اگر سازمان شما از یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) برای مدیریت وظایف خاص استفاده میکند، میتوانید جیمیل را به CRM خود ارسال کنید تا یک پرونده یا تیکت ایجاد شود. یک سیستم CRM نرمافزاری است که به افراد و سازمانها کمک میکند تا تعاملات و روابط خود را با مشتریان و کاربران مدیریت کنند. برخی از CRM های محبوب عبارتند از Salesforce، ZenDesk، HubSpot و Jira.
نرمافزارهای CRM اغلب برای مدیریت سرنخهای فروش و تیکتهای پشتیبانی استفاده میشوند. به عنوان مثال، میتوانید پیامهای ارسالی به آدرس فروش خود را برای ایجاد، ارزیابی و تبدیل سرنخها به یک CRM ارسال کنید. یا ممکن است بخواهید پیامهای ارسالی به یک آدرس کمکی را برای شروع گردش کار یک پرونده پشتیبانی به یک CRM ارسال کنید. این فرآیند گاهی اوقات ایمیل به پرونده نامیده میشود.
بهترین شیوهها برای ایجاد موارد CRM با Gmail
جیمیل قرار نیست جایگزین سیستمهای تیکتینگ در مقیاس بزرگ شود. اگر سازمان شما برای عملیات در مقیاس بزرگ، مثلاً فروش یا پشتیبانی سازمانی، به پشتیبانی نیاز دارد، توصیه میکنیم از یک CRM اختصاصی استفاده کنید.
مرحله ۱. آدرسهای ارسال و دریافت خود را دریافت کنید
برای ارسال پیامها به سیستم CRM، به آدرس ایمیلی که قرار است ارسال شود و آدرس CRM که پیامها به آن ارسال میشوند، نیاز دارید.
توجه: آدرسهای ایمیل استفاده شده در این مقاله به عنوان مثال هستند. آنها را با آدرسهای ایمیل Google Workspace و CRM خود جایگزین کنید.
آدرس فوروارد گوگل ورکاسپیس خود را ایجاد کنید
آدرس ایمیلی را که میخواهید ارسال کنید، انتخاب کنید، مثلاً: help@solarmora.com .
مهم: این ایمیل نباید یک حساب واقعی در Google Workspace باشد. این ایمیل فقط در قانون مسیریابی پیشفرض که در مرحله ۲ برای تنظیم ارسال ایجاد خواهید کرد، وجود خواهد داشت.
آدرس دریافت CRM را تأیید کنید
برای دریافت آدرس ایمیل CRM که پیامهای ارسالی را دریافت میکند، به مستندات CRM خود مراجعه کنید. اصطلاحاتی که برای توصیف این آدرس ایمیل استفاده میشوند شامل آدرس پشتیبانی و ایمیل به پرونده است.
برخی از CRMها یک آدرس ایمیل منحصر به فرد ایجاد میکنند که با آدرس پشتیبانی CRM مطابقت دارد. در این صورت، هنگام تنظیم ارسال، از آدرس منحصر به فرد استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر آدرس پشتیبانی CRM support@my-crm.com باشد، سیستم CRM شما ممکن است یک آدرس تصادفی منحصر به فرد مانند support@v1su0245ewejzhe7.case.my-crm.com ایجاد کند. هنگام تنظیم ارسال، در مرحله 2 ، از این آدرس منحصر به فرد استفاده کنید.
مرحله ۲. جیمیل را برای ارسال پیامها به CRM تنظیم کنید
برای ارسال پیامها به سیستم CRM خود، این مراحل را برای تنظیم یک قانون مسیریابی پیشفرض دنبال کنید. در مراحل زیر، پیامهای ورودی که به آدرس help@solarmora.com ارسال میشوند، به support@my-crm.com ارسال میشوند.
در کنسول مدیریت گوگل، به منو بروید
برنامهها فضای کاری گوگل جیمیل مسیریابی پیشفرض .نیاز به داشتن امتیاز مدیر تنظیمات Gmail دارد.
