Den här policyn gäller användarkonton och organisationer i Google Workspace for Education. En Google Workspace for Education-organisation är ett unikt Google Workspace for Education-konto för institutionen. Kontot har en egen administratörskonsol.
Läs mer om hur policyn för inaktiva konton tillämpas på personliga @gmail.com-konton i policyn för inaktiva Google-konton.
I enlighet med användarvillkoren för Google Workspace for Education ansvarar du som Google Workspace for Education-administratör för hantering av organisationens konton och för att se till att det finns ett giltigt syfte med att lagra kontodata.
Ett inaktivt Google Workspace for Education-konto är ett konto som inte har använts under två år. I enlighet med avtalet kan Google Workspace for Education kan radera ett inaktivt konto och tillhörande data om kontot har varit inaktivt i minst två år.
Det finns hanteringsverktyg och licenstyper som hjälper administratörer att hantera domänens konton och tillhörande data.
Ett aktivt användarkonto i Google Workspace for Education
Ett Google Workspace for Education-användarkonto som används anses vara aktivt. Aktiviteten kan vara åtgärder som du vidtar när du loggar in eller är inloggad på ditt Google Workspace for Education-konto, som att
- logga in på Google Workspace for Education-kontot
- läsa eller skicka e-post
- öppna ett dokument
- slutföra en uppgift
- tilldela ett övningsset
- dela ett foto.
Aktivitet i Google Workspace for Education-kontot visas per konto och inte per enhet. Du kan till exempel vidta åtgärder på alla enheter där du är inloggad på Google Workspace for Education-kontot, till exempel på telefonen eller surfplattan.
Om du har konfigurerat fler än en Google Workspace for Education-organisation på enheten kontrollerar du att varje konto används inom en tvåårsperiod.
Detta händer när Google Workspace for Education-organisationen är inaktiv
Om alla användare i organisationen är inaktiva i mer än två år anses Google Workspace for Education-organisationen vara inaktiv. Då har Google rätt att radera allt innehåll och all data i den. Innan detta sker skickar Google e-postaviseringar till den primära administratörens och slutanvändarnas Google Workspace for Education-konton. Det ger dem möjlighet att aktivera kontot igen eller exportera sin data om de vill.
Undantag från denna policy
Ett Google Workspace for Education-konto anses vara aktivt även om det inte har använts inom en tvåårsperiod om något av följande stämmer:
- Google Workspace for Education-kontot har köpt en Google-prenumeration, till exempel Gemini Education eller Google Play, som är aktuell och pågår.
- Google Workspace for Education-kontot innehåller ett presentkort med ett saldo.
- Google Workspace for Education-kontot har för närvarande unik åtkomst till ett digitalt objekt, till exempel en bok eller film som har köpts från Google.
- En aktiv lagringsregel för Arkiv har tillämpats på Google Workspace for Education-kontot.
Så här hanterar du inaktiva användare i organisationen
Om en användare på domänen inte längre är aktivt engagerad i eller stödjer undervisning och inlärning finns det alternativa licenser som en administratör kan använda för att hantera användaren.
- Tilldela en arkiverad användarlicens – den här licensen säkerställer att användardata lagras (baserat på lagringsreglerna i Arkiv) och skyddas med samma branschledande säkerhet som användare med en Education Fundamentals-licens. Med den här licensen kan dock användaren inte logga in på sitt Google-konto i något system, inklusive Workspace-tjänster. Läs mer om att tillämpa en arkiverad användarlicens. Arkiverade användare måste ha en lagringsregel som tillämpas av administratören för att kontot ska förbli aktivt.
- Tilldela en licens för Bara Gmail-användare – med den här licensen kan användare som inte behöver åtkomst till alla verktyg i Google Workspace for Education behålla åtkomsten till Gmail. Bara Gmail-användare måste vara aktiva inom en tvåårsperiod för att kontot ska förbli aktivt.
Verktyg för att granska licenser
Använd följande verktyg för att granska licenserna på domänen några gånger om året. Du kanske vill tilldela elever som tar examen en Bara Gmail-licens när skolåret är slut om du vill att de ska behålla åtkomsten till e-post, men inte längre behöver åtkomst till andra Workspace-tjänster.
- Google Workspace-administratörskonsolen är ditt primära gränssnitt för hantering av användarlicenser. Du kan tilldela licenser automatiskt eller manuellt. Läs mer om att hantera licenser här.
- Använd befintliga verktyg som automatisk licensiering i administratörskonsolen, Google Cloud Directory Sync, Enterprise License Manager API, verktyg från tredje part som GAM eller verktyget för licenshantering i Google Workspace for Education.
- Läs licensvägledningen för Google Workspace for Education om du vill ha mer detaljerad information om hur licenshanteringen går till fortsättningsvis.
Vanliga frågor
Vad händer om alla administratörer och alla slutanvändare är inaktiva i Google Workspace for Education-organisationen?
Om inte alla administratörer och slutanvändare har loggat in på sitt Google Workspace for Education-konto inom en tvåårsperiod kan hela Google Workspace for Education-organisationen raderas.
Hur tillämpas lagringsregler i Google Arkiv på inaktiva användare?
Lagringsregler för Arkiv gäller för inaktiva användare. Användare vars data lagras med Arkiv betraktas inte som inaktiva förrän den angivna lagringsperioden har löpt ut.
Ett annat verktyg för hantering av inaktiva användare vars data du vill behålla är de nya arkiverade användarlicenserna.
När en användare lämnar institutionen kan du arkivera användarkontot för att behålla användarens data på ett säkert sätt (baserat på dina lagringsregler för Arkiv) och förhindra att hen får åtkomst till Google Workspace-tjänster. När du arkiverar ett användarkonto ändras statusen till arkiverad och användaren tilldelas en arkiverad användarlicens. Den tidigare licensen frigörs.
Obs! Lagringsreglerna i Google Arkiv måste vara aktuella för att data för arkiverade användare ska bevaras eftersom dessa användare inte kan logga in på sina konton. Om lagringsreglerna i Google Arkiv löper ut för ett Google Workspace for Education-konto med endast arkiverade användarlicenser och en Google Workspace for Education-administratör inte loggar in på två år betraktas kontot som inaktivt.
Jag vill ta bort en användare från domänen
Du kan när som helst radera eller ta bort en användare från Google Workspace for Education-organisationen. Läs mer
Du vill tillåta att användare laddar ned data från sina konton
Med Takeout-kunddata kan administratörer söka efter och ladda ned en användares personliga kunduppgifter. Det är enbart avancerade administratörer som har åtkomst till verktyget Takeout-kunddata. Läs mer
Om du vill se till att kontot är aktivt
Logga in på ditt Google Workspace for Education-konto.