ویژگی قرنطینه ایمیل ابزار مدیریت فضای کاری گوگل (Google Workspace Moderation Tool) به مدیران اجازه میدهد تا ایمیلهای ورودی و خروجی را به قرنطینه ارسال کنند، جایی که قبل از ارسال به گیرندگان، برای بررسی نگهداری میشوند. درباره راهاندازی قرنطینه ایمیل بیشتر بدانید.
در داشبورد قرنطینه ایمیل، میتوانید اطلاعات دقیقی در مورد پیامهای قرنطینه شده دریافت کنید و سپس تصمیم بگیرید که چه اقدامی در مورد آنها انجام دهید:
- پیام را از قرنطینه خارج کنید تا به گیرنده برسد.
- جلوگیری از ارسال پیام به گیرنده.
قرنطینه ایمیل را باز کنید
مهم: وقتی وارد قرنطینه ایمیل میشوید، امتیازات مدیریتی شما تعیین میکند که کدام قرنطینهها و پیامهای قرنطینهشده را میتوانید ببینید. برای کسب اطلاعات بیشتر به بخش «به کاربران خود دسترسی به قرنطینه ایمیل بدهید» مراجعه کنید.
شما میتوانید قرنطینه ایمیل را به یکی از روشهای زیر باز کنید:
به داشبورد قرنطینه در کنسول مدیریت خود بروید
- از کنسول مدیریت، به برنامهها > Google Workspace > Gmail > مدیریت قرنطینهها بروید
- روی رفتن به قرنطینه کلیک کنید.
آدرس اینترنتی داشبورد قرنطینه را در مرورگر خود وارد کنید
در مرورگر وب خود، پس از ورود به حساب Google Workspace خود، به آدرس http://admin.google.com/ac/moderation بروید. از اینجا، به تمام قرنطینههای مرتبط با نقش مدیر خود و گروهی که عضو آن هستید، دسترسی خواهید داشت.
بررسی پیامهای قرنطینهشده
وقتی وارد قرنطینه ایمیل میشوید، نمای پیشفرض، تمام پیامهای موجود در تمام قرنطینهها با وضعیت « در انتظار بررسی» است.
برای دریافت جزئیات مربوط به اینکه یک پیام به کدام قرنطینه تعلق دارد، در داشبورد روی پیام مورد نظر اشاره کنید. کادر جزئیات قرنطینه باز میشود و نام قرنطینه و تنظیماتی که برای قرنطینه ایجاد کردهاید را نشان میدهد.
داشبورد قرنطینه شامل این ستونها است:
| ستون | توضیحات |
|---|---|
| نام | آدرس ایمیل گیرنده |
| جهت | جهت پیام ایمیل:
|
| بدون عنوان | نام قرنطینه. این ستون شامل تمام قرنطینههایی است که شامل پیام میشوند. تنظیمات مختلف میتوانند پیامها را به بیش از یک قرنطینه ارسال کنند. برای مشاهده و ویرایش اختیاری تنظیمات قرنطینه، روی نام قرنطینه کلیک کنید:
|
| بدون عنوان | موضوع پیام |
| بدون عنوان | بخش اول محتوای پیام |
| زمان | زمان ارسال پیام. زمان در منطقه زمانی محلی کنسول مدیریت نمایش داده میشود. |
فیلتر کردن پیامهای قرنطینهشده
با استفاده از کنترلهای بالای داشبورد، میتوانید پیامها را بر اساس قرنطینه یا وضعیت پیام فیلتر کنید.
مهم: وقتی بر اساس وضعیت پیام فیلتر میکنید، فقط پیامهایی که توسط امتیازات مدیر قرنطینه مجاز هستند نمایش داده میشوند. برای کسب اطلاعات بیشتر به بخش «به کاربران اجازه دسترسی به قرنطینه ایمیل را بدهید» مراجعه کنید.
- برای نمایش پیامهای یک قرنطینه، روی قرنطینه کلیک کنید، یک قرنطینه را از لیست انتخاب کنید و روی اعمال کلیک کنید.
- برای نمایش همه پیامهای همه قرنطینهها، روی قرنطینه کلیک کنید، همه را انتخاب کنید و روی اعمال کلیک کنید.
- برای فیلتر کردن پیامها بر اساس وضعیت قرنطینه، روی وضعیت کلیک کنید، یک وضعیت را انتخاب کنید و روی اعمال کلیک کنید.
| وضعیت | توضیحات |
|---|---|
| در انتظار ارزیابی | پیامهایی را نمایش میدهد که رد یا مجاز نشدهاند. اگر هیچ اقدامی روی این پیامها انجام نشود، پس از دوره نگهداری پیامهای قرنطینهشده حذف میشوند. |
| رد شد | پیامهایی را که از دریافت آنها خودداری شده است نمایش میدهد. فقط پیامهایی که در مدت زمان نگهداری به قرنطینه ارسال شدهاند نمایش داده میشوند. |
| مجاز | پیامهایی را که برای تحویل به گیرندگان منتشر شدهاند نمایش میدهد. فقط پیامهایی که در مدت زمان نگهداری به قرنطینه ارسال شدهاند نمایش داده میشوند. |
جستجوی پیامهای قرنطینهشده
برای یافتن پیامها از طریق جستجو در محتوای پیام، در بالای داشبورد، عبارات جستجو را در فیلد جستجو وارد کنید. فقط پیامهایی که با فیلترهای فعلی داشبورد (نام قرنطینه و وضعیت پیام) مطابقت دارند، جستجو میشوند.
