Các phiên bản được hỗ trợ tính năng này: Frontline Starter, Frontline Standard và Frontline Plus; Business Starter, Business Standard và Business Plus; Enterprise Standard và Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard và Education Plus; Nonprofits; G Suite Basic và G Suite Business. So sánh phiên bản của bạn
Sử dụng tính năng Tìm kiếm nhật ký email (ELS) để tìm và xem xét thông tin chi tiết về email do người dùng trong tổ chức của bạn gửi và nhận. Bạn có thể tìm thấy tất cả thư hoặc tìm thư cụ thể theo người gửi, ngày hoặc mã nhận dạng thư. Tìm kiếm tin nhắn bằng cụm từ tìm kiếm được xác định trước với tiêu chí tìm kiếm mặc định hoặc bằng cụm từ tìm kiếm tuỳ chỉnh với tiêu chí của riêng bạn. Bạn có thể tải kết quả ELS xuống Google Trang tính hoặc tệp .csv (không bắt buộc).
Bạn không thể xem nội dung tin nhắn bằng ELS. Google Workspace cung cấp các tính năng khác cho phép quản trị viên xem và quản lý nội dung thư, bao gồm cả quy tắc tuân thủ nội dung của Gmail, tính năng uỷ quyền của Gmail và Google Vault.
ELS không được cung cấp cho những đại lý quản lý gói thuê bao Google Workspace của khách hàng. Tìm hiểu thêm về đại lý Google Workspace.
Tìm kiếm tin nhắn bằng ELS
ELS giúp bạn tìm thấy những thư bị thiếu và khắc phục sự cố khiến thư không được gửi như mong đợi. Bạn cũng có thể kiểm tra trạng thái của thư sau khi thư được gửi, bao gồm cả thông tin về nhãn thư, vị trí thư, việc thư có bị đánh dấu là thư rác hay không và việc thư có bị xoá sau khi gửi hay không.
ELS cho phép bạn tìm kiếm thông báo theo nhiều loại tiêu chí:
- Dựa trên người gửi hoặc người nhận trong tổ chức của bạn.
- Theo địa chỉ email, địa chỉ IP hoặc miền.
- Trong một phạm vi thời gian đặt sẵn hoặc trong một phạm vi ngày tuỳ chỉnh mà bạn chỉ định.
- Được gửi đến Google Groups hoặc các danh sách gửi thư khác trong tổ chức của bạn.
Mẹo tìm kiếm bằng ELS
Đây là một số mẹo hữu ích để sử dụng ELS nhằm tìm tin nhắn.
Giới hạn đối với thư đã quá 30 ngày
ELS có một số hạn chế khi tìm kiếm tin nhắn cũ hơn 30 ngày:
- Bạn không thể tìm kiếm bằng địa chỉ email của một Nhóm trên Google.
- Bạn phải nhập địa chỉ email của người nhận và mã thư.
- ELS chỉ cung cấp trạng thái sau khi gửi tin nhắn. Trạng thái gửi thư không có sẵn cho những thư đã gửi cách đây hơn 30 ngày.
Giới hạn về kết quả tìm kiếm
Trong một lần tìm kiếm, ELS có thể nhận được tối đa:
- 1.000 thư
- 15.000 mục nhật ký cho mỗi thông báo
Các mục nhật ký cho một thư sẽ cho biết trạng thái của từng bước trong quá trình gửi thư. Mỗi thư thường có từ 5 đến 7 mục nhập nhật ký cho mỗi người nhận. Do đó, những thư được gửi đến các nhóm lớn có nhiều người nhận có thể có hơn 15.000 mục nhập nhật ký.
Thời gian nhận được kết quả tìm kiếm phụ thuộc vào số lượng thư được trả về trong quá trình tìm kiếm. Đối với số lượng lớn tin nhắn, kết quả ELS có thể mất đến một giờ.
Thu hẹp phạm vi tìm kiếm
Bạn có thể thấy thông báo này khi sử dụng ELS để tìm một thư có nhiều người nhận: Phạm vi tìm kiếm của bạn quá rộng nên không thể hiển thị tất cả thư. Hãy cân nhắc việc thu hẹp tiêu chí tìm kiếm.
Để thu hẹp phạm vi tìm kiếm, hãy chỉ sử dụng người nhận thư làm tiêu chí tìm kiếm. Nếu bạn đang tìm một thư cụ thể được gửi đến nhiều người nhận, hãy tìm kiếm bằng mã nhận dạng thư và một người nhận cụ thể.
Bạn cũng có thể thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng cách thêm các điều kiện tìm kiếm khác hoặc bằng cách chọn một phạm vi thời gian ngắn hơn.
Tìm thư bằng tính năng tìm kiếm được xác định trước của ELS
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Báo cáo
Tìm kiếm nhật ký email.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
Nhấp vào thẻ Tìm kiếm được xác định trước. Lần tiếp theo bạn sử dụng ELS, thẻ Tìm kiếm định sẵn sẽ được chọn theo mặc định.
Trên thẻ Tìm kiếm theo quy tắc được xác định sẵn, hãy chọn một mục trong trình đơn Tìm kiếm theo quy tắc được xác định sẵn:
Phương thức Mô tả Tất cả thư trong hôm nay Tìm kiếm tất cả thư được gửi đến hoặc gửi đi từ tất cả người dùng trong tổ chức của bạn trong ngày hiện tại, bắt đầu từ 00:00 giờ theo giờ địa phương. Tất cả thư từ ngày hôm qua Tìm kiếm tất cả thư được gửi đến hoặc gửi đi từ tất cả người dùng trong tổ chức của bạn trong vòng 48 giờ qua. Khoảng thời gian 48 giờ bắt đầu từ 00:00 ngày hôm trước theo giờ địa phương. Tất cả thư trong 7 ngày qua Tìm kiếm tất cả thư đã gửi đến hoặc từ tất cả người dùng trong tổ chức của bạn trong vòng 7 ngày qua. Phạm vi thời gian 7 ngày bắt đầu từ 7 ngày trước ngày hiện tại, vào lúc 00:00 theo giờ địa phương.
