Arquivar usuários nas edições do Education

Desde março de 2025, é possível usar licenças Usuário arquivado nas edições do Google Workspace for Education. Os clientes novos e atuais do Google Workspace for Education vão receber essas licenças automaticamente e poderão pedir mais se necessário. Como essas licenças estão sendo introduzidas gradualmente, algumas contas não vão recebê-las até maio de 2025.

Quando sua instituição migrar para o novo modelo de licenciamento do Education Fundamentals, você poderá arquivar um usuário individualmente ou vários usuários em massa usando um arquivo CSV ou as APIs Admin SDK.

Quando um usuário sair da sua instituição, será possível arquivar a conta dele para reter os dados com segurança (com base nas regras de retenção do Vault ) e impedir que ele acesse os serviços do Google Workspace. O arquivamento de uma conta de usuário muda o status para "Arquivado" e atribui uma licença Usuário arquivado, liberando a licença anterior.

Observação: você pode arquivar usuários ativos e suspensos usuários. Quando você arquiva uma conta de usuário, a licença ativa do Google Workspace for Education Fundamentals fica disponível para ser atribuída a outra pessoa em até 24 horas.

O que acontece com a conta e os dados de um usuário arquivado?

Se o usuário tiver uma licença Usuário arquivado, os dados dele serão protegidos de acordo com as regras de retenção do Vault, e você poderá pesquisar e exportar os dados.

• Os dados dos usuários permanecem na mesma região de dados definida pelo administrador. Para mais detalhes, acesse Escolher uma localização geográfica para seus dados.

  Observação: as contas do Google Workspace for Education, ativas e arquivadas, precisam ter uma licença do Education Standard ou do Education Plus atribuída para serem cobertas pelas políticas de região de dados.

• A prevenção contra perda de dados (DLP, na sigla em inglês) do Google Drive continua sendo executada nos dados dos usuários. Para mais detalhes, acesse Usar a DLP do Workspace para evitar a perda de dados.

• Se algum dos arquivos dos usuários for compartilhado com outros usuários ativos, eles continuarão tendo acesso aos arquivos depois que o usuário for arquivado.

Se o usuário tiver uma licença para uma assinatura de complemento, como o Google Workspace for Education Plus, ele manterá a licença depois que você o arquivar. Se o usuário arquivado não precisar mais da assinatura de complemento, você poderá removê-la. Saiba mais sobre como remover licenças.

Depois que um usuário é arquivado

O que acontece depois que você arquiva um usuário:

• Não é possível fazer login na Conta do Google gerenciada em nenhum sistema, incluindo os serviços do Google Workspace, como Gmail, Google Agenda e Drive.
• O usuário não aparece na Lista de endereços global. Nas listagens do diretório de usuários, eles aparecem com o status "Arquivado". Acesse Ver o status de uma conta de usuário account.
• podem ser excluídos ou desarquivados, mas não suspensas no Admin Console;
• Mostre um status arquivado nos relatórios de usuários, facilitando o monitoramento, o gerenciamento e a exclusão de usuários arquivados.
• Não é possível receber novos e-mails e convites do Google Agenda, porque eles são bloqueados quando enviados para a conta do usuário arquivado.

Como funciona o desarquivamento

Se você desarquivar uma conta de usuário, ela voltará ao status anterior e recuperará o acesso a todos os dados anteriores.

Para desarquivar um usuário, você precisa de uma licença do Education Fundamentals ou Somente Gmail. Se nenhuma licença ativa estiver disponível, o desarquivamento não será concluído, e o usuário continuará arquivado com a licença Usuário arquivado.

Depois que você desarquivar uma conta de usuário, uma licença do Education Fundamentals será atribuída automaticamente, mesmo que o licenciamento automático esteja desativado no nível raiz ou sub-UO.

Arquivar ou desarquivar uma conta de usuário individual

Para realizar essas etapas, é necessário ter o privilégio de gerenciamento de usuáriosadequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

1. No Google Admin Console, acesse Menu Diretório Usuários.

   Acessar usuários

   Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

2. Encontre o usuário na lista Usuários. Se precisar de ajuda, acesse Encontrar uma conta de usuário.

Para arquivar um usuário:

1. Vá para a conta de usuário e clique em Mais opções.
2. Selecione Arquivar usuário.
3. Clique em Concluir para confirmar.

Para desarquivar um usuário:

1. Selecione o usuário e clique em Desarquivar usuário.
2. Clique em Concluir para confirmar.

Arquivar ou desarquivar usuários em massa com um arquivo CSV

Para realizar essas etapas, é necessário ter o privilégio de gerenciamento de usuáriosadequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

Você pode arquivar ou desarquivar até 150.000 usuários de uma só vez usando um arquivo CSV. Para realizar essas ações com mais de 150.000 usuários, use vários arquivos CSV, enviados um de cada vez.

