Education エディションでユーザーをアーカイブする

2025 年 3 月より、Google Workspace for Education エディションでアーカイブ ユーザー ライセンスがサポートされるようになりました。Google Workspace for Education の新規のお客様と既存のお客様には、これらのライセンスが 自動的に付与されます。必要に応じて追加をリクエスト することもできます。これらのライセンスは段階的に導入されるため、2025 年 5 月まで付与されないアカウントもあります。

お客様の教育機関が新しい Education Fundamentals ライセンス モデルに移行すると、CSV ファイルまたは Admin SDK API を使用して、ユーザーを個別に、または複数のユーザーを一括でアーカイブできるようになります。

ユーザーが退職した場合、そのユーザー アカウントをアーカイブして（Vault の保持 ルールに基づいて）そのユーザーのデータを安全に 保持するとともに、そのユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止できます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスが [アーカイブ済み] に変わり、アーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられ、以前のライセンスが解放されます。

注: アクティブなユーザーと停止中 のユーザーのいずれもアーカイブできます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーに割り当てられていたアクティブな Google Workspace for Education Fundamentals ライセンスは、アーカイブ後 24 時間以内に別のユーザーに割り当てることができるようになります。

アーカイブされたユーザーのアカウントとデータはどうなりますか？

ユーザーにアーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられている場合、そのユーザーのデータは Vault の保持ルールに基づいて保護されます。管理者は、そのデータの検索とエクスポートを行うことができます。

• ユーザーのデータは、管理者が設定したデータ リージョン内に留まります。詳しくは、データの地理的位置を選択するをご覧ください。

  注: データ リージョン ポリシーの対象となるには、Google Workspace for Education アカウント（アクティブなアカウントとアーカイブされたアカウントのいずれも）に、Education Standard または Education Plus のライセンスが割り当てられている必要があります。

• ユーザーのデータには、Google ドライブのデータ損失防止（DLP）が引き続き適用されます。詳しくは、Workspace DLP を使用してデータ 損失を防ぐをご覧ください。

• ユーザーのファイルが他のアクティブ ユーザーと共有されている場合、それらのアクティブ ユーザーは、ファイルを所有するユーザーがアーカイブされた後も引き続きそのファイルにアクセスできます。

ユーザーが Google Workspace for Education Plus などのアドオン サブスクリプションのライセンスを持っている場合、ユーザーをアーカイブした後もそのライセンスは保持されます。アーカイブ ユーザーがアドオン サブスクリプションを必要としなくなった場合は、削除できます。詳しくは、ライセンスを削除するをご覧ください。

ユーザーがアーカイブされた後

ユーザーをアーカイブすると、そのユーザーは次のような状態になります。

• Gmail、Google カレンダー、ドライブなどの Google Workspace サービスを含む、どのシステムでも管理対象の Google アカウントにログインできなくなります。
• グローバル アドレス一覧に表示されません。ユーザーは、ユーザー ディレクトリ リストで [アーカイブ済み] ステータスが付いた状態で表示されます。詳しくは、ユーザー アカウント のステータスを確認するをご覧ください。
• 管理コンソールで削除やアーカイブ解除は可能ですが、停止はできません。
• ユーザー レポートでステータスが [アーカイブ済み] と表示されると、アーカイブ ユーザーのモニタリング、管理、そして最終的には削除が容易になります。
• アーカイブされたユーザーのアカウントに送信された新しいメールやカレンダーの招待はブロックされるため、受信できません。

アーカイブ解除の仕組み

ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ユーザーはアーカイブ前のステータスに戻り、以前のデータすべてにアクセスできるようになります。

ユーザーのアーカイブを解除するには、利用可能な Education Fundamentals ライセンスまたは Gmail のみのライセンスが必要です。アクティブなライセンスがない場合、アーカイブ解除操作は失敗し、ユーザーはアーカイブ ユーザー ライセンスでアーカイブされたままになります。

ユーザー アカウントのアーカイブを解除すると、ルート組織部門のレベルまたはサブ組織部門のレベルで自動ライセンスが有効になっているかどうかにかかわらず、そのユーザーに Education Fundamentals ライセンスが自動的に割り当てられます。

個々のユーザー アカウントをアーカイブまたはアーカイブ解除する

これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン [ディレクトリ ] [ユーザー] に移動します。

   [ユーザー] に移動

   アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

2. [ユーザー] のリストで目的のユーザーを探します。詳しくは、ユーザー アカウントの検索をご覧ください。

ユーザーをアーカイブするには:

1. ユーザー アカウントにカーソルを合わせて、[その他のオプション] をクリックします。
2. [ユーザーをアーカイブする] を選択します。
3. [完了] をクリックして確定します。

ユーザーのアーカイブを解除するには:

1. 対象のユーザーにカーソルを合わせ、[ユーザーのアーカイブを解除する] をクリックします。
2. [完了] をクリックして確定します。

CSV ファイルを使用してユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

これらの手順を完了するには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

CSV ファイルを使用して、最大 15 万人のユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除できます。15 万人を超えるユーザーに対してこれらの操作を行うには、複数の CSV ファイルを 1 つずつアップロードします。

CSV テンプレートを使用してユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン [ディレクトリ ] [ユーザー] に移動します。

