2. Comprendi la disponibilità e l'utilizzo dello spazio di archiviazione

Le versioni di Google Workspace for Education offrono una dotazione di base pari a 100 TB di spazio di archiviazione in pool per il tuo istituto, con opzioni per aumentarlo.

Passaggio 1: calcola il limite del tuo spazio di archiviazione

La quantità di spazio di archiviazione a disposizione dell'organizzazione dipende dalla versione utilizzata:

  • Education Fundamentals - 100 TB di spazio di archiviazione in pool condiviso nella tua organizzazione.
  • Education Standard - 100 TB di spazio di archiviazione in pool condiviso nella tua organizzazione.
  • Componente aggiuntivo Teaching and Learning: 100 TB di spazio di archiviazione in pool condiviso nella tua organizzazione, più 100 GB aggiunti al pool condiviso per ciascuna licenza. Nota: se acquisti le licenze tramite la Console di amministrazione o un rivenditore usando un piano flessibile, per rendere disponibile lo spazio di archiviazione alla tua organizzazione devi assegnare le licenze agli utenti.
  • Education Plus - 100 TB di spazio di archiviazione in pool condiviso nelle tue organizzazioni, più 20 GB aggiunti al pool condiviso per ciascuna licenza. Per i clienti che continuano a utilizzare le licenze G Suite Enterprise for Education precedenti, al pool condiviso vengono aggiunti 100 GB per ciascuna licenza per dipendenti a pagamento.

Nota: gli istituti con più di 20.000 utenti attivi possono usufruire di un'ulteriore dotazione di base di spazio di archiviazione pari a 5 GB per ciascun utente attivo oltre la soglia dei 20.000.

  • Il numero di utenti attivi è conteggiato come il numero massimo di accessi univoci su un periodo di 30 giorni compreso nei 180 giorni precedenti. Puoi avere una stima degli utenti attivi analizzando gli accessi univoci nell'arco di 30 giorni. Scopri come visualizzare gli accessi univoci in un arco di 30 giorni.
  • Il numero di utenti attivi e lo spazio di archiviazione aggiuntivo basato sugli utenti attivi vengono calcolati e aggiornati automaticamente due volte l'anno. Lo spazio di archiviazione aggiuntivo viene messo a disposizione il 1° aprile e il 1° ottobre.

Esempi di calcolo dei limiti di spazio di archiviazione

  • Se hai acquistato 10.000 licenze Google Workspace for Education Plus, il pool di spazio di archiviazione sarà pari a 300 TB:

    100 TB (spazio di archiviazione di base) + (10.000 licenze x 20 GB = 200 TB) = 300 TB di spazio di archiviazione disponibile

  • Se hai acquistato 100 licenze del componente aggiuntivo Teaching and Learning, il pool di spazio di archiviazione sarà pari a 110 TB:

    100 TB (spazio di archiviazione di base) + (100 licenze x 100 GB = 10 TB) = 110 TB di spazio di archiviazione disponibile

Passaggio 2: verifica come viene utilizzato lo spazio di archiviazione

Utilizza gli strumenti amministrativi per la gestione dello spazio di archiviazione, i report e i log per comprendere in che modo è utilizzato lo spazio di archiviazione:

  • Esamina lo spazio di archiviazione nella Console di amministrazione - Consulta una panoramica dei servizi, degli utenti e dei Drive condivisi che utilizzano la maggiore quantità di spazio di archiviazione (per le istruzioni vedi la sezione successiva).
  • Crea report sugli account - Determina l'utilizzo dello spazio di archiviazione attuale per ciascun utente e identifica i valori anomali. Puoi esportare questi report in Fogli Google. Scopri come creare report sugli account
  • Gestisci i Drive condivisi - Scopri come vengono utilizzati i Drive condivisi nella tua organizzazione e determina come utilizzano lo spazio di archiviazione. Scopri come gestire le attività e gli utenti dei Drive condivisi
  • Utilizza i log di BigQuery - Esporta i dati dei report in BigQuery per eseguire query e visualizzare l'utilizzo dello spazio di archiviazione, ad esempio in base al servizio. Richiede Google Workspace for Education Plus. Scopri come analizzare i log di archiviazione in BigQuery

Esamina l'utilizzo dello spazio di archiviazione totale

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi  Archiviazione.

    È necessario disporre del privilegio di amministratore dell'Archiviazione.

  2. In alto, puoi vedere la quantità di spazio di archiviazione totale utilizzata dalla tua organizzazione e quella usata da Drive, Gmail e Foto.

Nota: quando controlli il tuo utilizzo dello spazio di archiviazione, potresti visualizzare nel tuo strumento di misurazione dello spazio di archiviazione una nuova categoria, chiamata "Altro". Si tratta di una nuova categoria che offre agli amministratori una visibilità migliore sullo spazio di archiviazione degli utenti occupato dai backup di Android, incluso WhatsApp. Sebbene lo spazio in questione venga segnalato nello strumento di misurazione dello spazio di archiviazione, non intendiamo applicare alcun addebito per questi dati. Se ciò dovesse cambiare, invieremo un avviso ai clienti almeno 90 giorni prima che avvenga la modifica.

Identifica gli utenti che utilizzano la maggiore quantità di spazio di archiviazione

Puoi esaminare l'utilizzo dello spazio di archiviazione da parte degli utenti in due modi. Puoi utilizzare la pagina Spazio di archiviazione:

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi  Archiviazione.

    È necessario disporre del privilegio di amministratore dell'Archiviazione.

  2. Nella sezione Utenti che utilizzano la maggiore quantità di spazio di archiviazione sono mostrati gli utenti che utilizzano più spazio.

Per ottenere maggiori dettagli, ad esempio l'utilizzo in base al servizio, crea un report sugli account:

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi Report e poiReport utenti e poiAccount.

    Vai ad Account

    È necessario disporre del privilegio di amministratore Report.

  2. Nel report, fai clic su Scarica .
  3. In Seleziona colonne, fai clic su Colonne attualmente selezionate o su Tutte le colonne.
  4. Fai clic su Scarica.
  5. Fai clic su Apri in Fogli Google.
  6. Ordina i dati in base alla colonna Spazio di archiviazione totale utilizzato (MB).

Identifica i Drive condivisi che utilizzano la maggiore quantità di spazio di archiviazione

  1. Nella Console di amministrazione Google, vai a Menu e poi  Archiviazione.

    È necessario disporre del privilegio di amministratore dell'Archiviazione.

  2. La sezione Drive condivisi che utilizzano la maggiore quantità di spazio di archiviazione fornisce un riepilogo dei Drive condivisi che utilizzano più spazio.
  3. Per aprire un elenco di tutti i Drive condivisi classificati in base all'utilizzo dello spazio di archiviazione, fai clic su Visualizza tutti i Drive condivisi.