Là quản trị viên Google Workspace, bạn có thể tự động chuyển hướng hoặc chuyển tiếp thư đến gửi cho một người trong tổ chức của mình đến một hoặc nhiều người nhận khác. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách tạo bản đồ địa chỉ trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên.
Trên trang này
- Các lựa chọn và ví dụ
- Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp từng địa chỉ một
- Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp hàng loạt địa chỉ
- Xem video để biết thêm chi tiết
- Các lựa chọn thay thế cho bản đồ địa chỉ
- Hạn mức chuyển tiếp
Các lựa chọn và ví dụ
- Loại trừ người nhận ban đầu (chuyển hướng) – Một người rời khỏi tổ chức của bạn và bạn muốn chuyển hướng các thư sau này của họ đến người thay thế hoặc đến một tài khoản được thiết lập cho mục đích này. Thư không được gửi đến người nhận ban đầu.
- Bao gồm người nhận ban đầu (chuyển tiếp) – Có người nghỉ phép. Trong thời gian nghỉ phép, bạn muốn họ tiếp tục nhận được email để có thể xem lại khi quay lại làm việc. Nhưng bạn cũng muốn chuyển tiếp tin nhắn của họ cho người đang làm việc thay họ.
- Ánh xạ địa chỉ hàng loạt – Ví dụ: bạn có thể cần ánh xạ địa chỉ cũ của tổ chức sang địa chỉ mới sau khi mua lại.
Lưu ý: Tìm hiểu thêm về chuyển tiếp so với chuyển hướng.
Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp từng địa chỉ một
Những thư bạn chuyển hướng hoặc chuyển tiếp sẽ xuất hiện như thể được gửi trực tiếp từ người gửi ban đầu. Địa chỉ Đến trong thư chuyển hướng chỉ bao gồm địa chỉ người nhận ban đầu.
- Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google...
- Chuyển đến Trình đơn
Ứng dụng > Google Workspace Gmail > Định tuyến (không phải "Định tuyến mặc định"). - Ở bên trái, hãy chọn đơn vị tổ chức cấp cao nhất.
- Di chuyển xuống phần Chuyển tiếp email bằng liên kết địa chỉ người nhận, rồi nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm quy tắc khác.
- Ở đầu hộp Thêm cài đặt, hãy nhập tên mô tả cho bản đồ địa chỉ.
- Ở bước 1 của hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Thêm.
- Trong trường Địa chỉ, hãy nhập địa chỉ email ban đầu của người nhận. Trong trường Liên kết với địa chỉ, hãy nhập địa chỉ email mà bạn muốn chuyển tiếp thư đến.
- Lặp lại bước này để thêm các mối liên kết khác. Hoặc xem bên dưới để ánh xạ địa chỉ hàng loạt.
- Trong mục Tin nhắn cần xử lý:, hãy chọn một lựa chọn:
- Tất cả thư đến: Áp dụng chế độ chuyển tiếp cho tất cả thư mà miền của bạn nhận được, kể cả thư được gửi trong miền của bạn.
- Chỉ thư đến bên ngoài: Chỉ áp dụng chế độ chuyển tiếp cho thư nhận được từ những người gửi bên ngoài miền của bạn.
- Định tuyến đến cả địa chỉ nhận gốc: Chọn hộp này để gửi thư đến người nhận ban đầu, ngoài những người nhận mới.
- Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To: Đánh dấu vào hộp này để giữ lại thông tin người nhận ban đầu trong tiêu đề thư. Bạn nên thực hiện việc này nếu quản lý email dựa trên tiêu đề thư. Thông tin tiêu đề thư cũng có thể hữu ích cho việc khắc phục sự cố khi gửi email.
Ở dưới cùng của hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu.
Bản đồ địa chỉ mới của bạn sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng trên trang Định tuyến. Mỗi hàng đại diện cho một bản đồ địa chỉ.
Chuyển hướng hoặc chuyển tiếp hàng loạt địa chỉ
Bạn có thể dễ dàng lập bản đồ cho nhiều địa chỉ bằng cách nhập các địa chỉ đó dưới dạng mục nhập được phân tách bằng dấu phẩy, chẳng hạn như từ bảng tính. Số lượng địa chỉ người nhận tối đa cho tất cả bản đồ địa chỉ là 5.000. Ví dụ: bạn có thể thêm 1 bản đồ địa chỉ có 5.000 địa chỉ người nhận, 50 bản đồ địa chỉ có 100 người nhận mỗi bản đồ hoặc 1.000 bản đồ địa chỉ có 5 người nhận mỗi bản đồ.
Làm theo các bước ở trên để tạo bản đồ địa chỉ. Sau đó, ở bước 6, hãy làm như sau:
- Nhấp vào Thêm hàng loạt.
- Nhập địa chỉ email ban đầu, sau đó nhập dấu phẩy, rồi nhập địa chỉ người nhận mới.
- Thêm dòng mới bằng phím Return hoặc Enter.
- Lặp lại các bước 1-3 cho đến khi bạn thêm tất cả địa chỉ.
- Ở cuối hộp thêm hàng loạt, hãy nhấp vào Thêm bí danh.
- Tiếp tục với bước 9 ở trên.
Xem video
Các lựa chọn thay thế cho bản đồ địa chỉ
Tuỳ thuộc vào mục tiêu của bạn, những lựa chọn này có thể hiệu quả hơn so với việc sử dụng bản đồ địa chỉ. Nhấp vào từng lựa chọn để xem các bước:
- Cho phép người dùng tự động chuyển tiếp email của chính họ trên Gmail – Nếu bạn bật chế độ tự động chuyển tiếp, người dùng có thể chuyển tiếp thư từ tài khoản của họ. Họ có thể tạm thời chuyển tiếp thư của chính mình cho đồng nghiệp hoặc đến một tài khoản khác mà họ sở hữu.
- Thêm email đại diện cho người dùng – Email đại diện là một địa chỉ email thay thế mà người dùng có thể nhận email. Những thư gửi đến email đại diện sẽ tự động chuyển tới tài khoản email chính của người dùng.
- Cho phép người dùng uỷ quyền tài khoản Gmail của họ – Tính năng uỷ quyền email cho phép người dùng cấp cho người khác quyền truy cập vào tài khoản Gmail của họ. Ví dụ: một trợ lý điều hành có quyền truy cập của người được uỷ quyền có thể đọc, gửi và nhận thư cho nhà điều hành mà họ hỗ trợ.
Giới hạn chuyển tiếp
Giới hạn chuyển tiếp thư của tổ chức bạn dựa trên hoạt động gửi thư tổng thể. Số lượng tối đa các thao tác chuyển tiếp cho mỗi tổ chức là:
- 30 triệu trong khoảng thời gian 24 giờ
- 600.000 trong khoảng thời gian 1 phút
Chuyển tiếp cũng bao gồm cả việc chuyển hướng. Nếu vượt quá các giới hạn này, người dùng có thể gặp lỗi khi cố gắng gửi thư.
Tuỳ thuộc vào cách bạn gửi email, chúng tôi có thể giảm hạn mức chuyển tiếp cho tài khoản Google Workspace của bạn. Nếu chúng tôi giới hạn việc chuyển tiếp và chuyển hướng, thì bản đồ địa chỉ trong tài khoản của bạn cũng có thể bị giới hạn. Bạn nên luôn tuân thủ các Nguyên tắc dành cho người gửi email này khi gửi thư đến người dùng Gmail.