เอกสารนี้เกี่ยวข้องกับลูกค้าที่มีการสมัครใช้บริการ Google Workspace for Education Standard หรือ Education Plus เท่านั้น
ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2569 เป็นต้นไป การสมัครใช้บริการ Education Standard และ Education Plus จะเปลี่ยนไปเป็นใบอนุญาตประเภทที่ผสานรวมเป็นหนึ่งเดียว การเปลี่ยนแปลงนี้จะเข้ามาแทนที่รูปแบบเดิมที่แยกใบอนุญาตสำหรับ "เจ้าหน้าที่" และ "นักเรียนนักศึกษา" ออกจากกัน เพื่อช่วยให้พาร์ทเนอร์และลูกค้าสั่งซื้อและมอบหมายใบอนุญาตที่มีได้สะดวกขึ้น ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงการอนุญาตให้ใช้สิทธิได้ในบทความในศูนย์ช่วยเหลือเกี่ยวกับราคาและการอนุญาตให้ใช้สิทธิของ Google Workspace for Education
กระบวนการเปลี่ยนใบอนุญาต
การเปลี่ยนไปเป็นใบอนุญาตประเภทเดียว: หลังจากการต่ออายุ ระบบจะยกเลิกการสมัครใช้บริการสำหรับ "เจ้าหน้าที่" (Education Standard หรือ Plus) ที่มีอยู่ คุณต้องเปลี่ยนผู้ใช้เหล่านี้ไปใช้การสมัครใช้บริการ Education Standard หรือ Plus แบบสแตนด์อโลนใหม่ แม้ว่า Google จะเปลี่ยนใบอนุญาตให้ลูกค้าส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติเมื่อถึงเวลาต่ออายุ แต่ลูกค้าบางรายอาจต้องดำเนินการด้วยตนเอง
การเปลี่ยนใบอนุญาตอัตโนมัติที่ Google เป็นผู้ดำเนินการ
กระบวนการเปลี่ยนใบอนุญาตอัตโนมัติของ Google ออกแบบมาเพื่อลดความซับซ้อนและความเสี่ยงที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากการมอบหมายใบอนุญาตใหม่ด้วยตนเอง เพื่อให้ลูกค้าได้รับประสบการณ์การใช้งานที่เชื่อถือได้มากขึ้น แม้ว่ากระบวนการอัตโนมัติของ Google จะจัดการการเปลี่ยนให้ลูกค้าส่วนใหญ่ แต่ความสำเร็จของกระบวนการนี้จะขึ้นอยู่กับการจัดการใบอนุญาตที่เหมาะสมด้วย การเปลี่ยนใบอนุญาตโดยอัตโนมัติอาจมีความเสี่ยงที่จะไม่สำเร็จ ซึ่งในกรณีนี้ ลูกค้าจะต้องดำเนินการด้วยตนเอง
เพื่อให้ระบบอัตโนมัติของ Google ทำงานได้อย่างราบรื่น โปรดปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติแนะนำที่เราระบุไว้
หากระบบอัตโนมัติของ Google ไม่พร้อมใช้งาน คุณจะต้องแปลงใบอนุญาตด้วยตนเอง
หากคุณซื้อจากตัวแทนจำหน่าย Google Workspace for Education ตัวแทนจำหน่ายจะเป็นผู้จัดการการตั้งค่าการสมัครใช้บริการให้คุณ โปรดติดต่อผู้ให้บริการเพื่อกำหนดเส้นทางการเปลี่ยนสำหรับคุณและยืนยันสถานะการต่ออายุอัตโนมัติ
กำหนดการรองรับการเปลี่ยนใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ
- ตั้งแต่วันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2569 เป็นต้นไป ในกรณีที่ตัวแทนจำหน่าย "เปิด" การตั้งค่าการต่ออายุการสมัครใช้บริการอัตโนมัติ การเปลี่ยนใบอนุญาตจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติภายใน 24 ชั่วโมงนับจากวันที่ต่ออายุ
