Là quản trị viên Gmail, bạn có thể tạo quy tắc để quản lý thư rác, nội dung email và tệp đính kèm email cho tổ chức của mình. Bạn có thể cần quy tắc mới khi thêm một dịch vụ của Google Workspace hoặc khi thiết lập tính năng bảo mật cho Gmail. Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau đây để giảm thiểu thời gian kiểm thử các quy tắc mới và quy tắc đã thay đổi.
Trước khi bắt đầu
- Khi tạo quy tắc, bạn thường phải thay đổi và kiểm thử nhiều lần để đảm bảo quy tắc hoạt động chính xác cho tổ chức của mình.
- Bạn nên thử nghiệm các quy tắc mới trong môi trường kiểm thử (xem các đề xuất cho môi trường kiểm thử bên dưới trên trang này).
- Càng nhiều quy tắc thì thời gian kiểm thử càng lâu.
- Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ, nhưng thường diễn ra nhanh hơn. Tìm hiểu thêm
Cách quy mô và cấu trúc tổ chức ảnh hưởng đến quy tắc
- Quy tắc dành cho nhiều người dùng hoặc đơn vị tổ chức lớn sẽ mất nhiều thời gian hơn để cập nhật.
- Quy tắc dành cho một đơn vị tổ chức cũng áp dụng cho các đơn vị tổ chức con của đơn vị đó. Do đó, các đơn vị tổ chức có nhiều đơn vị tổ chức con có thể mất nhiều thời gian hơn để cập nhật.
Các phương pháp hay nhất cho môi trường kiểm thử
| Nội dung đề xuất | Mô tả |
|---|---|
| Tạo môi trường kiểm thử với một vài người dùng. | Môi trường kiểm thử nhỏ cho phép bạn nhanh chóng cập nhật quy tắc và xác minh cách quy tắc ảnh hưởng đến luồng và khả năng gửi email. Quy mô của môi trường nơi quy tắc được sử dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian cập nhật quy tắc. |
| Sử dụng môi trường kiểm thử được đề xuất. |
Sử dụng một trong các loại môi trường kiểm thử sau:
|
| Thiết lập miền kiểm thử giống như miền chính. | Nếu bạn sử dụng miền kiểm thử phụ, hãy thiết lập miền đó giống như miền chính để các quy tắc hoạt động như trong miền chính. |
| Xoá mọi quy tắc không dùng khỏi môi trường kiểm thử. | Chỉ thêm các quy tắc mà bạn đang kiểm thử vào môi trường kiểm thử. Nếu trước đây bạn đã kiểm thử các quy tắc trong môi trường này, hãy xoá các quy tắc cũ trước khi thêm và kiểm thử các quy tắc mới. |
Các phương pháp hay nhất để tạo và kiểm thử quy tắc
| Nội dung đề xuất | Mô tả |
|---|---|
| Kiểm thử quy tắc bằng dữ liệu thực. | Kiểm thử cùng một loại tệp đính kèm và nội dung email (bao gồm cả nội dung an toàn) mà bạn thường sử dụng trong tổ chức của mình. |
| Tránh sử dụng chuỗi dài hoặc danh sách dài. | Để tiết kiệm thời gian và có thể khắc phục sự cố, hãy tránh sử dụng các biểu thức có hơn 1.000 ký tự và danh sách có hơn 1.000 phần tử. |
| Kiểm tra cú pháp quy tắc trước khi kiểm thử. | Để nhận được kết quả kiểm thử tương tự như kết quả bạn sẽ nhận được trong tổ chức của mình, hãy kiểm tra cú pháp quy tắc bằng dữ liệu thực. Trước tiên, bạn có thể kiểm thử quy tắc trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Bạn cũng có thể kiểm thử dữ liệu bằng các trình phân loại được xác định trước để kích hoạt quy tắc. Tìm hiểu thêm về cách kiểm thử dữ liệu bằng API Ngăn chặn mất dữ liệu trên đám mây. |
| Kiểm thử trên một đơn vị tổ chức gốc. |
Bạn nên kiểm thử trên một đơn vị tổ chức gốc thay vì một đơn vị tổ chức con. Giống như các nhóm lồng nhau, rất khó cô lập và xác định quy tắc gây ra vấn đề với một đơn vị tổ chức con. Tuy nhiên, nếu cần kiểm thử cách một quy tắc mới tương tác với các quy tắc hiện có, hãy sao chép quy tắc mới vào một đơn vị tổ chức kiểm thử là đơn vị tổ chức con của đơn vị tổ chức sử dụng các quy tắc hiện có. Tìm hiểu cách nhiều quy tắc ảnh hưởng đến hành vi của thông báo. |
| Tránh kiểm thử quy tắc với các nhóm. |
Thời gian cập nhật quy tắc tương ứng với quy mô nhóm (số lượng thành viên) và có thể khó xác định quy mô của nhóm. Ngoài ra, việc kiểm thử quy tắc với các nhóm lồng nhau sẽ phức tạp hơn. Khi bạn thêm một quy tắc mới, đối với Loại tài khoản cần ảnh hưởng, hãy bỏ chọn hộp Nhóm. |
| Sử dụng dòng tiêu đề duy nhất cho mỗi thông báo dùng để kiểm thử một quy tắc. | Dòng tiêu đề duy nhất giúp bạn xác định những quy tắc đã được áp dụng cho thông báo kiểm thử. Công cụ Tìm kiếm nhật ký email liệt kê các thông báo theo dòng tiêu đề. Mỗi mục nhập thông báo cho biết quy tắc nào đã được áp dụng cho thông báo đó. |
| Thay đổi tên quy tắc mỗi khi bạn cập nhật quy tắc. | Công cụ Tìm kiếm nhật ký email hiển thị các quy tắc theo tên. Khi cập nhật và kiểm thử một quy tắc nhiều lần, tên quy tắc duy nhất giúp bạn biết phiên bản quy tắc mà bạn đang kiểm thử. |
Các phương pháp hay nhất để xác minh quy tắc
Sử dụng công cụ Tìm kiếm nhật ký email để kiểm tra những quy tắc đã được áp dụng cho thông báo kiểm thử. Để biết thông tin chi tiết, hãy chuyển đến phần Tìm thư bằng công cụ Tìm kiếm nhật ký email.