การสื่อสารข้อมูลเกี่ยวกับ Google Workspace for Education กับพ่อแม่และผู้ปกครอง

Google เชื่อว่าพ่อแม่ (หมายรวมถึงผู้ปกครองด้วยในบทความนี้) จำเป็นต้องเข้าใจวิธีที่บุตรหลานใช้บริการของ Google ในชั้นเรียน บทความนี้จะช่วยให้โรงเรียนที่ใช้ Google Workspace for Education มั่นใจได้ว่าสามารถสื่อสารกับพ่อแม่และผู้ปกครองได้อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ทราบว่านักเรียนใช้บริการของ Google และบริการของบุคคลที่สาม (บางครั้งเรียกว่าข้อเสนอของบุคคลที่สาม) ที่เข้าถึงด้วยบัญชี Google Workspace for Education อย่างไร และช่วยให้ได้รับความยินยอมจากผู้ปกครองตามความเหมาะสม

โรงเรียนแต่ละแห่งใช้ Google Workspace for Education ต่างกันไปเนื่องจากผู้ดูแลระบบของโรงเรียนกำหนดได้ว่าจะเปิดให้ใช้บริการใด รวมทั้งใช้นโยบายใดสำหรับบริการแต่ละแบบ เราเชื่อว่าโรงเรียนย่อมทราบดีว่าควรแชร์ข้อมูลใดให้กับผู้ปกครอง โดยพิจารณาจากการใช้บริการของ Google ในโรงเรียนตามจริง การดำเนินการนี้ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัว แต่ Google มีเป้าหมายที่จะมอบข้อมูลเกี่ยวกับบริการของเราที่โรงเรียนต้องการทราบ รวมทั้งหลักปฏิบัติเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของเราเพื่อให้โรงเรียนแจ้งข้อมูลที่ผู้ปกครองควรทราบได้

โรงเรียนที่ใช้ Google Workspace for Education อาจดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อช่วยให้ผู้ปกครองเข้าใจว่าโรงเรียนใช้บริการ Google อย่างไร รวมถึง Google จะได้รับข้อมูลใดเมื่อโรงเรียนใช้บริการต่างๆ และจะนำข้อมูลเหล่านั้นไปใช้อย่างไร หากโรงเรียนเลือกที่จะอนุญาตให้นักเรียนเข้าถึงบริการของบุคคลที่สามด้วยบัญชี Google Workspace for Education ของนักเรียน โรงเรียนควรแจ้งให้ผู้ปกครองทราบเกี่ยวกับบริการดังกล่าวและขอความยินยอมตามความจำเป็น

1. ระบุบริการของ Google ที่โรงเรียนจะใช้

Google Workspace for Education มีบริการของ Google 2 หมวดหมู่ ได้แก่ บริการหลัก (เช่น Gmail, ไดรฟ์, ปฏิทิน และ Classroom) ซึ่งให้บริการภายใต้ข้อตกลง Google Workspace for Education ของโรงเรียน และบริการเพิ่มเติม (เช่น YouTube และ Maps) ซึ่งใช้กับบัญชี Google Workspace for Education ได้ หากผู้ดูแลระบบโดเมนของโรงเรียนอนุญาตให้ใช้เพื่อวัตถุประสงค์ทางการศึกษา บทความนี้จะอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างบริการหลักและบริการเพิ่มเติม

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education สามารถจัดการบริการหลักและบริการเพิ่มเติมที่ผู้ใช้เข้าถึงได้จากบัญชีของตนเอง โรงเรียนควรบันทึกบริการที่อนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปีเข้าถึงได้ เพื่อแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับบริการดังกล่าวให้ผู้ปกครองได้รับทราบ

โรงเรียนอาจต้องได้รับความยินยอมจากพ่อแม่หรือผู้ปกครองให้นักเรียนใช้บริการที่โรงเรียนอนุญาตให้เข้าถึงได้ สำหรับโรงเรียนในสหรัฐอเมริกา Google ได้จัดเตรียมเทมเพลตนี้เพื่อช่วยโรงเรียนในการขอรับความยินยอมดังกล่าว ทั้งนี้ ให้โรงเรียนตัดสินใจใช้เทมเพลตตามความเหมาะสม ไม่ว่าจะเป็นการระบุข้อมูลติดต่อของโรงเรียนและข้อมูลเกี่ยวกับบริการต่างๆ ที่โรงเรียนเปิดให้นักเรียนใช้งาน ตลอดจนการแชร์เทมเพลตนี้พร้อมแหล่งข้อมูลต่างๆ กับผู้ปกครองตามที่ระบุไว้ด้านล่าง

