นโยบายบัญชี Google Workspace for Education ที่ไม่มีการใช้งาน

นโยบายนี้มีผลบังคับใช้กับบัญชีผู้ใช้และองค์กร Google Workspace for Education องค์กร Google Workspace for Education คือบัญชี Google Workspace for Education ที่ไม่ซ้ำกันสำหรับสถาบัน โดยมีคอนโซลผู้ดูแลระบบของตัวเอง

ดูวิธีที่นโยบายบัญชีที่ไม่มีการใช้งานมีผลกับบัญชี @gmail.com ส่วนบุคคลได้ที่นโยบายบัญชี Google ที่ไม่มีการใช้งาน

จากข้อกำหนดในการให้บริการของ Google Workspace for Education คุณในฐานะผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education มีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการบัญชีภายในองค์กรและตรวจสอบว่ามีวัตถุประสงค์ที่ถูกต้องในการเก็บรักษาข้อมูลบัญชี

บัญชี Google Workspace for Education ที่ไม่มีการใช้งานคือบัญชีที่ไม่มีการใช้งานในช่วงระยะเวลา 2 ปี Google Workspace for Education อาจลบบัญชีที่ไม่มีการใช้งาน รวมถึงข้อมูลที่เชื่อมโยง หากบัญชีดังกล่าวไม่มีการใช้งานเป็นเวลาอย่างน้อย 2 ปีตามที่ระบุไว้ในข้อตกลง

เรามีเครื่องมือการจัดการและประเภทใบอนุญาตเพื่อสนับสนุนผู้ดูแลระบบในการจัดการบัญชีของโดเมนและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง

บัญชีผู้ใช้ Google Workspace for Education ที่ใช้งานอยู่

บัญชีผู้ใช้ Google Workspace for Education ที่ใช้งานอยู่จะถือว่าเป็นบัญชีที่มีการใช้งาน โดยสถานะการใช้งานอาจรวมถึงการดำเนินการต่อไปนี้ ซึ่งคุณทำเมื่อลงชื่อเข้าใช้ หรือขณะที่มีการลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace for Education อยู่

  • การเข้าสู่ระบบบัญชี Google Workspace for Education
  • การอ่านหรือส่งอีเมล
  • การเปิดเอกสาร
  • การทำงานให้เสร็จ
  • การมอบหมายชุดแบบฝึกหัด
  • การแชร์รูปภาพ

กิจกรรมในบัญชี Google Workspace for Education จะอิงตามบัญชี ไม่ได้อิงตามอุปกรณ์ คุณจึงดำเนินการต่างๆ ในอุปกรณ์ใดก็ได้ที่ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace for Education ไว้ เช่น ในโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต

หากสร้างองค์กร Google Workspace for Education ไว้มากกว่า 1 องค์กรในอุปกรณ์ คุณจะต้องใช้งานทุกบัญชีในช่วงระยะเวลา 2 ปี

สิ่งที่จะเกิดขึ้นเมื่อองค์กร Google Workspace for Education ไม่มีการใช้งาน

หากผู้ใช้ทุกคนในองค์กรไม่มีการใช้งานเป็นเวลา 2 ปีขึ้นไป ระบบจะถือว่าองค์กร Google Workspace for Education ของคุณไม่มีการใช้งาน และ Google อาจลบเนื้อหาและข้อมูลทั้งหมดขององค์กรออก ก่อนดำเนินการดังกล่าว Google จะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังบัญชี Google Workspace for Education ของผู้ดูแลระบบหลักและผู้ใช้ปลายทางเพื่อเปิดโอกาสในการทำให้บัญชีกลับมามีการใช้งานอีกครั้ง หรือส่งออกข้อมูลใดๆ ที่ต้องการ

ข้อยกเว้นสำหรับนโยบายนี้

ถึงแม้จะไม่มีการใช้งานในช่วงระยะเวลา 2 ปี บัญชี Google Workspace for Education จะยังคงสถานะมีการใช้งานหากมีลักษณะดังต่อไปนี้อย่างน้อย 1 ข้อ

  • บัญชี Google Workspace for Education ของคุณได้ซื้อการสมัครใช้บริการของ Google เช่น Gemini Education หรือ Google Play ที่กำลังมีการใช้งานอยู่ในปัจจุบัน
  • บัญชี Google Workspace for Education ของคุณมีบัตรของขวัญที่มียอดเงินคงเหลือ
  • ปัจจุบันบัญชี Google Workspace for Education ของคุณมีสิทธิ์เข้าถึงแบบเฉพาะในไอเทมดิจิทัล เช่น หนังสือหรือภาพยนตร์ที่ซื้อจาก Google
  • บัญชี Google Workspace for Education ของคุณมีการบังคับใช้กฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยอยู่

วิธีจัดการผู้ใช้ที่ไม่มีการใช้งานในองค์กร

หากผู้ใช้ในโดเมนของคุณไม่ได้มีส่วนร่วมหรือสนับสนุนการเรียนการสอนอีกต่อไป ผู้ดูแลระบบสามารถใช้ใบอนุญาตอื่นเพื่อจัดการผู้ใช้รายนั้นได้

  • มอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้เก่า - ใบอนุญาตนี้จะเก็บรักษา (ตามกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย) และปกป้องข้อมูลผู้ใช้ด้วยการรักษาความปลอดภัยชั้นนำของอุตสาหกรรมแบบเดียวกับผู้ใช้ที่มีใบอนุญาต Education Fundamentals แต่จะไม่อนุญาตให้ผู้ใช้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ในระบบใดก็ตาม รวมถึงบริการของ Workspace ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า ผู้ดูแลบัญชีต้องบังคับใช้กฎการเก็บรักษาให้กับผู้ใช้เก่าเพื่อรักษาสถานะการใช้งาน
  • มอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้ Gmail เท่านั้น - ใบอนุญาตนี้ช่วยให้ผู้ใช้ที่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงเครื่องมือทั้งหมดใน Google Workspace for Education ยังคงเข้าถึง Gmail ได้ต่อไป ทั้งนี้ผู้ใช้ Gmail เท่านั้นยังคงต้องรักษาการใช้งานภายในระยะเวลา 2 ปีเพื่อรักษาสถานะการใช้งานของบัญชี

เครื่องมือในการตรวจสอบใบอนุญาต

ใช้เครื่องมือต่อไปนี้เพื่อตรวจสอบใบอนุญาตภายในโดเมนของคุณปีละ 2-3 ครั้ง เช่น คุณอาจต้องการมอบหมายใบอนุญาต Gmail เท่านั้นให้กับนักเรียนนักศึกษาที่จบการศึกษาเมื่อสิ้นสุดปีการศึกษาหากต้องการให้นักเรียนนักศึกษายังคงมีสิทธิ์เข้าถึงอีเมล แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าถึงบริการอื่นๆ ของ Workspace อีกต่อไป

คำถามที่พบบ่อย

จะเกิดอะไรขึ้นหากผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดไม่มีการใช้งานในองค์กร Google Workspace for Education

หากผู้ดูแลระบบและผู้ใช้ปลายทางทั้งหมดไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace for Education ภายในระยะเวลา 2 ปี ระบบอาจลบทั้งองค์กร Google Workspace for Education ออก

กฎการเก็บรักษาของ Google ห้องนิรภัยมีผลบังคับใช้อย่างไรกับผู้ใช้ที่ไม่มีการใช้งาน

กฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัยมีผลบังคับใช้กับผู้ใช้ที่ไม่ได้ใช้งาน ระบบจะถือว่าผู้ใช้ที่มีการเก็บรักษาข้อมูลโดยใช้ห้องนิรภัยยังคงมีการใช้งานจนกว่าระยะเวลาเก็บรักษาที่ระบุจะสิ้นสุดลง

ใบอนุญาตผู้ใช้เก่าใบใหม่เป็นอีกเครื่องมือหนึ่งสำหรับการจัดการผู้ใช้ที่ไม่มีการใช้งานซึ่งคุณต้องการเก็บข้อมูลไว้

เมื่อผู้ใช้ออกจากสถาบัน คุณสามารถเก็บบัญชีผู้ใช้รายดังกล่าวเพื่อรักษาข้อมูลไว้ให้ปลอดภัย (ตามกฎการเก็บรักษาของห้องนิรภัย) และป้องกันไม่ให้ผู้ใช้เข้าถึงบริการ Google Workspace ได้ การเก็บบัญชีผู้ใช้จะเปลี่ยนสถานะผู้ใช้เป็นเก็บแล้ว และมอบหมายใบอนุญาตผู้ใช้เก่าให้ ซึ่งจะทำให้ใบอนุญาตเดิมพร้อมใช้งานสำหรับผู้ใช้รายอื่นๆ

หมายเหตุ: กฎการเก็บรักษาของ Google ห้องนิรภัยต้องเป็นเวอร์ชันล่าสุดเพื่อให้ระบบเก็บรักษาข้อมูลของผู้ใช้เก่าได้ เนื่องจากผู้ใช้เหล่านี้จะเข้าสู่ระบบบัญชีไม่ได้ หากกฎการเก็บรักษาของ Google ห้องนิรภัยหมดอายุสำหรับบัญชี Google Workspace for Education ที่มีเพียงใบอนุญาตผู้ใช้เก่า และผู้ดูแลระบบ Google Workspace for Education ไม่ได้ลงชื่อเข้าใช้เป็นเวลา 2 ปี ระบบจะถือว่าบัญชีดังกล่าวไม่มีการใช้งาน

ฉันต้องการนำผู้ใช้ออกจากโดเมน

คุณลบหรือนำผู้ใช้ออกจากองค์กร Google Workspace for Education ได้ทุกเมื่อ ดูข้อมูลเพิ่มเติม

คุณต้องการอนุญาตให้ผู้ใช้ดาวน์โหลดข้อมูลจากบัญชีของตนเอง

ข้อมูลลูกค้า Takeout ช่วยให้ผู้ดูแลระบบค้นหาและดาวน์โหลดข้อมูลส่วนตัวลูกค้าของผู้ใช้ได้ ทั้งนี้ มีเพียงผู้ดูแลระบบขั้นสูงเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึงเครื่องมือข้อมูลลูกค้า Takeout ดูข้อมูลเพิ่มเติม

หากต้องการตรวจสอบว่าบัญชีของคุณใช้งานได้

ลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google Workspace for Education