Làm việc với chế độ cài đặt Quản trị viên Gmail trong Google Workspace

1. Trên trang chủ của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến một trong các trang sau:

   • Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailTuân thủ

   • Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailĐịnh tuyến

   • Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailThư rác, hành vi lừa đảo và phần mềm độc hại

2. (Không bắt buộc) Ở bên trái, hãy chọn một tổ chức.

3. Định cấu hình mọi chế độ cài đặt.

4. Ở dưới cùng, hãy nhấp vào Lưu.

Các chế độ kiểm soát này có sẵn cho các chế độ cài đặt:

• Định cấu hình – Sử dụng chế độ kiểm soát này nếu bạn chưa định cấu hình chế độ cài đặt.
• Xem – Sử dụng chế độ kiểm soát này để kiểm tra cấu hình của một chế độ cài đặt được kế thừa. Để thay đổi cấu hình của một chế độ cài đặt được kế thừa, hãy nhấp vào Thêm chế độ cài đặt khác.
• Chỉnh sửa – Sử dụng chế độ kiểm soát này để thay đổi cấu hình của chế độ cài đặt. Chỉ dành cho các chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ.
• Tắt hoặc Bật – Sử dụng chế độ kiểm soát này để bật hoặc tắt một chế độ cài đặt. Việc tắt một chế độ cài đặt sẽ không ảnh hưởng đến các lựa chọn mà bạn đã định cấu hình. Ví dụ: bạn có thể tạm thời tắt một chế độ cài đặt nếu kết quả không như mong đợi. Sau đó, bạn có thể thay đổi chế độ cài đặt và bật lại chế độ này. Bạn cũng có thể sao chép một chế độ cài đặt, tắt chế độ cài đặt đó, thay đổi chế độ cài đặt đó rồi so sánh các kết quả khác nhau. Áp dụng cho chế độ cài đặt được kế thừa và chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ.
• Xoá – Sử dụng chế độ kiểm soát này để tắt chế độ cài đặt và xoá cấu hình của chế độ cài đặt đó. Để bật lại, hãy nhấp vào Định cấu hình. Ví dụ: bạn có thể muốn xoá danh sách người gửi bị chặn và bắt đầu lại. Chỉ dành cho các chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ.
• Thêm lựa chọn khác – Sử dụng chế độ kiểm soát này để thêm các lựa chọn khác cho một chế độ cài đặt. Ví dụ: Bạn có thể thêm một quy tắc để kích hoạt một hành động khi một điều kiện nhất định được đáp ứng. Áp dụng cho chế độ cài đặt được kế thừa và chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ.

Một số chế độ cài đặt cho phép bạn định cấu hình các thao tác có điều kiện. Các cài đặt này bao gồm:

• Thêm người nhận khác – Thư cũng sẽ được gửi đến những người nhận này.
• Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To, Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và tiêu đề X-Gm-Phishy, và Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh – Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh cho thư. Tiêu đề này có thể hữu ích. Ví dụ: nếu thư của bạn được chuyển đến một máy chủ hạ nguồn, bạn có thể định cấu hình máy chủ đó để xử lý thư dựa trên tiêu đề. Quy tắc này thường được dùng để chuyển các thư bị gắn thẻ là thư rác vào thư mục thư rác.
• Bỏ qua bộ lọc thư rác cho thư này – Những thư đáp ứng các điều kiện của chế độ cài đặt và được xác định là thư rác sẽ được gửi đến người nhận dự kiến.
• Thay đổi người nhận trên phong bì – Thay đổi nơi gửi thư. Khi được dùng với tính năng Thêm người nhận khác, tính năng này sẽ triển khai tính năng Bcc. Nếu không, hệ thống sẽ chuyển tiếp tin nhắn.
• Thay đổi tuyến đường – Thay đổi nơi tin nhắn được định tuyến. Ví dụ: người dùng có tài khoản email của bên thứ ba có thể chuyển thư đến máy chủ thư tại chỗ.
• Thêm vào trước chủ đề tuỳ chỉnh – Thay đổi tiêu đề Chủ đề: để thêm văn bản tiền tố.
• Từ chối thư – Thư không được gửi.
• Xoá tệp đính kèm khỏi thư – Tệp đính kèm sẽ bị xoá trước khi thư được gửi đến người nhận dự kiến.
• Yêu cầu truyền tải an toàn để chuyển tiếp – Thư đi yêu cầu phương thức truyền tải an toàn.

Các chế độ cài đặt này áp dụng cho tất cả các tổ chức và bạn chỉ có thể định cấu hình cũng như chỉnh sửa ở tổ chức cấp cao nhất.

