Política de contas inativas do Google Workspace for Education

Esta política se aplica às contas de usuário e organizações do Google Workspace for Education. Uma organização desse tipo é uma conta exclusiva do Workspace for Education para instituições com o próprio Admin Console.

Para saber como a política de contas inativas se aplica a contas pessoais @gmail.com, consulte a Política de Contas do Google Inativas.

Como admin, de acordo com os Termos de Serviço do Google Workspace for Education, você é responsável por gerenciar as contas da sua organização e garantir que haja uma finalidade válida para preservar os dados da conta.

Uma conta do Workspace for Education se torna inativa quando não é usada por 2 anos. Após esse período, a conta e os dados associados a ela poderão ser excluídos, conforme estabelecido no contrato.

Os admins têm ferramentas de gerenciamento e tipos de licença à disposição para gerenciar as contas do domínio e os respectivos dados.

Uma conta de usuário ativa do Google Workspace for Education

Uma conta de usuário do Google Workspace for Education em uso é considerada ativa. As atividades podem incluir ações que você realiza ao fazer login ou depois de entrar na sua conta do Google Workspace for Education, por exemplo:

• Fazer login na sua conta do Google Workspace for Education
• Ler ou enviar um e-mail
• Abrir um documento Google
• Concluir uma atividade
• Atribuir uma série de exercícios
• Compartilhar uma foto

As atividades da conta do Google Workspace for Education são indicadas por conta e não por dispositivo. Você pode realizar ações em qualquer dispositivo conectado à sua conta, por exemplo, no seu celular ou tablet.

Se você tem mais de uma organização do Google Workspace for Education configurada no seu dispositivo, lembre-se de usar cada uma delas dentro do período de 2 anos para que nenhuma fique sem atividade.

O que acontece quando sua organização do Google Workspace for Education fica inativa

Se todos os usuários da sua organização ficarem inativos por mais de 2 anos, ela será considerada inativa, e o Google poderá excluir todo o conteúdo e os dados dela. Antes disso, o Google vai enviar notificações por e-mail para o admin principal e os usuários finais nas contas do Google Workspace for Education. Assim, se quiserem, eles poderão reativar a conta ou exportar os dados.

Exceções à política

Uma conta do Google Workspace for Education é considerada ativa, mesmo sem uso por um período de 2 anos, caso ocorra alguma das condições abaixo:

• A conta tem uma assinatura paga do Google em vigor, por exemplo, do Gemini Education ou do Google Play.
• A conta tem um vale-presente com saldo monetário.
• A conta tem acesso exclusivo a um item digital, como um livro ou filme comprado do Google.
• A conta tem uma regra de retenção do Vault ativa.

Como gerenciar usuários inativos na sua organização

Se um usuário no seu domínio não estiver mais envolvido ou trabalhando com ensino e aprendizado, há licenças alternativas que o admin pode usar para gerenciá-lo.

• Atribuir uma licença Usuário Arquivado: essa licença garante que os dados do usuário sejam retidos (com base nas regras de retenção do Vault) e protegidos com a mesma segurança de ponta oferecida a quem tem uma licença do Education Fundamentals. No entanto, ela não permite que o usuário faça login na Conta do Google em nenhum sistema, incluindo nos serviços do Workspace. Saiba mais sobre como aplicar uma licença Usuário Arquivado. O admin precisa aplicar uma regra de retenção a usuários arquivados para que a conta permaneça ativa.
• Atribuir uma licença Usuário Somente com Gmail: com essa licença, os usuários que não precisam usar todas as ferramentas do Google Workspace for Education ainda podem acessar o Gmail. Esses usuários precisam manter a atividade em um período de 2 anos para manter a conta ativa.

Ferramentas para revisar licenças

Use as ferramentas a seguir para revisar as licenças no seu domínio algumas vezes ao ano. Por exemplo, você pode atribuir uma licença Somente Gmail aos estudantes que se formarem no fim do ano letivo se quiser que eles mantenham o acesso ao e-mail, mas não usem os outros serviços do Workspace.

• O Admin Console do Google Workspace é a interface principal para gerenciar licenças de usuários. Você pode atribuir licenças de forma automática ou manual. Saiba mais sobre como gerenciar licenças aqui.
• Use ferramentas como o licenciamento automático no Admin Console, o Google Cloud Directory Sync, a API Enterprise License Manager e ferramentas de terceiros, como o GAM ou a License Management Tool do Google Workspace for Education.
• Consulte o guia de licenciamento (em inglês) do Google Workspace for Education para mais informações sobre o estado do gerenciamento de licenças.

Perguntas frequentes