“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”类型适用于仅需要使用 Gmail 和其他少数特定服务的用户。拥有此许可的用户可以使用 Gmail、日历、通讯录、Google 群组、Meet、Google 导出以及一些附加服务，但无法使用 Google 课堂、云端硬盘或编辑器。虽然拥有仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可的用户无法访问 Google 云端硬盘，但管理员可以控制这些用户的数据保留政策。
为校友、教职员工和其他用户类型分配“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”
如果管理员希望让校友、教职员工和其他用户在毕业或离开组织后可以继续使用他们的学校电子邮件地址，此类许可会是非常不错的选择。此类许可支持使用 Gmail 并始终遵守合规性要求，但无法使用其他服务。目前，管理员也可以手动实现此效果，即将用户添加到特定群组，然后为该群组仅启用 Gmail 访问权限并移除其他 Google Workspace 功能的访问权限，但分配许可更为简捷。
根据最佳实践，如果用户的学年结束或不再需要访问所有 Google Workspace 服务，管理员应考虑通知用户其账号将改用“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”账号。在分配“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”之前，管理员可以告知用户保存自己在 Google 云端硬盘中的信息或文件。
如何分配“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”
新许可类型推出后，管理员即可在管理控制台中分配“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”。如需了解详情，请参阅管理和分配许可的方法。您需要注意以下几点：
- 只有 Google Workspace 管理员有权访问管理控制台，并且可以分发“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”。
- 虽然配置许可的方式有多种，但我们建议您选择一种方式，并在今后一直用下去。
- 在分配许可之前，建议您将已暂停的用户移出计划授予许可的组织部门或群组，以免向这些用户授予许可。
“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”对存储空间有何影响？
向用户分配“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”后，用户将无法再访问 Google 云端硬盘（假设他们之前有访问权限）。在没有管理员干预的情况下，系统不会删除用户的数据，并且管理员可以控制数据保留政策。
“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”常见问题解答
我的机构可以获得多少个仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可？
今后，订阅 Google Workspace 教育版的机构将自动获得 2,500 个“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”。对于现有机构，“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”的数量将与过渡期间分配给其网域的教育基础版许可的数量一致，也就是所有账号的数量之和，包括活跃用户和已暂停的用户。
仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可类型的价格是多少？
此类许可是免费的。
“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”对用户的数据保留有何影响？
用户的数据保留不会受到影响。为用户分配仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可后，系统会根据相应网域的保险柜保留规则（如果已指定）保留用户数据。
如果用户被分配了“仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可”，而其他用户拥有教育基础版许可等完整教育版许可，那么他们共同处理的文件会怎样？
拥有访问权限的用户仍然可以访问这些文件，而拥有编辑权限的用户可以修改和与他人共享这些文件。此外，管理员还可以使用工具在必要时转移文件所有权。