- ตั้งแต่วันที่ 1 เมษายน 2569 เป็นต้นไป ในกรณีที่ตัวแทนจำหน่าย "ปิด" การตั้งค่าการต่ออายุการสมัครใช้บริการอัตโนมัติ การเปลี่ยนใบอนุญาตจะเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่ต่ออายุ ลูกค้าที่ต่ออายุระหว่างวันที่ 1 กุมภาพันธ์ 2569 ถึง 1 เมษายน 2569 จะต้องทำตามขั้นตอนการเปลี่ยนใบอนุญาตด้วยตนเอง
หลักการทำงานของการเปลี่ยนใบอนุญาตโดยอัตโนมัติ
หลังจากต่ออายุแล้ว กระบวนการอัตโนมัติจะดำเนินการต่อไปนี้
- แปลงใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายทั้งหมดเป็นการสมัครใช้บริการใบอนุญาตประเภทเดียวแบบสแตนด์อโลนใหม่
- ปรับกฎการมอบหมายใบอนุญาตอัตโนมัติที่มีอยู่ของการสมัครใช้บริการสำหรับเจ้าหน้าที่ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ เพื่อให้อ้างอิงถึงการสมัครใช้บริการแบบชำระเงินใหม่เพียงรายการเดียวแทน
- ยกเลิกการสมัครใช้บริการสำหรับเจ้าหน้าที่รายการเดิม
การตรวจสอบและการแก้ปัญหา
หลังจากการต่ออายุ ลูกค้าควรตรวจสอบว่าใบอนุญาตทั้งหมดได้เปลี่ยนไปเป็นใบอนุญาตประเภทเดียวตามที่คาดไว้ แม้ว่าระบบอัตโนมัติของ Google จะมีความน่าเชื่อถือสูงและมักจะดำเนินการเสร็จสิ้นภายใน 3 วันทำการ แต่ลูกค้าที่ไม่ได้ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติแนะนำในการจัดการใบอนุญาตอาจต้องดำเนินการด้วยตนเองเพิ่มเติม โปรดตรวจสอบว่าได้มอบหมายใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่ทั้งหมดอย่างถูกต้องภายใน 30 วันนับจากวันที่ต่ออายุเพื่อไม่ให้บริการหยุดชะงัก
การเปลี่ยนใบอนุญาตด้วยตนเอง
หากใบอนุญาตไม่เปลี่ยนโดยอัตโนมัติ คุณจะมีระยะเวลาผ่อนผัน 30 วันนับจากวันที่ต่ออายุเพื่อแปลงใบอนุญาตด้วยตนเอง คุณควรตรวจสอบสถานะใบอนุญาตในคอนโซลผู้ดูแลระบบทันทีหลังการต่ออายุเพื่อดูว่าต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติมหรือไม่ ในกรณีที่คุณมีการตั้งค่าเฉพาะหรือกรณีที่การเปลี่ยนโดยอัตโนมัติไม่สำเร็จ
ทำความเข้าใจอีเมลแจ้งเตือน: ผู้ดูแลระบบการเรียกเก็บเงินของ Workspace จะได้รับการแจ้งเตือนอัตโนมัติเกี่ยวกับสถานะการสมัครใช้บริการ Education Standard (เจ้าหน้าที่) หรือ Education Plus (เจ้าหน้าที่) ระบบจะส่งอีเมลตามช่วงเวลาต่อไปนี้
- ช่วงเริ่มต้นระยะเวลาผ่อนผัน: ทันทีหลังจากการต่ออายุ
- 30 วันก่อนสิ้นสุดระยะเวลาผ่อนผัน: การช่วยเตือนเมื่อผ่านระยะเวลาไปครึ่งหนึ่ง
- 1 วันก่อนสิ้นสุดระยะเวลาผ่อนผัน: การแจ้งเตือนครั้งสุดท้ายก่อนที่จะหยุดให้บริการการสมัครใช้บริการสำหรับเจ้าหน้าที่