در سمت چپ، واحد سازمانی سطح بالا را انتخاب کنید.
توجه: شما فقط زمانی میتوانید واحد سازماندهی سطح بالا را انتخاب کنید که تنظیمات مسیریابی پیشفرض در صفحه تنظیمات پیشرفته قرار داشته باشد.
برای تنظیم مسیریابی پیشفرض، روی پیکربندی کلیک کنید. یا برای افزودن یک قانون مسیریابی پیشفرض جدید، روی افزودن یک قانون دیگر کلیک کنید.
در کادر افزودن تنظیمات ، این مراحل را دنبال کنید:
گزینههای تنظیم چه باید کرد؟ گیرندگان پاکت را برای مطابقت مشخص کنید گزینه «گیرنده واحد» را انتخاب کنید و آدرس ایمیلی را که در مرحله ۱ ایجاد کردهاید وارد کنید. این آدرسی است که کاربران یا مشتریان شما برای آن پیام ارسال میکنند، مثلاً help@solarmora.com .
مهم: مطمئن شوید که این آدرس ایمیل، یک حساب کاربری واقعی Google Workspace نیست. نباید هیچ حساب کاربری، صندوق پستی یا عضویت گروهی مرتبطی داشته باشد. برای پشتیبانی از تحویل حجم زیادی از ایمیلهای خروجی، آدرس ایمیل باید فقط در این قانون مسیریابی پیشفرض وجود داشته باشد.
اگر گیرنده پاکت با موارد فوق مطابقت دارد، موارد زیر را انجام دهید - گیرنده پاکت: کادر «تغییر گیرنده پاکت» را علامت بزنید، سپس گزینه «جایگزینی گیرنده» را انتخاب کنید. آدرس پشتیبانی CRM را که در مرحله 1 تأیید کردهاید، وارد کنید، به عنوان مثال support@my-crm.com . اگر CRM شما یک آدرس تصادفی از آدرس پشتیبانی ایجاد کرده است، آن را وارد کنید.
- هرزنامه: (اختیاری) برای اینکه جیمیل بتواند پیامهای علامتگذاری شده به عنوان هرزنامه را تغییر مسیر دهد، کادر عبور از فیلتر هرزنامه... را علامت بزنید. به طور پیشفرض، قوانین مسیریابی، پیامهای علامتگذاری شده به عنوان هرزنامه را تغییر مسیر نمیدهند. جیمیل پیامهای ورودی را قبل از تحویل به گیرندگان، به عنوان هرزنامه طبقهبندی میکند.
- همچنین به: (اختیاری) ارسال کنید. برای ارسال پیام به آدرسهای ایمیل بیشتر، کادر افزودن گیرندگان بیشتر را علامت بزنید. سپس برای وارد کردن آدرسهای ایمیل، روی افزودن کلیک کنید. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید یک کپی از پیامهای CRM را برای تیم فروش یا خودتان ارسال کنید.
توجه: ممکن است گیرندگان دیگری پس از دریافت پیامها توسط CRM، آنها را دریافت کنند. برای اطلاعات بیشتر به محدودیتهای نرخ دریافت Gmail در Google Workspace مراجعه کنید.
گزینهها گزینه «این عمل را روی آدرسهای شناختهشده و شناختهنشده انجام دهید» را انتخاب کنید.
در پایین کادر افزودن تنظیمات ، روی ذخیره کلیک کنید.
بررسی کنید که قانون مسیریابی جدید شما در جدول مسیریابی پیشفرض نمایش داده شود.
مرحله ۳. تأیید ارسال و ایجاد پرونده
برای بررسی اینکه پیامهای شما به درستی ارسال شدهاند، یک ایمیل به آدرس ایمیل ارسالی، مثلاً help@solarmora.com ، ارسال کنید. سپس تأیید کنید که سیستم CRM شما پیام را دریافت کرده و یک پرونده یا تیکت از پیام ایجاد کرده است.