به عنوان مدیر، میتوانید یک راهکار شخص ثالث برای بایگانی پیامهای گوگل چت به عنوان بایگانی دفتر خاطرات ایمیل تنظیم کنید. این راهکار میتواند برای موارد زیر مفید باشد:
- مطابق با الزامات ذخیرهسازی الکترونیکی، مانند قانون SEC 17a-4
- ادامه استفاده از یک راهکار بایگانی شخص ثالث
نحوهی یکپارچهسازی
برای ادغام چت با یک راهکار بایگانی شخص ثالث، یک آدرس ایمیل مشخص کنید که پیامهای ژورنال به آن ارسال شوند.
- بایگانی زمانی شروع میشود که حداقل یک نفر در پیام مستقیم، چت گروهی یا فضای ۱:۱، بایگانی را فعال کرده باشد.
توجه : فقط پیامهای ارسالی از فضاهای متعلق به سازمان شما بایگانی میشوند. پیامهای ارسالی از فضاهای متعلق به کاربران خارجی بایگانی نمیشوند. - بایگانی تا ۳ روز پس از خروج آخرین کاربری که بایگانی را فعال کرده است از چت گروهی یا فضای چت، پایان مییابد. پیامهای ارسالی در چت پس از این زمان بایگانی نمیشوند.
مهم: راهکار بایگانی شخص ثالث شما باید الزام کند که پیامها از طریق اتصال امنیت لایه انتقال (TLS) منتقل شوند. TLS یک پروتکل امنیتی است که ایمیل را برای محافظت از حریم خصوصی آن رمزگذاری میکند. اگر سعی کنید پیامهای ژورنال را به یک راهکار بایگانی شخص ثالث که از TLS پشتیبانی نمیکند ارسال کنید، پیامها تحویل داده نخواهند شد.
قبل از اینکه شروع کنی
پیامهای غیررسمی بایگانی نمیشوند، بنابراین توصیه میکنیم:
- روشن کردن تاریخچه چت. برای یادگیری نحوهی فعال یا غیرفعال کردن آن، به بخش «فعال یا غیرفعال کردن تاریخچه چت» مراجعه کنید.
- به کاربران اجازه ندهید تنظیمات تاریخچه خود را تغییر دهند.
- با غیرفعال کردن فضاهای خارجی، از ایجاد یا پیوستن کاربران به فضاهای خارج از سازمان خود جلوگیری کنید. برای اطلاعات بیشتر به «کنترل چت خارجی» و گزینههای چت فضاها مراجعه کنید.
یک راهکار بایگانی شخص ثالث راهاندازی کنید
قبل از شروع: اگر نیاز به ایجاد یک دپارتمان یا تیم برای این تنظیمات دارید، به بخش «افزودن یک واحد سازمانی» بروید.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل گوگل چت .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات سرویس دارد.
- روی تنظیمات بایگانی شخص ثالث کلیک کنید.
- (اختیاری) برای اعمال تنظیمات به یک بخش یا تیم، در کنار آن، یک واحد سازمانی را انتخاب کنید.
- بررسی کنید که بایگانی فعال باشد .
- در آدرس مقصد ، آدرس ایمیلی را که میخواهید پیامهای ژورنال را به آن ارسال کنید، وارد کنید.
- در بخش «تعداد دفعات بایگانی» ، تعداد دفعاتی که پیامها باید تولید شوند (هر ۱ تا ۲۴ ساعت) را وارد کنید.
- (اختیاری) در سربرگهای سفارشی ، فهرستی از سربرگهای پیامهای ایمیل که باید برای شناسایی منحصر به فرد پیامهای چت استفاده شوند، با کاما از هم جدا کنید.
- روی ذخیره کلیک کنید. یا میتوانید برای یک واحد سازمانی روی لغو کلیک کنید.
برای بازیابی مقدار ارثبری شده در آینده، روی «به ارث بردن» کلیک کنید.