หมายเหตุ: การแจ้งเตือนเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของการเปลี่ยนตามมาตรฐาน แม้ว่าอีเมลจะระบุว่าการสมัครใช้บริการสำหรับ "เจ้าหน้าที่" ถูกระงับ แต่การระงับนี้จะเกี่ยวข้องกับใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่ประเภทเดิมเท่านั้น บริการของคุณจะยังคงใช้งานได้โดยไม่ขาดตอนตราบใดที่คุณแปลงใบอนุญาตเป็นการสมัครใช้บริการแบบสแตนด์อโลนใหม่ก่อนระยะเวลาผ่อนผันจะหมดอายุ
สิ่งที่ลูกค้าต้องดำเนินการเพื่อเปลี่ยนใบอนุญาต
- ผู้ใช้ทั้งหมดที่ได้รับใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่ควรเปลี่ยนไปใช้ใบอนุญาตประเภท Education Standard หรือ Education Plus โดยใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ, Google Cloud Directory Sync, GAM, Enterprise License Manager API, เครื่องมือการจัดการใบอนุญาตของ Google Workspace for Education หรือเครื่องมือการจัดการใบอนุญาตอื่นๆ ผู้ดูแลระบบสามารถเลือกใช้วิธีการใดก็ได้ที่เหมาะกับสถาบันของตนมากที่สุด
- เมื่อระยะเวลาผ่อนผันของการสมัครใช้บริการ Education Standard (เจ้าหน้าที่) หรือ Education Plus (เจ้าหน้าที่) หมดอายุ ลูกค้าจะได้รับการแจ้งเตือนทางอีเมลและจะไม่เห็นการสมัครใช้บริการในคอนโซลผู้ดูแลระบบอีกต่อไป
- ผู้ดูแลระบบสามารถยืนยันได้ว่ามีการเปลี่ยนใบอนุญาตเรียบร้อยแล้ว โดยการตรวจสอบว่าผู้ใช้ทั้งหมดที่ก่อนหน้านี้ได้รับมอบหมายใบอนุญาต Education Standard (เจ้าหน้าที่) หรือ Education Plus (เจ้าหน้าที่) ไปแล้วนั้นได้รับมอบหมายใบอนุญาต Education Standard หรือ Education Plus แล้วในตอนนี้
การจัดการพื้นที่เก็บข้อมูลระหว่างการเปลี่ยนแปลง
โปรดติดต่อตัวแทนจำหน่ายหากคุณต้องมอบหมายใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่อีกครั้ง หรือหากต้องการให้ระบบดำเนินการนี้โดยอัตโนมัติเมื่อต่ออายุ หากต้องการมอบหมายใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่อีกครั้ง คุณควรทราบถึงผลกระทบต่อพื้นที่เก็บข้อมูลอันเนื่องมาจากการปรับพื้นที่เก็บข้อมูลด้วยตนเองในขณะที่การสมัครใช้บริการสำหรับเจ้าหน้าที่อยู่ในระยะเวลาผ่อนผัน คุณสามารถดูข้อมูลได้ที่พื้นที่เก็บข้อมูลของ Google Workspace for Education
ในระหว่างการเปลี่ยนไปใช้ใบอนุญาตประเภทเดียว หากคุณเปลี่ยนจำนวนผู้ใช้ที่ได้รับใบอนุญาต Education Standard (เจ้าหน้าที่) หรือ Education Plus (เจ้าหน้าที่) ในขณะที่การสมัครใช้บริการอยู่ในระยะเวลาผ่อนผัน โควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลทั้งหมดของสถาบันอาจแตกต่างกันชั่วคราวจนกว่าจะถึงวันที่ต่ออายุ เราขอแนะนำให้รักษาจำนวนใบอนุญาตสำหรับเจ้าหน้าที่ทั้งหมดที่มอบหมายให้คงที่มากที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงชั่วคราวในโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูล เนื่องจากอาจทำให้เกิดความสับสนเกี่ยวกับพื้นที่เก็บข้อมูลที่ใช้ได้
