Kiểm soát quá trình gửi tin nhắn dựa trên nội dung tin nhắn

Là quản trị viên, bạn có thể tạo các quy tắc để cho Gmail biết cách xử lý thư có chứa một số từ nhất định mà bạn chỉ định. Bạn có thể áp dụng các quy tắc này cho thư đến, thư đi hoặc cả hai. Các quy tắc có thể hướng dẫn Gmail từ chối hoặc cách ly thư, hoặc sửa đổi thư trước khi gửi. Ví dụ: bạn có thể tạo một quy tắc từ chối những thư gửi đi có chứa thông tin nhạy cảm, được biểu thị bằng từ "bí mật". Hoặc bạn có thể muốn cách ly những thư đến có chứa những từ phản cảm mà bạn chỉ định trong quy tắc.

Sử dụng chế độ cài đặt Nội dung phản cảm bằng cách tạo danh sách từ, sau đó chỉ định các hành động cần thực hiện đối với những tin nhắn có từ trùng khớp.

Trước khi bắt đầu

Thiết lập quy tắc về nội dung phản cảm

Lưu ý: Bạn nên kiểm tra các quy tắc mới để đảm bảo chúng hoạt động đúng cách cho tổ chức của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem phần Các phương pháp hay nhất để kiểm thử quy tắc nhanh hơn.

1. Trong Bảng điều khiển dành cho quản trị viên của Google, hãy chuyển đến biểu tượng Trình đơn  Ứng dụngGoogle WorkspaceGmailTuân thủ.

   Chuyển đến phần Tuân thủ

   Bạn phải có đặc quyền của quản trị viên trong phần Cài đặt Gmail.

2. Di chuyển đến chế độ cài đặt Nội dung phản cảm trong phần Tuân thủ, trỏ vào chế độ cài đặt đó rồi nhấp vào Định cấu hình hoặc Thêm quy tắc khác.
3. Trong hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy làm theo các bước sau:

