Ngăn chặn tình trạng rò rỉ dữ liệu do nhầm lẫn trên thiết bị iOS

Là quản trị viên, bạn có thể sử dụng chế độ cài đặt chia sẻ dữ liệu để ngăn người dùng có thể chia sẻ dữ liệu trên Google Workspace từ thiết bị iOS của họ với những người bên ngoài tổ chức. Các chế độ cài đặt này khiến người dùng khó di chuyển dữ liệu công việc giữa tài khoản công ty và tài khoản cá nhân trên cùng một thiết bị iOS. Ví dụ: bạn có thể ngăn người dùng iOS sao chép văn bản từ email công việc vào tài khoản cá nhân và sử dụng bảng chia sẻ trên iOS (còn gọi là chế độ xem hoạt động) để gửi dữ liệu công việc đến các ứng dụng cá nhân.

Trước khi bắt đầu

• Bạn chỉ có thể ngăn chia sẻ dữ liệu từ những ứng dụng Google có hỗ trợ tính năng bảo vệ dữ liệu. Các ứng dụng này là Gmail, Google Drive, Google Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày, Google Chat và Google Meet.
• Một số tệp có thể mở trong một ứng dụng không phải của Google Workspace và không được bảo vệ dữ liệu.
• Các chế độ cài đặt này không thể ngăn chặn mọi trường hợp rò rỉ dữ liệu có thể xảy ra, chẳng hạn như sao chép từ tính năng Tra cứu bằng hình ảnh của Apple, chụp ảnh màn hình hoặc sử dụng các tiện ích dịch.

Các chế độ cài đặt là gì?

Bạn có thể bật hoặc tắt các chế độ chia sẻ dữ liệu sau:

Bật hoặc tắt các tùy chọn cài đặt

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Thiết bị Thiết bị di động và thiết bị đầu cuối Cài đặt iOS. 

   Chuyển đến phần iOS

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Dịch vụ và thiết bị.

2. Nhấp vào Chia sẻ dữ liệu Hành động đối với dữ liệu.

3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.

4. Chọn một tùy chọn:

   • Để ngăn người dùng có thể chia sẻ dữ liệu trong Google Workspace ra bên ngoài, hãy chọn Không cho phép người dùng thực hiện những thao tác có khả năng chia sẻ dữ liệu thích hợp trong Google Workspace ra bên ngoài.
   • Để cho phép người dùng thực hiện một số thao tác chia sẻ dữ liệu, hãy chọn Cho phép người dùng thực hiện các thao tác đã chọn trên thiết bị iOS rồi chọn chế độ cài đặt.
5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

   Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Ngăn người dùng sử dụng Công cụ soạn thảo

Nếu bạn cho phép người dùng sử dụng Công cụ viết của Apple Intelligence trong các ứng dụng Workspace trên thiết bị iOS, thì người dùng có thể sao chép dữ liệu Workspace và có khả năng chia sẻ dữ liệu đó với những người bên ngoài tổ chức của bạn. Để ngăn người dùng chia sẻ dữ liệu nhạy cảm, hãy tắt Công cụ viết trong các ứng dụng của Workspace.

Trước khi bắt đầu: Nếu bạn cần thiết lập một bộ phận hoặc nhóm cho chế độ cài đặt này, hãy tham khảo bài viết Thêm một đơn vị tổ chức.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn Thiết bị Thiết bị di động và thiết bị đầu cuối Cài đặt iOS. 

   Chuyển đến phần iOS

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Dịch vụ và thiết bị.

2. Nhấp vào Chia sẻ dữ liệu Apple Intelligence.

3. (Không bắt buộc) Để áp dụng chế độ cài đặt này cho một bộ phận hoặc một nhóm, hãy chọn một đơn vị tổ chức trên trình đơn bên.

4. Tắt chế độ Cho phép người dùng sử dụng Công cụ viết của Apple Intelligence trong các ứng dụng của Google Workspace trên thiết bị iOS.

5. Nhấp vào Lưu. Hoặc bạn có thể nhấp vào nút Ghi đè đối với một đơn vị tổ chức.

   Sau này, để khôi phục giá trị được kế thừa, hãy nhấp vào Kế thừa.

Bảo vệ dữ liệu bằng cấu hình được quản lý

Khi bật chế độ quản lý thiết bị di động nâng cao cho thiết bị iOS, bạn có thể bảo vệ dữ liệu của tổ chức mình một cách hiệu quả hơn bằng cách sử dụng cấu hình được quản lý. Cấu hình được quản lý sau đây ngăn việc chia sẻ dữ liệu từ các nguồn không xác định (thường là các ứng dụng không phải Google Workspace) cho người dùng trong tài khoản cá nhân hoặc tài khoản công ty có mã khách hàng khác trong một ứng dụng của Google (chẳng hạn như Gmail, Drive, Tài liệu, Trang tính, Trang trình bày, Chat và Meet). Để tìm hiểu cách thiết lập cấu hình được quản lý, hãy xem bài viết Thiết lập ứng dụng iOS bằng cấu hình được quản lý.

<dict>
  <key>GoogleWorkspaceDataSharingActionsRestrictSharingFromUnknownSourceOnlyToCustomer</key>
  <string>${customer_id}</string>
</dict>

Lưu ý:

• Bạn có thể sử dụng cấu hình được quản lý này với mọi nhà cung cấp dịch vụ quản lý thiết bị di động hỗ trợ Cấu hình ứng dụng được quản lý (AppConfig). Làm theo hướng dẫn của nhà cung cấp dịch vụ quản lý thiết bị di động để áp dụng cấu hình được quản lý cho các ứng dụng Google Workspace bằng mã khách hàng Google Workspace của bạn.
• customer_id là mã khách hàng riêng biệt được chỉ định cho tài khoản của bạn. Bạn có thể tìm thấy thông tin này trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google tại mục Tài khoản Cài đặt tài khoản Hồ sơ.
• Để đảm bảo các quy định hạn chế chia sẻ dữ liệu được thực thi một cách nhất quán, hãy áp dụng cấu hình được quản lý cho tất cả các ứng dụng của Google mà tổ chức của bạn sử dụng.
• Để cấu hình được quản lý hoạt động, ứng dụng phải là ứng dụng được quản lý và người dùng phải cài đặt ứng dụng này thông qua ứng dụng Google Device Policy. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Chỉnh sửa chế độ cài đặt ứng dụng.
• Để ngăn người dùng mở các tệp và đường liên kết liên quan đến công việc trong các ứng dụng không được quản lý, hãy chuyển đến phần Mở tài liệu trong ứng dụng không được quản lý.
• Nếu bạn chỉ muốn cho phép một số người dùng chia sẻ dữ liệu từ các nguồn không xác định, hãy bỏ đánh dấu hộp Cho phép gửi dữ liệu công việc đến các ứng dụng cá nhân, bao gồm mọi ứng dụng không phải của Google Workspace trên trang tính chia sẻ trên iOS hoặc chọn Không cho phép người dùng thực hiện những thao tác có khả năng chia sẻ dữ liệu thích hợp trong Google Workspace ra bên ngoài trên thiết bị iOS cho những người dùng đó.

Chủ đề có liên quan

• Quản lý ứng dụng di động cho tổ chức của bạn
• Áp dụng các chế độ cài đặt cho thiết bị iOS

Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.