Modelo de licencias de Google Workspace for Education Fundamentals y tipos de licencias disponibles

Este artículo está destinado a los administradores de Google Workspace for Education. Para los tutores que necesiten información, comuníquense con el administrador de la institución educativa.

Estamos actualizando las licencias de Education Fundamentals y la forma en que se aprovisionan para las cuentas de Google Workspace for Education. Además, presentamos nuevos tipos de licencias sin cargo para brindarte más formas de administrar a tus usuarios.

Licencias para clientes de Google Workspace for Education Fundamentals

A partir de noviembre de 2024, los nuevos registros en Google Workspace for Education Fundamentals se realizarán con un modelo de licencias actualizado para Education Fundamentals. En marzo de 2025, comenzaremos la transición de los clientes existentes de Education Fundamentals, seguida de la transición de los clientes de Education Standard y Education Plus a partir de mayo de 2025. La funcionalidad de Education Fundamentals seguirá siendo la misma para los usuarios finales, ya que proporciona herramientas seguras y fáciles de usar (sin costo) que ayudan a mejorar la colaboración, la productividad y la administración de clases. Las instituciones nuevas de Google Workspace for Education tendrán 2,500 licencias de Education Fundamentals disponibles. Con esta actualización, para que los usuarios de los dominios nuevos tengan acceso a todas las herramientas de Google Workspace incluidas en Education Fundamentals, deberán tener asignada una licencia de Education Fundamentals. Si los usuarios tienen una licencia de Education Standard o Education Plus, también deberán tener asignada una licencia de Education Fundamentals. Así funciona el modelo de licencias actualizado:

• Los administradores serán responsables de administrar las licencias de Education Fundamentals aprovisionadas. Con este nuevo modelo, las instituciones educativas recibirán una cantidad determinada de licencias de Education Fundamentals, que podrán asignar a los usuarios de su dominio o guardar para usuarios futuros. Cuando un usuario se gradúa o deja su institución, los administradores pueden optar por anular la asignación de su licencia de Education Fundamentals para liberarla para otro usuario activo y, en su lugar, asignarle una de las nuevas licencias sin cargo que se describen en la sección "Nuevos tipos de licencias" a continuación.
• Los clientes existentes recibirán suficientes licencias de Education Fundamentals para cubrir a sus usuarios actuales, con un margen adicional. Durante la transición, los dominios recibirán la misma cantidad de licencias de Education Fundamentals que la cantidad de usuarios de Education Fundamentals que tienen actualmente (incluidos los usuarios activos y suspendidos), además de un margen adicional según la cantidad de cuentas existentes en su institución en el momento de la transición.
• Para los usuarios existentes en un dominio, asignaremos las licencias de Education Fundamentals por ti. Para que este cambio sea más fácil de administrar, cuando entre en vigencia el nuevo modelo de licencias, a todos los usuarios existentes en un dominio se les asignará automáticamente una licencia de Education Fundamentals y no cambiará su capacidad de interactuar con los servicios de Google. Esto significa que no se requerirá ninguna acción inmediata durante el período de transición para garantizar que tengas la cantidad de licencias que necesitas para mantener el acceso de tus usuarios existentes. Las cuentas nuevas que se agreguen después de la transición deberán tener una licencia asignada por un administrador.
• La asignación automática de Education Fundamentals se activará en la unidad organizativa (UO) raíz, lo que significa que a todos los usuarios recién creados se les asignará una licencia de Fundamentals desde el principio. También te recomendamos que crees al menos una UO para los nuevos tipos de licencias que se indican a continuación (Solo Gmail y Usuario archivado) y que desactives la asignación automática de Education Fundamentals para esas UO.

Nuevos tipos de licencias

A partir de marzo de 2025 para Education Fundamentals y mayo de 2025 para Education Standard y Education Plus, comenzaremos a lanzar nuevos tipos de licencias que ayudarán a los administradores a garantizar que sus usuarios tengan acceso al nivel adecuado de funcionalidad. Estos tipos de licencias son gratuitos y no requieren que te comuniques con un revendedor de Google for Education para acceder a ellos. La cantidad de cada tipo de licencia que recibe un dominio coincidirá con la cantidad de licencias de Education Fundamentals que se le asignen a tu dominio cuando se realice la transición. Cuando un cliente se registra en Google Workspace for Education por primera vez, recibe 2,500 licencias de cada tipo.

• Usuario solo de Gmail: Esta licencia permite que los usuarios que no necesitan acceder a todas las herramientas de Google Workspace for Education conserven el acceso a Gmail. Los usuarios con esta licencia tendrán acceso a Gmail, Calendario, Contactos, Meet, Takeout y algunos servicios adicionales, pero no tendrán acceso a Classroom, Drive ni a los editores. Es probable que este tipo de licencia sea útil para las instituciones educativas que deseen brindar acceso a Gmail a su creciente base de exalumnos. Cuando un administrador asigna una licencia de Usuario solo de Gmail a un usuario de Education Fundamentals, libera su licencia de Education Fundamentals para otro usuario de su dominio.
• Usuario archivado: Esta licencia garantiza que los datos del usuario se conserven (según tus reglas de retención de Vault) y estén protegidos con la misma seguridad líder de la industria que los usuarios con una licencia de Education Fundamentals, pero no permite que el usuario acceda a su Cuenta de Google en ningún sistema, incluidos los servicios de Google Workspace. Cuando un administrador archiva una cuenta de usuario, al usuario se le asigna automáticamente una licencia de Usuario archivado, lo que libera su licencia de Education Fundamentals o de Usuario solo de Gmail para otro usuario de su dominio.

Qué sucede cuando se asignan estas licencias nuevas:

• A un usuario de Fundamentals: Asignar una licencia de Usuario solo de Gmail a un usuario o archivar a un usuario anula la asignación de su licencia de Education Fundamentals, lo que la libera para otro usuario de su dominio.
• A un usuario de Standard o Plus: Si se archiva un usuario de Education Standard o Education Plus, o se le asigna una licencia de usuario solo de Gmail, se anula automáticamente la asignación de su licencia de Education Fundamentals, pero se debe anular manualmente la asignación de su licencia de Education Standard o Education Plus para liberarla para otro usuario. Si un administrador quiere archivar a un usuario, pero conservar las funciones adicionales y las protecciones de seguridad que recibió con su licencia de Education Standard o Education Plus (como las regiones de datos), puede dejarle asignada esa licencia como "Usuario archivado".

Cómo prepararse para el nuevo modelo de licencias

Para los clientes nuevos y existentes, recomendamos revisar algunas prácticas recomendadas que se indican a continuación.

• Asegúrate de que los usuarios de tu dominio tengan asignada una licencia apropiada una vez que tu dominio haya migrado al nuevo modelo de licencias. Esto será fundamental en el futuro a medida que crees usuarios nuevos, archives usuarios existentes o compres suscripciones nuevas.
• Revisa la administración de licencias anualmente, de preferencia entre 4 y 6 semanas antes del inicio del ciclo lectivo.
• Utiliza herramientas existentes, como las licencias automáticas en la Consola del administrador, Google Cloud Directory Sync, la API de Enterprise License Manager o herramientas de terceros, como GAM o la Herramienta de administración de licencias de Google Workspace for Education.
• Consulta la Guía de licencias de Google Workspace for Education para obtener información más detallada sobre el estado de la administración de licencias en el futuro.
• Cuando se agreguen nuevos tipos de licencias a tu dominio, considera archivar todas las cuentas suspendidas actuales si deseas liberar licencias de Education Fundamentals asignadas automáticamente para usuarios futuros.

Nota: Cuando los clientes existentes migren a la versión de Fundamentals basada en el usuario, a todos los usuarios existentes en su dominio se les asignará automáticamente una licencia de Education Fundamentals, y no cambiará su capacidad para interactuar con los servicios de Google. Si se crea un usuario nuevo después de la transición, se le deberá asignar una licencia para que pueda acceder a los servicios de Workspace.

Preguntas frecuentes sobre las licencias