Kebijakan Akun Tidak Aktif Google Workspace for Education

Kebijakan ini berlaku untuk Akun Pengguna dan Organisasi Google Workspace for Education. Organisasi Google Workspace for Education adalah Akun Google Workspace for Education yang unik untuk institusi, dengan konsol adminnya sendiri.

Untuk mempelajari pemberlakuan Kebijakan Akun Tidak Aktif terhadap akun @gmail.com pribadi, lihat Kebijakan Akun Google Tidak Aktif.

Sesuai dengan Persyaratan Layanan Google Workspace for Education, sebagai administrator Google Workspace for Education, Anda bertanggung jawab mengelola akun dalam organisasi Anda dan memastikan bahwa penyimpanan data akun didasari oleh tujuan yang valid.

Akun Google Workspace for Education yang tidak aktif adalah akun yang tidak digunakan dalam jangka waktu 2 tahun. Google Workspace for Education dapat menghapus akun yang tidak aktif dan data terkaitnya jika akun tersebut tidak aktif selama setidaknya dua tahun, sebagaimana ditetapkan dalam perjanjian Anda.

Tersedia alat pengelolaan dan jenis lisensi untuk memudahkan administrator mengelola akun dan data terkait di domain mereka.

Akun Pengguna Google Workspace for Education yang aktif

Akun Pengguna Google Workspace for Education yang sedang digunakan dianggap aktif. Aktivitas dapat mencakup tindakan yang Anda lakukan saat login atau selama login ke Akun Google Workspace for Education Anda, misalnya:

  • Login ke akun Google Workspace for Education Anda
  • Membaca atau mengirim email
  • Membuka Dokumen
  • Menyelesaikan Tugas
  • Menugaskan Set latihan
  • Membagikan foto

Aktivitas Akun Google Workspace for Education dicatat berdasarkan akun, bukan berdasarkan perangkat. Anda dapat melakukan tindakan di perangkat mana pun yang Anda gunakan untuk login ke Akun Google Workspace for Education Anda, seperti ponsel atau tablet Anda.

Jika Anda memiliki lebih dari satu organisasi Google Workspace for Education di perangkat Anda, pastikan Anda menggunakan setiap akun dalam jangka waktu 2 tahun.

Yang akan terjadi jika organisasi Google Workspace for Education Anda tidak aktif

Jika setiap pengguna di organisasi Anda tidak aktif selama 2 tahun atau lebih, organisasi Google Workspace for Education Anda dianggap tidak aktif dan Google dapat menghapus semua konten dan datanya. Sebelum melakukan penghapusan, Google akan mengirimkan notifikasi email kepada admin utama dan pengguna akhir ke akun Google Workspace for Education mereka, guna memberikan kesempatan untuk mengaktifkan kembali akun mereka atau mengekspor data mereka jika mereka menginginkannya.

Pengecualian untuk kebijakan ini

Akun Google Workspace for Education dianggap aktif meskipun tidak digunakan dalam jangka waktu 2 tahun jika salah satu atau beberapa hal berikut terpenuhi:

  • Akun Google Workspace for Education Anda membeli langganan Google, seperti Gemini Education atau Google Play, yang masih berlaku dan aktif.
  • Akun Google Workspace for Education Anda memiliki kartu voucher dengan saldo uang.
  • Akun Google Workspace for Education Anda saat ini memiliki akses unik ke item digital, seperti buku atau film yang dibeli dari Google.
  • Akun Google Workspace for Education Anda memiliki aturan retensi Vault yang berlaku.

Cara mengelola pengguna tidak aktif di organisasi Anda

Jika pengguna di domain Anda tidak lagi aktif mendukung atau terlibat dalam kegiatan belajar dan mengajar, tersedia lisensi alternatif yang dapat digunakan admin untuk mengelola pengguna tersebut.

  • Memberikan lisensi Arsip Akun Pengguna—Lisensi ini memastikan data pengguna dipertahankan (berdasarkan aturan retensi Vault) dan dilindungi dengan keamanan terbaik di industri, seperti yang didapatkan pengguna yang memiliki lisensi Education Fundamentals. Namun, lisensi ini tidak mengizinkan pengguna login ke Akun Google miliknya di sistem mana pun, termasuk layanan Workspace. Pelajari lebih lanjut cara menerapkan lisensi Arsip Akun Pengguna. Arsip Akun Pengguna harus memiliki aturan retensi yang diterapkan oleh admin agar akun tersebut tetap aktif.
  • Memberikan lisensi Pengguna Khusus Gmail—Dengan lisensi ini, pengguna yang tidak memerlukan akses ke semua alat di Google Workspace for Education tetap dapat mengakses Gmail. Pengguna Khusus Gmail tetap harus melakukan aktivitas dalam jangka waktu 2 tahun agar akun mereka tetap aktif.

Alat untuk meninjau lisensi

Gunakan alat berikut untuk meninjau lisensi dalam domain Anda beberapa kali setahun. Misalnya, Anda dapat memberikan lisensi Khusus Gmail kepada siswa yang lulus saat tahun ajaran berakhir jika Anda ingin mereka tetap memiliki akses ke email meskipun tidak lagi memerlukan akses ke layanan Workspace lainnya.

FAQ

Apa yang terjadi jika semua admin dan semua pengguna akhir dalam organisasi Google Workspace for Education tidak aktif?

Jika semua admin dan semua pengguna akhir tidak login ke akun Google Workspace for Education mereka dalam jangka waktu 2 tahun, seluruh organisasi Google Workspace for Education dapat dihapus.

Bagaimana pemberlakuan aturan retensi Google Vault terhadap pengguna yang tidak aktif?

Aturan retensi Vault berlaku untuk pengguna yang tidak aktif. Pengguna yang datanya dipertahankan menggunakan Vault tidak akan dianggap tidak aktif hingga berakhirnya durasi periode retensi data yang ditentukan.

Lisensi Arsip Akun Pengguna yang baru adalah alat lain yang dapat digunakan untuk mengelola pengguna tidak aktif yang datanya ingin Anda pertahankan.

Saat pengguna keluar dari institusi Anda, Anda dapat mengarsipkan akun pengguna tersebut untuk mempertahankan datanya dengan aman (berdasarkan aturan retensi Vault Anda) dan mencegahnya mengakses layanan Google Workspace. Jika akun pengguna diarsipkan, statusnya akan berubah menjadi diarsipkan dan akun tersebut akan diberi lisensi Arsip Akun Pengguna, sehingga lisensi lamanya dapat dialokasikan untuk pengguna lain.

Catatan: Aturan retensi Google Vault harus terbaru agar data pengguna yang Diarsipkan dapat dipertahankan, karena pengguna tersebut tidak dapat login ke akun mereka. Jika aturan retensi Google Vault berakhir untuk Akun Google Workspace for Education yang hanya memiliki lisensi Arsip Akun Pengguna dan administrator Google Workspace for Education tidak login selama dua tahun, akun tersebut akan dianggap tidak aktif.

Saya ingin menghapus pengguna dari domain saya

Anda dapat menghapus atau mengeluarkan pengguna dari organisasi Google Workspace for Education Anda kapan saja. Pelajari lebih lanjut

Anda ingin mengizinkan pengguna mendownload data dari akun mereka

Data Pelanggan Takeout memberi admin kemampuan untuk menelusuri dan mendownload Data Pribadi Pelanggan milik pengguna. Hanya Administrator Super yang memiliki akses ke alat Data Pelanggan Takeout. Pelajari lebih lanjut

Jika Anda ingin memastikan akun Anda aktif

Login ke Akun Google Workspace for Education Anda.