Modalità di gestione e assegnazione delle licenze

Gli amministratori di Google Workspace for Education dovranno assegnare le licenze agli utenti manualmente o automaticamente, assicurandosi che ogni utente abbia una licenza che rifletta il suo stato, che si tratti di uno studente a tempo pieno o parziale, di un ex studente, di un docente o di qualcuno che non ha più bisogno dell'accesso all'interno di un dominio. Gli amministratori dovranno monitorare l'utilizzo delle licenze per rispettare il limite assegnato e gestire i costi. Dovranno, inoltre, comprendere i diversi tipi di licenza (Education Fundamentals, Solo Gmail, Utente archiviato) e quando applicarli agli utenti in base ai rispettivi ruoli e livelli di attività.

In qualità di amministratore di Google Workspace for Education, hai diverse opzioni per gestire e assegnare le licenze agli utenti. La Console di amministrazione Google Workspace (admin.google.com) è l'interfaccia principale per gestire utenti e licenze.

Utilizzo della Console di amministrazione Google Workspace

Assegnazione automatica delle licenze basate sull'utente

Puoi attivare l'assegnazione automatica delle licenze a livello di organizzazione o unità organizzativa in modo da assegnare automaticamente le licenze agli utenti. Così facendo, gli utenti del tuo account che non hanno una licenza (e tutti gli utenti che aggiungi in seguito) riceveranno una licenza per Google Workspace for Education. Se hai più abbonamenti Google, puoi attivare l'assegnazione automatica delle licenze solo per un abbonamento per singola organizzazione o UO.

Nota:

  • Se la tua organizzazione di primo livello contiene unità organizzative, puoi impostare opzioni di assegnazione automatica delle licenze per unità organizzative specifiche.
  • Se scegli di assegnare automaticamente le licenze per un servizio a tutti gli utenti, non puoi rimuovere la licenza di un singolo utente.
  • Possono essere necessarie fino a 24 ore affinché l'assegnazione automatica di una licenza abbia effetto.
  • L'assegnazione automatica delle licenze assegnerà le licenze agli utenti attivi e sospesi all'interno dell'organizzazione / UO che attivi. Prima di assegnare le licenze, ti consigliamo di spostare gli utenti sospesi all'esterno delle UO ai quali hai intenzione di assegnare le licenze, per evitare di assegnarle a questi utenti.

Assegnare automaticamente una licenza a tutti gli utenti dell'organizzazione

Puoi assegnare automaticamente una licenza a ogni utente della tua organizzazione dalla pagina Impostazioni delle licenze della Console di amministrazione.

  1. Nella home page della Console di amministrazione, fai clic su Menu e fai clic su Fatturazione > Impostazioni delle licenze a sinistra.
  2. Fai clic sull'abbonamento per il quale vuoi assegnare le licenze.
  3. Fai clic su Off > seleziona On.
  4. Se hai più abbonamenti allo stesso servizio, scegli quello da utilizzare per assegnare le licenze automaticamente.
  5. Fai clic su Salva.

Configurare l'assegnazione automatica delle licenze per le unità organizzative

Se configuri le unità organizzative nella Console di amministrazione Google, tutte le organizzazioni secondarie ereditano l'impostazione dell'assegnazione automatica delle licenze delle rispettive organizzazioni principali. Tuttavia, puoi sostituire l'impostazione di un'organizzazione principale e impostare l'assegnazione automatica delle licenze in modo indipendente.

Configurare un'organizzazione in modo da sostituire l'impostazione dell'organizzazione principale

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai a Fatturazione -> Impostazioni delle licenze.
  2. Fai clic sull'unità organizzativa per la quale vuoi attivare l'assegnazione automatica delle licenze.
  3. Seleziona Google Workspace for Education sul lato destro e cambia l'opzione per Licenze automatiche da OFF a ON.
  4. Se hai più abbonamenti allo stesso servizio, scegli quello da utilizzare per assegnare le licenze automaticamente.
  5. Fai clic su Ignora.

Assegnazione manuale delle licenze basate sull'utente

Puoi assegnare le licenze a singoli utenti, a un elenco di utenti caricato o a un'intera unità organizzativa.

In caso di assegnazione manuale a un'organizzazione, solo gli utenti appartenenti a quest'ultima ricevono le licenze. Gli utenti delle organizzazioni secondarie non riceveranno una licenza automaticamente, ma dovrai assegnarla manualmente.

Assegnare e rimuovere le licenze manualmente dalla pagina Utenti

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai a Utenti.
  2. Seleziona la casella accanto al nome di ogni utente a cui vuoi assegnare o rimuovere una licenza.
  3. In alto, fai clic su Altro > Assegna licenze o Rimuovi licenze.
  4. Fai clic su Google Workspace for Education > Assegna o Rimuovi. (Nota: se disponi di più tipi di licenze Google Workspace for Education, puoi selezionare il tipo specifico facendo clic sul menu a discesa.)