• Địa chỉ web – Thay đổi URL cho trang đăng nhập Gmail của người dùng.
• Bản ghi MX – Xem bản ghi MX và sử dụng trình hướng dẫn thiết lập Gmail.
• Người dùng tải email lên – Cho phép người dùng nhập thư và danh bạ từ các tài khoản POP3 hoặc email trên web khác.

Các chế độ cài đặt này nằm trong phần Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailQuyền truy cập của người dùng cuối.

• Quyền truy cập vào POP và IMAP – Bật hoặc tắt quyền truy cập vào POP và IMAP cho người dùng.
• Google Workspace Sync – Bật Google Workspace Sync for Microsoft Outlook.
• Tự động chuyển tiếp – Ngăn người dùng tự động chuyển tiếp thư đến đến một địa chỉ khác.
• Danh sách cho phép proxy URL hình ảnh – Tạo và duy trì danh sách cho phép các URL nội bộ bỏ qua biện pháp bảo vệ bằng proxy. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Plugin Gmail ngoại tuyến của Chrome – Bật tính năng Gmail ngoại tuyến cho người dùng.
• Cho phép cổng thư đi trên mỗi người dùng – Cho phép người dùng gửi thư thông qua máy chủ SMTP bên ngoài.
• Cảnh báo thư trả lời không mong muốn từ bên ngoài – Cảnh báo người dùng khi họ trả lời thư có người nhận bên ngoài không thuộc danh bạ của họ.

• Danh sách email cho phép – Tạo danh sách địa chỉ IP gửi thư hợp lệ. Thư được gửi từ các địa chỉ IP này sẽ không bị đánh dấu là thư rác. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Cổng vào – Chỉ định địa chỉ IP của các máy chủ thư đang chuyển tiếp email đến Gmail. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Thư rác – Tạo danh sách địa chỉ email hoặc miền được phê duyệt để gửi thư hợp lệ. Bạn cũng có thể chuyển thư rác đến vùng cách ly quản trị.
• Người gửi bị chặn – Chặn người gửi dựa trên địa chỉ email hoặc miền.

• Tự động xoá email và tin nhắn trò chuyện – Quản lý lượng email được lưu trữ cho mỗi người dùng. Chỉ áp dụng cho tổ chức cấp cao nhất.
• Thêm chân trang – Sử dụng nội dung chân trang trong thư để tuân thủ pháp luật hoặc các yêu cầu khác.
• Tuân thủ nội dung – Chỉ định cách quản lý tin nhắn dựa trên các từ, cụm từ, mẫu văn bản hoặc mẫu số định sẵn.
• Lưu trữ thư toàn diện – Đảm bảo rằng tất cả thư đều được lưu trữ trong hộp thư Gmail của người dùng. Điều này bao gồm cả thư do hộp thư không phải Gmail và dịch vụ chuyển tiếp SMTP gửi hoặc nhận. Định cấu hình chế độ cài đặt này khi bạn đang sử dụng Vault với hộp thư không phải là Gmail. Bạn cũng có thể dùng chế độ cài đặt này để ghi lại tất cả tin nhắn đã gửi, bao gồm cả lời mời trên lịch và thông báo chia sẻ.
• Hạn chế gửi – Hạn chế địa chỉ email hoặc miền mà người dùng có thể trao đổi thư.
• Nội dung phản cảm – Chỉ định cách quản lý tin nhắn dựa trên danh sách từ mà bạn tạo.
• Tuân thủ quy định về tệp đính kèm – Chỉ định cách quản lý thư có tệp đính kèm.
• Tuân thủ truyền tải an toàn (TLS) – Yêu cầu gửi thư qua một kết nối an toàn cho các miền và địa chỉ email cụ thể.

Trước khi định cấu hình bất kỳ chế độ kiểm soát nào, hãy đọc các nguyên tắc và phương pháp hay nhất của chúng tôi về việc định tuyến và phân phối email. Tìm hiểu thêm về các lựa chọn định tuyến bên dưới.

• Cổng thư đi – Thiết lập một máy chủ mà tất cả thư từ miền của bạn đều phải đi qua. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Định tuyến – Chỉ định các chế độ kiểm soát việc định tuyến và phân phối thư cho miền của bạn.
• Chuyển tiếp email bằng liên kết địa chỉ người nhận – Áp dụng mối liên kết (email đại diện) một-một cho địa chỉ người nhận trên những thư mà miền của bạn nhận được. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Định tuyến nhận thư – Thiết lập các lựa chọn phân phối thư nhận được từ bên ngoài và nội bộ, chẳng hạn như gửi kép và gửi nhiều đợt.
• Định tuyến gửi – Thiết lập các lựa chọn phân phối thư đi và thư gửi nội bộ.
• Chấp nhận nhật ký email đến trong Vault – Chỉ định một địa chỉ email trong miền của bạn để nhận thông báo nhật ký Exchange của Microsoft. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Hộp thư không phải là Gmail – Nếu sử dụng một máy chủ thư không phải là Gmail, bạn có thể định tuyến lại thư đến tài khoản không phải là Gmail của người dùng.
• Dịch vụ chuyển tiếp SMTP – Nếu bạn có các máy chủ không phải của Gmail để gửi thư, hãy sử dụng chế độ cài đặt này để định tuyến thư qua Gmail để lưu trữ hoặc lọc thêm. Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.
• Tuyến thay thế an toàn – Thiết lập một tuyến thay thế an toàn khi cần có giao thức Bảo mật tầng truyền tải (TLS). Chỉ có thể định cấu hình ở tổ chức cấp cao nhất và áp dụng cho tất cả các tổ chức.