   Các lựa chọn cài đặt	Việc nên làm
   Bắt buộc:	Nhập tên hoặc nội dung mô tả cho quy tắc mới. Nếu trường này trống, bạn sẽ không thể lưu quy tắc mới.
   Các email sẽ bị ảnh hưởng	Chọn những thư mà bạn muốn áp dụng quy tắc: Đến – Thư đến từ những người gửi bên ngoài tổ chức của bạn. Gửi đi – Tin nhắn gửi đi do người dùng trong tổ chức của bạn gửi. Internal-Sending – Thư đi từ người gửi nội bộ. Thư của người gửi nội bộ có miền hoặc miền con của tổ chức bạn trong trường Từ. Internal-Receiving – Thư đến từ người gửi nội bộ. Thư của người gửi nội bộ có miền hoặc miền con của tổ chức bạn trong trường Từ. Một miền được coi là miền nội bộ nếu đó là một miền đã xác minh của Workspace, hoặc một miền con hoặc miền gốc của một miền đã xác minh của Workspace.
   Thêm các từ bạn muốn tìm kiếm trong mỗi thư	Đánh dấu vào hộp Các từ gây khó chịu do người dùng xác định. Trong phần Nhập từ, hãy nhập những từ kích hoạt quy tắc theo các nguyên tắc sau: Phân tách từng từ bằng dấu phẩy. Không hỗ trợ chuỗi. Để kích hoạt quy tắc, ít nhất một trong các từ bạn nhập ở đây phải có trong nội dung, tiêu đề hoặc tệp đính kèm của thư. Xem lại cách hoạt động của tính năng so khớp nội dung.
   Nếu các biểu thức ở trên khớp, hãy làm như sau	Chọn lựa chọn xử lý thư kích hoạt quy tắc: Từ chối tin nhắn – Từ chối tin nhắn trước khi tin nhắn đến người nhận. Đối với các thông báo trùng khớp, không có quy tắc định tuyến hoặc tuân thủ nào khác được áp dụng. Gmail tự động thêm mã từ chối SMTP, chẳng hạn như 550 5.7.1. Tiêu chuẩn SMTP (email) yêu cầu điều này và bạn không thể xoá. Bạn cũng có thể nhập thông báo trả lại tuỳ chỉnh trong phần Tuỳ chỉnh thông báo từ chối để cho người gửi biết lý do thư của họ bị từ chối. Cách ly thư – Gửi thư đến vùng cách ly quản trị. Tại đây, bạn có thể xem xét thư trước khi gửi hoặc từ chối thư. Lựa chọn này chỉ dành cho loại tài khoản Người dùng. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Loại tài khoản chịu ảnh hưởng. Để thông báo cho người gửi khi thư của họ bị cách ly, hãy đánh dấu vào hộp Thông báo cho người gửi khi thư được cách ly (chỉ gửi chuyển tiếp). Sửa đổi thư – Thêm phần đầu thư, xoá tệp đính kèm, thay đổi người nhận trên phong bì, thêm người nhận và thay đổi tuyến đường trước khi gửi thư.
   Sửa đổi các lựa chọn về thư	Nếu bạn chọn Sửa đổi thư ở trên, hãy chọn các lựa chọn để chỉ định cách bạn muốn sửa đổi các thư trùng khớp trước khi chúng được gửi: Thêm tiêu đề X-Gm-Original-To Thêm thẻ tiêu đề nếu người nhận thay đổi, để máy chủ nhận biết được người nhận ban đầu trên phong bì. Ví dụ về định dạng thẻ tiêu đề là X-Gm-Original-To: user@solarmora.com. Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-GM-Phishy Thêm tiêu đề cho biết trạng thái thư rác và lừa đảo của thư. Quản trị viên của máy chủ nhận sử dụng thông tin này để thiết lập các quy tắc đặc biệt nhằm quản lý thư rác và thư lừa đảo. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Thêm chế độ cài đặt tiêu đề thư rác vào tất cả các quy tắc định tuyến mặc định. Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh Thêm tiêu đề tuỳ chỉnh vào những thư chịu ảnh hưởng của chế độ cài đặt này. Ví dụ: bạn có thể thêm một tiêu đề khớp với nội dung mô tả mà bạn đã nhập cho chế độ cài đặt. Tiêu đề tuỳ chỉnh có thể giúp bạn khắc phục sự cố về chế độ cài đặt định tuyến và việc gửi thư. Thêm vào trước chủ đề tuỳ chỉnh Thêm văn bản tuỳ chỉnh vào đầu dòng tiêu đề cho các thư được chỉ định. Ví dụ: nhập Bảo mật cho thư nhạy cảm. Nếu một thư có tiêu đề Báo cáo hằng tháng chịu ảnh hưởng của chế độ cài đặt này, thì dòng tiêu đề sẽ được cập nhật thành: [Bảo mật] Báo cáo hằng tháng. Thay đổi tuyến đường và Định tuyến lại thư rác Thay đổi tuyến đường – Thay đổi đích đến của