Assegnare e rimuovere le licenze manualmente dalla pagina del singolo utente

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai a Utenti.
  2. Fai clic sul nome dell'utente da gestire.
  3. Scorri verso il basso e fai clic sulla sezione Licenza dell'utente.
  4. Fai clic su Google Workspace for Education per visualizzare le opzioni di attivazione/disattivazione nella colonna Stato.
  5. Accanto a Google Workspace for Education, nella colonna Stato, fai clic sull'opzione per assegnare o rimuovere una licenza.
  6. Fai clic su Salva. (Nota: se disponi di più tipi di licenze Google Workspace for Education, puoi selezionare il tipo specifico facendo clic sul menu a discesa.)

Assegnare e rimuovere le licenze manualmente con il caricamento collettivo

Passaggio 1: scarica le informazioni dell'utente

  1. Nella home page della Console di amministrazione, vai a Utenti.
  2. Nella parte superiore della pagina, fai clic su Scarica utenti.
  3. In Seleziona colonne, seleziona Tutte le colonne di informazioni utente e le colonne attualmente selezionate
  4. Seleziona il formato che preferisci e fai clic su Scarica

Passaggio 2: inserisci le informazioni della licenza

  1. Nel foglio di lavoro, trova la colonna con l'etichetta Nuove licenze [SOLO CARICAMENTO]. (Se vuoi visualizzare le licenze assegnate attualmente per un utente, utilizza la colonna Licenze [SOLO LETTURA].)
  2. Inserisci l'ID SKU per la licenza che vuoi assegnare:
    • a. Per Google Workspace for Education Fundamentals (account creati prima del 13 novembre 2024): Google-Apps-For-Education
    • b. Per Google Workspace for Education Fundamentals (account creati a partire dal 13 novembre 2024): 1010070001
    • c. Per Google Workspace for Education Plus - Legacy: 1010310002
    • d. Per Google Workspace for Education - Legacy (Student): 1010310003
    • e. Per Google Workspace for Education Plus: 1010310008
    • f. Per Google Workspace for Education Plus (Staff): 1010310009
    • g. Per Google Workspace for Education Standard: 1010310005
    • h. Per Google Workspace for Education Standard (Staff): 1010310006
    • i. Per il componente aggiuntivo Google Workspace for Education Teaching and Learning: 1010370001
  3. Inserisci gli ID SKU per un massimo di 200 utenti (vedi la nota sopra).
  4. Salva il file in formato CSV (.csv).

Passaggio 3. Carica il file

  1. Nella parte superiore della pagina Utenti nella Console di amministrazione, fai clic su Esegui aggiornamento collettivo utenti.
  2. Fai clic su Allega file CSV.
  3. Vai al percorso sul computer e allega il file CSV.
  4. Fai clic su "Carica". Se viene restituito un errore, inserisci le informazioni mancanti nel foglio di lavoro e carica di nuovo il file. Per saperne di più, vedi la sezione sugli errori comuni.

L'elenco Attività si apre automaticamente e mostra lo stato di avanzamento del caricamento. Al termine dell'elaborazione riceverai un report via email. Se si verifica un errore di elaborazione, scarica il file di log dall'elenco Attività. Per saperne di più, vedi la sezione sugli errori comuni.

Utilizzo di Google Cloud Directory Sync (GCDS)

Puoi utilizzare Google Cloud Directory Sync (GCDS) per sincronizzare automaticamente utenti, gruppi e contatti in modo che i dati presenti nel tuo Account Google corrispondano ai dati nel server LDAP, ad esempio Microsoft Active Directory. Puoi anche utilizzare GCDS per sincronizzare le licenze in base a utente, UO o gruppo.

Assegnazione delle licenze

  1. Segui queste istruzioni per comprendere il funzionamento di GCDS e come iniziare a utilizzarlo
  2. Imposta la sincronizzazione con Configuration Manager
  3. Utilizza la pagina Licenze di Configuration Manager per configurare la sincronizzazione delle licenze di GCDS per gli utenti del tuo Account Google.
  4. Assegna l'attributo dell'indirizzo email: in Attributo indirizzo email, specifica quale attributo deve essere utilizzato da GCDS come mappatura degli indirizzi email tra gli account utente LDAP e gli utenti dell'Account Google.
  5. Per assegnare le licenze, fai clic su Aggiungi regola.

  6. Nel campo Query LDAP, utilizzando la notazione delle query LDAP, specifica a quali utenti della directory LDAP deve essere assegnata la licenza.

  7. Seleziona Assegna licenze agli utenti del dominio Google.

  8. Fai clic sull'elenco Licenza e seleziona lo SKU della licenza.

  9. (Facoltativo) Seleziona la casella Rimuovi questa licenza per gli utenti del dominio Google che non soddisfano la regola per rimuovere le licenze dagli utenti Google in caso di mancata corrispondenza alla regola.

