Bạn phải đăng nhập với vai trò quản trị viên cấp cao để thiết lập tính năng cách ly email.
Tính năng cách ly email là một tính năng của Công cụ kiểm duyệt Google Workspace. Với tính năng cách ly email, quản trị viên Google Workspace có thể tạo chế độ cài đặt để gửi thư email đến và đi vào một khu vực cách ly trước khi thư được gửi đến người nhận. Tìm hiểu thêm về Công cụ kiểm duyệt.
Khi thư bị cách ly, bạn và những người khác trong tổ chức có thể xem xét thư trước khi thư được gửi đến người nhận. Tính năng cách ly email giúp ngăn chặn thư rác, giảm thiểu tình trạng mất dữ liệu và bảo vệ thông tin mật. Tính năng cách ly email cũng giúp bạn quản lý tệp đính kèm trong thư, nhờ đó, mọi người trong tổ chức của bạn sẽ không mở hoặc gửi những nội dung không nên.
Là quản trị viên, hãy thêm chế độ cài đặt tuỳ chỉnh trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google để chỉ định những thư bị cách ly. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly những thư đi có chứa thông tin mật, những thư đến có đường liên kết hoặc tệp đính kèm đáng ngờ, hoặc tất cả những thư có thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm, chẳng hạn như số thẻ tín dụng hoặc số nhận dạng người nộp thuế.
Khi một thư bị cách ly, bạn có thể thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây đối với thư:
- Xác định chế độ cài đặt đã gửi thư đến vùng cách ly.
- Giải phóng thư khỏi vùng cách ly để thư được gửi đến người nhận ban đầu.
- Chặn thư gửi đến người nhận và thông báo cho người gửi biết rằng thư đã bị chặn (nếu muốn).
Thư bị cách ly sẽ được lưu trữ cho đến khi bạn thực hiện một trong các hành động sau. Nếu bạn không làm gì đối với một thư bị cách ly, thư đó sẽ bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày. Tìm hiểu thêm trong bài viết Quản lý thư bị cách ly.
Các tính năng và giới hạn của tính năng cách ly
Phần này mô tả hành vi và các giới hạn mà bạn nên biết khi sử dụng tính năng cách ly email.
Khoảng thời gian lưu giữ trong khu vực cách ly
Thư bị cách ly sẽ được lưu trữ trong vùng cách ly tối đa 30 ngày sau khi gửi. Tin nhắn sẽ tự động bị xoá vĩnh viễn sau 30 ngày. Quản trị viên hoặc người dùng không thể khôi phục những thư đã bị xoá khỏi vùng cách ly.
Nếu bạn sử dụng bộ nhớ bổ sung cho email với khoảng thời gian lưu giữ dài hơn (ví dụ: Google Vault), thì các thư bị cách ly đã quá 30 ngày sẽ có trong bộ nhớ bổ sung cho đến khi hết khoảng thời gian lưu giữ. Để tìm hiểu thêm về khoảng thời gian lưu giữ của Vault, hãy xem bài viết Giữ lại thư trên Gmail bằng Vault.
Cách ly mặc định
Tài khoản Google Workspace của bạn có sẵn một tính năng cách ly. Đây được gọi là chế độ cách ly mặc định. Các khu cách ly mà bạn tạo được gọi là khu cách ly tuỳ chỉnh. Nếu bạn thêm một chế độ cài đặt cách ly thư nhưng không chỉ định vùng cách ly tuỳ chỉnh trong chế độ cài đặt đó, thì thư do chế độ cài đặt cách ly sẽ được gửi đến vùng cách ly mặc định.
Nếu bạn xoá một vùng cách ly tuỳ chỉnh có chứa thư bị cách ly, thì các thư trong vùng cách ly bị xoá sẽ được chuyển đến vùng cách ly mặc định.
Vùng cách ly tuỳ chỉnh và bị hạn chế
Quản trị viên cấp cao có thể tạo các chế độ cách ly tuỳ chỉnh để:
- Hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly tất cả thư gửi đi có chứa cụm từ "thông tin mật của công ty".
- Cấp quyền truy cập vào khu vực cách ly cho một số nhóm người dùng cụ thể. Đây được gọi là vùng cách ly có hạn chế.
- Gửi thông báo từ chối cho người gửi khi bạn chặn việc gửi các thư bị cách ly của họ.
- Gửi thông báo tự động cho quản trị viên về thư bị cách ly.
Gửi thư đến nhiều vùng cách ly
Bạn có thể tạo nhiều khu vực cách ly tuỳ chỉnh. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo một khu cách ly cho thư đi có chứa nội dung nhạy cảm và một khu cách ly khác cho thư đến có tệp đính kèm có khả năng gây nguy hiểm.