thư từ máy chủ Gmail mặc định sang một máy chủ thư khác. Trước khi có thể thay đổi tuyến đường, bạn phải thêm máy chủ bằng cách làm theo các bước trong bài viết Thêm máy chủ thư để định tuyến email qua Gmail. Đồng thời định tuyến lại thư rác – Lựa chọn này xuất hiện khi bạn chọn Thay đổi tuyến đường. Thư rác rõ ràng sẽ bị loại bỏ tại thời điểm gửi. Lựa chọn Ngoài ra, hãy định tuyến lại thư rác sẽ định tuyến mọi email khác mà bạn đánh dấu là thư rác. Để trống hộp này để chuyển các thư thông thường, nhưng không phải thư rác. Chế độ cài đặt email trên Bảng điều khiển dành cho quản trị viên (ví dụ: danh sách người gửi được uỷ quyền trước) sẽ ghi đè chế độ cài đặt thư rác. Chặn thư trả về từ người nhận này – Ngăn thư trả về được định tuyến lại đến tuyến thư đã định cấu hình. Ví dụ: bạn có thể muốn ngăn chặn việc chuyển tiếp thư bị trả lại đến một hệ thống tự động. Bỏ đánh dấu hộp này nếu bạn muốn hệ thống thư nhận được thư bị trả lại, chẳng hạn như để người gửi biết khi thư của họ không được gửi. Thay đổi người nhận trên phong bì Thư sẽ bỏ qua hộp thư của người nhận ban đầu và chuyển đến người nhận mới. Thay đổi người nhận trên phong bì theo một trong các cách sau: Thay thế toàn bộ địa chỉ email của người nhận – Sau khi chọn Thay thế người nhận, hãy nhập địa chỉ email đầy đủ, chẳng hạn như user@solarmora.com. Thay thế tên người dùng – Để chỉ thay đổi tên người dùng trong địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên miền, hãy nhập tên người dùng trước @miền-hiện-có, chẳng hạn như người dùng. Thay thế miền – Để chỉ thay đổi miền trong địa chỉ email của người nhận và giữ nguyên tên người dùng, sau tên-người-dùng-hiện-tại@, hãy nhập miền, chẳng hạn như solarmora.com. Một lệnh tra cứu MX trên miền của người nhận mới sẽ xác định máy chủ đích. Hoặc nếu bạn đang sử dụng chế độ kiểm soát Thay đổi đường đi, thì đường đi được chỉ định sẽ xác định máy chủ đích. Để gửi Bcc cho người nhận khác, hãy dùng lựa chọn Thêm người nhận khác, được mô tả ở phần sau trên trang này. Bỏ qua bộ lọc thư rác đối với thư này Gửi thư đến cho người nhận ngay cả khi bộ lọc thư rác xác định thư đó là thư rác. Lựa chọn này chỉ áp dụng cho tin nhắn đến. Bạn không thể bỏ qua bộ lọc thư rác đối với thư gửi đi. Lưu ý: Lựa chọn này không dành cho loại tài khoản Nhóm. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem phần Loại tài khoản chịu ảnh hưởng. Xoá tệp đính kèm khỏi thư Chọn mục này để xoá mọi tệp đính kèm khỏi thư. Bạn cũng có thể thêm văn bản để cho người nhận biết rằng tệp đính kèm đã bị xoá. Thêm người nhận khác Để thiết lập chế độ gửi đến nhiều người nhận hoặc gửi đến hai người nhận, hãy đánh dấu vào ô Thêm người nhậnnhấp vào Thêm . Để thêm từng địa chỉ email, hãy chọn Cơ bản trong danh sáchnhấp vào Lưu. (Không bắt buộc) Để thêm địa chỉ khác, hãy nhấp vào biểu tượng Thêm . (Không bắt buộc) Để chọn các tuỳ chọn nâng cao cho phương thức phân phối phụ, hãy chọn Nâng cao trong danh sách. Bạn có thể thay đổi người nhận thư, thêm tiêu đề, thêm một tiêu đề tuỳ chỉnh vào trước và xoá tệp đính kèm cho các lượt gửi thứ cấp. Lưu ý: Lựa chọn nâng cao Không gửi thư rác cho người nhận này không được hỗ trợ cho loại tài khoản Nhóm. Khi thêm người nhận, hãy lưu ý: Các quy tắc có giới hạn là 100 người nhận bổ sung. Các chế độ cài đặt cho phương thức phân phối chính cũng áp dụng cho phương thức phân phối phụ. Đối với các lượt gửi thứ cấp, theo mặc định, các hộp Không gửi thư rác cho người nhận này và Chặn thư trả về từ người nhận này sẽ được đánh dấu. Việc thêm người nhận bổ sung sẽ tạo một thư cho mỗi người nhận được thêm. Các chế độ cài đặt nâng cao của Gmail áp dụng cho từng thư. Mã hoá (chỉ gửi chuyển tiếp) Theo mặc định, Gmail cố gắng gửi thư bằng giao thức