  10. Seleziona una delle seguenti opzioni:

    • Ok: aggiunge la regola e torna alla schermata delle regole di licenza LDAP
    • Applica: aggiunge la regola e inizia un'altra regola di licenza LDAP
    • Annulla: annulla la regola
    • Prova query LDAP: prova la validità della query per la licenza LDAP

Utilizzo di uno strumento a riga di comando di terze parti (ad es. GAM)

Per un provisioning rapido e su larga scala degli account, puoi utilizzare soluzioni di terze parti. Ad esempio, Google Apps Manager (GAM) è uno strumento senza costi, scaricabile e open source che utilizza l'API Admin SDK Directory per creare e gestire utenti e gruppi di Google Workspace.

GAM interagisce con molte API di Google, che puoi utilizzare anche per gestire altre funzionalità e risorse per gli account.

Se decidi di utilizzare GAM, segui questa procedura consigliata:

Assegnazione delle licenze

  1. Scarica GAM dal sito web di GAM. .
  2. Configura lo strumento.
  3. Durante la configurazione, quando viene chiesto se si è pronti ad autorizzare GAM a gestire i dati e le impostazioni degli utenti di Google Workspace, rispondi N (no) per ignorare la delega a livello di dominio.
  4. Questo comando consente di verificare se GAM è associato all'account Google Workspace corretto: gam info domain

  5. Puoi aggiungere licenze in base a nome utente, unità organizzativa o gruppo. La sintassi per aggiungere licenze è la seguente:

    gam user *username*|group *groupname*|ou *ouname*|all users add license *sku*

    Ad esempio, per garantire a tutti i membri del gruppo "Insegnanti" le licenze Google Workspace for Education Plus - Legacy:

    gam group teachers add license 1010310002

Sincronizzazione delle licenze

Puoi anche aggiungere e rimuovere licenze dagli utenti in base alla loro inclusione in un elenco utenti specifico.

  • L'elenco di inclusione potrebbe essere un Gruppo Google, un'unità organizzativa o un file di testo locale.
  • Agli utenti non inclusi nell'elenco utenti e ai quali è stata applicata la licenza, verrà rimosso dall'account il tipo di licenza concesso.
  • Agli utenti inclusi nell'elenco utenti e che non dispongono della licenza, questa verrà aggiunta all'account.
  • Puoi utilizzare "group_ns" per rimuovere le licenze dagli utenti sospesi

La sintassi per sincronizzare le licenze è la seguente:

gam user *username*<username>|group *groupname*<groupname>|ou *ouname*<ouname>|all users sync license *sku*<sku></sku></ouname></groupname></username>

Esempio

L'esempio seguente creerà due Gruppi Google denominati e4e ed e4es, aggiungerà gli utenti che attualmente dispongono della licenza ai gruppi e infine eseguirà la sincronizzazione della licenza al gruppo. Poiché utilizziamo group_ns (gruppo non sospeso) nell'ultimo passaggio, agli utenti sospesi verrà rimossa la licenza. Eseguire nuovamente i due comandi finali su base ricorrente manterrà le licenze allineate con i membri del gruppo non sospeso.

gam create group e4e "Google Workspace for Education users"
gam create group e4es "Google Workspace for Education Student users"
gam update group e4e add members license 1010310002
gam update group e4es add members license 1010310003
gam group_ns e4e sync license 1010310002
gam group_ns e4es sync license 1010310003

Eliminazione delle licenze

La sintassi per eliminare le licenze è la seguente:

gam user <username>|group <groupname>|ou <ouname>|all users delete license <sku></sku></ouname></groupname></username>

Ad esempio, per rimuovere le licenze dalla UO "Staff":

gam ou staff delete license 1010310002

Utilizzo dello strumento di gestione delle licenze basato su Fogli Google

Lo strumento di gestione delle licenze basato su Fogli Google consente agli amministratori di gestire e automatizzare le assegnazioni delle licenze collettivamente. Lo strumento è offerto senza costi da AppsEdu, un partner di Google for Education, ed è destinato agli istituti scolastici di tutto il mondo che utilizzano Google Workspace for Education.

Scarica lo strumento qui e consulta il documento relativo alle istruzioni e alle best practice. Inoltre, tieni presente quanto segue:

  • Lo strumento di gestione delle licenze è progettato principalmente per istituti di piccole e medie dimensioni (meno di 20.000 utenti attivi). Per gli istituti più grandi, consigliamo di utilizzare GAM, GCDS o l'API License Manager.
  • Per assistenza sull'utilizzo dello strumento di gestione delle licenze, invia un'email all'indirizzo help@gwfelicensetool.com.

Utilizzo dell'API Enterprise License Manager

Puoi utilizzare l'API Enterprise License Manager per assegnare e rimuovere le licenze.

Inizia qui o segui le istruzioni fornite in: