ตัวเลือกในการเก็บรักษาข้อมูลของพนักงานเก่า

หากมีผู้ใช้ออกจากองค์กรและคุณต้องการเก็บข้อมูล Google Workspace ของพวกเขาไว้ คุณก็มีทางเลือกในการจัดการข้อมูลของพวกเขา ตารางต่อไปนี้แสดงตัวเลือกบางอย่างสำหรับการจัดเก็บอีเมล กิจกรรมและทรัพยากรใน Google ปฏิทิน, Google Chat, Google Contacts, โฟลเดอร์และไฟล์ใน Google ไดรฟ์, Google Groups, Google Keep, การบันทึก Google Meet และ Google Voice เพื่อให้ผู้ดูแลระบบ ผู้จัดการ หรือผู้ใช้บางรายในองค์กรเข้าถึงได้

หมายเหตุ

  • คุณสามารถระงับผู้ใช้ชั่วคราวแทนการโอนข้อมูลของผู้ใช้ได้ เมื่อระงับผู้ใช้ ระบบจะบล็อกสิทธิ์เข้าถึงบริการ Google ขององค์กร ของผู้ใช้ โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นกับข้อมูลของผู้ใช้ที่ถูกระงับที่หัวข้อระงับผู้ใช้ชั่วคราว
  • ก่อนโอนข้อมูลสำหรับผู้ใช้ที่ถูกลบ คุณต้องกู้คืนผู้ใช้รายนั้น ภายใน 20 วันนับจากวันที่ลบ หากต้องการเก็บข้อมูลของผู้ใช้ไว้ คุณสามารถ ระงับหรือเก็บผู้ใช้ไว้ ดูข้อมูลเพิ่มเติม เกี่ยวกับการโอนข้อมูลของผู้ใช้
แหล่งข้อมูล / ตัวเลือก Google Takeout ส่งออกและนำเข้าในแอป บริการย้ายข้อมูล การโอนใน Google Drive ในระหว่างการลบผู้ใช้ (3) เครื่องมือส่งออกข้อมูล ส่งออกด้วย Google ห้องนิรภัย ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า
ผู้ที่ดำเนินการได้ ผู้ใช้ ผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ ผู้ดูแลระบบ
อีเมล ✔ ✔ ✔ ✔ (1) ✔
ปฏิทิน ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
Chat ✔ ✔ ✔ (1) ✔
รายชื่อติดต่อ ✔ ✔ ✔
โฟลเดอร์และไฟล์ในไดรฟ์ รวมถึงบันทึกของ Meet ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ (1)(2) ✔
Groups ✔ ✔ ✔ (1) ✔
Keep ✔ (1) ✔ (1) ✔
Voice ✔ ✔ (1) ✔ (1) ✔ (1)

หมายเหตุ

(1) เฉพาะส่งออก ไม่มีการนำเข้า

(2) เฉพาะไฟล์ ไม่รวมโฟลเดอร์

(3) เมื่อผู้ใช้ออกจากองค์กรไปแล้ว คุณจะลบบัญชีของผู้ใช้รายนั้นออกได้ โดยที่ผู้ดูแลระบบขั้นสูงสามารถโอนไฟล์และข้อมูลของผู้ใช้ไปยังเจ้าของรายใหม่ได้ ระบบจะลบเนื้อหาออกหากคุณไม่โอนไปให้ผู้ใช้รายอื่น

ส่งออกหรือย้ายข้อมูล

การเลือกสำหรับแหล่งข้อมูลแต่ละแหล่งตามรายการด้านบนจะแบ่งตามบทบาทในรายละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง ซึ่งรวมถึงตัวเลือกผลิตภัณฑ์เพิ่มเติมและการย้ายข้อมูลด้วยตนเองสำหรับทั้งผู้ใช้ปลายทางและผู้ดูแลระบบ

เมื่อข้อมูลถูกย้าย หรือส่งออกแล้ว ผู้ดูแลระบบควรมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลของพนักงานเก่าในกรณีที่มีสิทธิ์เข้าถึงบัญชีปลายทางได้ ข้อจำกัดการเข้าถึงข้อมูลพิเศษใดก็ตาม เช่น ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า (AU) จะมีการระบุแยกไว้

