Richtlinie zu inaktiven Google Workspace for Education-Konten

Diese Richtlinie gilt für Google Workspace for Education-Nutzerkonten und ‑Organisationen. Eine Google Workspace for Education-Organisation ist ein eindeutiges Google Workspace for Education-Konto der jeweiligen Bildungseinrichtung mit eigener Admin-Konsole.

Informationen dazu, wie sich die Richtlinie zu inaktiven Konten auf private @gmail.com-Konten auswirkt, finden Sie unter Richtlinie zu inaktiven Google-Konten.

Gemäß den Google Workspace for Education-Nutzungsbedingungen sind Sie als Google Workspace for Education-Administrator dafür verantwortlich, die Konten innerhalb Ihrer Organisation zu verwalten und sicherzustellen, dass für die Aufbewahrung der Kontodaten ein triftiger Grund vorliegt.

Bei einem inaktiven Google Workspace for Education-Konto handelt es sich um ein Konto, das über einen Zeitraum von zwei Jahren nicht verwendet wurde. Google Workspace for Education behält sich gemäß der Vereinbarung vor, ein inaktives Konto und die zugehörigen Daten zu löschen, wenn das Konto seit mindestens zwei Jahren inaktiv ist.

Administratoren stehen verschiedene Verwaltungstools und Lizenztypen zur Verfügung, um die Konten in ihrer Domain und die zugehörigen Daten zu verwalten.

Aktives Google Workspace for Education-Nutzerkonto

Ein Google Workspace for Education-Nutzerkonto, das verwendet wird, gilt als aktiv. Dabei zählen beispielsweise die folgenden Aktionen in Ihrem Google Workspace for Education-Konto als Aktivität:

  • Bei Ihrem Google Workspace for Education-Konto anmelden
  • Eine E‑Mail lesen oder senden
  • Ein Dokument öffnen
  • Eine Aufgabe erledigen
  • Ein Übungspaket zuweisen
  • Ein Foto teilen

Die Aktivitäten in einem Google Workspace for Education-Konto beziehen sich auf das Konto und sind unabhängig vom Gerät. Sie können auf jedem Gerät, mit dem Sie in Ihrem Google Workspace for Education-Konto angemeldet sind, z. B. Ihrem Smartphone oder Tablet, Aktionen ausführen.

Sollte auf Ihrem Gerät mehr als eine Google Workspace for Education-Organisation eingerichtet sein, achten Sie darauf, jedes Konto mindestens einmal innerhalb von zwei Jahren zu verwenden.

Was geschieht, wenn Ihre Google Workspace for Education-Organisation inaktiv ist?

Wenn alle Nutzer in Ihrer Organisation seit mindestens zwei Jahren inaktiv sind, gilt Ihre gesamte Google Workspace for Education-Organisation als inaktiv und Google kann alle zugehörigen Inhalte und Daten löschen. Bevor dies der Fall ist, sendet Google dem primären Administrator sowie allen Endnutzern E‑Mail-Benachrichtigungen an ihre Google Workspace for Education-Konten, um ihnen die Möglichkeit zu geben, ihr Konto wieder zu aktivieren oder ihre Daten zu exportieren.

Ausnahmen von dieser Richtlinie

Ein Google Workspace for Education-Konto gilt auch nach zwei Jahren der Nichtnutzung noch als aktiv, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

  • Mit Ihrem Google Workspace for Education-Konto wurde ein Google-Abo erworben, z. B. für Gemini Education oder Google Play, das aktuell und noch gültig ist.
  • Ihr Google Workspace for Education-Konto enthält eine Geschenkkarte mit Guthaben.
  • Ihr Google Workspace for Education-Konto hat derzeit individuelle Zugriffsrechte auf einen digitalen Artikel, z. B. ein bei Google gekauftes Buch oder einen bei Google gekauften Film.
  • Für Ihr Google Workspace for Education-Konto gilt eine aktive Vault-Aufbewahrungsregel.

Inaktive Nutzer in Ihrer Organisation verwalten

Wenn ein Nutzer in Ihrer Domain nicht mehr aktiv unterrichtet bzw. am Unterricht beteiligt ist, kann ein Administrator diesen Nutzer mithilfe alternativer Lizenzen verwalten.

