Правила в отношении неактивных аккаунтов Google Workspace for Education

Эти правила распространяются на аккаунты пользователей и организации Google Workspace for Education. Организация Google Workspace for Education – это уникальный аккаунт Google Workspace for Education для учебного заведения с собственной консолью администратора.

Чтобы узнать, как правила в отношении неактивных аккаунтов применяются к личным аккаунтам @gmail.com, ознакомьтесь с правилами в отношении неактивных аккаунтов Google.

В соответствии с Условиями использования Google Workspace for Education администратор Google Workspace for Education несет ответственность за управление аккаунтами в организации и обеспечение обоснованной цели для сохранения данных аккаунта.

Неактивным считается аккаунт Google Workspace for Education, который не использовался в течение двух лет. Google Workspace for Education может удалить неактивный аккаунт и связанные с ним данные, если он оставался неактивным в течение двух лет или более, как указано в вашем соглашении.

Администраторы могут управлять аккаунтами домена и связанными с ними данными с помощью инструментов управления и различных типов лицензий.

Активный аккаунт пользователя Google Workspace for Education

Аккаунт Google Workspace for Education считается активным, если он используется, то есть в нем выполняются действия, например:

• вход в аккаунт Google Workspace for Education;
• чтение или отправка электронных писем;
• открытие документов;
• выполнение заданий;
• назначение набора упражнений;
• предоставление доступа к фото.

Учитываются действия именно в аккаунте Google Workspace for Education, а не на устройстве. Вы можете совершать их с любого устройства, на котором выполнен вход в этот аккаунт, например на телефоне или планшете.

Если на вашем устройстве настроено несколько организаций Google Workspace for Education, убедитесь, что каждый аккаунт используется не реже чем раз в два года.

Что произойдет, если организация Google Workspace for Education будет неактивна

Если все пользователи в вашей организации неактивны в течение двух и более лет, организация Google Workspace for Education считается неактивной и Google может удалить весь ее контент и данные. Прежде чем сделать это, Google отправляет основному администратору и конечным пользователям уведомления на их аккаунты Google Workspace for Education, чтобы дать им возможность восстановить активность аккаунта или экспортировать данные.

Какие есть исключения

Аккаунт Google Workspace for Education считается активным даже в случае, если он не использовался в течение двух лет, при соблюдении одного или нескольких условий ниже:

• В вашем аккаунте Google Workspace for Education оформлена действующая подписка Google, например на Gemini Education или Google Play.
• В аккаунте Google Workspace for Education есть подарочная карта с ненулевым балансом средств.
• У вашего аккаунта Google Workspace for Education есть уникальный доступ к цифровому товару, приобретенному в Google, например книге или фильму.
• В вашем аккаунте Google Workspace for Education действует правило хранения Сейфа.

Как управлять неактивными пользователями в организации

Если пользователь в вашем домене больше не участвует в учебном процессе и не поддерживает его, администратор может управлять им с помощью других лицензий.

• Назначьте лицензию для отправленных в архив аккаунтов. Эта лицензия гарантирует, что данные пользователя будут сохранены (в соответствии с заданными правилами хранения Сейфа) и защищены с той же надежностью, что и при использовании лицензии Education Fundamentals. Однако пользователь больше не сможет входить в аккаунт Google ни в одной системе, включая сервисы Workspace. Подробные сведения о том, как применить лицензию для отправленных в архив аккаунтов, приведены в этой статье. Чтобы отправленный в архив аккаунт оставался активным, администратор должен применить к нему правило хранения.
• Назначьте лицензию "Только Gmail". Она позволяет пользователям, которым не нужны остальные инструменты Google Workspace for Education, сохранить доступ к Gmail. Однако чтобы аккаунт оставался активным, его пользователю потребуется совершать действия в нем чаще одного раза в два года.

Инструменты для проверки лицензий

Чтобы проверять лицензии в домене несколько раз в год, используйте описанные далее инструменты. Например, вы можете назначить выпускникам лицензию "Только Gmail" после окончания учебного года, если им больше не нужны другие сервисы Workspace, но вы хотите, чтобы у них сохранился доступ к электронной почтe.

• Основным интерфейсом для управления лицензиями пользователей является консоль администратора Google Workspace. Вы можете назначать лицензии автоматически или вручную. Подробнее об управлении лицензиями…
• Используйте имеющиеся инструменты, такие как автоматическое лицензирование в консоли администратора, Google Cloud Directory Sync и Enterprise License Manager API, а также сторонние инструменты, например GAM или Инструмент управления лицензиями Google Workspace for Education.
• Изучите руководство по лицензированию Google Workspace for Education, чтобы узнать, как обеспечить оптимальное лицензирование для учебного заведения.

Часто задаваемые вопросы