Bạn có thể gửi thư đến nhiều vùng cách ly. Điều này xảy ra khi bạn có nhiều vùng cách ly và nhiều chế độ cài đặt gửi thư đến các vùng cách ly khác nhau. Khi một thư trùng khớp với nhiều chế độ cài đặt cách ly, thư đó sẽ được gửi đến tất cả các vùng cách ly được chỉ định trong các chế độ cài đặt trùng khớp.
Xoá vùng cách ly
Bạn không thể xoá các vùng cách ly tuỳ chỉnh được tham chiếu trong chế độ cài đặt cách ly. Để xoá các vùng cách ly này, trước tiên, hãy xoá chế độ cài đặt tham chiếu đến vùng cách ly. Hoặc chỉnh sửa chế độ cài đặt để gửi thư đến một vùng cách ly khác.
Các loại thông báo được hỗ trợ
Bạn chỉ có thể thực hiện hành động đối với những thư bị cách ly được gửi đến hoặc gửi đi từ những người dùng đã đăng ký bằng tài khoản Google Workspace của bạn. Bạn không thể cách ly các loại thư sau:
- Tin nhắn gửi đến Nhóm
- Tin nhắn gửi đến hoặc từ tài khoản bị tạm ngưng hoặc bị vô hiệu hoá
Tin nhắn đi
- Những thư gửi đi bị cách ly sẽ xuất hiện trong thư mục Đã gửi của người gửi. Việc xoá thư khỏi thư mục Đã gửi không ảnh hưởng đến trạng thái cách ly thư.
- Để tránh gửi một số lượng lớn thư vào vùng cách ly, đừng gửi thư bên ngoài đến danh sách email lớn. Khi một thư gửi cho nhóm hoặc danh sách bị cách ly, một bản sao của thư đó sẽ bị cách ly cho từng người nhận. Điều này có thể dẫn đến việc có nhiều thư bị cách ly.
Thông báo
Bật thông báo trong phần cài đặt của tính năng cách ly:
- Để thông báo cho người gửi khi thư của họ bị cách ly, hãy sử dụng chế độ cài đặt cách ly Gửi thông báo từ chối mặc định.
- Để thông báo định kỳ cho quản trị viên về các thư mới bị cách ly, hãy sử dụng chế độ cài đặt cách ly Thông báo định kỳ khi các thư bị cách ly.
Người nhận sẽ không bao giờ nhận được thông báo khi thư bị cách ly.
Thư S/MIME
- Nếu người gửi yêu cầu mã hoá S/MIME cho một thư gửi đi khớp với chế độ cài đặt cách ly, thì thư đó sẽ bị từ chối và không được gửi đến vùng cách ly.
- Nếu quản trị viên thiết lập các quy tắc tuân thủ và định tuyến cho S/MIME đối với thư gửi đi, thì những thư phù hợp với chế độ cài đặt sẽ được gửi đến vùng cách ly.
Thiết lập tính năng cách ly email
Google Workspace có một tính năng kiểm dịch email mặc định mà bạn có thể dùng cho tất cả thư bị kiểm dịch. Nếu tổ chức của bạn có quy mô tương đối nhỏ hoặc không gửi hoặc nhận nhiều email, thì chế độ kiểm dịch mặc định có thể đáp ứng các yêu cầu kiểm dịch của bạn.
Quản trị viên có thể tạo vùng cách ly tuỳ chỉnh để tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng. Bạn có thể tạo nhiều khu vực cách ly tuỳ chỉnh. Ví dụ: bạn có thể muốn tạo một khu cách ly cho thư đi có chứa nội dung nhạy cảm và một khu cách ly khác cho thư đến có tệp đính kèm có khả năng gây nguy hiểm.
Khi sử dụng tính năng cách ly tuỳ chỉnh, bạn có thể:
- Cấp quyền truy cập vào khu vực cách ly cho một số nhóm người dùng cụ thể, được gọi là khu vực cách ly có hạn chế.
- Gửi thông báo từ chối cho người gửi khi bạn từ chối gửi thư cách ly.
- Gửi thư tự động khi thư bị cách ly bị từ chối gửi.
Để thiết lập một vùng cách ly email tuỳ chỉnh, trước tiên, hãy thêm một vùng cách ly mới, sau đó thêm các chế độ cài đặt để gửi thư đến vùng cách ly.
Bước 1: Thêm một quy trình kiểm dịch email
Thiết lập một hoặc nhiều vùng cách ly trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google.