تمام محتوای پیام، از جمله اطلاعات سربرگ مانند آدرس فرستنده، آدرس ایمیل گیرنده، موضوع پیام و متن پیام، جستجو میشود.
برای ایجاد جستجوهای هدفمندتر، از همان اپراتورهای جستجوی مورد استفاده در Gmail استفاده کنید.
| میدان | توضیحات |
|---|---|
| شرح قانون | نام یا شرح تنظیماتی که پیام را قرنطینه کرده است. این فیلد یک یا چند بار ظاهر میشود. این فیلد برای هر قانونی که پیام را قرنطینه کرده است، ظاهر میشود. |
| نام قرنطینه | نام قرنطینه برای پیام. این فیلد برای هر قرنطینهای که پیام در آن ظاهر میشود، نمایش داده میشود. پیامها میتوانند در بیش از یک قرنطینه ظاهر شوند. |
| منبع | بخشی از پیام که با تنظیماتی که پیام را قرنطینه کرده است مطابقت دارد. به عنوان مثال، محتوای سربرگ یا بدنه پیام با رشتهای که شما در تنظیماتی که پیام را قرنطینه کرده است وارد کردهاید، مطابقت دارد. گاهی اوقات این اطلاعات در دسترس نیست و این فیلد نمایش داده نمیشود. |
| رشته منطبق | کلمه یا رشتهای در پیام که با تنظیماتی که پیام را قرنطینه کرده است مطابقت دارد. گاهی اوقات این اطلاعات در دسترس نیست و این فیلد نمایش داده نمیشود. |
مشاهده سربرگهای پیامهای ایمیل
هدرها، قطعات کد کوتاهی هستند که همراه با یک پیام ایمیل ارسال میشوند و حاوی اطلاعاتی در مورد پیام هستند. برخی از هدرها، مانند From: و Subject:، معمولاً در یک پیام قابل مشاهده هستند. سایر هدرها فقط زمانی قابل مشاهده هستند که هدرهای کامل پیام را مشاهده کنید. برای مشاهده محتوای کامل یک پیام ایمیل قرنطینه شده، شامل تمام هدرهای ایمیل:
- در داشبورد قرنطینه، روی منو کلیک کنید
در سمت چپ ستون نام . ورودی داشبورد برای نمایش پیام باز میشود. - در پایین سمت راست ورودی باز شده، روی «نمایش نسخه اصلی» کلیک کنید.
درباره سربرگهای پیامهای ایمیل بیشتر بدانید.
روی پیامهای قرنطینهشده اقدام کنید
وقتی ارسال یک پیام قرنطینهشده را مجاز یا رد میکنید، نمیتوانید این اقدام را لغو کنید.
اجازه ارسال پیامهای قرنطینهشده
برای اجازه دادن به ارسال پیام قرنطینهشده، یک یا چند پیام را با کلیک روی کادر انتخاب در ستون سمت چپ انتخاب کنید، سپس روی «مجاز» در بالای داشبورد کلیک کنید.
پیام به گیرنده تحویل داده میشود. اگر گیرنده نمیتواند پیام را پیدا کند، از او بخواهید پوشه هرزنامه (Spam) خود را بررسی کند.
جلوگیری از ارسال پیامهای قرنطینهشده
برای رد کردن ارسال یک پیام قرنطینهشده، با کلیک روی کادر انتخاب در ستون سمت چپ، یک یا چند پیام را انتخاب کنید، سپس روی «رد کردن» در بالای داشبورد کلیک کنید. وقتی ارسال را رد میکنید، بسته به گزینه «پیامد رد کردن» که در تنظیمات قرنطینه انتخاب کردهاید ، ممکن است یک اخطار رد پیشفرض برای فرستنده ارسال شود.
پیامهای رد شده تا زمان حذف دائمی، یعنی ۳۰ روز پس از ارسال، در قرنطینه میمانند. پس از ۳۰ روز، این پیامها در قرنطینه در دسترس نیستند و توسط مدیران یا کاربران قابل بازیابی نیستند.
اگر از فضای ذخیرهسازی اضافی، مثلاً Google Vault، استفاده میکنید، پیامها تا زمان انقضای تعریفشده برای آن فضای ذخیرهسازی در دسترس خواهند بود.
جلوگیری از ارسال پیامی که در بیش از یک قرنطینه قرار دارد
پیامها را میتوان به چندین قرنطینه ارسال کرد. نتیجهی اقدام برای رد کردن ارسال پیام، بر اساس تنظیمات قرنطینهای است که هنگام رد کردن ارسال پیام انتخاب کردهاید.
برای مثال، ممکن است پیامی در قرنطینهای به نام مشکوک (Suspicious ) ظاهر شود که پیامد عدم پذیرش آن Drop message است، و همچنین در قرنطینهای به نام Large attachment که پیامد عدم پذیرش آن Send rejection notice است. اگر تحویل نمونه پیام از قرنطینه مشکوک را رد کنید، پیام حذف میشود اما هیچ گونه اخطار عدم پذیرشی ارسال نمیشود.