Tính năng cách ly email của Công cụ kiểm duyệt Google Workspace cho phép quản trị viên gửi thư đến và thư đi đến một vùng cách ly. Tại đó, thư sẽ được giữ lại để xem xét trước khi gửi đến người nhận. Tìm hiểu thêm về cách thiết lập vùng cách ly email.
Trong trang tổng quan về vùng cách ly email, bạn có thể xem thông tin chi tiết về thư bị cách ly, sau đó quyết định hành động cần thực hiện đối với thư:
- Gỡ bỏ thư khỏi vùng cách ly để gửi đến người nhận.
- Ngăn gửi thư đến người nhận.
Mở vùng cách ly email
Quan trọng: Khi bạn đăng nhập vào vùng cách ly email, quyền quản trị viên sẽ xác định những vùng cách ly và thư bị cách ly mà bạn có thể xem. Tìm hiểu thêm trong bài viết Cấp cho người dùng quyền truy cập vào vùng cách ly email.
Bạn có thể mở vùng cách ly email theo một trong những cách sau:
Chuyển đến trang tổng quan về vùng cách ly trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên
- Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên, hãy chuyển đến phần Ứng dụng > Google Workspace > Gmail > Quản lý vùng cách ly
- Nhấp vào Chuyển đến vùng cách ly.
Nhập URL của trang tổng quan về vùng cách ly vào trình duyệt
Trong trình duyệt web, khi đăng nhập vào tài khoản Google Workspace, hãy truy cập vào http://admin.google.com/ac/moderation. Tại đây, bạn có quyền truy cập vào tất cả các vùng cách ly được liên kết với vai trò quản trị viên và nhóm mà bạn là thành viên.
Xem xét thư bị cách ly
Khi bạn đăng nhập vào vùng cách ly email, chế độ xem mặc định là tất cả thư trong tất cả các vùng cách ly có trạng thái Đang chờ phân loại.
Để xem thông tin chi tiết về vùng cách ly mà một thư thuộc về, hãy trỏ vào thư đó trong trang tổng quan. Hộp Thông tin chi tiết về vùng cách ly sẽ mở ra và cho biết tên vùng cách ly cũng như các chế độ cài đặt mà bạn đã tạo cho vùng cách ly đó.
Trang tổng quan về vùng cách ly có các cột sau:
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên | Địa chỉ email của người nhận |
| Hướng |
Hướng gửi email:
|
| no heading |
Tên vùng cách ly. Cột này bao gồm tất cả các vùng cách ly có chứa thư. Các chế độ cài đặt khác nhau có thể gửi thư đến nhiều vùng cách ly. Nhấp vào tên vùng cách ly để xem và chỉnh sửa (nếu muốn) chế độ cài đặt cho vùng cách ly đó:
|
| no heading | Tiêu đề thư |
| no heading | Phần đầu tiên của nội dung thư |
| Thời gian | Thời gian gửi thư. Thời gian được hiển thị theo múi giờ địa phương của Bảng điều khiển dành cho quản trị viên. |
Lọc thư bị cách ly
Bằng cách sử dụng các chế độ kiểm soát ở đầu trang tổng quan, bạn có thể lọc thư theo vùng cách ly hoặc theo trạng thái thư.
Quan trọng: Khi bạn lọc theo trạng thái thư, chỉ những thư được quyền quản trị viên vùng cách ly cho phép mới xuất hiện. Tìm hiểu thêm trong bài viết Cấp cho người dùng quyền truy cập vào vùng cách ly email.
- Để hiển thị thư từ một vùng cách ly, hãy nhấp vào Vùng cách ly, chọn một vùng cách ly trong danh sách rồi nhấp vào Áp dụng.
- Để hiển thị tất cả thư từ tất cả các vùng cách ly, hãy nhấp vào Vùng cách ly, chọn Tất cả rồi nhấp vào Áp dụng.
- Để lọc thư theo trạng thái vùng cách ly, hãy nhấp vào Trạng thái, chọn một trạng thái rồi nhấp vào Áp dụng.
| Trạng thái | Mô tả |
|---|---|
| Đang chờ phân loại | Hiển thị những thư chưa bị Từ chối hoặc Được phép. Nếu bạn không thực hiện hành động nào đối với những thư này, thì chúng sẽ bị xoá sau khoảng thời gian lưu giữ thư bị cách ly. |
| Bị từ chối | Hiển thị những thư đã bị từ chối gửi. Chỉ những thư được gửi đến vùng cách ly trong khoảng thời gian lưu giữ mới xuất hiện. |
| Được phép | Hiển thị những thư đã được gỡ bỏ để gửi đến người nhận. Chỉ những thư được gửi đến vùng cách ly trong khoảng thời gian lưu giữ mới xuất hiện. |
Tìm thư bị cách ly
Để tìm thư bằng cách tìm kiếm nội dung thư, ở đầu trang tổng quan, hãy nhập cụm từ tìm kiếm vào trường Tìm kiếm. Chỉ những thư khớp với bộ lọc trang tổng quan hiện tại (Tên vùng cách ly và trạng thái thư) mới được tìm kiếm.
Tất cả nội dung thư đều được tìm kiếm, bao gồm cả thông tin tiêu đề như địa chỉ người gửi, địa chỉ email người nhận, tiêu đề thư và nội dung thư.
Để tạo các tìm kiếm có mục tiêu hơn, hãy sử dụng các toán tử tìm kiếm tương tự như trong Gmail.
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Mô tả quy tắc | Tên hoặc mô tả của chế độ cài đặt đã cách ly thư. Trường này xuất hiện một hoặc nhiều lần. Trường này xuất hiện cho mỗi quy tắc đã cách ly thư. |
| Tên vùng cách ly | Tên vùng cách ly cho thư. Trường này xuất hiện cho mỗi vùng cách ly mà thư xuất hiện. Thư có thể xuất hiện trong nhiều vùng cách ly. |
| Nguồn | Phần của thư khớp với chế độ cài đặt đã cách ly thư. Ví dụ: tiêu đề thư hoặc nội dung thư khớp với một chuỗi mà bạn đã nhập trong chế độ cài đặt đã cách ly thư. Đôi khi, thông tin này không có sẵn và trường này không xuất hiện. |
| Chuỗi trùng khớp | Từ hoặc chuỗi trong thư khớp với chế độ cài đặt đã cách ly thư. Đôi khi, thông tin này không có sẵn và trường này không xuất hiện. |
Xem tiêu đề thư
Tiêu đề là các đoạn mã ngắn được gửi kèm theo thư và chứa thông tin về thư. Một số tiêu đề, chẳng hạn như Từ: và Tiêu đề:, thường xuất hiện trong thư. Các tiêu đề khác chỉ xuất hiện khi bạn xem tiêu đề đầy đủ của thư. Cách xem nội dung đầy đủ của một thư bị cách ly, bao gồm cả tất cả tiêu đề thư:
- Trong trang tổng quan về vùng cách ly, hãy nhấp vào trình đơn
ở bên trái cột Tên. Mục nhập trang tổng quan sẽ mở rộng để hiển thị thư. - Ở dưới cùng bên phải của mục nhập đã mở rộng, hãy nhấp vào Hiển thị bản gốc.
Tìm hiểu thêm về tiêu đề thư.
Thực hiện hành động đối với thư bị cách ly
Khi cho phép hoặc từ chối gửi một thư bị cách ly, bạn sẽ không thể hoàn tác hành động đó.
Cho phép gửi thư bị cách ly
Để cho phép gửi một thư bị cách ly, hãy chọn một hoặc nhiều thư bằng cách nhấp vào hộp đánh dấu trong cột bên trái, sau đó nhấp vào Cho phép ở đầu trang tổng quan.
Thư sẽ được gửi đến người nhận. Nếu người nhận không tìm thấy thư, hãy yêu cầu họ kiểm tra thư mục Thư rác.
Từ chối gửi thư bị cách ly
Để từ chối gửi một thư bị cách ly, hãy chọn một hoặc nhiều thư bằng cách nhấp vào hộp đánh dấu trong cột bên trái, sau đó nhấp vào Từ chối ở đầu trang tổng quan. Khi bạn từ chối gửi, tuỳ thuộc vào lựa chọn Hậu quả của việc từ chối mà bạn đã chọn trong chế độ cài đặt của vùng cách ly, một thông báo từ chối mặc định có thể được gửi đến người gửi.
Thư bị từ chối sẽ nằm trong vùng cách ly cho đến khi bị xoá vĩnh viễn, tức là 30 ngày sau khi được gửi. Sau 30 ngày, những thư này sẽ không có trong vùng cách ly và quản trị viên hoặc người dùng không thể khôi phục chúng
Nếu bạn sử dụng bộ nhớ bổ sung, chẳng hạn như Google Vault, thì thư sẽ có trong bộ nhớ đó cho đến khi hết khoảng thời gian hết hạn đã xác định cho bộ nhớ đó.
Từ chối gửi một thư nằm trong nhiều vùng cách ly
Thư có thể được gửi đến nhiều vùng cách ly. Kết quả của hành động từ chối dựa trên chế độ cài đặt của vùng cách ly được chọn khi bạn từ chối gửi thư.
Ví dụ: một thư có thể xuất hiện trong vùng cách ly có tên là Đáng ngờ (có hậu quả của việc từ chối là Xoá thư) và cũng xuất hiện trong vùng cách ly có tên là Tệp đính kèm lớn (có hậu quả của việc từ chối là Gửi thông báo từ chối). Nếu bạn từ chối gửi bản sao thư từ vùng cách ly Đáng ngờ, thì thư sẽ bị xoá nhưng không có thông báo từ chối nào được gửi.