การโอนใบอนุญาตระหว่างผู้ใช้ (กล่าวคือ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงบุคลากร) ในช่วงระยะเวลาผ่อนผันจะไม่ส่งผลต่อโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลตราบใดที่จำนวนใบอนุญาตทั้งหมดที่มอบหมายยังคงเท่าเดิม ในวันที่ต่ออายุ การปรับพื้นที่เก็บข้อมูลด้วยตนเองที่เชื่อมโยงกับการสมัครใช้บริการสำหรับเจ้าหน้าที่จะหมดอายุ และการโอนใบอนุญาตจะไม่ส่งผลต่อโควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลอีกต่อไป นอกจากนี้ โควต้าพื้นที่เก็บข้อมูลที่เชื่อมโยงกับการสมัครใช้บริการใบอนุญาตประเภทเดียวใหม่จะแสดงอย่างถูกต้องในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
ตรวจสอบว่าผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ของ Google Meet
ส่วนนี้เกี่ยวข้องกับลูกค้า Education Plus เท่านั้น
ก่อนหน้านี้ บางฟีเจอร์ของ Google Meet เช่น การบันทึก การถอดเสียงเป็นคำ และการไลฟ์สด จะถูกปิดใช้ตามค่าเริ่มต้นสำหรับใบอนุญาตประเภทนักเรียนนักศึกษาของ Education Plus เมื่อเปลี่ยนไปใช้ใบอนุญาตประเภทเดียว การเข้าถึงฟีเจอร์เหล่านี้จะควบคุมโดยการตั้งค่าคอนโซลผู้ดูแลระบบเท่านั้น เมื่อมีการยกเลิกการสมัครใช้บริการ Education Plus (เจ้าหน้าที่) หลังจากระยะเวลาผ่อนผัน (หากมี) การตั้งค่าเริ่มต้นสำหรับฟีเจอร์ Meet เหล่านี้จะถูกปิดใช้ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ
ผู้ดูแลระบบสามารถดำเนินการก่อนหรือหลังการเปลี่ยนแปลงใบอนุญาตประเภทเดียวเพื่อตั้งค่าความพร้อมใช้งานที่ต้องการสำหรับผู้ใช้ของตน
- ก่อนหน้านี้ ฟีเจอร์เหล่านี้จะมีการเปิดใช้เป็นค่าเริ่มต้นในหน่วยขององค์กรระดับบนสุด หากก่อนหน้านี้มีการปรับการตั้งค่าฟีเจอร์เหล่านี้ที่ระดับผู้ใช้ กลุ่ม หรือระดับย่อยขององค์กร โดยไม่ว่าจะเป็นการเปิดใช้หรือปิดใช้ก็ตาม การตั้งค่าจะยังคงเหมือนเดิมหลังจากที่เปลี่ยนไปใช้ใบอนุญาตประเภทเดียวเสร็จสมบูรณ์
- หากไม่เคยปรับการตั้งค่าเริ่มต้น ผู้ดูแลระบบจะต้องเปิดใช้ฟีเจอร์ Meet เหล่านี้สำหรับผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยย่อยขององค์กรที่เฉพาะเจาะจงเพื่อมอบสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์เหล่านี้
ผู้ดูแลระบบสามารถกำหนดการตั้งค่าสำหรับผู้ใช้ กลุ่ม หรือหน่วยขององค์กรย่อยก่อนที่จะเปลี่ยนไปใช้ใบอนุญาตประเภทเดียวได้หากผู้ดูแลระบบเห็นสมควร เนื่องจากการตั้งค่าที่กำหนดด้วยตนเองสำหรับฟีเจอร์เหล่านี้จะไม่มีการเปลี่ยนแปลงในช่วงเปลี่ยนผ่าน