Google Workspace 教育版闲置账号政策

本政策适用于 Google Workspace 教育版用户账号和组织。Google Workspace 教育版组织是指机构的唯一 Google Workspace 教育版账号，拥有独立的管理控制台。

如需了解适用于个人 @gmail.com 账号的闲置账号政策，请参阅闲置 Google 账号政策。

根据 Google Workspace 教育版服务条款，Google Workspace 教育版管理员有责任管理组织内的账号，并确保出于正当用途保留账号数据。

闲置 Google Workspace 教育版账号是指连续 2 年无人使用的账号。根据您协议中的规定，如果某个 Google Workspace 教育版账号至少连续 2 年无人使用过，我们可以删除该闲置账号及其关联数据。

我们提供了多种管理工具和许可类型，可帮助管理员管理网域中的账号及关联数据。

Google Workspace 教育版活跃用户账号

使用中的 Google Workspace 教育版用户账号即被视为活跃账号。表示活跃的活动可能包括您在登录 Google Workspace 教育版账号时/后执行的操作，例如：

• 登录 Google Workspace 教育版账号
• 查阅或发送邮件
• 打开文档
• 完成作业
• 布置练习集
• 分享照片

Google Workspace 教育版账号活动是按账号（而非设备）显示的。您可在已登录 Google Workspace 教育版账号的任何设备（例如手机或平板电脑）上执行操作。

如果您在设备上设置了多个 Google Workspace 教育版组织，请确保每个账号的使用间隔都不超过 2 年。

Google Workspace 教育版组织处于不活跃状态后会出现什么情况

如果 Google Workspace 教育版组织中的所有用户都连续 2 年或以上未使用其账号，那么该组织便会被视为不活跃，Google 可能会删除其中的所有内容和数据。在此之前，Google 会向主管理员和最终用户的 Google Workspace 教育版账号发送邮件通知，让他们有机会让自己的账号恢复活跃状态，或者根据需要导出自己的任何数据。

本政策的例外情况

如果符合下列一项或多项条件，即使已连续 2 年未曾使用，Google Workspace 教育版账号也不会被视为闲置：

• 您的 Google Workspace 教育版账号购买了当前有效且仍在持续的 Google 订阅，例如 Gemini Education 或 Google Play 订阅。
• 您的 Google Workspace 教育版账号名下有一张尚有货币余额的礼品卡。
• 您的 Google Workspace 教育版账号目前对某项数字商品（例如从 Google 购买的图书或影片）拥有唯一访问权限。
• 您的 Google Workspace 教育版账号已应用有效的保险柜保留规则。

如何管理组织中的非活跃用户

如果网域中的用户不再积极参与或支持教与学活动，管理员可以使用其他许可来管理相应用户。

• 分配封存用户专用许可：此类许可将确保以业界领先的安全措施，保留（遵照保险柜保留规则）和保护封存用户的数据，让封存用户和拥有教育基础版许可的用户享受同等的安全保障，但不允许封存用户在任何系统（包括 Google Workspace 服务）上登录其 Google 账号。详细了解如何应用封存用户专用许可。封存用户账号需由管理员应用保留规则，才能保持有效。
• 分配仅可使用 Gmail 的许可：此类许可仅保留对 Gmail 的访问权限，适用于不需要访问 Google Workspace 教育版中全部工具的用户。拥有此类许可的用户仍需确保在连续 2 年内有活动记录，才能使账号处于有效状态。

用于查看许可的工具

您可以使用以下工具每年多次查看网域中的许可。例如，您可以在学年结束时为即将毕业的学生分配仅可使用 Gmail 的 Google Workspace 教育版许可，这样他们便可保留邮件访问权限，但无法再使用其他 Google Workspace 服务。

• Google Workspace 管理控制台是管理用户许可的主要界面，您可以在其中自动或手动分配许可。点击此处可详细了解如何管理许可。
• 利用现有工具，例如管理控制台中的自动分配许可设置、Google Cloud Directory Sync、Enterprise License Manager API、第三方工具（如 GAM）或 Google Workspace 教育版许可管理工具。
• 请查看 Google Workspace 教育版许可指南，详细了解有关许可管理机制的未来走向。

常见问题解答