Zasady dotyczące nieaktywnych kont Google Workspace for Education

Te zasady dotyczą kont użytkowników i organizacji Google Workspace for Education. Organizacja Google Workspace for Education to unikalne konto Google Workspace for Education dla instytucji z własną konsolą administracyjną.

Aby dowiedzieć się, jak zasady dotyczące nieaktywnych kont Google mają zastosowanie do osobistych kont @gmail.com, zapoznaj się z zasadami dotyczącymi nieaktywnych kont Google.

Zgodnie z Warunkami usługi Google Workspace for Education jako administrator Google Workspace for Education odpowiadasz za zarządzanie kontami w organizacji i zapewnienie, że istnieje uzasadniony powód do przechowywania danych na koncie.

Konto Google Workspace for Education uznajemy za nieaktywne, jeśli nie było używane od 2 lat. Google Workspace for Education może usunąć nieaktywne konto i powiązane z nim dane, jeśli konto jest nieaktywne przez co najmniej 2 lata, zgodnie z warunkami umowy.

Dostępne są narzędzia do zarządzania i rodzaje licencji, które pomagają administratorom zarządzać kontami w domenie i powiązanymi z nimi danymi.

Aktywne konto użytkownika Google Workspace for Education

Uznajemy, że konto użytkownika Google Workspace for Education jest aktywne, jeśli regularnie z niego korzystasz. Aktywność może obejmować działania, które wykonujesz podczas logowania się lub po zalogowaniu się na konto Google Workspace for Education. Na przykład:

• logowanie się na konto Google Workspace for Education,
• czytanie lub wysyłanie e-maili,
• otwieranie dokumentu,
• kończenie projektu,
• przypisywanie praktycznego zestawu ćwiczeń,
• udostępnianie zdjęć.

Aktywność na koncie Google Workspace for Education obejmuje całe konto, a nie pojedyncze urządzenia. Możesz wykonywać działania na różnych urządzeniach, na których zalogujesz się na swoje konto Google Workspace for Education (np. na telefonie lub tablecie).

Jeśli na urządzeniu masz skonfigurowane więcej niż jedno konto Google Workspace for Education, zadbaj o to, żeby korzystać z każdego przynajmniej raz na 2 lata.

Co się stanie, gdy Twoja organizacja Google Workspace for Education będzie nieaktywna

Jeśli wszyscy użytkownicy w organizacji Google Workspace for Education są nieaktywni przez ponad 2 lata, organizacja jest uznawana za nieaktywną i Google może usunąć wszystkie jej treści i dane. Zanim to nastąpi, Google wyśle do administratora głównego i użytkowników e-maile z powiadomieniami na ich konta Google Workspace for Education, aby umożliwić im ponowne aktywowanie konta lub wyeksportowanie danych.

Wyjątki od zasad

Uznajemy konto Google Workspace for Education za aktywne nawet wtedy, gdy nie było używane w ciągu 2 lat, ale spełniony jest co najmniej 1 z tych warunków:

• Na Twoim koncie Google Workspace for Education kupiono subskrypcję Google, np. Gemini Education lub Google Play, która jest nadal aktywna.
• Na Twoim koncie Google Workspace for Education znajduje się karta podarunkowa z niewykorzystanymi środkami.
• Twoje konto Google Workspace for Education ma obecnie wyłączny dostęp do produktu cyfrowego, np. książki lub filmu kupionego w Google.
• Na Twoim koncie Google Workspace for Education obowiązuje aktywna reguła przechowywania Vault.

Jak zarządzać nieaktywnymi użytkownikami w organizacji

Jeśli użytkownik w Twojej domenie nie bierze już aktywnego udziału w procesie nauki i zdobywania wiedzy lub nie wspiera tego procesu, administrator może zarządzać tym użytkownikiem za pomocą innych licencji.

• Przypisywanie licencji na zarchiwizowane konto użytkownika – w ramach tej licencji dane użytkownika są przechowywane (zgodnie z regułami przechowywania Vault) i chronione za pomocą tych samych najlepszych w branży zabezpieczeń, które mają użytkownicy z licencją Education Fundamentals, ale nie pozwala ona użytkownikowi na logowanie się na swoje konto Google w żadnym systemie, w tym w usługach Workspace. Dowiedz się więcej o stosowaniu licencji na zarchiwizowane konto użytkownika. W przypadku zarchiwizowanych kont użytkowników administrator musi zastosować regułę przechowywania, aby konto pozostało aktywne.
• Przypisywanie licencji „konto z dostępem tylko do Gmaila” – ta licencja umożliwia użytkownikom, którzy nie potrzebują korzystać ze wszystkich narzędzi w Google Workspace for Education, zachowanie dostępu do Gmaila. W przypadku kont z dostępem tylko do Gmaila nadal należy utrzymywać aktywność w ciągu 2 lat, aby konto pozostało aktywne.

Narzędzia do sprawdzania licencji

Kilka razy w roku sprawdzaj licencje w swojej domenie za pomocą tych narzędzi. Na przykład po zakończeniu roku szkolnego możesz przypisać uczniom kończącym szkołę licencję „tylko Gmail”, jeśli chcesz, aby zachowali dostęp do poczty e-mail, ale już bez dostępu do innych usług Workspace.

• Konsola administracyjna Google Workspace to podstawowy interfejs do zarządzania licencjami użytkowników. Możesz przypisywać licencje automatycznie lub ręcznie. Więcej informacji o zarządzaniu licencjami znajdziesz tutaj.
• Korzystaj z istniejących narzędzi, takich jak automatyczne przyznawanie licencji w konsoli administracyjnej, Google Cloud Directory Sync czy interfejs Enterprise License Manager API, narzędzi innych firm, takich jak GAM, lub narzędzia Google Workspace for Education do zarządzania licencjami.
• Więcej informacji o zarządzaniu licencjami znajdziesz w przewodniku dotyczącym licencjonowania w Google Workspace for Education.

Najczęstsze pytania