  • โรงเรียนต้องได้รับความยินยอมให้ผู้เยาว์ใช้บริการเพิ่มเติม: Google Workspace for Education กำหนดไว้ในข้อตกลง (ส่วนที่ 3.5) ว่าโรงเรียนต้องได้รับความยินยอมจากพ่อแม่หรือผู้ปกครองให้นักเรียนที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปีใช้บริการเพิ่มเติมที่โรงเรียนอนุญาต
  • โรงเรียนอาจขอรับความยินยอมในการใช้บริการหลักด้วยเช่นกัน: โรงเรียนอาจขอรับความยินยอมจากพ่อแม่หรือผู้ปกครองสำหรับบริการหลักที่เปิดให้ใช้งาน ดังที่ระบุไว้ในแนวทางปฏิบัติแนะนำ ไม่เช่นนั้น ให้ถือว่าโรงเรียนให้ความยินยอมในการใช้บริการหลักแทนผู้ปกครองโดยการลงชื่อเข้าใช้และใช้บริการ Google Workspace for Education เหล่านี้

หากคุณอนุญาตให้ผู้ใช้ที่มีอายุต่ำกว่า 18 ปีเข้าถึงบริการของบุคคลที่สามด้วยบัญชี Google Workspace for Education ได้ โรงเรียนจะต้องได้รับความยินยอมจากผู้ปกครองตามที่จำเป็นก่อนที่จะอนุญาตให้นักเรียนเข้าถึงบริการของบุคคลที่สาม

แหล่งข้อมูลที่ใช้แชร์กับพ่อแม่และผู้ปกครอง

นอกเหนือจากประกาศเกี่ยวกับเทมเพลตข้างต้นแล้ว เราขอแนะนำให้โรงเรียนแชร์แหล่งข้อมูลต่อไปนี้กับพ่อแม่และผู้ปกครองในขณะขอรับความยินยอม

โรงเรียนในประเทศและชุมชนอื่นๆ มีกฎระเบียบและแนวทางแตกต่างกัน Google จึงแนะนำการปฏิบัติตามกฎหมายที่ใช้บังคับกับโรงเรียนของคุณไม่ได้ ทั้งนี้ คุณควรขอความยินยอมจากผู้ปกครองตามวิธีการที่กฎหมายในเขตอำนาจศาลของคุณกำหนดไว้

ข้อผิดพลาดที่เป็นไปได้

ในฐานะผู้ดูแลระบบ ผู้ปกครองอาจติดต่อคุณเกี่ยวกับข้อความแสดงข้อผิดพลาดที่ได้รับเมื่อพยายามเพิ่มบัญชี Google Workspace for Education ในอุปกรณ์ Android ส่วนตัวซึ่งมีบัญชี Google อยู่แล้วและจัดการโดย Family Link ข้อผิดพลาดดังกล่าวมักจะเกิดขึ้นเมื่อบัญชี Google ของบุตรหลานได้รับการจัดการโดย Family Link และบัญชีของโรงเรียนอยู่ภายใต้การจัดการมือถือ (MDM) โดยผู้ดูแลระบบของโรงเรียน

ข้อผิดพลาดนี้อาจระบุว่า "ลงชื่อเข้าใช้ไม่ได้ เกิดปัญหาในการสื่อสารกับเซิร์ฟเวอร์ของ Google โปรดลองอีกครั้งในภายหลัง" หรือ "เพิ่มบัญชี Google Workspace for Education ซึ่งจัดการโดยผู้ดูแลระบบของโรงเรียนลงในอุปกรณ์เครื่องนี้ไม่ได้ อุปกรณ์เครื่องนี้ได้รับการจัดการผ่าน Family Link อยู่แล้ว และจะมีผู้จัดการได้เพียง 1 คนเท่านั้น"

เราแนะนำให้คุณทำดังต่อไปนี้

  1. ตั้ง MDM ให้กับหน่วยขององค์กรของนักเรียนเป็นพื้นฐาน ไม่ใช่ขั้นสูง
  2. หรือสร้างหน่วยขององค์กรแยกต่างหากสําหรับการนำอุปกรณ์มาใช้เองของนักเรียน แล้วตั้ง MDM เป็นพื้นฐาน

เราไม่แนะนำให้ปิดใช้ MDM