اختصاص مجوزهای کاربری مخصوص جیمیل

نوع مجوز Gmail Only User برای کاربرانی در نظر گرفته شده است که فقط به Gmail و چند سرویس منتخب دیگر نیاز دارند. کاربران دارای این مجوز به Gmail، Calendar، Contacts، Google Groups، Meet، Takeout و برخی سرویس‌های اضافی دسترسی خواهند داشت، اما به Classroom، Drive یا Editors دسترسی نخواهند داشت. در حالی که کاربران Gmail Only به Google Drive خود دسترسی نخواهند داشت، مدیران می‌توانند سیاست‌های نگهداری داده‌ها را برای این کاربران تعیین کنند.

استفاده از مجوزهای کاربری مخصوص جیمیل برای فارغ التحصیلان، کارکنان و سایر انواع کاربران

این مجوز گزینه بسیار خوبی برای مدیرانی است که می‌خواهند به فارغ‌التحصیلان، کارکنان و سایر کاربران پس از فارغ‌التحصیلی یا ترک سازمان، دسترسی مداوم به آدرس ایمیل مدرسه‌شان را ارائه دهند. این نوع مجوز امکان دسترسی به Gmail را فراهم می‌کند و الزامات انطباق را حفظ می‌کند، اما دسترسی به سایر سرویس‌ها را حذف می‌کند. امروزه مدیران می‌توانند این کار را به صورت دستی با اضافه کردن کاربران به گروهی که فقط دسترسی به Gmail را فعال می‌کند و سایر ویژگی‌های Google Workspace را حذف می‌کند، انجام دهند، اما این مجوز روشی ساده برای دستیابی به همان نتیجه ارائه می‌دهد.

به عنوان یک روش بهینه، مدیران باید پس از پایان سال تحصیلی یا در صورت عدم نیاز کاربران به دسترسی به تمام سرویس‌های Google Workspace، به آنها اطلاع دهند که به حساب کاربری Gmail Only خود منتقل شده‌اند. مدیران می‌توانند به کاربران خود دستور دهند که قبل از اختصاص مجوز Gmail Only User، اطلاعات یا هر فایلی را در Google Drive خود ذخیره کنند.

نحوه اختصاص مجوز فقط برای کاربر Gmail

وقتی انواع مجوزهای جدید در دسترس قرار گیرند، مدیران می‌توانند در کنسول مدیریت، مجوز Gmail Only User را اختصاص دهند. برای جزئیات بیشتر، به روش‌های مدیریت و اختصاص مجوزها مراجعه کنید. چند نکته را باید در نظر داشته باشید:

• فقط یک مدیر Google Workspace به کنسول مدیریت دسترسی دارد و می‌تواند مجوز Google Workspace for Education Gmail Only User را توزیع کند.
• اگرچه می‌توانید از بین گزینه‌های مختلفی برای تهیه مجوزها انتخاب کنید، توصیه می‌کنیم از این به بعد یک گزینه را برای استفاده انتخاب کنید.
• قبل از اعطای مجوز، توصیه می‌کنیم کاربران تعلیق‌شده را از واحدها یا گروه‌های سازمانی که قصد دارید به آنها مجوز بدهید، خارج کنید تا از اعطای مجوز به این کاربران جلوگیری شود.

مجوز Gmail Only User چه تاثیری بر فضای ذخیره‌سازی دارد؟

کاربران Gmail Only به گوگل درایو خود دسترسی نخواهند داشت (با فرض اینکه قبلاً به آن دسترسی داشته‌اند). داده‌های آنها بدون دخالت مدیر حذف نخواهد شد و مدیران می‌توانند سیاست‌های نگهداری داده‌ها را تعیین کنند.

سوالات متداول در مورد مجوز کاربری مخصوص جیمیل