このポリシーは、Google Workspace for Education のユーザー アカウントと組織に適用されます。Google Workspace for Education の組織とは、独自の管理コンソールを備えた教育機関向けの固有の Google Workspace for Education アカウントを指します。
無効なアカウントに関するポリシーが個人用の @gmail.com アカウントにどのように適用されるかについては、無効な Google アカウントに関するポリシーをご覧ください。
Google Workspace for Education の管理者は、Google Workspace for Education 利用規約に従って、組織内のアカウントを管理し、アカウント データを保持する正当な理由があることを確認する責任があります。
無効な Google Workspace for Education アカウントとは、2 年間使用されていないアカウントを指します。Google Workspace for Education は、契約に定められているとおり、アカウントが 2 年以上使用されていない場合、そのアカウントと関連データを削除する場合があります。
管理者がドメインのアカウントと関連データを管理するうえで役立つ管理ツールとライセンス タイプがあります。
有効な Google Workspace for Education ユーザー アカウント
使用中の Google Workspace for Education ユーザー アカウントは有効とみなされます。たとえば、Google Workspace for Education アカウントへのログイン中に行う次のような操作も、アクティビティに含まれます。
- Google Workspace for Education アカウントにログインする
- メールを読む、送信する
- ドキュメントを開く
- 課題を完了する
- 演習セットを割り当てる
- 写真を共有する
Google Workspace for Education アカウントのアクティビティは、デバイス別ではなく、アカウント別に確認されます。スマートフォンやタブレットなど、Google Workspace for Education アカウントにログインしているどのデバイスでも操作を行えます。
デバイスに複数の Google Workspace for Education 組織がセットアップされている場合は、2 年の期間内にそれぞれのアカウントを使用する必要があります。
Google Workspace for Education 組織が無効な場合
組織内のすべてのユーザーが 2 年以上、非アクティブな状態の場合、Google Workspace for Education 組織は無効とみなされ、Google はそのコンテンツとデータをすべて削除する可能性があります。こうなる前に、Google はメイン管理者とエンドユーザーの Google Workspace for Education アカウントにメール通知を送信し、アカウントを再度有効にするか、必要に応じてデータを書き出す機会を提供します。
このポリシーの例外
Google Workspace for Education アカウントは、以下のいずれかに該当する場合、2 年の期間内に使用されていなかった場合でも有効とみなされます。
- Google Workspace for Education アカウントで、現在も継続中の Google サブスクリプション（Gemini Education や Google Play など）を購入している。
- Google Workspace for Education アカウントに、残高のあるギフトカードが含まれている。
- Google Workspace for Education アカウントが現在、Google から購入した書籍や映画などのデジタル アイテムに対する独自のアクセス権を持っている。
- Google Workspace for Education アカウントに有効な Vault 保持ルールが適用されている。
組織内の非アクティブなユーザーを管理する方法
ドメイン内のユーザーが教育や学習に積極的に関与しなくなった場合や、教育や学習をサポートしなくなった場合、管理者がそのユーザーを管理するために使用できる別のライセンスがあります。
- アーカイブ ユーザー ライセンスを割り当てる: このライセンスでは、Education Fundamentals ライセンスを持つユーザーと同じ業界最先端のセキュリティでユーザーのデータが（Vault の保持ルールに基づき）保持され、保護されます。ただし、どのシステムでも（Workspace サービスも含まれる）、Google アカウントにログインすることはできません。アーカイブ ユーザー ライセンスを適用する方法について詳しくは、こちらをご覧ください。アーカイブ ユーザーのアカウントを有効な状態に保つには、管理者が保持ルールを適用する必要があります。
- 「Gmail のみのユーザー」ライセンスを割り当てる: このライセンスは、Google Workspace for Education のすべてのツールにアクセスする必要がないユーザーが、引き続き Gmail にアクセスできるようにします。Gmail のみのユーザーでも、アカウントを有効な状態に保つには、2 年の期間内にアクティビティを維持する必要があります。
ライセンスを確認するためのツール
次のツールを使用して、ドメイン内のライセンスを年に数回確認してください。たとえば、卒業する生徒が引き続きメールにアクセスできるようにしつつ、他の Workspace サービスにアクセスさせる必要はなくなった場合、学年度の終了時に「Gmail のみ」ライセンスを割り当てることができます。
- ユーザー ライセンスを管理する主なインターフェースとなるのは、Google Workspace 管理コンソールです。ライセンスは自動または手動で割り当てることができます。ライセンスの管理について詳しくは、こちらをご覧ください。
- 管理コンソールの自動ライセンス付与、Google Cloud Directory Sync、Enterprise License Manager API、GAM などのサードパーティ製ツール、Google Workspace for Education ライセンス管理ツールなどの既存のツールを利用してください。
- 今後のライセンス管理の状態に関する詳細な情報について、Google Workspace for Education のライセンス ガイドをご確認ください。
よくある質問
Google Workspace for Education 組織内のすべての管理者とすべてのエンドユーザーが非アクティブな状態の場合はどうなりますか？
すべての管理者とすべてのエンドユーザーが 2 年間 Google Workspace for Education アカウントにログインしていない場合、Google Workspace for Education 組織全体が削除される可能性があります。
非アクティブなユーザーに対する Google Vault の保持ルールの適用について教えてください。
非アクティブなユーザーにも Vault の保持ルールが適用されます。ユーザーのデータが Vault を使用して保持されている場合、そのユーザーは、指定された保持期間が終了するまで非アクティブな状態とはみなされません。
非アクティブなユーザーのデータを保持したい場合、そのようなユーザーを管理するもう一つのツールとして、新しいアーカイブ ユーザー ライセンスがあります。
ユーザーが退職した場合、（Vault の保持ルールに基づいて）そのユーザー アカウントをアーカイブしてデータを安全に保持するとともに、そのユーザーによる Google Workspace サービスへのアクセスを防止できます。ユーザー アカウントをアーカイブすると、そのユーザーのステータスは「アーカイブ済み」に変わり、そのユーザーにはアーカイブ ユーザー ライセンスが割り当てられます。それにより、以前のライセンスは解放されます。
注: アーカイブ ユーザーのデータが保持されるように、Google Vault の保持ルールを最新の状態に保つ必要があります。アーカイブ ユーザーはアカウントにログインできないためです。アーカイブ ユーザー ライセンスのみが付与された Google Workspace for Education アカウントの Google Vault 保持ルールが期限切れになり、Google Workspace for Education 管理者が 2 年間ログインしていない場合、そのアカウントは無効とみなされます。
ドメインからユーザーを除外したい場合はどうすればよいですか？
ユーザーを削除すること、または Google Workspace for Education 組織から除外することは、いつでも可能です。詳細
ユーザーがアカウントからデータをダウンロードできるようにするには、どうすればよいですか？
管理者は「お客様データのエクスポート」を使用して、ユーザーのお客様個人データを検索してダウンロードできます。「お客様データのエクスポート」ツールにアクセスできるのは、特権管理者のみです。詳細
アカウントを確実に有効にするには、どうすればよいですか？
Google Workspace for Education アカウントにログインしてください。