Hãy thực hiện bước này trước khi thêm chế độ cài đặt để cách ly thư, vì bạn phải chỉ định chế độ cách ly trong chế độ cài đặt.
Cách thêm vùng cách ly:
Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn
Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailQuản lý vùng cách ly.Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.
- Nhấp vào Thêm vùng cách ly.
- Trong hộp cài đặt Thêm cách ly, hãy làm theo các bước sau:
Tuỳ chọn cài đặt Việc nên làm Tên Nhập tên cho khu vực cách ly. Bạn có thể muốn sử dụng tên mô tả loại quy tắc gửi thông báo đến khu vực cách ly này, ví dụ: Tệp đính kèm đáng ngờ. Tên này xuất hiện bên cạnh mỗi thông báo trong trang tổng quan về vùng cách ly.
Mô tả (Không bắt buộc) Thêm thông tin chi tiết về đợt cách ly này. Nội dung mô tả này xuất hiện trên trang tổng quan về hoạt động cách ly. Nhóm người đánh giá vùng cách ly (Không bắt buộc) Bạn có thể cho phép những người khác trong tổ chức truy cập vào khu vực cách ly này. Họ phải thuộc một nhóm mà bạn thiết lập cho mục đích này. Nếu bạn không chọn một nhóm, thì chỉ quản trị viên cấp cao và những quản trị viên được chỉ định đặc quyền Truy cập vào vùng cách ly quản trị trong Gmail mới có quyền truy cập vào vùng cách ly này.
Để tạo một nhóm mới có quyền truy cập vào khu vực cách ly, trong hộp Thêm khu vực cách ly, hãy nhấp vào Quản lý nhóm. Để biết các bước chi tiết, hãy xem bài viết Cho phép người dùng truy cập vào tính năng cách ly email.
Cách cấp cho một nhóm hiện có quyền truy cập vào vùng cách ly này:
- Nhấp vào Chọn nhóm.
- Trong cửa sổ Chọn nhóm, hãy di chuyển hoặc tìm kiếm để tìm một nhóm.
- Nhấp vào tên nhóm để chọn nhóm đó.
- Ở phía trên bên phải cửa sổ Chọn nhóm, hãy nhấp vào X để đóng cửa sổ và lưu nhóm trong chế độ cài đặt cách ly.
- Để cấp quyền truy cập cho các nhóm khác, hãy lặp lại các bước từ a đến d.
Thông báo từ chối thư đến Chọn hành động cần thực hiện khi bạn ngăn chặn việc gửi thư đến bị cách ly theo chế độ cài đặt này:
- Bỏ thư: Thư không được gửi đến người nhận và sẽ bị xoá. Người gửi sẽ không nhận được thông báo về việc này.
- Gửi thông báo từ chối mặc định: Thư không được gửi đến người nhận và sẽ bị xoá. Một thư từ chối sẽ được gửi đến người gửi.
Tìm hiểu thêm về hành vi của thông báo từ chối trong phần Sử dụng thông báo từ chối mặc định.
Thông báo từ chối thư đi Chọn một hành động sẽ thực hiện khi bạn ngăn chặn việc gửi thư đi bị cách ly theo chế độ cài đặt này:
- Bỏ thư: Thư không được gửi đến người nhận và sẽ bị xoá. Người gửi sẽ không nhận được thông báo về việc này.
- Gửi thông báo từ chối mặc định: Thư không được gửi đến người nhận và sẽ bị xoá. Một thư từ chối sẽ được gửi đến người gửi.
Tìm hiểu thêm về hành vi của thông báo từ chối trong phần Sử dụng thông báo từ chối mặc định.
Thông báo định kỳ khi các thư bị cách ly (Không bắt buộc) Chọn chế độ này để gửi thông báo tự động định kỳ cho quản trị viên cấp cao khi có thư bị cách ly.
Nội dung thông báo: Thông báo bao gồm số lượng thư được thêm vào mỗi thư mục cách ly và tổng số thư bị cách ly trong khoảng thời gian thông báo.
Thời gian: Thông báo được gửi trong vòng một giờ sau khi một thư bị cách ly. Tần suất và thời gian thông báo dựa trên tần suất cách ly thư mới. Bạn có thể nhận tối đa 1 thông báo mỗi giờ.
Người nhận: Thông báo chỉ được gửi đến quản trị viên cấp cao. Thông báo này không được gửi cho người dùng có đặc quyền vai trò quản trị viên Truy cập vào vùng cách ly quản trị hoặc cho các nhóm có đặc quyền cách ly.