  • Lizenz für archivierte Nutzer: Mit dieser Lizenz werden Nutzerdaten mit denselben branchenführenden Sicherheitsstandards wie bei einer Education Fundamentals-Lizenz aufbewahrt und geschützt. Die Aufbewahrung erfolgt dabei nach den Aufbewahrungsregeln für Vault. Nutzer können sich allerdings auf keinem System in ihrem eigenen Google-Konto anmelden, auch nicht bei Workspace-Diensten. Weitere Informationen dazu finden Sie im Hilfeartikel Archivierte Nutzer in Education-Versionen. Der Administrator muss für archivierte Nutzer eine Aufbewahrungsregel anwenden, damit das Konto aktiv bleibt.
  • Nur-Gmail-Nutzer-Lizenz: Mit dieser Lizenz können Nutzer, die nicht auf alle Tools in Google Workspace for Education zugreifen müssen, weiterhin Gmail nutzen. Nur-Gmail-Nutzer müssen jedoch ebenfalls über einen Zeitraum von zwei Jahren Aktivitäten in ihrem Konto durchführen, damit ihr Konto aktiv bleibt.

Tools zum Überprüfen von Lizenzen

Mithilfe der folgenden Tools können Sie regelmäßig die Lizenzen in Ihrer Domain überprüfen und anpassen. So ist es beispielsweise möglich, Schülern und Studenten nach ihrem Abschluss eine Nur-Gmail-Lizenz zuzuweisen, wenn diese weiterhin Zugriff auf E‑Mails benötigen, jedoch nicht mehr auf andere Workspace-Dienste.

Häufig gestellte Fragen

Was geschieht, wenn alle Administratoren und alle Endnutzer in der Google Workspace for Education-Organisation inaktiv sind?

Wenn sich alle Administratoren sowie alle Endnutzer über einen Zeitraum von zwei Jahren nicht in ihrem Google Workspace for Education-Konto angemeldet haben, wird möglicherweise die gesamte Google Workspace for Education-Organisation gelöscht.

Inwieweit gelten Google Vault-Aufbewahrungsregeln für inaktive Nutzer?

Die Vault-Aufbewahrungsregeln werden auch auf inaktive Nutzer angewendet. Dabei gelten jedoch Nutzer, deren Daten mit Vault aufbewahrt werden, erst dann als inaktiv, wenn die festgelegte Aufbewahrungsdauer abgelaufen ist.

Eine weitere Möglichkeit zum Verwalten inaktiver Nutzer, deren Daten Sie aufbewahren möchten, sind die neuen Lizenzen für archivierte Nutzer.

Wenn ein Nutzer Ihre Bildungseinrichtung verlässt, können Sie sein Nutzerkonto archivieren, um die Daten gemäß Ihren Aufbewahrungsregeln für Vault sicher aufzubewahren und zu verhindern, dass er auf Google Workspace-Dienste zugreift. Durch das Archivieren eines Nutzerkontos wird sein Status in „Archiviert“ geändert und dem Nutzer wird eine Lizenz für archivierte Nutzer zugewiesen. Die bisherige Lizenz wird freigegeben.

Hinweis: Die Aufbewahrungsregeln für Google Vault müssen auf dem neuesten Stand sein, damit die Daten von archivierten Nutzern beibehalten werden, da sich diese Nutzer nicht bei ihren Konten anmelden können. Wenn die Google Vault-Aufbewahrungsregeln für ein Google Workspace for Education-Konto, das nur Lizenzen für archivierte Nutzer enthält, ablaufen und sich ein Google Workspace for Education-Administrator zwei Jahre lang nicht anmeldet, gilt das Konto als inaktiv.

Ich möchte einen Nutzer aus meiner Domain entfernen

Sie können jederzeit Nutzer aus Ihrer Google Workspace for Education-Organisation löschen oder entfernen. Weitere Informationen

Ich möchte Nutzern erlauben, Daten aus ihren Konten herunterzuladen

Mithilfe von „Kundendaten-Export“ können Administratoren die personenbezogenen Daten eines Nutzers suchen und herunterladen. Nur der Super Admin hat Zugriff auf das Tool „Kundendaten-Export“. Weitere Informationen

So halten Sie Ihr Konto aktiv

Melden Sie sich in Ihrem Google Workspace for Education-Konto an.