Norme relative agli account Google Workspace for Education inattivi

Queste norme si applicano agli account utente e alle organizzazioni Google Workspace for Education. Un'organizzazione Google Workspace for Education è un account Google Workspace for Education univoco per l'istituto con la propria Console di amministrazione.

Per scoprire in che modo le Norme relative agli account inattivi si applicano agli account @gmail.com personali, consulta le Norme relative agli Account Google inattivi.

In conformità con i Termini di servizio di Google Workspace for Education, in qualità di amministratore di Google Workspace for Education, hai la responsabilità di gestire gli account all'interno della tua organizzazione e di garantire che esista uno scopo valido per la conservazione dei dati dell'account.

Un account Google Workspace for Education inattivo è un account che non è stato utilizzato per un periodo di due anni. Google Workspace for Education potrebbe eliminare un account inattivo e i relativi dati associati se l'account è inattivo per almeno due anni, come stabilito nel contratto.

Sono disponibili strumenti di gestione e tipi di licenza per aiutare gli amministratori a gestire gli account del proprio dominio e i dati associati.

Un account utente Google Workspace for Education attivo

Un account utente Google Workspace for Education in uso è considerato attivo. Le attività potrebbero includere le seguenti azioni svolte durante o dopo aver eseguito l'accesso al tuo account Google Workspace for Education:

  • Accedere al tuo account Google Workspace for Education
  • Leggere o inviare un'email
  • Aprire un documento
  • Completare un compito
  • Assegnare un esercizio guidato
  • Condividere una foto

L'attività dell'account Google Workspace for Education viene mostrata per account e non per dispositivo. Puoi eseguire azioni su qualsiasi dispositivo su cui hai eseguito l'accesso al tuo account Google Workspace for Education, ad esempio su smartphone o tablet.

Se hai configurato più organizzazioni Google Workspace for Education sul dispositivo, assicurati che ogni account venga utilizzato entro un periodo di due anni.

Che cosa succede quando la tua organizzazione Google Workspace for Education è inattiva

Se tutti gli utenti della tua organizzazione sono inattivi per più di due anni, la tua organizzazione Google Workspace for Education viene considerata inattiva e Google potrebbe eliminare tutti i relativi contenuti e dati. Prima che ciò accada, Google invia notifiche via email all'amministratore principale e agli utenti finali sui loro account Google Workspace for Education per offrire loro l'opportunità di riattivare l'account o esportare i dati, se vogliono.

Eccezioni a questa norma

Un account Google Workspace for Education viene considerato attivo anche se non è stato utilizzato per un periodo di due anni se si applica uno o più dei seguenti casi:

  • Il tuo account Google Workspace for Education ha acquistato un abbonamento Google, ad esempio Gemini Education o Google Play, attivo e in corso.
  • Il tuo account Google Workspace for Education contiene una carta regalo con un saldo in denaro.
  • Il tuo account Google Workspace for Education ha attualmente accesso esclusivo a un articolo digitale, ad esempio un libro o un film acquistato da Google.
  • Al tuo account Google Workspace for Education è stata applicata una regola di conservazione di Vault attiva.

Come gestire gli utenti inattivi nella tua organizzazione

Se un utente del tuo dominio non supporta più attivamente l'insegnamento e l'apprendimento o non è più coinvolto in queste attività, l'amministratore può utilizzare licenze alternative per gestire l'utente.

  • Assegna una licenza Utente archiviato: questa licenza garantisce che i dati utente vengano conservati (in base alle regole di conservazione di Vault) e protetti dalla stessa sicurezza leader del settore degli utenti con licenza Education Fundamentals, ma non consente all'utente di accedere al proprio Account Google su alcun sistema, inclusi i servizi Workspace. Scopri di più su come applicare una licenza Utente archiviato. Affinché l'account rimanga attivo, gli utenti archiviati devono avere una regola di conservazione applicata dall'amministratore.
  • Assegna una licenza Utente solo Gmail: questa licenza consente agli utenti che non hanno bisogno di accedere a tutti gli strumenti di Google Workspace for Education di mantenere l'accesso a Gmail. Gli Utenti solo Gmail devono comunque mantenere l'attività entro un periodo di due anni per mantenere attivo il proprio account.

Strumenti per esaminare le licenze

Utilizza i seguenti strumenti per esaminare le licenze all'interno del tuo dominio alcune volte all'anno. Ad esempio, potresti voler assegnare agli studenti che si diplomano una licenza Solo Gmail al termine dell'anno scolastico se vuoi che mantengano l'accesso alle email, ma non hanno più bisogno di accedere ad altri servizi Workspace.

Domande frequenti

Che cosa succede se tutti gli amministratori e tutti gli utenti finali sono inattivi all'interno dell'organizzazione Google Workspace for Education?

Se tutti gli amministratori e tutti gli utenti finali non hanno eseguito l'accesso al proprio account Google Workspace for Education in un periodo di due anni, l'intera organizzazione Google Workspace for Education potrebbe essere eliminata.

In che modo le regole di conservazione di Google Vault si applicano agli utenti inattivi?

Le regole di conservazione di Vault si applicano agli utenti inattivi. Gli utenti i cui dati vengono conservati utilizzando Vault non verranno considerati inattivi fino alla scadenza del periodo di conservazione specificato.

Un altro strumento per gestire gli utenti inattivi di cui vuoi conservare i dati sono le nuove licenze Utente archiviato.

Quando un utente lascia il tuo istituto, puoi archiviare il relativo account per conservare i suoi dati in modo sicuro (in base alle regole di conservazione di Vault) e impedire che acceda ai servizi Google Workspace. Quando archivi un account utente, lo stato diventa Archiviato e viene assegnata una licenza Utente archiviato, liberando la licenza precedente.

Nota: le regole di conservazione di Google Vault devono essere aggiornate per conservare i dati degli utenti archiviati, in quanto questi ultimi non possono accedere ai propri account. Se le regole di conservazione di Google Vault scadono per un account Google Workspace for Education che ha solo licenze Utente archiviato e un amministratore Google Workspace for Education non accede per due anni, l'account viene considerato inattivo.

Voglio rimuovere un utente dal mio dominio

Puoi eliminare o rimuovere un utente dalla tua organizzazione Google Workspace for Education in qualsiasi momento. Scopri di più

Vuoi consentire agli utenti di scaricare i dati dai propri account

Estrai dati dei clienti consente agli amministratori di cercare e scaricare i dati personali dei clienti di un utente. Solo il super amministratore ha accesso allo strumento Estrai dati dei clienti. Scopri di più

Se vuoi assicurarti che il tuo account sia attivo

Accedi al tuo account Google Workspace for Education.