إنّ نوع ترخيص "مستخدم Gmail فقط" هو مخصّص للمستخدمين الذين يحتاجون فقط إلى الوصول إلى Gmail وبعض الخدمات المحدّدة الأخرى. سيتمكّن المستخدمون الذين لديهم هذا الترخيص من الوصول إلى Gmail و"تقويم Google" و"جهات اتصال Google" و"مجموعات Google" وTakeout وMeet وبعض الخدمات الإضافية، ولكن لن يتمكّنوا من الوصول إلى Classroom أو Drive أو "أدوات التحرير". علمًا بأنّ مستخدمي تراخيص "مستخدم Gmail فقط" لن يتمكّنوا من الوصول إلى Google Drive، فإن المشرفين بإمكانهم تحديد سياسات الاحتفاظ بالبيانات لهؤلاء المستخدمين.
استخدام تراخيص "مستخدم Gmail فقط" للخريجين والموظفين والأنواع الأخرى من المستخدمين
يُعدّ هذا الترخيص خيارًا رائعًا للمشرفين الذين يريدون منح الخريجين والموظفين والمستخدمين الآخرين إمكانية الوصول المستمر إلى عناوين بريدهم الإلكتروني الخاصة بالمؤسسة التعليمية بعد تخرجهم أو مغادرتهم المؤسسة. فيسمح هذا النوع من التراخيص بالوصول إلى Gmail ويحافظ على متطلبات الامتثال، ولكنّه يزيل إمكانية الوصول إلى الخدمات الأخرى. يمكن للمشرفين حاليًا إجراء ذلك يدويًا من خلال إضافة مستخدمين إلى مجموعة تتيح الوصول إلى Gmail فقط وتزيل ميزات Google Workspace الأخرى، ولكنّ هذا الترخيص يقدّم طريقة مبسّطة لتحقيق النتيجة نفسها.
في إطار أفضل الممارسات، ينبغي على المشرفين إعلام المستخدمين بانتقالهم إلى حساب "مستخدم Gmail فقط" بعد انتهاء العام الدراسي أو عندما لا يحتاج هؤلاء المستخدمون إلى الوصول إلى جميع خدمات Google Workspace. ويمكن للمشرفين تنبيه المستخدمين إلى ضرورة حفظ معلوماتهم أو أي ملفات في Google Drive قبل منحهم ترخيص "مستخدم Gmail فقط".
كيفية منح ترخيص "مستخدم Gmail فقط"
عند توفّر أنواع التراخيص الجديدة، يمكن للمشرفين منح ترخيص "مستخدم Gmail فقط" في "وحدة تحكّم المشرف". لمزيد من التفاصيل، يُرجى الانتقال إلى مقالة طرق إدارة التراخيص ومنحها. بعض النقاط الواجب مراعاتها:
- يمكن فقط لمشرف Google Workspace الوصول إلى "وحدة تحكّم المشرف" وتوزيع ترخيص "مستخدم Gmail فقط" في Google Workspace for Education.
- علمًا أنّه يمكنك الاختيار من بين عدة خيارات لإدارة التراخيص، فإننا ننصحك باختيار خيار واحد لاستخدامه من الآن فصاعدًا.
- قبل منح التراخيص، ننصحك بنقل المستخدمين المحظورين خارج الوحدات التنظيمية أو المجموعات التي تخطّط لمنحها الترخيص، وذلك لتجنُّب منح هؤلاء المستخدمين تراخيص.
كيف يؤثر ترخيص "مستخدم Gmail فقط" في مساحة التخزين؟
لن يتمكّن مستخدمو ترخيص "مستخدم Gmail فقط" من الوصول إلى Google Drive (على افتراض أنّه كان بإمكانهم الوصول إليه سابقًا). ولن يتم حذف بياناتهم بدون تدخل المشرفين الذين يمكنهم تحديد سياسات الاحتفاظ بالبيانات.
الأسئلة الشائعة حول ترخيص "مستخدم Gmail فقط"
كم عدد تراخيص "مستخدم Gmail فقط" التي ستتوفّر لمؤسستي؟
ستحصل المؤسسات التي تشترك في Google Workspace for Education من الآن فصاعدًا تلقائيًا على 2,500 ترخيص "مستخدم Gmail فقط". أما المؤسسات الحالية، فسيتطابق عدد تراخيص "مستخدم Gmail فقط" المستلمة مع عدد تراخيص Education Fundamentals التي يتم منحها لنطاقك عند بدء عملية النقل. وسيعادل ذلك إجمالي عدد الحسابات، بما في ذلك حسابات المستخدمين النشطين والمحظورين.
ما هي تكلفة نوع الترخيص "مستخدم Gmail فقط"؟
يتوفر هذا النوع من التراخيص بدون أي تكلفة.
ما هو تأثير ترخيص "مستخدم Gmail فقط" في الاحتفاظ ببيانات المستخدم؟
لن يكون هناك أي تأثير في الاحتفاظ ببيانات المستخدمين. بعد منح مستخدم ترخيص "مستخدم Gmail فقط"، يتم الاحتفاظ ببياناته وفقًا لقواعد الاحتفاظ بالبيانات في Vault الخاصة بالنطاق (إذا تم تحديدها).
إذا تم منح مستخدم ترخيص "مستخدم Gmail فقط"، ماذا يحدث للملفات التي كان يعمل عليها مع مستخدمين لديهم نوع ترخيص Education كامل، مثل Education Fundamentals؟
تظل الملفات متاحة لأي مستخدم لديه إذن الوصول إليها، ويتمكن أي مستخدم لديه الإذن بالتعديل من مشاركة الملفات أو تعديلها مع الآخرين. بالإضافة إلى ذلك، تتوفّر للمشرفين أدوات لنقل ملكية الملفات إذا لزم الأمر.