- Ở dưới cùng của hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu. Quy trình kiểm dịch mới sẽ được thêm vào bảng Quản lý quy trình kiểm dịch.
Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm - Để thêm các biện pháp kiểm dịch khác, hãy lặp lại các bước này.
Để xoá hoặc sửa đổi một quy trình cách ly, trong bảng Quản lý quy trình cách ly, hãy chọn hành động trong cột Hành động.
Sử dụng thông báo từ chối mặc định
Phần này có thông tin quan trọng về lựa chọn Gửi thông báo từ chối mặc định trong chế độ cài đặt cách ly.
- Khi bạn từ chối một thư nhóm đến, thư bị từ chối sẽ bị loại bỏ (không được gửi đến người gửi), ngay cả khi bạn chọn chế độ này trong phần cài đặt của tính năng cách ly.
- Mỗi khi bạn từ chối một hoặc nhiều thư trong một thao tác, người gửi sẽ nhận được thư từ chối. Ví dụ: nếu bạn chọn 3 thư của một người gửi, rồi nhấp vào Từ chối, sau đó chọn 5 thư của cùng người gửi đó rồi nhấp vào Từ chối, thì người gửi đó sẽ nhận được 2 thư từ chối. Để giảm thiểu số lượng thư từ chối gửi cho người gửi, hãy chọn tất cả thư của một người gửi cùng một lúc, sau đó nhấp vào Từ chối. Người gửi sẽ nhận được một thông báo từ chối duy nhất liệt kê tất cả thư bị từ chối và người nhận của những thư đó.
- Thông báo từ chối có tiêu đề của thư gốc bị cách ly trong nội dung thư. Vì vậy, nếu tiêu đề khiến tin nhắn gốc bị cách ly, thì tin nhắn từ chối cũng có nguy cơ bị cách ly. Để giải quyết vấn đề này, hãy cập nhật chế độ cài đặt của vùng cách ly để loại trừ các thư thuộc loại Thư gửi đi hoặc Thư nội bộ.
Bước 2: Thêm chế độ cài đặt để cách ly thư
Sau khi tạo một hoặc nhiều thư mục cách ly, hãy thêm các chế độ cài đặt chỉ định những thư cần cách ly.
Thư sẽ được gửi đến vùng cách ly dựa trên chế độ cài đặt mà bạn thêm trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google. Các chế độ cài đặt Gmail trong bảng bên dưới có một lựa chọn để cách ly những thư đáp ứng các tiêu chí được chỉ định trong chế độ cài đặt. Chế độ cài đặt này cũng chỉ định những thư bị cách ly sẽ được gửi đến. Bạn có thể gửi thư đến vùng cách ly mặc định hoặc vùng cách ly tuỳ chỉnh mà bạn đã tạo.
Để biết các bước chi tiết về cách thêm, xoá hoặc cập nhật chế độ cài đặt cách ly thư, hãy truy cập vào trang được liên kết trong cột Chế độ cài đặt bên dưới:
| Cài đặt | Mô tả |
|---|---|
| Tuân thủ quy định về tệp đính kèm |
Cách ly thư dựa trên tên tệp đính kèm, loại tệp đính kèm hoặc tổng kích thước thư (bao gồm cả tệp đính kèm). Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly các thư đến và thư đi có tệp đính kèm thuộc loại .exe vì tệp đính kèm đó có thể là phần mềm nguy hiểm. Thông báo: Chế độ cài đặt này có lựa chọn gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly bằng chế độ cài đặt này. |
| Tuân thủ nội dung |
Cách ly thư nếu thư chứa một loại nội dung nhạy cảm mà bạn chỉ định và vị trí của nội dung nhạy cảm trong thư. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly những thư gửi đi có chứa số thẻ tín dụng trong nội dung thư. Thông báo: Chế độ cài đặt này có lựa chọn gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly bằng chế độ cài đặt này. |
| Nội dung phản cảm | Cách ly thư dựa trên việc thư có chứa một số từ nhất định mà bạn chỉ định hay không, trong danh sách từ tuỳ chỉnh do bạn tạo. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly những thư đến có chứa ngôn từ thô tục. |
| Định tuyến |
Cách ly thư dựa trên người gửi hoặc người nhận. Ví dụ: bạn có thể muốn cách ly tất cả thư đến từ một miền đã từng gửi email độc hại cho người dùng của bạn. Thông báo: Chế độ cài đặt này có lựa chọn gửi thông báo cho người gửi trong tổ chức của bạn khi họ gửi một thư nội bộ bị cách ly bằng chế độ cài đặt này. |
| Nội dung rác | Cách ly những thư đến mà Gmail xác định là thư rác. |