หมายเหตุ: แม้ว่าการใช้ตัวเลือกเหล่านี้จะไม่มีค่าธรรมเนียม แต่ค่าธรรมเนียมใบอนุญาต Google Workspace สำหรับบัญชีที่มีข้อมูลที่โอนยังคงมีความจำเป็นต้องเรียกเก็บอยู่ ซึ่งรวมถึงใบอนุญาต AU ด้วย

อีเมล

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
บริการย้ายข้อมูล ย้ายข้อมูลอีเมลด้วยบริการย้ายข้อมูล คุณสามารถโอนข้อมูลอีเมลจากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google ห้องนิรภัย คุณสามารถส่งออกข้อมูลอีเมลของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้
การส่งต่ออีเมล กำหนดเส้นทางอีเมลของผู้ใช้ไปยังที่อยู่อื่น หลังจากเก็บข้อมูลอีเมลแล้ว คุณสามารถส่งต่ออีเมลของผู้ใช้ไปยังอีเมล Google Workspace อื่นได้
เปลี่ยนชื่อบัญชีผู้ใช้ เปลี่ยนชื่อหรืออีเมลของผู้ใช้ในไดเรกทอรี คุณสามารถเปลี่ยนชื่อโปรไฟล์งานหรืออีเมลเป็นบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ภายในคอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ได้

ปฏิทิน

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ส่งออกและนำเข้ากิจกรรมจาก Google ปฏิทิน

คุณสามารถส่งออกกิจกรรมจากปฏิทินทั้งหมดของคุณ หรือเฉพาะปฏิทินเดียวก็ได้ จากนั้นจึงนำเข้าไปยัง Google ปฏิทิน

คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทิน หรือคุณได้รับการเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในกิจกรรม
โอนปฏิทินหรือกิจกรรมของ Google ที่คุณเป็นเจ้าของให้กับเจ้าของรายอื่นๆ โอนปฏิทินหรือกิจกรรมของ Google

คุณสามารถโอนปฏิทินที่คุณเป็นเจ้าของให้คนอื่นได้ และยังโอนกิจกรรมให้เจ้าของหรือปฏิทินอื่นได้ด้วย

คุณสามารถเข้าถึงข้อมูลในกรณีที่คุณมีสิทธิ์เข้าถึงปฏิทิน หรือคุณได้รับการเพิ่มเป็นผู้เข้าร่วมในกิจกรรม
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ในระหว่างการลบผู้ใช้ ลบหรือนําผู้ใช้ออกจากองค์กร คุณสามารถโอนปฏิทินหรือกิจกรรมในปฏิทินให้เจ้าของรายอื่น อีกทั้งยังปล่อยทรัพยากรในปฏิทินที่จองไว้สำหรับกิจกรรมที่จัดโดยผู้ใช้ได้ด้วย
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

แชท

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google ห้องนิรภัย คุณสามารถส่งออกการสนทนาใน Chat ของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

Contacts

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ใช้หรือผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ส่งออกและนำเข้ารายชื่อติดต่อจาก Google Contacts

คุณสามารถส่งออกรายชื่อติดต่อเป็นไฟล์ CSV แล้วนำเข้าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล ส่งออกข้อมูลขององค์กร

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้

ไดรฟ์

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ส่งออกและนำเข้าในแอปด้วยตนเอง ดาวน์โหลดและอัปโหลดไฟล์จาก Google ไดรฟ์

คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์แล้วอัปโหลดไปไว้ในไดรฟ์ของบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
โอนสิทธิ์การเป็นเจ้าของไฟล์ในไดรฟ์ให้ผู้อื่น กำหนดให้ผู้อื่นเป็นเจ้าของไฟล์ของคุณ คุณสามารถโอนไฟล์จากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้ การโอนไฟล์จะไม่ส่งผลต่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
ย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ ย้ายเนื้อหาไปยังไดรฟ์ที่แชร์ คุณสามารถอนุญาตให้เอดิเตอร์ไฟล์ในองค์กรย้ายเนื้อหาจากไดรฟ์ของฉันหรือไดรฟ์ที่แชร์ได้ หากย้ายไฟล์ไปยังไดรฟ์ที่แชร์ จะมีเพียงสมาชิกไดรฟ์ที่แชร์และบุคคลที่แชร์ไฟล์ด้วยโดยตรงเท่านั้นที่เข้าถึงไฟล์ได้
ดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์โดยใช้โปรแกรม ส่งออกและนำเข้าไฟล์ด้วย Drive API คุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์ในไดรฟ์ลงในคอมพิวเตอร์โดยใช้โปรแกรมแล้วย้ายไปไว้ในไดรฟ์ของบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
การโอนใน Google Drive โอนไฟล์ในไดรฟ์ให้เจ้าของใหม่ คุณสามารถโอนไฟล์จากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้ การโอนไฟล์จะไม่ส่งผลต่อผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์
ในระหว่างการลบผู้ใช้ ลบหรือนําผู้ใช้ออกจากองค์กร คุณสามารถโอนไฟล์ในไดรฟ์และเอกสารจากบัญชีผู้ใช้เก่าไปยังบัญชีผู้ใช้ใหม่หรือบัญชีที่มีอยู่ได้
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google ห้องนิรภัย

ส่งออกข้อมูลจาก Vault

 คุณสามารถส่งออกไฟล์ในไดรฟ์ที่ผู้ใช้บางรายเจ้าของและแชร์กับผู้ใช้เฉพาะรายได้ แต่โฟลเดอร์จะไม่ได้รับการเก็บรักษา
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

กลุ่ม

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google ห้องนิรภัย

ส่งออกข้อมูลจาก Vault

 คุณสามารถส่งออกข้อมูลอีเมลกลุ่มของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้ ซึ่งคุณจะส่งออกตามกลุ่ม แต่คุณก็สามารถใช้ข้อความค้นหาเพื่อส่งออกเฉพาะข้อความที่ส่งโดยบัญชีเฉพาะได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

Keep

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้

หมายเหตุ: แม้คุณจะใช้เครื่องมือส่งออกข้อมูลเพื่อส่งออกข้อมูล Keep คุณก็ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลดังกล่าวไปยัง Keep ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้

Voice

ตัวเลือกของผู้ใช้ ดูวิธีการ หมายเหตุ
Google Takeout วิธีดาวน์โหลดข้อมูลใน Google

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ได้
ตัวเลือกของผู้ดูแลระบบ ดูวิธีการ หมายเหตุ
เครื่องมือส่งออกข้อมูล

คุณสามารถส่งออกข้อมูลของผู้ใช้ทั้งหมดในองค์กรได้
Google ห้องนิรภัย

ส่งออกข้อมูลจาก Vault

 คุณสามารถส่งออกข้อมูลเสียงของผู้ใช้เพื่อให้เข้าถึงภายนอก Google Workspace ได้
ใบอนุญาตผู้ใช้เก่า จัดการพนักงานเก่าและข้อมูล

คุณสามารถรักษาข้อมูลผู้ใช้ขององค์กรได้โดยใช้ใบอนุญาต AU

Google รักษาข้อมูลของผู้ใช้อย่างปลอดภัยในระบบการผลิตมาตรฐานของ Google ข้อมูลจะเก็บรักษาไว้ตามกฎการเก็บรักษาและการคงไว้ชั่วคราวของห้องนิรภัยที่องค์กรตั้งไว้ และคุณยังค้นหาและส่งออกข้อมูลได้


Google, Google Workspace รวมถึงเครื่องหมายและโลโก้ที่เกี่ยวข้องเป็นเครื่องหมายการค้าของ Google LLC ชื่อบริษัทและชื่อผลิตภัณฑ์อื่นๆ ทั้งหมดเป็นเครื่องหมายการค้าของบริษัทที่เกี่ยวข้อง