Cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email

Quản trị viên cấp cao của Google Workspace có thể cấp cho người dùng trong tổ chức quyền truy cập vào tính năng cách ly email. Tìm hiểu thêm về vai trò quản trị viên cấp cao trong phần Vai trò quản trị viên được tạo sẵn.

Bạn nên sử dụng những lựa chọn này để cấp cho người dùng quyền truy cập vào vùng cách ly email, nơi họ có thể xem xét và xử lý các thư bị cách ly:

  • Cách 1: Cấp cho một số người dùng cụ thể quyền truy cập vào tất cả vùng cách ly: Tạo một vai trò quản trị tuỳ chỉnh có đặc quyền quản trị Truy cập vào vùng cách ly quản trị (truy cập vào tất cả thư trong tất cả vùng cách ly), sau đó chỉ định vai trò đó cho người dùng trong tổ chức của bạn. Hãy xem các bước chi tiết.
  • Cách 2: Cấp cho một số người dùng quyền truy cập vào các thư mục cách ly khác nhau bằng nhóm người dùng: Tạo một vai trò tuỳ chỉnh có đặc quyền quản trị Truy cập vào thư mục cách ly bị hạn chế, chỉ định vai trò đó cho người dùng, rồi thêm người dùng vào một nhóm. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một khu vực cách ly, bạn có thể cấp cho nhóm quyền truy cập vào khu vực cách ly đó. Đây là một lựa chọn phù hợp khi bạn muốn cấp cho một số người dùng quyền truy cập vào các vùng cách ly cụ thể. Ví dụ: bạn có thể muốn nhóm tuân thủ xem xét những thư bị cách ly có chứa thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm. Hãy xem các bước chi tiết.

Cách 1: Cấp quyền truy cập vào vùng cách ly cho từng người dùng

Với lựa chọn này, trước tiên, hãy tạo một vai trò tuỳ chỉnh trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, sau đó chỉ định vai trò đó cho những người dùng trong tổ chức của bạn. Tuỳ chọn này cho phép những người có vai trò tuỳ chỉnh truy cập vào tất cả thư trong tất cả các vùng cách ly.

Tạo một vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào vùng cách ly quản trị

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Tài khoảnsau đóVai trò quản trị.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Nhấp vào Tạo vai trò mới.
  3. Nhập tên, ví dụ: Quyền truy cập vào khu vực cách ly của quản trị viên và nội dung mô tả (không bắt buộc) cho vai trò, rồi nhấp vào Tiếp tục.
  4. Trong danh sách Tên đặc quyền, hãy di chuyển đến Gmail rồi đánh dấu vào hộp Truy cập vào vùng cách ly của quản trị viên. Để cấp cho người dùng quyền truy cập vào các vùng cách ly cụ thể (như mô tả trong Bước 2), hãy đánh dấu vào hộp Truy cập vào vùng cách ly bị hạn chế.
  5. Nhấp vào Tiếp tục, rồi nhấp vào Tạo vai trò.

Chỉ định vai trò cho người dùng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mụcsau đóNgười dùng.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Tìm người dùng trong danh sách.
  3. Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  4. Di chuyển xuống rồi nhấp vào Vai trò và đặc quyền quản trị.
  5. Bên cạnh vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, hãy nhấp vào biểu tượng Bật .

    Nếu bạn không thấy nút Bật , hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong phần Vai trò để các nút bật/tắt xuất hiện.

  6. (Không bắt buộc) Để hạn chế vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh mục Tất cả đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu không thấy biểu tượng Chỉnh sửa , tức là bạn không thể áp dụng vai trò cho đơn vị tổ chức.

  7. Nhấp vào Lưu.

Cách chỉ định vai trò mới cho nhiều người cùng một lúc:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Tài khoảnsau đóVai trò quản trị.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Trỏ vào vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, rồi nhấp vào Chỉ định quản trị viên ở bên phải.

    Lưu ý: Bạn có thể chuyển đổi giữa những quản trị viên mà bạn đang chỉ định cho vai trò và các đặc quyền. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Quản trị viên hoặc Đặc quyền.

  3. Nhấp vào Giao bài cho thành viên.
  4. Nhập một vài chữ cái đầu tiên trong địa chỉ email (không phải tên người dùng) của người dùng rồi chọn địa chỉ của người dùng trong các lựa chọn.

    Bạn có thể chỉ định vai trò cho tối đa 20 người dùng cùng một lúc.

  5. Nhấp vào Chỉ định vai trò.
  6. (Không bắt buộc) Để hạn chế vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh mục Tất cả đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu không thấy biểu tượng Chỉnh sửa , tức là bạn không thể áp dụng vai trò cho đơn vị tổ chức.

Cách 2: Cấp quyền truy cập vào khu vực cách ly cho nhóm người dùng

Để cấp cho nhiều người dùng quyền truy cập vào nhiều khu vực cách ly, hãy tạo một vai trò tuỳ chỉnh có đặc quyền Truy cập vào khu vực cách ly có hạn chế, chỉ định vai trò đó cho người dùng, rồi đưa người dùng vào một nhóm. Khi tạo hoặc chỉnh sửa một thư mục cách ly, bạn có thể cấp quyền truy cập vào thư mục cách ly cho các nhóm người dùng được chỉ định.