Khi bạn tạo nhiều cấu hình hoặc chế độ cài đặt, thường thì điều này không ảnh hưởng đến cách hoạt động của một thông báo. Gmail chỉ cần áp dụng tất cả chế độ cài đặt cho thư. Thông thường, không có chế độ cài đặt nào được ưu tiên hơn chế độ cài đặt nào.

Ví dụ: không có xung đột nếu:

• Bạn tạo chế độ cài đặt Thêm chân trang và chế độ cài đặt Tuân thủ nội dung. Gmail sẽ áp dụng cả hai hành động này cho thư.

• Bạn thiết lập 2 cấu hình với hậu quả là Thêm người nhận khác. Gmail sẽ thêm tất cả người nhận.

Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ về cách hoạt động của thông báo khi các chế độ cài đặt khác nhau có nhiều hậu quả. Điều này có thể gây ra xung đột giữa các chế độ cài đặt.

Hậu quả xung đột

Khi có hai hậu quả mâu thuẫn với nhau, Gmail chỉ áp dụng một trong hai hậu quả đó. Hậu quả không xung đột luôn được áp dụng.

Ví dụ:

• Chế độ cài đặt tuân thủ nội dung áp dụng hậu quả thay đổi tuyến đường, tức là chuyển hướng thư đến host1.com và thêm tiêu đề X-gm-spam:.
• Chế độ cài đặt nội dung phản cảm sẽ áp dụng hậu quả của việc thay đổi tuyến đường, tức là chuyển hướng các thông báo đến host2.com và cũng thêm một tiêu đề tuỳ chỉnh.

Trong ví dụ này, các hậu quả của việc thay đổi tuyến đường là xung đột vì Gmail chỉ có thể chọn một tuyến đường. Vì vậy, chỉ có một tuyến thay đổi được chọn và các hậu quả không xung đột khác được áp dụng: tiêu đề X-gm-spam và tiêu đề tuỳ chỉnh.

Nhìn chung, tất cả các chế độ cài đặt đều được đánh giá độc lập với nhau. Hệ thống sẽ biên dịch các hậu quả của chế độ cài đặt, sau đó giải quyết mọi xung đột. Bạn không thể dùng hệ quả của một chế độ cài đặt để kích hoạt một chế độ cài đặt khác.

Nhiều lần chuyển hướng hoặc thay đổi người nhận

Xung đột xảy ra khi hai chế độ cài đặt cố gắng thay đổi tuyến đường chính hoặc thay đổi người nhận chính trên phong bì. Khi có xung đột, Gmail sẽ xác định hành động cần áp dụng dựa trên các tiêu chí sau:

• Tính cụ thể – Chế độ cài đặt càng cụ thể thì càng được ưu tiên. Ví dụ: các chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ sẽ được ưu tiên hơn các chế độ cài đặt được kế thừa. Tất cả chế độ cài đặt dành riêng cho tổ chức đều được ưu tiên hơn so với chế độ định tuyến mặc định.
• Ngày tạo –Đối với các chế độ cài đặt có độ cụ thể như nhau, chế độ cài đặt cũ hơn sẽ được ưu tiên hơn chế độ cài đặt mới hơn.

Từ chối gửi thư

Nếu có quy tắc được kích hoạt gây ra việc từ chối, thì thư sẽ bị từ chối và không có quy tắc nào khác được áp dụng. Khi nhiều chế độ cài đặt kích hoạt việc từ chối với các phản hồi từ chối khác nhau, thì chỉ một phản hồi được sử dụng.

Danh sách người gửi

Mọi chế độ cài đặt đều có thể chỉ định một danh sách người gửi được phê duyệt để bỏ qua các hành động nếu có nội dung trùng khớp. Bạn có thể chia sẻ danh sách người gửi giữa các chế độ cài đặt. Ví dụ: chế độ cài đặt Thư rác cho phép bạn tạo danh sách người gửi được phê duyệt để bỏ qua thư mục thư rác. Bạn có thể dùng danh sách người gửi được phê duyệt này để bỏ qua chế độ cài đặt Tuân thủ nội dung.