Bảo mật tầng truyền tải (TLS). Nếu không có phương thức truyền tải an toàn, thì thư sẽ được gửi qua một kết nối không an toàn. Chọn các lựa chọn mã hoá cho những thư bị ảnh hưởng bởi chế độ cài đặt này: Yêu cầu truyền tải an toàn (TLS) – Yêu cầu tất cả thư đáp ứng các điều kiện trong chế độ cài đặt phải được gửi qua một kết nối an toàn. Nếu TLS không có sẵn ở phía gửi hoặc nhận, thì thư sẽ không được gửi. Mã hoá thư nếu thư chưa được mã hoá – Mã hoá thư bằng S/MIME. Nếu có tài khoản Enterprise hoặc Enterprise for Education, bạn cũng có thể từ chối thư hoặc yêu cầu chỉ gửi thư nếu thư được mã hoá bằng S/MIME. Để biết thông tin chi tiết, hãy xem bài viết Tăng cường bảo mật cho thư bằng S/MIME được lưu trữ.
   Loại tài khoản chịu ảnh hưởng (không bắt buộc)	Tuỳ thuộc vào hành động đối với thư mà bạn chọn và loại đơn vị tổ chức mà bạn đang định cấu hình, một số loại tài khoản có thể không dùng được. Chọn một hoặc nhiều loại tài khoản mà chế độ cài đặt áp dụng: Người dùng (mặc định) – Chế độ cài đặt này áp dụng cho người dùng được cấp phép. Đối với thư gửi đi, chế độ cài đặt này sẽ được kích hoạt khi người dùng gửi email. Đối với thư nhận và thư đến, chế độ cài đặt này sẽ được kích hoạt khi người dùng nhận được email. Nhóm – Chế độ cài đặt này áp dụng cho các nhóm được thiết lập trong tổ chức của bạn. Đối với việc gửi và thư đi, chế độ cài đặt này sẽ được kích hoạt khi nhóm của bạn chuyển tiếp email hoặc bản tóm tắt cho các thành viên. Đối với việc nhận và gửi thư đến, chế độ cài đặt này sẽ được kích hoạt khi nhóm của bạn nhận được email. Không xác định/Chấp nhận tất cả – Chế độ cài đặt này được kích hoạt khi tổ chức của bạn nhận được email không khớp với một trong những người dùng được cấp phép của bạn. Lựa chọn này chỉ áp dụng cho email đã nhận và email đến. Lưu ý: Các loại tài khoản Nhóm và Tài khoản không xác định/Tài khoản chung không áp dụng cho các chế độ kiểm soát sau: Thêm tiêu đề X-Gm-Spam và X-Gm-Phishy Bỏ qua bộ lọc thư rác đối với thư này Ngoài ra, hãy định tuyến lại thư rác Khi bạn hoàn tất, hãy chuyển đến phần Thêm và lưu chế độ cài đặt.
   Bộ lọc phong bì (không bắt buộc)	Để chỉ ảnh hưởng đến một số người gửi và người nhận cụ thể trên phong bì, hãy thiết lập bộ lọc phong bì: Ở cuối cửa sổ Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Hiện các lựa chọn. Chọn một hoặc cả hai lựa chọn sau: Chỉ ảnh hưởng đến người gửi cụ thể trên phong bì Chỉ ảnh hưởng đến người nhận cụ thể trên phong bì Trong danh sách, hãy chọn một mục: Một địa chỉ email – Nhập địa chỉ email đầy đủ của một người dùng. So khớp mẫu – Nhập một biểu thức chính quy để chỉ định một nhóm người gửi hoặc người nhận trong miền của bạn. Ví dụ: ^(?i)(user1@solarmora\.com|user2@solarmora\.com|user3@solarmora\.com)$ Tìm hiểu thêm về Nguyên tắc sử dụng biểu thức chính quy. Tư cách thành viên của nhóm – Chọn một hoặc nhiều nhóm trong danh sách. Đối với người gửi thư, lựa chọn này chỉ áp dụng cho thư đã gửi. Đối với người nhận trên phong bì, quy tắc này chỉ áp dụng cho thư đã nhận. Nếu chưa có, trước tiên hãy tạo nhóm. Lưu ý: Lựa chọn này ảnh hưởng đến thành viên nhóm và thành viên của các nhóm con. Ví dụ: nếu Nhóm B là thành viên của Nhóm A, thì lựa chọn này sẽ ảnh hưởng đến các thành viên của Nhóm A và Nhóm B.

4. Ở dưới cùng của hộp Thêm chế độ cài đặt, hãy nhấp vào Lưu. Các thay đổi có thể mất đến 24 giờ mới có hiệu lực, nhưng thường thì nhanh hơn. Tìm hiểu thêm

Chủ đề có liên quan

Thiết lập các quy tắc để yêu cầu chữ ký và mã hoá S/MIME bằng S/MIME được lưu trữ.

Google, Google Workspace cũng như các nhãn hiệu và biểu trưng có liên quan là các nhãn hiệu của Google LLC. Tất cả các tên sản phẩm và công ty khác là nhãn hiệu của những công ty mà chúng liên kết.