ارسال میشوند. تنظیمات جیمیل در جدول زیر گزینهای برای قرنطینه کردن پیامهایی دارد که معیارهای مشخص شده در تنظیمات را برآورده میکنند. این تنظیمات همچنین مشخص میکند که پیامهای قرنطینه به کدام قسمت ارسال شوند. میتوانید پیامها را به قرنطینه پیشفرض یا به قرنطینه سفارشی که ایجاد کردهاید، ارسال کنید.
برای مراحل دقیق افزودن، حذف یا بهروزرسانی تنظیماتی که پیامهای ایمیل را قرنطینه میکنند، به صفحهای که در ستون تنظیمات در زیر پیوند داده شده است، مراجعه کنید:
| تنظیم | توضیحات |
|---|---|
| انطباق پیوست | قرنطینه کردن پیامها بر اساس نام فایل پیوست، نوع فایل پیوست یا حجم کل پیام (شامل پیوستها). برای مثال، ممکن است بخواهید پیامهای ورودی و خروجی حاوی پیوستهایی از نوع .exe را قرنطینه کنید زیرا ممکن است پیوست، نرمافزار خطرناکی باشد. اعلانها: این تنظیم گزینهای دارد که وقتی فرستندگان پیام داخلی که با این تنظیم قرنطینه شده است، ارسال میکنند، به آنها اعلان ارسال میکند. |
| انطباق با محتوا | اگر پیامها حاوی نوعی محتوای حساس هستند که شما مشخص میکنید، و محل قرارگیری محتوای حساس در پیام را قرنطینه کنید. برای مثال، ممکن است بخواهید پیامهای خروجی که حاوی شماره کارت اعتباری در متن پیام هستند را قرنطینه کنید. اعلانها: این تنظیم گزینهای دارد که وقتی فرستندگان پیام داخلی که با این تنظیم قرنطینه شده است، ارسال میکنند، به آنها اعلان ارسال میکند. |
| محتوای نامناسب | پیامهای قرنطینهشده بر اساس کلمات خاصی که شما مشخص میکنید، از فهرست کلمات سفارشی که ایجاد میکنید، در صورتی که شامل آنها باشند. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید پیامهای دریافتی حاوی زبان رکیک را قرنطینه کنید. |
| مسیریابی | پیامها را بر اساس فرستنده یا گیرندگان قرنطینه کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید تمام پیامهای دریافتی از دامنهای که در گذشته ایمیلهای مخرب به کاربران شما ارسال کرده است را قرنطینه کنید. اعلانها: این تنظیم گزینهای دارد که وقتی فرستندگان پیام داخلی که با این تنظیم قرنطینه شده است، ارسال میکنند، به آنها اعلان ارسال میکند. |
| هرزنامه | پیامهای دریافتی که جیمیل آنها را به عنوان هرزنامه تشخیص میدهد، قرنطینه کنید. |
مباحث مرتبط
به کاربران خود اجازه دهید به قرنطینه ایمیل دسترسی داشته باشند