Para arquivar e desarquivar usuários em massa com um modelo CSV

1. No Google Admin Console, acesse Menu Diretório Usuários.

   Acessar usuários

   Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

2. Na parte superior, clique em Atualizar usuários em massa.

   

3. Clique em Baixar o modelo CSV em branco.

4. Abra o arquivo CSV em um aplicativo de planilha, como o Google Planilhas ou o Microsoft Excel.

   O arquivo tem colunas para os atributos que aparecem no perfil de um usuário no Admin Console e no Gerenciador de contatos dos usuários.

5. Na coluna New Status [Upload Only] do modelo CSV baixado, escolha uma opção:

   • Para arquivar um usuário, digite Arquivado.
   • Para desarquivar um usuário, digite Ativo.

6. Clique em Salvar.

7. Na página Usuários do Admin Console, clique em Atualizar usuários em massa.

8. Clique em Anexar arquivo CSV.

9. Acesse o local do arquivo CSV no computador e anexe o arquivo.

10. Clique em Fazer upload.

    Se houver um erro, insira as informações ausentes no arquivo CSV e faça o upload novamente. Confira mais informações em Resolver erros comuns

Para arquivar usuários suspensos em massa com um arquivo CSV

1. No Google Admin Console, acesse Menu Diretório Usuários.

   Acessar usuários

   Exige o Privilégio de gerenciamento de usuários adequado. Sem o privilégio correto, você não vai ter acesso a todos os controles necessários para fazer isso.

2. Na parte de cima, clique em Adicionar um filtro e selecione Status do usuário. Marque a caixa Suspenso e clique em Aplicar.
3. Clique em Fazer download de usuários e verifique da seguinte maneira:
   • Em Selecionar usuários, marque Lista de usuários filtrada atualmente.
   • Em Selecionar colunas, marque Todas as colunas com informações dos usuários e as colunas selecionadas atualmente.
   • Em Selecionar o formato, marque Google Planilhas ou "Valores separados por vírgula (.csv)" e aguarde a conclusão do processo.
4. Quando estiver pronto, clique no arquivo para abrir ou fazer o download.
5. Exclua todas as colunas da planilha, exceto:
   • Coluna A: First name
   • Coluna B: Last name
   • Coluna C: Email address
   • Coluna D: Password
   • Coluna F: Org unit path
   • Coluna AJ: New Status [Upload Only]
6. Não altere os dados atuais. Na coluna "New Status [Upload Only]", digite Arquivado para cada usuário em todas as linhas.
7. Salve ou faça o download do arquivo como CSV.
8. No Admin Console, na página Usuários, selecione o link Atualizar usuários em massa.
9. Na etapa 3 do pop-up, clique em Anexar arquivo CSV e selecione o CSV que você atualizou.
10. Clique em Fazer upload e aguarde a conclusão do processo. Na parte de cima, você pode conferir o progresso.
11. Quando concluído, os usuários no arquivo CSV enviado serão arquivados, e as licenças do Fundamentals que foram atribuídas a eles anteriormente ficarão disponíveis para outros usuários.

Se houver um erro, insira as informações ausentes no arquivo CSV e faça o upload novamente. Confira mais informações em Resolver erros comuns

Arquivar ou desarquivar usuários em massa com as APIs Admin SDK

1. Siga as instruções em Method: users.update.
2. Defina a variável booleana arquivada como "True" ou "False" para cada usuário, conforme necessário.

Arquivar ou desarquivar usuários em massa com o Google Cloud Directory Sync (GCDS)

1. Na página "Licenses" do Gerenciador de configuração, clique em LDAP License Rules Add Rule.

2. No campo LDAP Query , use uma notação de consulta LDAP para especificar para quais usuários no diretório LDAP a licença será atribuída.

   Veja detalhes em Usar regras de pesquisa LDAP para sincronizar dados.

3. Escolha uma opção para Arquivar ou Desarquivar usuários do domínio do Google.

4. Selecione uma das seguintes opções:

   • OK : adiciona a regra e retorna à tela "LDAP license rules".
   • Apply: adiciona a regra e inicia outra regra de licença LDAP.
   • Cancel: cancela a regra.
   • Test LDAP query: testa a validade da consulta da licença LDAP.

Arquivar usuários suspensos em massa com o Google Apps Manager (GAM)

O suporte do Google Cloud não abrange o Google Apps Manager (GAM) ou outras soluções de terceiros. Oferecemos suporte à API Directory do SDK Admin, que é usada pelo GAM e outras ferramentas de terceiros. O GAM está sujeito à licença do Apache 2.0, que fornece os Termos e Condições para uso, reprodução e distribuição do GAM. O comando GAM a seguir é um exemplo que precisa ser testado antes da execução.

Este comando arquiva todos os usuários suspensos:

gam print users query "isSuspended=True" | gam csv - gam update user ~primaryEmail archived on

Perguntas frequentes sobre as licenças Usuário arquivado do Education

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