Untuk membantu mengelola komunikasi tentang kebijakan penyimpanan institusi Anda, kami menawarkan template email di bawah sebagai panduan. Anda dapat menyesuaikan template ini sebelum mengirimkannya ke institusi pendidikan atau rayon sekolah Anda. Misalnya, Anda dapat mencantumkan jumlah penyimpanan yang digunakan setiap orang. Pelajari cara mengetahui jumlah penyimpanan yang mereka gunakan
Memberi tahu pengguna bahwa kebijakan batas penyimpanan akan diterapkan
Subjek: [Harap dibaca] Batas penyimpanan baru di akun Anda
Pelanggan yang terhormat,
Kami akan menerapkan batas penyimpanan sebesar [masukkan jumlah penyimpanan di sini] di akun Anda pada [masukkan tanggal di sini] yang berlaku untuk semua data di Google Drive, Gmail, dan Google Foto.
Pada [masukkan tanggal di sini], [masukkan nama institusi Anda di sini] akan menerapkan batas penyimpanan baru.
Sebelum [masukkan tanggal di sini], tinjau penggunaan penyimpanan Anda dan, jika perlu, hapus file yang tidak dibutuhkan:
- Untuk meninjau ruang penyimpanan yang Anda gunakan dan menghapus file berukuran besar atau yang tidak dibutuhkan di Drive, buka Penyimpanan Drive.
- Untuk meninjau dan menghapus file berukuran besar atau yang tidak dibutuhkan di drive bersama, buka drive bersama.
- Untuk mencari dan menghapus email berukuran besar atau yang tidak dibutuhkan, ikuti petunjuk untuk Gmail di Mengelola file di penyimpanan Google Drive Anda.
- [Hapus jika tidak berlaku] Jika perlu menyimpan file yang tidak muat dalam akun sekolah Anda, Anda dapat mengekspor data Drive, Gmail, dan Foto Anda dengan Google Takeout ke dalam arsip. Kemudian, hapus file, pesan, dan lampiran yang tidak dibutuhkan, lalu kosongkan sampah untuk mengosongkan ruang penyimpanan. Pelajari cara mendownload data Anda ke dalam arsip
Setelah [masukkan tanggal di sini], usahakan Anda tidak melampaui batas penyimpanan untuk data Drive, Gmail, dan Foto Anda agar dapat terus mengakses layanan tersebut. Jika penyimpanan akun Anda habis, layanan Anda akan terganggu hingga Anda mengosongkan lebih banyak ruang penyimpanan.
- Drive—Anda tidak akan dapat menyinkronkan atau mengupload file baru. Anda tidak akan dapat membuat file baru di Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, Gambar, dan Formulir. Sampai Anda mengurangi jumlah penyimpanan yang digunakan, Anda maupun orang lain tidak dapat mengedit atau menyalin file Anda yang terpengaruh. Sinkronisasi antara folder Google Drive di komputer Anda dan Drive Saya akan terhenti.
- Foto—Anda tidak akan dapat menambahkan foto/video baru atau mencadangkan foto/video yang sudah ada.
- Gmail–Anda masih dapat mengirim atau menerima email.
[Hapus jika tidak berlaku] Harap tinjau Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima institusi kami [Link ke Kebijakan Penggunaan yang Dapat Diterima institusi Anda], dan pastikan penggunaan data Anda sesuai dengan kebijakan kami.
Jika ada pertanyaan tentang kebijakan ini, harap hubungi Tim Layanan Bantuan IT Anda.
Terima kasih,
Tim IT