Tạo một vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào vùng cách ly bị hạn chế

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Tài khoảnsau đóVai trò quản trị.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Nhấp vào Tạo vai trò mới.
  3. Nhập tên, ví dụ: Quyền truy cập vào khu vực cách ly của quản trị viên và nội dung mô tả (không bắt buộc) cho vai trò, rồi nhấp vào Tiếp tục.
  4. Trong danh sách Tên đặc quyền, hãy di chuyển đến Gmail rồi đánh dấu vào hộp Truy cập vào vùng cách ly bị hạn chế.
  5. Nhấp vào Tiếp tục, rồi nhấp vào Tạo vai trò.

Chỉ định vai trò cho người dùng

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến phần Trình đơn sau đó Thư mụcsau đóNgười dùng.

    Bạn phải có đặc quyền Quản lý người dùng phù hợp. Nếu không có đặc quyền phù hợp, bạn sẽ không thấy tất cả các chế độ kiểm soát cần thiết để hoàn tất các bước này.

  2. Tìm người dùng trong danh sách.
  3. Nhấp vào tên người dùng để mở trang tài khoản của họ.
  4. Di chuyển xuống rồi nhấp vào Vai trò và đặc quyền quản trị.
  5. Bên cạnh vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, hãy nhấp vào biểu tượng Bật .

    Nếu bạn không thấy nút Bật , hãy nhấp vào bất kỳ vị trí nào trong phần Vai trò để các nút bật/tắt xuất hiện.

  6. (Không bắt buộc) Để hạn chế vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh mục Tất cả đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu không thấy biểu tượng Chỉnh sửa , tức là bạn không thể áp dụng vai trò cho đơn vị tổ chức.

  7. Nhấp vào Lưu.

Cách chỉ định vai trò mới cho nhiều người cùng một lúc:

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến Trình đơn sau đó Tài khoảnsau đóVai trò quản trị.

    Bạn phải đăng nhập với vai trò là quản trị viên cấp cao để thực hiện thao tác này.

  2. Trỏ vào vai trò tuỳ chỉnh mà bạn vừa tạo, rồi nhấp vào Chỉ định quản trị viên ở bên phải.

    Lưu ý: Bạn có thể chuyển đổi giữa những quản trị viên mà bạn đang chỉ định cho vai trò và các đặc quyền. Ở trên cùng, hãy nhấp vào Quản trị viên hoặc Đặc quyền.

  3. Nhấp vào Giao bài cho thành viên.
  4. Nhập một vài chữ cái đầu tiên trong địa chỉ email (không phải tên người dùng) của người dùng rồi chọn địa chỉ của người dùng trong các lựa chọn.

    Bạn có thể chỉ định vai trò cho tối đa 20 người dùng cùng một lúc.

  5. Nhấp vào Chỉ định vai trò.
  6. (Không bắt buộc) Để hạn chế vai trò của quản trị viên đối với một đơn vị tổ chức cụ thể, bên cạnh mục Tất cả đơn vị tổ chức, hãy nhấp vào biểu tượng Chỉnh sửa , chọn các đơn vị tổ chức rồi nhấp vào Xong.

    Nếu không thấy biểu tượng Chỉnh sửa , tức là bạn không thể áp dụng vai trò cho đơn vị tổ chức.

Tạo một nhóm sẽ có quyền truy cập vào các khu vực cách ly cụ thể

  1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn sau đó Thư mụcsau đóNhóm.

    Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên đối với Groups.

  2. Nhập tên, địa chỉ email và nội dung mô tả cho nhóm.
  3. Đối với Cấp truy cập, hãy chọn Bị hạn chế.
  4. Nhấp vào Tạo.

Để biết thông tin chi tiết về cách tạo nhóm mới, hãy xem bài viết Tạo nhóm trong tổ chức.

Thêm người dùng vào nhóm

  1. Đảm bảo người dùng được chỉ định vai trò mới có đặc quyền Truy cập vào các thư mục cách ly bị hạn chế.
  2. Nhấp vào biểu tượng Thêm thành viên  .
  3. Nhấp vào Thêm thành viên.
  4. Đối với người dùng hoặc nhóm, hãy nhập vài ký tự đầu tiên trong địa chỉ email rồi chọn địa chỉ email đó.
  5. Đối với tài khoản dịch vụ, hãy nhập toàn bộ địa chỉ email.
  6. Lặp lại các bước trước đó nếu cần.
  7. Nhấp vào Thêm vào nhóm.

Để thêm nhiều người vào nhóm cùng lúc, hãy sử dụng một trong những cách sau:

Hướng dẫn người dùng cách truy cập vào tính năng cách ly email

Sau khi bạn cấp cho người dùng quyền truy cập vào tính năng cách ly email, họ có thể xem xét và xử lý các thư. Chia sẻ các bước này với người dùng để họ có thể bắt đầu quản lý thư bị cách ly:

  1. Đăng nhập vào tài khoản Google Workspace của bạn.
  2. Truy cập vào https://admin.google.com/ac/moderation.
  3. Xem xét và xử lý thư bị cách ly. Để biết các bước chi tiết, hãy xem bài viết quản lý thư bị cách ly.