2. Entender a disponibilidade e o uso do armazenamento

As edições do Google Workspace for Education oferecem 100 TB de armazenamento em pool para sua instituição e opções para aumentar o espaço.

Etapa 1: calcule o limite de armazenamento

A quantidade de armazenamento da sua organização depende da edição usada:

  • Education Fundamentals: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização.
  • Education Standard: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização
  • Complemento Teaching and Learning: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pela sua organização, além de 100 GB adicionados ao pool compartilhado por licença Observação: você precisa atribuir aos usuários as licenças de um plano flexível compradas no Admin Console ou em um revendedor para o armazenamento ser disponibilizado na sua organização.
  • Education Plus: 100 TB de armazenamento em pool compartilhado pelas suas organizações, além de 20 GB adicionados ao pool compartilhado por licença. Os clientes que continuam usando as licenças legadas do G Suite Enterprise for Education também têm 100 GB adicionados ao pool compartilhado por licença paga de funcionário.

Observação: instituições com mais de 20 mil usuários ativos recebem armazenamento extra de 5 GB por usuário para cada usuário ativo acima do limite de 20 mil.

  • Os usuários ativos são contabilizados como o número máximo de logins únicos em um período de 30 dias nos últimos 180 dias. Para estimar seus usuários ativos, analise o número de logins únicos dos últimos 30 dias. Saiba como fazer isso.
  • A contagem e o armazenamento extra dos usuários ativos são calculados e atualizados automaticamente duas vezes por ano. O espaço adicional é liberado em 1º de abril e 1º de outubro.

Exemplos de cálculos de limite de armazenamento

  • Se você comprou 10 mil licenças do Google Workspace for Education Plus, o pool de armazenamento é de 300 TB:

    100 TB (armazenamento de base) + (10.000 licenças x 20 GB = 200 TB) = 300 TB de armazenamento disponível

  • Se você comprou 100 licenças do complemento Teaching and Learning, o pool de armazenamento é de 110 TB:

    100 TB (armazenamento de base) + (100 licenças x 100 GB = 10 TB) = 110 TB de armazenamento disponível

Etapa 2: saiba como o armazenamento é usado

Use relatórios, registros e ferramentas de gestão de armazenamento do admin para entender o uso do armazenamento:

  • Analise o armazenamento no Admin Console: confira quais serviços, usuários e drives compartilhados usam mais armazenamento (instruções na próxima seção).
  • Crie relatórios de contas: determine o uso do armazenamento por usuário e identifique discrepâncias. Você pode exportar esses relatórios para o Google Planilhas. Saiba como criar relatórios de contas
  • Gerencie drives compartilhados: saiba como os drives compartilhados são usados na sua organização e identifique o volume de dados armazenado neles. Saiba como gerenciar usuários e atividades nos drives compartilhados
  • Use registros do BigQuery: exporte dados do relatório para o BigQuery. Assim, você pode consultar e visualizar o uso do armazenamento, inclusive por serviço. Para isso, é preciso usar o Google Workspace for Education Plus. Saiba como analisar registros de armazenamento no BigQuery

Consultar o uso total do armazenamento

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Armazenamento.

    É preciso ter o privilégio de admin de Armazenamento.

  2. Na parte de cima da página, você encontra o armazenamento usado pela organização e pelo Google Drive, Gmail e Fotos.

Observação: no medidor de armazenamento, você pode encontrar a categoria "Outros". Essa nova categoria deixa mais claro para os admins a quantidade de armazenamento usada em backups do Android, incluindo o WhatsApp. Esse armazenamento aparece no medidor, mas não temos planos de cobrar por esses dados. Se isso mudar, vamos avisar os clientes com, no mínimo, 90 dias de antecedência.

Identificar quem usa mais armazenamento

É possível analisar o uso do armazenamento pelos usuários de duas maneiras. Use a página "Armazenamento":

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Armazenamento.

    É preciso ter o privilégio de admin de Armazenamento.

  2. Na seção Usuários que consomem a maior parte do armazenamento, você encontra as pessoas que mais usam espaço.

Se você quiser mais detalhes, como o uso por serviço, crie um relatório da conta:

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Relatórios e depoisRelatórios de usuário e depoisContas.

    Exige o privilégio de admin Relatórios.

  2. No relatório, clique em "Fazer download" .
  3. Em Selecionar colunas, clique em Colunas selecionadas ou Todas as colunas.
  4. Clique em Fazer download.
  5. Clique em Abrir no Google Planilhas.
  6. Ordene os dados pela coluna Armazenamento total utilizado (MB).

Identificar drives compartilhados que usam a maior parte do armazenamento

  1. No Google Admin Console, acesse Menu e depois Armazenamento.

    É preciso ter o privilégio de admin de Armazenamento.

  2. A seção Drives compartilhados que usam a maior parte do armazenamento mostra um resumo dos drives compartilhados que consomem muito armazenamento.
  3. Para abrir uma lista de todos os drives compartilhados classificados por uso do armazenamento, clique em Ver todos os drives compartilhados.