Chuyển tiếp SMTP

Chế độ cài đặt chuyển tiếp SMTP chỉ định những địa chỉ email và địa chỉ IP có thể sử dụng dịch vụ chuyển tiếp SMTP của Google. Tham số này cũng chỉ định xem có bắt buộc xác thực SMTP hay không. Nếu bạn định cấu hình nhiều chế độ cài đặt chuyển tiếp SMTP, dịch vụ chuyển tiếp SMTP sẽ:

• Chấp nhận thông báo nếu có chế độ cài đặt nào cho phép.
• Từ chối thông báo nếu không có chế độ cài đặt nào cho phép thông báo đó.

Có một số trường hợp Gmail ưu tiên một chế độ cài đặt hơn chế độ cài đặt khác. Trong trường hợp này, Gmail sẽ áp dụng cả hai chế độ cài đặt, nhưng một chế độ sẽ được áp dụng trước.

Thứ tự ưu tiên phụ thuộc vào vị trí của chế độ cài đặt trong cấu trúc đơn vị tổ chức. Các thao tác trong tổ chức con sẽ được ưu tiên hơn các thao tác trong tổ chức mẹ.

Thêm chân trang

Nếu hai chế độ cài đặt có các thao tác thêm chân trang khác nhau, thì cả hai chân trang sẽ được thêm. Thứ tự của chân trang phụ thuộc vào vị trí của chế độ cài đặt trong cấu trúc tổ chức. Các chế độ cài đặt trong một tổ chức con sẽ được ưu tiên hơn các chế độ cài đặt của tổ chức mẹ.

Thêm chủ đề

Nếu hai chế độ cài đặt dẫn đến các hành động tuỳ chỉnh khác nhau khi thêm nội dung vào đầu dòng tiêu đề, thì cả hai tiền tố sẽ được thêm vào. Thứ tự của các chủ đề được thêm vào sẽ phụ thuộc vào vị trí của chế độ cài đặt trong cấu trúc tổ chức. Các chế độ cài đặt trong một tổ chức con sẽ được ưu tiên hơn các chế độ cài đặt của tổ chức mẹ.

Gmail đánh giá thư và xác định hậu quả theo thứ tự sau:

1. Gmail đánh giá thư dựa trên tất cả các chính sách một cách độc lập và tổng hợp mọi hậu quả phù hợp vào một danh sách hậu quả.

2. Gmail đánh giá danh sách hậu quả. Nếu có hậu quả từ chối, Gmail sẽ từ chối thư và bỏ qua các hậu quả khác.

3. Nếu thư không bị từ chối, Gmail sẽ kiểm tra danh sách hậu quả để tìm xung đột. Các xung đột trùng khớp được tổng hợp trong danh sách xung đột. Xung đột chỉ xảy ra nếu:

   • Nhiều hậu quả sẽ làm thay đổi tuyến đường chính. Có một hậu quả của việc thay đổi tuyến đường không phải là hậu quả phụ của chế độ cài đặt Thêm người nhận khác.

   • Nhiều hậu quả sẽ thay đổi người nhận chính trên phong bì. Có một hậu quả của việc thay đổi người nhận trên phong bì không phải là hậu quả phụ của chế độ cài đặt Thêm người nhận khác.

4. Gmail đánh giá danh sách xung đột để xác định hậu quả xung đột nào cần áp dụng. Các chế độ cài đặt được áp dụng theo tiêu chí sau:

   • Tính cụ thể –Các chế độ cài đặt được áp dụng cục bộ sẽ được ưu tiên hơn các chế độ cài đặt được kế thừa. Các chế độ cài đặt dành riêng cho tổ chức sẽ được ưu tiên hơn tuyến đường mặc định.

   • Ngày tạo – Các chế độ cài đặt cũ hơn sẽ được ưu tiên hơn các chế độ cài đặt mới hơn. Mọi chế độ cài đặt xuất hiện ở vị trí cao hơn trên trang cài đặt đều có mức độ ưu tiên cao hơn khi có xung đột. Thứ tự này chỉ áp dụng cho các quy tắc trong một phần cài đặt, chẳng hạn như trong phần Định tuyến. Không có thứ tự được xác định nghiêm ngặt cho các quy tắc xung đột giữa các phần khác nhau.

     Lưu ý: Bạn không nên dựa vào ngày tạo quy tắc để giải quyết xung đột giữa các quy tắc. Tốt nhất là bạn nên tạo các quy tắc độc lập mà không phụ thuộc vào một thứ tự cụ thể.

5. Gmail sẽ áp dụng các hậu quả cho thư và áp dụng mọi hậu quả không xung đột từ tất cả các chế độ cài đặt.