En Google, creemos que es importante que los padres (un término que usamos en este artículo para referirnos también a los tutores) sepan cómo utilizan sus hijos los servicios de Google en clase. El objetivo de este artículo es ayudar a los centros educativos que utilizan Google Workspace for Education a informar de forma eficaz a los padres y tutores sobre cómo usan los servicios de Google y otros servicios de terceros (a veces también denominados "productos de terceros") los alumnos que acceden con cuentas de Google Workspace for Education, así como a obtener su consentimiento cuando corresponda.
Como los administradores de los centros educativos pueden determinar qué servicios están disponibles y qué políticas aplican para cada servicio, los distintos centros usarán Google Workspace for Education de forma diferente. Creemos que los centros son los más indicados para personalizar la información que comparten con los padres basándose en el uso real que hacen de los servicios de Google. Aunque no hay una solución única para todos, en Google queremos ofrecer a los centros educativos la información que necesitan sobre nuestros servicios y nuestras prácticas de privacidad y seguridad, de forma que puedan mantener debidamente informados a los padres.
Los centros que tienen Google Workspace for Education pueden seguir los pasos que se indican a continuación para informar a los padres de cómo se usan los servicios de Google en el centro, qué información obtiene Google cuando se utilizan y qué uso hace Google de esa información. Además, si los centros educativos optan por permitir el acceso de los alumnos a servicios de terceros con sus cuentas de Google Workspace for Education, deben notificar a los padres en relación con esos servicios y obtener su consentimiento cuando sea necesario.
1. Determinar qué servicios de Google utilizará tu centro educativo
Google Workspace for Education ofrece dos categorías de servicios de Google: los Servicios Principales (como Gmail, Drive, Calendar y Classroom), que se proporcionan de conformidad con el contrato de Google Workspace for Education del centro, y los Servicios Adicionales (como YouTube y Maps), que se pueden utilizar con las cuentas de Google Workspace for Education si un administrador del dominio del centro permite su uso con fines educativos. Consulta más información sobre las diferencias entre los Servicios Principales y los Servicios Adicionales.
Los administradores de Google Workspace for Education pueden gestionar a qué Servicios Principales y Adicionales pueden acceder sus usuarios con sus cuentas. Los centros educativos deben indicar a qué servicios permiten el acceso de usuarios menores de 18 años para poder compartir información sobre esos servicios con los padres.
2. Obtener el consentimiento de los padres o tutores cuando corresponda
Es posible que los centros educativos quieran o deban obtener el consentimiento de los padres o tutores para que los alumnos puedan acceder a los servicios de Google. En el caso de los centros educativos en Estados Unidos, Google proporciona esta plantilla para ayudarles con este proceso, pero serán ellos quienes determinen la mejor manera de utilizarla, la rellenen con su propia información de contacto y sobre los servicios que habilitan, y la compartan junto con los recursos para padres indicados más abajo.
- El uso de los Servicios Adicionales por parte de menores de edad requiere el consentimiento parental: en el contrato de Google Workspace for Education (cláusula 3.5), se establece que los centros educativos deben obtener el consentimiento de los padres o tutores para autorizar a los menores de 18 años a utilizar los Servicios Adicionales.
- En cuanto a los Servicios Principales, los centros educativos pueden decidir si también quieren obtener el consentimiento: como práctica recomendada, los centros educativos pueden solicitar el consentimiento de los padres o tutores para los Servicios Principales que habiliten. De lo contrario, se entiende que el centro educativo proporciona ese consentimiento para usar los Servicios Principales en nombre de los padres al registrarse y utilizar dichos servicios de Google Workspace for Education.
Si permites que los usuarios menores de 18 años accedan a servicios de terceros con su cuenta de Google Workspace for Education, es responsabilidad del centro educativo obtener el consentimiento parental, cuando sea necesario, antes de permitir que los alumnos accedan a esos servicios.
Recursos que se pueden compartir con los padres o tutores
Además de la plantilla anterior, recomendamos que los centros educativos compartan los recursos siguientes con los padres o tutores a la hora de solicitar su consentimiento:
- En nuestro Aviso de Privacidad de Google Workspace for Education, se describe cómo recaban y utilizan la información los productos y servicios de Google cuando se usan con cuentas de Google Workspace for Education.
- En nuestro Centro de Ayuda, se pueden consultar los compromisos legales de Google respecto a los Servicios Principales y Adicionales de Google Workspace for Education.
- En la Guía sobre privacidad en los productos de Google y en privacy.google.com, se describen los mecanismos de protección de la privacidad utilizados en nuestros productos. Ten en cuenta que en Google no utilizamos información personal (ni información asociada a cuentas de Google Workspace for Education) para orientar los anuncios a los usuarios de Google Workspace for Education de los centros de enseñanza primaria y secundaria ni a aquellos usuarios designados como menores de 18 años por su administrador. Además, esta restricción de nuestro Aviso de Privacidad prevalece sobre cualquier declaración referente al uso de anuncios que se haga en esas páginas.
- La información sobre el cumplimiento de Google de las obligaciones legales internacionales relativas a la protección de datos se puede leer en la Adenda sobre Tratamiento de Datos de Cloud, donde se describen las exhaustivas medidas destinadas a proteger la seguridad de los datos que Google y sus clientes han acordado.
- En el Centro de privacidad y seguridad de Google for Education, incluimos respuestas a las preguntas más frecuentes en materia de privacidad y seguridad.
- Los padres pueden visitar myaccount.google.com, con la sesión iniciada en la cuenta de Google Workspace for Education de sus hijos, para ver y gestionar la información personal y la configuración de la cuenta.
Los centros educativos de los distintos países y comunidades atienden a diferentes normativas y enfoques, por lo que Google no podrá asesorarte sobre el cumplimiento de las leyes que rigen tu centro. Debes obtener el consentimiento de los padres de forma que cumpla las leyes de tu jurisdicción.
Posibles errores
Como administrador, es posible que los padres contacten contigo para informarte de los mensajes de error que reciben cuando intentan añadir una cuenta de Google Workspace for Education a un dispositivo Android personal con una cuenta de Google que ya tenían y gestionada con Family Link. Estos errores se producen principalmente cuando la aplicación Family Link gestiona la cuenta infantil de Google, y la cuenta de centro educativo está sujeta a la gestión de dispositivos móviles (MDM) del administrador del centro.
Los errores podrían ser los siguientes: "No se ha podido iniciar sesión. Se ha producido un error al establecer comunicación con los servidores de Google. Inténtalo de nuevo más tarde" o "Tu cuenta de Google Workspace for Education, gestionada por el administrador del centro educativo, no puede añadirse a este dispositivo porque este ya se gestiona a través de Family Link y solo puede tener 1 administrador".
Te recomendamos que hagas lo siguiente:
- Establece MDM como Básica, no como Avanzada, para la unidad organizativa del alumno.
- También puedes crear una unidad organizativa independiente para los alumnos que usan dispositivos personales (BYOD) y establecer MDM como Básica.
No se recomienda desactivar MDM.