   [ユーザー] に移動

   アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

2. 上部にある [ユーザーの一括更新] をクリックします。

   

3. [空の CSV テンプレートをダウンロード] をクリックします。

4. Google スプレッドシートや Microsoft Excel などのスプレッドシート アプリケーションで CSV ファイルを開きます。

   このファイルには、管理コンソールとユーザーの連絡先管理ツールのユーザー プロファイルに表示される属性の列が含まれています。

5. ダウンロードした CSV テンプレートの [New Status [Upload Only]] 列で、次のいずれかのオプションを選択します。

   • ユーザーをアーカイブするには、「Archived 」と入力します。
   • ユーザーのアーカイブを解除するには、「Active」と入力します。

6. [保存] をクリックします。

7. 管理コンソールの [ユーザー] ページで、[ユーザーの一括更新] をクリックします。

8. [CSV ファイルを添付] をクリックします。

9. パソコン上で CSV ファイルがある場所に移動し、ファイルを添付します。

10. [アップロード] をクリックします。

    エラーが発生した場合は、CSV ファイルに不足している情報を入力して、もう一度アップロードしてください。詳しくは、一般的なエラーを 解決するをご確認ください。

CSV ファイルを使用して停止中のユーザーを一括でアーカイブする

1. Google 管理コンソールで、メニュー アイコン [ディレクトリ ] [ユーザー] に移動します。

   [ユーザー] に移動

   アクセスするには、適切なユーザー管理権限が必要です。適切な権限がない場合は、これらの手順を完了するのに必要な設定が一部表示されません。

2. 上部の [フィルタを追加] をクリックし、[ユーザー ステータス] を選択します。[停止中] チェックボックスをオンにして、[適用] をクリックします。
3. [ユーザーをダウンロード] をクリックし、以下の選択を行います。
   • [**ユーザーを選択**] で [**現在フィルタされているユーザーのリスト**] を選択します。
   • [列を選択] で、[すべてのユーザー情報の列と現在 選択されている列] を選択します。
   • [ファイル形式を選択] で、[Google スプレッドシート] または [カンマ区切りの値] (.csv)] を選択して、処理が完了するまで待ちます。
4. 準備ができたら、ファイルをクリックして開くかダウンロードします。
5. シート内の次の列を除くすべての列を削除します。
   • 列 A - First name
   • 列 B - Last name
   • 列 C - Email address
   • 列 D - Password
   • 列 F - Org unit path
   • 列 AJ - New Status [Upload Only]
6. 既存のデータはすべて変更せずそのままにします。すべての行（すべてのユーザー）の [New Status [Upload Only]] 列に「Archived 」と入力します。
7. ファイルを CSV として保存またはダウンロードします。
8. 管理コンソールの [ユーザー] ページで、[ユーザーの一括更新] リンクを選択します。
9. ポップアップのステップ 3 で [CSV ファイルを添付] をクリックし、更新した CSV を選択します。
10. [アップロード] をクリックし、処理が完了するまで待ちます。上部に進捗状況が表示されます。
11. 完了すると、アップロードした CSV ファイル内のユーザーがアーカイブされ、それらのユーザーに割り当てられていた Fundamentals ライセンスを他のユーザーに割り当てることができるようになります。

エラーが発生した場合は、CSV ファイルに不足している情報を入力して、もう一度アップロードしてください。詳しくは、一般的なエラーを 解決するをご確認ください。

Admin SDK API を使用してユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

1. Method: users.update の手順に沿って操作します。
2. 各ユーザーの アーカイブ済み ブール変数を、必要に応じて True または False に設定します。

Google Cloud Directory Sync（GCDS）を使用してユーザーを一括でアーカイブまたはアーカイブ解除する

1. 設定マネージャーの [Licenses] ページで、[LDAP License Rules] [Add Rule] をクリックします。

2. [LDAP Query] 欄で、ライセンスを割り当てる LDAP ディレクトリのユーザーを、LDAP クエリの表記法で指定します。

   詳しくは、LDAP 検索ルールを使用して データを同期するをご覧ください。

3. [アーカイブ] または [Google ドメイン ユーザーのアーカイブを解除] のいずれかのオプションを選択します。

4. 次のオプションのいずれかを選択します。

   • OK - ルールを追加して、LDAP ライセンス ルールの画面に戻ります。
   • Apply - ルールを追加し、別の LDAP ライセンス ルールを開始します。
   • Cancel - ルールをキャンセルします。
   • Test LDAP Query - LDAP ライセンス クエリが有効かどうかテストします。

Google Apps Manager（GAM）を使用して停止中のユーザーを一括でアーカイブする

Google Cloud サポートでは、Google Apps Manager（GAM）などのサードパーティ ソリューションはサポートしていませんが、 GAM やその他のサードパーティ製ツールで使用される Admin SDK Directory API はサポートしています。GAM には、GAM の使用、複製、配布に関する利用規約を規定する Apache 2.0 ライセンスが適用されます。次の Google アド マネージャー コマンドは例であり、実行する前にテストする必要があります。

このコマンドを実行すると、停止中のすべてのユーザーがアーカイブされます。

gam print users query "isSuspended=True" | gam csv - gam update user ~primaryEmail archived on

Education のアーカイブ ユーザー ライセンスに関するよくある質問

関連トピック

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