Thư được gửi từ miền của bạn từ hôm qua Tìm kiếm tất cả thư gửi đi được gửi từ miền của bạn trong vòng 48 giờ qua. Thư nhận được từ miền của bạn từ hôm qua Tìm kiếm tất cả thư đến được gửi cho người nhận trong miền của bạn trong vòng 48 giờ qua. Nhấp vào Tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được trả về trong vòng từ 1 phút đến 1 giờ, tuỳ thuộc vào số lượng tin nhắn trong kết quả tìm kiếm.
Tìm thư bằng tính năng tìm kiếm tuỳ chỉnh của ELS
-
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn
Báo cáo
Tìm kiếm nhật ký email.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
Nhấp vào thẻ Tìm kiếm tuỳ chỉnh. Lần tới khi bạn sử dụng ELS, thẻ Tìm kiếm tuỳ chỉnh sẽ được chọn theo mặc định.
Trên thẻ Tìm kiếm tuỳ chỉnh, hãy nhập tiêu chí tìm kiếm vào một hoặc nhiều trường sau. Bạn không bắt buộc phải điền tất cả các trường, ngoại trừ trường Ngày, trừ phi phạm vi ngày đã chọn là Cũ hơn 30 ngày:
Trường Mô tả Ngày Chọn một lựa chọn về phạm vi ngày cho cụm từ tìm kiếm (bắt buộc):
- Hôm nay
- Từ hôm qua
- 7 ngày qua
- Chỉ định phạm vi: Chỉ định một phạm vi ngày tuỳ chỉnh trong vòng 30 ngày qua.
- Lớn hơn 30 ngày: Nếu chọn mục này, bạn phải nhập địa chỉ email đầy đủ của người nhận và mã thư.
Người gửi Nhập địa chỉ email đầy đủ, địa chỉ email một phần hoặc địa chỉ Return-Path của người gửi. Địa chỉ email Return-Path xuất hiện trong tiêu đề thư. Tìm hiểu thêm về tiêu đề thư.
Lưu ý:
- Bạn không thể sử dụng ký tự đại diện trong trường này.
- Để tìm kiếm một phần địa chỉ email, bạn phải nhập ít nhất 3 ký tự.
- Để tìm kết quả khớp chính xác, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ trong dấu ngoặc kép, ví dụ: john@solarmora.com.
Người nhận Tìm thư được gửi cho người nhận cụ thể hoặc nhóm trên Google Groups.
Đối với người nhận, hãy nhập toàn bộ hoặc một phần địa chỉ email của người nhận:
- Trường này không hỗ trợ ký tự đại diện.
- Để tìm kiếm một phần địa chỉ email, bạn phải nhập ít nhất 3 ký tự.
- Để tìm kết quả khớp chính xác, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ trong dấu ngoặc kép, ví dụ: john@solarmora.com.
Đối với Nhóm, hãy sử dụng mã thư để tìm thư được gửi đến địa chỉ email của nhóm. Kết quả ELS từ một lượt tìm kiếm địa chỉ email của nhóm không bao gồm thông tin về việc gửi thư đến từng thành viên trong nhóm.
IP của người gửi Nhập địa chỉ IP đầy đủ của người gửi thư. Trường này không hỗ trợ ký tự đại diện.
Lưu ý: Khi bạn tìm kiếm theo địa chỉ IP của người gửi, kết quả EL có thể cho thấy địa chỉ IP gửi đi của Google thay vì địa chỉ IP gửi đi công khai cho miền của bạn. Gmail gửi thư đi qua các máy chủ của Gmail. Các máy chủ này sử dụng địa chỉ IP gửi thư đi của Google.
IP của người nhận Nhập địa chỉ IP đầy đủ của người nhận thư. Trường này không hỗ trợ ký tự đại diện.
Tiêu đề Nhập dòng tiêu đề hoặc một phần dòng tiêu đề của thư. Trường này không phân biệt chữ hoa chữ thường.
Mã nhận dạng tin nhắn Nhập mã thông báo.
Khi bạn tìm kiếm bằng mã thư, mọi phạm vi ngày bạn đã chọn sẽ bị bỏ qua. Tất cả tin nhắn trùng khớp đều xuất hiện trong kết quả tìm kiếm, ngay cả khi chúng nằm ngoài phạm vi thời gian bạn chọn.
Mỗi thư email đều có một mã thư duy nhất. Mã nhận dạng thư xuất hiện trong tiêu đề thư và được gắn nhãn Message-ID. Tìm hiểu thêm về tiêu đề thư.Nhấp vào Tìm kiếm. Kết quả tìm kiếm sẽ được trả về trong vòng từ 1 phút đến 1 giờ, tuỳ thuộc vào số lượng tin nhắn trong kết quả tìm kiếm.
Các bước tiếp theo
Để được trợ giúp diễn giải kết quả ELS, hãy xem bài viết Tìm hiểu kết quả của tính năng Tìm kiếm nhật ký email.
Để được trợ giúp về cách xuất kết quả ELS, hãy xem bài viết Xuất kết quả ELS.